Έγκυρες αποφάσεις πριν την επένδυση σε ένα κατάλληλο οικοσύστημα
Ποιες είναι οι λύσεις που έχει ήδη στη διάθεσή της η επιχείρηση; Συσκευές ήχου και video, οθόνες, ενοποιημένες πλατφόρμες συνεργασίας και επικοινωνίας (UC&C), εργαλεία παραγωγικότητας και ελέγχου κ.ο.κ. Θα μπορεί να χρησιμοποιήσει τα ήδη υπάρχοντα ή θα χρειαστούν αναβάθμιση; Όλες οι τεχνολογικές επενδύσεις θα πρέπει ιδανικά να είναι συμβατές με το υπάρχον setup, για ευνόητους λόγους.
Ποια πλατφόρμα UC&C θα χρησιμοποιηθεί; Συνήθως αυτό είναι ευθύνη του τμήματος ΙΤ και υπάρχει πάντα η επιλογή να χρησιμοποιηθεί μια ενιαία λύση για όλη την επιχείρηση. Πρόκειται για την πλέον πρακτική επιλογή, αν και δεν είναι απαραίτητα και η πιο εύκολη, καθώς οι πελάτες, οι προμηθευτές, οι υπεργολάβοι ή οι freelancers μπορεί να χρησιμοποιούν κάποια διαφορετική. Κατά μέσο όρο, οι χρήστες κάνουν χρήση 6 διαφορετικών λύσεων conferencing σε ένα χρονικό πλαίσιο 6 μηνών. Οπότε μπορεί να έχει νόημα η επιχείρηση να αναπτύξει μια στρατηγική BYOD και να επιτρέπει στους εργαζομένους της να συνδεθούν με όποια λύση UC&C επιθυμούν.
Πώς θα χρησιμοποιηθούν τα meeting rooms; Ο χρόνος που περνάνε οι εργαζόμενοι εκεί δεν θα πρέπει να είναι χαμένος. Για να εξασφαλιστεί αυτό, θα πρέπει τα meeting rooms να είναι εξοπλισμένα κατάλληλα, δεδομένου ότι ο σκοπός του meeting μπορεί να ποικίλει σημαντικά: από παρουσίαση, σε πληροφόρηση ή δημιουργία. Αυτό σημαίνει ότι ανάλογος οφείλει να είναι και ο εξοπλισμός, ώστε να εγγυηθεί τη δημιουργικότητα και την ομαλή συνεργασία.
Επιλογή περιφερειακών για αληθινή υβριδική εμπειρία
Προκειμένου να εγγυηθεί υβριδικά meetings, η επιχείρηση οφείλει να εξασφαλίσει ότι τόσο οι εντός του χώρου όσο και οι εξ αποστάσεως εργαζόμενοι κατανοούν πλήρως ό ένας τον άλλον. Αυτό σημαίνει, πρακτικά, ποιοτικές κάμερες, μικρόφωνα, ακουστικά και οθόνες. Ποιες συσκευές και λύσεις video και audio ταιριάζουν στο meeting room της επιχείρησης εξαρτάται συνήθως από το μέγεθός του. Όσο μεγαλύτερο είναι αυτό τόσο πιο μεγάλα σε μέγεθος και δυνατότητες θα πρέπει να είναι και τα περιφερειακά AV, προκειμένου να μπορούν όλοι να ακούν και να βλέπουν. Σε μικρότερα μέρη το setup μπορεί να είναι αντίστοιχα μικρό, όπως για παράδειγμα μια συσκευή all-in-one.
Ο ρόλος της ασύρματης τεχνολογίας
Το 78% των εργαζομένων θέλουν απλά να μπουν στο meeting room, να συνδεθούν με τη διαθέσιμη τεχνολογία και να ξεκινήσουν αυτόματα την εργασία τους. Επιπρόσθετα, επιθυμούν να χρησιμοποιούν το laptop τους για τον σκοπό αυτόν. Το 70% των εργαζομένων επιπλέον προτιμούν το Bring Your Own Meeting (BYOM) για κλήσεις μέσω του laptop τους. Προκειμένου η επιχείρηση να εκμεταλλευτεί στον μέγιστο βαθμό το οικοσύστημα του meeting room, θα πρέπει να γνωρίζει πώς θα συνδεθούν οι χρήστες σε αυτό. Το 65% των εργαζομένων πασχίζουν να κατανοήσουν τον τρόπο λειτουργίας διαφορετικών setups και πώς να συνδεθούν σε αυτά όταν μετακινούνται σε διαφορετικούς χώρους. Συνήθως υπάρχουν πολλά καλώδια, πολλά control panels και ακόμα περισσότερες εμπειρίες χρήσης. Καλό θα ήταν η τεχνολογία του meeting room να γίνει όσο το δυνατόν πιο απλή και κατά προτίμηση ασύρματη.
Ποιες είναι λοιπόν εκείνες οι αλλαγές που μπορεί να προτείνει ο συνεργάτης στον πελάτη, προκειμένου να συμβαδίσει με τις μεθόδους της υβριδικής εργασίας, εξασφαλίζοντας ότι όλο το προσωπικό θα έχει πρόσβαση σε υψηλής ποιότητας τεχνολογία hybrid meeting; Ας δούμε τις γενικές κατηγορίες.
Video λύσεις για meeting rooms
Το πρώτο βήμα για την επιχείρηση είναι να διασφαλίσει ότι διαθέτει μια κατάλληλη λύση αίθουσας συσκέψεων για τηλεδιάσκεψη. Οι hardware λύσεις για meeting rooms είναι διαθέσιμες για όλες τις δημοφιλείς πλατφόρμες τηλεδιάσκεψης, όπως το Zoom ή το Microsoft Teams, συχνά με επιτραπέζια touch screen interfaces που συνδυάζουν λύσεις κάμερας και ήχου για να μετατρέψουν οποιαδήποτε αίθουσα συσκέψεων σε μια εύχρηστη σουίτα τηλεδιάσκεψης. Εξοπλισμός όπως αυτός επιτρέπει μια βελτιστοποιημένη υβριδική εμπειρία meetring, καθιστώντας τη συνεργασία στο χώρο εργασίας απλή, ευχάριστη και χωρίς αποκλεισμούς – ανεξάρτητα από τον ποιο χώρο βρίσκονται οι συμμετέχοντες.
Λύσεις ήχου
Σε ένα υβριδικό meeting room, ο κύριος ομιλητής θα κάνει εναλλαγή από τους συμμετέχοντες εντός δωματίου σε συμμετέχοντες με video, χωρίς προειδοποίηση. Έτσι, για να είναι επιτυχημένη μια υβριδική σύσκεψη για όλους τους συμμετέχοντες, πρέπει να υπάρχουν μικρόφωνα που να μπορούν να λαμβάνουν ήχο από οπουδήποτε κι αν βρίσκεται ένα άτομο στο meeting room. Υπάρχουν διάφορες λύσεις για να επιτευχθεί αυτό.
Ανάλογα με το μέγεθος και το σχήμα του δωματίου, ένα μικρόφωνο στην οροφή μπορεί να είναι η καλύτερη επιλογή. Πολλά μικρόφωνα που τοποθετούνται στο γραφείο, όπως το Logitech Tap (το οποίο συνδυάζεται επίσης ως video meeting interface με οθόνη αφής) είναι ένα μια ακόμα τεχνολογία που μπορεί να αποδειχτεί ιδιαίτερα χρήσιμη. Το κλειδί είναι να προτείνει ο συνεργάτης τα κατάλληλα προϊόντα για τον χώρο, τα οποία μπορούν να αναγνωρίσουν μεταξύ του θορύβου περιβάλλοντος και των ατόμων που μιλούν.
Οθόνες και κοινή χρήση οθόνης
Οι πιο επιτυχημένες υβριδικές διασκέψεις επιτρέπουν σε όλους τους συμμετέχοντες να συνεργάζονται και να μοιράζονται περιεχόμενο όπως θα έκαναν αν ήταν όλοι στην ίδια αίθουσα.
Υπάρχουν δύο τρόποι με τους οποίους μπορείτε να επιτύχετε τα καλύτερα αποτελέσματα, είτε μέσω μιας μεγάλης μεμονωμένης οθόνης είτε μέσω ρύθμισης διπλής οθόνης, χρησιμοποιώντας πάνελ μεσαίου μεγέθους. Και οι δύο επιλογές επιτρέπουν στους συμμετέχοντες στο γραφείο να βλέπουν όλους στη σύσκεψη, καθώς και κρυστάλλινο περιεχόμενο. Σε τελική ανάλυση, δεν έχει νόημα να παρουσιάζετε ένα spreadsheet του Excel στο δωμάτιο χρησιμοποιώντας μια οθόνη 50″ όταν οι συμμετέχοντες κάθονται τέσσερα ή πέντε μέτρα μακριά. Δεύτερον, ένα εργαλείο για την ασύρματη κοινή χρήση οθόνης είναι το κλειδί. Πολλές πλατφόρμες βίντεο προσφέρουν βασική κοινή χρήση περιεχομένου και whiteboard ως βασικό εξοπλισμό, αλλά μια λύση που επιτρέπει επίσης τον σχολιασμό περιεχομένου είναι ένα ουσιαστικό εργαλείο για μια πραγματική συνεργασία hybrid meetings.
Έξυπνες κάμερες και ηχεία
Σε ένα υβριδικό meeting, οι συμμετέχοντες στο βίντεο μπορεί να χρειαστεί να αλλάξουν την οπτική τους για όσους βρίσκονται στην αίθουσα από ομαδική σε ατομική κοντινή προβολή. Μια έξυπνη κάμερα που μπορεί να λαμβάνει αυτόματα αυτές τις αλλαγές είναι η καλύτερη λύση για μια εύκολη και φυσική εμπειρία διάσκεψης. Αυτή η επαγγελματική λύση θα ομαδοποιεί αυτόματα τους ανθρώπους σε μία λήψη ή θα κάνει zoom σε μεμονωμένα ηχεία, δημιουργώντας μια πιο φυσική και δυναμική εμπειρία για όλους τους παρευρισκόμενους.
Κάνοντας το περιβάλλον εργασίας υβριδικό
Η υβριδική εργασία δεν έχει να κάνει μόνο με meetings και υπηρεσίες εικονικής διάσκεψης, αλλά και με γενικότερη αναβάθμιση του περιβάλλοντος γραφείου. Μία από τις προκλήσεις που αντιμετωπίζουν τώρα πολλοί εργοδότες είναι η ενσωμάτωση της ευέλικτης εργασίας στον πραγματικό χώρο εργασίας τους. Μεγάλο ποσοστό του ενεργού πληθυσμού εργαζόταν και συνεχίζει να εργάζεται από το σπίτι από τον Μάρτιο του 2020 σε παγκόσμια κλίμακα και έχει συνηθίσει τις οικιακές του ανέσεις στο μεταξύ. Τα περιβάλλοντα των γραφείων πρέπει να αντικατοπτρίζουν αυτή τη δυναμική, προσφέροντας έναν χώρο που επιτρέπει στους εργαζόμενους να αλληλεπιδρούν με τους συναδέλφους τους με άνεση. Το Hot Desking αναμένεται να αυξηθεί επίσης σε δημοτικότητα, καθώς η ακαμψία των θαλάμων και των καθορισμένων γραφείων γίνεται λιγότερο ελκυστική.
Οι χώροι θα πρέπει να ενθαρρύνουν την προσέλευση των εργαζομένων όσο το δυνατόν περισσότερο, καθιστώντας τον χώρο εργασίας μια ευπρόσδεκτη αλλαγή σκηνικού που ενθαρρύνει τη δημιουργικότητα, τη συμμετοχή και εξαλείφει τους περιορισμούς της εργασίας από το σπίτι. Οι άνετοι χώροι για διάλειμμα όπου οι εργαζόμενοι μπορούν να συνεργαστούν με άλλα μέλη της ομάδας και τους καλεσμένους θα αποδειχθούν σημαντικοί και θα πρέπει επίσης να ληφθεί υπόψη η συνολική αισθητική των αιθουσών συνεδριάσεων και των χώρων συσκέψεων, παράλληλα με τις τεχνικές τους δυνατότητες.
