Τα τελευταία χρόνια έχουν συμβεί κοσμοϊστορικές αλλαγές στο χώρο των επιχειρήσεων. Σε λίγους μήνες άλλαξε άρδην αυτό που θεωρούσαμε workspace. Πλέον, το cloud, το collaboration και το hybrid work είναι δεδομένα έχοντας συμπαρασύρει ένα σωρό τεχνολογίες μέσα στην επιχείρηση και μεταξύ αυτών και το printing. Οι επιχειρήσεις κατάλαβαν ότι ό,τι μπορεί να δοθεί έξω (outsourcing) με τη μορφή as-a-service θα τους προσφέρει κα οικονομία και ευκολία και κυρίως άμεση αντιμετώπιση κρίσεων όπως η πρόσφατη πανδημία.
Οι υπηρεσίες διαχειριζόμενης εκτύπωσης (MPS) είναι από τα πρώτα πράγματα που μπορεί και πρέπει μια επιχείρηση να υιοθετήσει, εάν θέλει να απαλλαγεί μια για πάντα από τα κόστη σε χρόνο, ανθρωποώρες και χρήμα. Άλλωστε η επιχείρηση απλά θέλει να εκτυπώνει – και μάλιστα από παντού, οποιαδήποτε στιγμή και από οποιαδήποτε συσκευή – το θέμα της διαχείρισης εξοπλισμού και αναλωσίμων μπορεί να το αφήσει στους εξειδικευμένους παρόχους MPS.
Στη συνέχεια θα αναφερθούμε στις στρατηγικές κινήσεις που πρέπει να κάνει το κανάλι των συνεργατών στο χώρο του MPS, οι οποίες θα του προσφέρουν νέες ευκαιρίες ανάπτυξης, αξιοποιώντας όλες τις σύγχρονες λύσεις σε hardware, software και υπηρεσίες που υπάρχουν διαθέσιμες από τους vendors.
Στα meeting rooms των σύγχρονων γραφείων, εν μέσω φλυαρίας για τον ψηφιακό μετασχηματισμό και το sustainability, θα μπορούσε κανείς να σκεφτεί ότι ο ταπεινός εκτυπωτής έχει γίνει πλέον παρελθόν. Ωστόσο, σε αντίθεση με τη δημοφιλή πεποίθηση, ο κόσμος των υπηρεσιών Managed Print Services – (MPS) όχι μόνο ζει αλλά και ευδοκιμεί, καθώς υφίσταται μια μεταμόρφωση που θα μπορούσε να επαναπροσδιορίσει το ρόλο του στο οικοσύστημα των επιχειρήσεων.
“Οι περισσότεροι υπεύθυνοι για τη λήψη αποφάσεων στον τομέα της πληροφορικής εξακολουθούν να προβλέπουν έναν εργασιακό χώρο που βασίζεται στις εκτυπώσεις μέχρι το 2025”, αναφέρεται στην πρόσφατη έκθεση Global Print 2025, υπογραμμίζοντας την αποσύνδεση μεταξύ των επικεφαλής του ΙΤ και των εργαζομένων που πιέζουν για ένα πιο ψηφιακό, λιγότερο εξαρτώμενο από το χαρτί εργασιακό περιβάλλον. Αυτή η αποσύνδεση δεν είναι απλώς ένα ασήμαντο ζήτημα- είναι σημάδι των καιρών. Ενώ το νεότερο εργατικό δυναμικό ζητάει ψηφιακές λύσεις, οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων εξακολουθούν να έχουν τις ρίζες τους στις παραδοσιακές μεθόδους. Τότε τίθεται το ερώτημα: Πώς μπορεί να γεφυρωθεί αυτό το χάσμα;
Οι αριθμοί επιβεβαιώνουν την αισιοδοξία. “Η παγκόσμια αγορά διαχειριζόμενων εκτυπώσεων αναμένεται να αναπτυχθεί με ρυθμό αύξησης 8,52% CAGR μεταξύ 2023 και 2028 και να φτάσει τα 63,35 δισεκατομμύρια δολάρια“, αναφέρει έκθεση της Mordor Intelligence. Αυτή η ανάπτυξη δεν είναι μόνο αποτέλεσμα των τεχνολογικών εξελίξεων- οφείλεται επίσης στην αυξημένη υιοθέτηση του MPS σε διάφορους τομείς, όπως οι τράπεζες, οι χρηματοπιστωτικές υπηρεσίες και οι ασφάλειες. Αυτοί οι κλάδοι αναγνωρίζουν τις δυνατότητες εξοικονόμησης κόστους και τα κέρδη αποδοτικότητας που μπορεί να προσφέρει η MPS, συμβάλλοντας έτσι στην ανάπτυξή της.
6 στρατηγικές για τον εκσυγχρονισμό της υποδομής εκτύπωσης
Οι ανακατατάξεις των τελευταίων ετών στον εργασιακό χώρο υποχωρεί επιτέλους και οι προσδοκίες σχετικά με τη μακροπρόθεσμη μορφή του εργασιακού περιβάλλοντος αρχίζουν να αποκρυσταλλώνονται για πολλές επιχειρήσεις. Η τελευταία μελέτη της Quocirca για το τοπίο της αγοράς υπηρεσιών MPS αποκαλύπτει ότι οι επιχειρήσεις ξεκινούν τώρα μια φάση επαναξιολόγησης, ανανέωσης και βελτιστοποίησης, προκειμένου να διασφαλίσουν ότι το τεχνολογικό περιβάλλον του χώρου εργασίας τους ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις τους και υποστηρίζει τους εργαζομένους. Ακολουθούν έξι τρόποι με τους οποίους ο εκσυγχρονισμός της υποδομής εκτύπωσης μπορεί να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να αποδώσουν καλύτερα στο μέλλον:
1. Εφαρμογή μιας συνεκτικής λύσης για την υποστήριξη του υβριδικού εργατικού δυναμικού
Θα πρέπει να είναι σε θέση να συμβουλεύουν και να παρέχουν την παροχή συσκευών για το γραφείο στο σπίτι, να παρακολουθούν τα πρότυπα χρήσης και ασφάλειας και να προσφέρουν λύσεις που επιτρέπουν τη στενότερη συνεργασία μεταξύ του περιβάλλοντος του σπιτιού και του γραφείου, συμπεριλαμβανομένης της ασφαλούς διαχείρισης εκτυπώσεων παράλληλα με υπηρεσίες αναπλήρωσης αναλωσίμων. Αυτό θα δημιουργήσει ένα πιο υποστηρικτικό περιβάλλον για τους εργαζόμενους και θα συμβάλει στην ενίσχυση της ικανοποίησης και του loyalty.
2. Βελτιστοποίηση των υφιστάμενων τεχνολογικών επενδύσεων
Ένας έλεγχος εκτυπώσεων μπορεί να εντοπίσει καταστάσεις υπο- και υπερ-χρήσης στην τρέχουσα διαμόρφωση και να υποδείξει πού μπορούν να επανατοποθετηθούν οι υπάρχουσες συσκευές για βέλτιστη αποδοτικότητα. Αυτό μπορεί να σημαίνει τη μετάβαση σε μια πιο συγκεντρωτική διάταξη με χρήση Α3 MFPs ή την αποκέντρωση με την ανάπτυξη περισσότερων συσκευών Α4. Η σωστή διαμόρφωση του περιβάλλοντος εκτύπωσης θα αποφέρει ενίσχυση της αποδοτικότητας.
3. Επίτευξη των στόχων βιωσιμότητας με την επιλογή προμηθευτών και λύσεων που προσφέρουν μετρήσιμα περιβαλλοντικά οφέλη
Καθώς η δέουσα επιμέλεια για το sustainability των προμηθευτών εισέρχεται στη σφαίρα της κανονιστικής συμμόρφωσης, αναμένεται από τους παρόχους MPS να παρέχουν λεπτομερή στοιχεία σχετικά με τις περιβαλλοντικές και κοινωνικές επιπτώσεις των δικών τους δραστηριοτήτων. Οι πελάτες θα πρέπει να αναζητούν λύσεις που συμβάλλουν στην επίτευξη βασικών περιβαλλοντικών στόχων, όπως η μείωση της κατανάλωσης ενέργειας, των αποβλήτων και των εκπομπών διοξειδίου του άνθρακα.
4. Μείωση κόστους και αύξηση ελέγχου με λύσεις εκτύπωσης cloud
Οι on premise servers εκτυπώσεων είναι ακριβοί και δημιουργούν μεγάλο βάρος διαχείρισης. Με τη μετάβαση σε cloud MPS, οι επιχειρήσεις μπορούν να μειώσουν το κόστος και να βελτιώσουν τις επιδόσεις και την ευελιξία. Οι αγοραστές θα πρέπει να ζητούν από τους παρόχους σαφείς μετρήσεις σχετικά με τα οφέλη της μετάβασης στο cloud και να περιμένουν από αυτούς να προσφέρουν λύσεις προσαρμοσμένες στην υπάρχουσα ωριμότητα του cloud και στα μελλοντικά τους σχέδια.
5. Διασφάλιση της ασφάλειας των εκτυπώσεων που είναι κατάλληλη για το κατανεμημένο τεχνολογικό περιβάλλον
Η υποδομή εκτύπωσης δεν πρέπει να παραβλέπεται. Η επιχείρηση πρέπει να αξιολογεί τις προσεγγίσεις μηδενικής εμπιστοσύνης και τον τρόπο με τον οποίο οι λύσεις ενσωματώνονται με τα υπάρχοντα εργαλεία, όπως το SIEM και η ανίχνευση και απόκριση των endpoints, διασφαλίζοντας παράλληλα ότι οι συσκευές παραμένουν προστατευμένες και παρακολουθούνται από ενσωματωμένα χαρακτηριστικά ασφαλείας.
6. Βελτίωση της συνεργασίας και της ψηφιοποίησης της ροής εργασιών
Οι επιχειρήσεις θα πρέπει να αναζητούν υπηρεσίες διαχειριζόμενης εκτύπωσης που ενσωματώνονται απρόσκοπτα με ευρύτερες λύσεις συνεργασίας και ψηφιοποίησης για την υποστήριξη του υβριδικού εργατικού δυναμικού.
Πέντε τρόποι για την ενίσχυση αφοσίωσης των πελατών
Σε αυτή την κρίσιμη περίοδο, οι πάροχοι MPS πρέπει να δράσουν στρατηγικά για να διατηρήσουν τους υπάρχοντες πελάτες και να προσελκύσουν νέους. Αυτές οι πέντε τακτικές δημιουργούν αφοσίωση και προσφέρουν μεγαλύτερη ικανοποίηση:
1. Χτίστε στρατηγικές συνεργασίες
Σε μια ώριμη αγορά, οι σταδιακές βελτιώσεις των υπηρεσιών δεν θα αλλάξουν τις αντιλήψεις των πελατών. Οι πάροχοι πρέπει να προσφέρουν νέες και διαφορετικές υπηρεσίες, όπως cloud, διαχείριση επιχειρηματικών διαδικασιών, βιωσιμότητα και ασφάλεια δεδομένων. Αυτές θα απαιτήσουν τη σύναψη συνεργασιών με ειδικούς που μπορούν να συμβάλουν σε ένα ευρύτερο χαρτοφυλάκιο υπηρεσιών.
2. Συνδέστε την καινοτομία με τα αποτελέσματα
Οι πάροχοι υπερβαίνουν τις προσδοκίες όσον αφορά την καινοτομία, αλλά οι πελάτες δεν της δίνουν την ίδια σημασία. Οι πάροχοι πρέπει να επικεντρωθούν στην ανάπτυξη προηγμένων υπηρεσιών που συνδέουν σαφώς την καινοτομία με την επιχειρηματική αξία. Τελικά, το MPS μπορεί να θέσει τα θεμέλια για τον επιχειρηματικό και ψηφιακό μετασχηματισμό.
3. Αξιοποιήστε τα analytics για να αποκτήσετε βαθύτερη γνώση των πελατών
Οι πάροχοι θα πρέπει να χρησιμοποιούν τα analytics – ένας τομέας στον οποίο υπερτερούν – για να αποκτήσουν βαθύτερη γνώση των πελατών και να επινοήσουν προτάσεις που συνδέονται με τους επιχειρηματικούς στόχους τους, είτε αυτοί είναι το cloud, η βιωσιμότητα, η ασφάλεια ή η αποδοτικότητα των επιχειρηματικών διαδικασιών.
4. Προετοιμάστε το MPS για το μέλλον, εγκαθιστώντας τυποποιημένα περιβάλλοντα στα οποία αντιστοιχεί το κατάλληλο hardware
Πολλές επιχειρήσεις εξακολουθούν να χρησιμοποιούν εκτυπωτές διαφόρων κατασκευαστών ή/και διαφορετικούς παρόχους MPS. Η προσέγγιση αυτών των επιχειρήσεων με μηνύματα σχετικά με τα οφέλη της ενοποίησης, της βελτιστοποίησης και της σύμβασης με έναν μόνο προμηθευτή μπορεί να τους ενθαρρύνει να μεταβούν σε ένα τυποποιημένο περιβάλλον.
5. Ανάπτυξη ειδικοτήτων ανά κλάδο
Οι πάροχοι θα πρέπει να εξετάσουν τα εγχειρίδια βέλτιστων πρακτικών για κάθε κλάδο, προσδιορίζοντας τι λειτουργεί στους τομείς στους οποίους οι πελάτες δείχνουν την υψηλότερη ικανοποίηση και τη χαμηλότερη τάση αλλαγής προμηθευτή. Θα πρέπει να διαφοροποιηθούν με λύσεις και προσεγγίσεις που καθοδηγούνται από συμβούλους, για παράδειγμα, για την ανακάλυψη και τη βελτιστοποίηση.