Η ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι μια πραγματικότητα στη χώρα μας εδώ και πάνω από μία δεκαετία. Ωστόσο, το γεγονός αυτό διόλου δεν σημαίνει ότι έχει καθιερωθεί από την πλειοψηφία των επιχειρήσεων, παρά τα άμεσα αποτελέσματα που διαπιστώνει ο επιχειρηματίας από την πρώτη κιόλας στιγμή. Και επειδή συνήθως αυτό που ψάχνουν όλοι είναι οικονομία στην τσέπη τους, η υιοθέτηση του e-invoicing εξασφαλίζει μεταξύ άλλων σημαντική μείωση στα λειτουργικά κόστη.
Παρόλα αυτά, μόλις το 6% των εκδιδόμενων τιμολογίων στη χώρα μας είναι ηλεκτρονικά. Αυτό και μόνο το γεγονός δείχνει το μέγεθος της ευκαιρίας για το κανάλι στον τομέα αυτό.
Το τελευταίο διάστημα οι εταιρείες ψάχνουν συνεχώς τρόπους να μειώσουν τα λειτουργικά τους έξοδα και τα κόστη διαχείρισης. Συνήθως, οι λύσεις που επιτυγχάνουν τα προαναφερθέντα, βελτιώνουν επίσης και τη ροή των εργασιών, ενώ αυξάνουν την παραγωγικότητα.
Μιλάμε φυσικά για μετάβαση σε ψηφιακές (cloud και μη) λύσεις, ανάμεσα στις οποίες περιλαμβάνεται και η ηλεκτρονική τιμολόγηση (το λεγόμενο e-invoicing).
Όπως αναφέραμε και στην εισαγωγή, η πλειοψηφία των επιχειρήσεων δεν έχει υιοθετήσει ακόμα το e-invoicing. Ωστόσο, είναι αλήθεια ότι από πολλές επιχειρήσεις έχουν γίνει σημαντικά βήματα, αλλά αυτά κυρίως αφορούν μεγαλύτερους οργανισμούς και συγκεκριμένους κλάδους (λιανική, μεταφορές κ.λπ). Από την άλλη, εφόσον η ηλεκτρονική τιμολόγηση έχει πλέον θεσμοθετηθεί (οι νομικές και φορολογικές διατάξεις που διέπουν το e-invoiving είναι εναρμονισμένες σε όλες τις χώρες της Ευρώπης και στις υπόλοιπες προηγμένες οικονομίες), δεν υπάρχει ουσιαστικά κανένας λόγος να μην εφαρμόζεται από όλους τους κλάδους και επιχειρήσεις, πολλές από τις οποίες συνεχίζουν και επιμένουν στο χαρτί. Τα οφέλη είναι πολλαπλά. Εκτός από το πιο άμεσο το οποίο δεν είναι άλλο από το κόστος (εκτύπωση, αποστολή), με την ηλεκτρονική τιμολόγηση τα λάθη είναι λιγότερα, οι συναλλαγές γίνονται πιο γρήγορα, ο πελάτης/προμηθευτής λαμβάνει στον υπολογιστή του το ηλεκτρονικό αρχείο ταχύτατα (στην πραγματικότητα στιγμιαία), που σημαίνει ότι το τιμολόγιο θα πληρωθεί και πιο γρήγορα.
Επίσης, μια σειρά από άλλα πλεονεκτήματα, λόγω της ίδιας της ψηφιακής φύσης της διαδικασίας δεν μπορούν να αγνοηθούν. Αναφέρουμε μερικά: αρχειοθέτηση, αναζήτηση, εξαγωγή στατιστικών στοιχείων, άμεση εικόνα εσόδων/εξόδων, επικοινωνία με το ERP κ.λπ.
Τέλος, όπως θα αναλύσουμε παρακάτω, η ηλεκτρονική τιμολόγηση επιλύει μια σειρά από σημαντικά ζητήματα που σχετίζονται με το δημόσιο και τους κρατικούς φορείς.
Μέχρι λοιπόν, η ηλεκτρονική τιμολόγηση να γίνει υποχρεωτική, είναι στο χέρι των συνεργατών να πείσουν ότι τα παραπάνω πλεονεκτήματα θα έχουν άμεσο όφελος στη λειτουργία του πελάτη τους. Επιπροσθέτως, επειδή κάθε τι νέο και ψηφιακό έχει τη δική του καμπύλη εκμάθησης, ο συνεργάτης είναι αυτός που θα αναλάβει να εκπαιδεύσει το προσωπικό, αλλά και να επιλέξει και τη βέλτιστη λύση για της ανάγκες της εκάστοτε επιχείρησης.
Το e-invoicing στην Εθνική Ψηφιακή Στρατηγική
Αν και απέχουμε πολύ από το να γίνουμε Δανία (βλ. παρακάτω), τουλάχιστον αναγνωρίζονται τα πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικής τιμολόγησης από τους κρατικούς μηχανισμούς. Συγκεκριμένα, η γενική γραμματεία ψηφιακής πολιτικής δημοσίευσε τη μελέτη για την «Εθνική Ψηφιακή Στρατηγική 2016 – 2021», στην οποία αναφέρονται μεταξύ άλλων τα παρακάτω:
Η εισαγωγή και ευρεία αξιοποίηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης, αναμένεται να έχει σημαντικά οικονομικά οφέλη για το σύνολο των Ελληνικών επιχειρήσεων. Σε επίπεδο ΕΕ, σύμφωνα με σχετική έκθεση που συντάχθηκε για το σκοπό αυτό, τα ετήσια οφέλη από την επέκταση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης υπολογίζονται σε € 40 δις, ενώ σύμφωνά με την Τράπεζα της Ελλάδος, μόνο από την ηλεκτρονική τιμολόγηση υπολογίζεται ότι οι μεγάλες επιχειρήσεις θα εξοικονομήσουν έως 750 εκατ. ευρώ.
Επιπροσθέτως, στην έκθεση μνημονεύονται τα πλεονεκτήματα του e-invoicing:
- Η ταχύτερη εξόφληση μέσω της μείωσης του χρόνου μετάβασης του τιμολογίου στον παραλήπτη.
- Το μειωμένο κόστος εκτυπώσεων και αποστολής.
- Η ταχύτερη και οικονομικότερη επεξεργασία των στοιχείων των τιμολογίων και
- Η μείωση του κόστους για τη φύλαξη των αποδεικτικών.
Επιπλέον, η ηλεκτρονική τιμολόγηση μπορεί να αποτελέσει σημαντικό εργαλείο για τη μείωση της φοροδιαφυγής και τον εντοπισμό του μαύρου χρήματος. Για την ευρεία εφαρμογή της θα πρέπει να ξεπεραστούν συγκεκριμένα προβλήματα, μεταξύ των οποίων:
- Η ανομοιομορφία και η πληθώρα των μορφότυπων για τα τιμολόγια που καθιστούν δύσκολη την ενσωμάτωσή τους στα πληροφοριακά συστήματα των εταιρειών.
- Η δυσπιστία και ο σκεπτικισμός των χρηστών για την ασφάλεια των σχετικών συστημάτων.
- Στις δράσεις για την υλοποίηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης περιλαμβάνονται:
- Η επιτάχυνση της ενσωμάτωσης της οδηγίας 2014/55/EU περί ηλεκτρονικής τιμολόγησης, στο εθνικό δίκαιο.
- Η υιοθέτηση προτύπων, σε συνεργασία με τους φορείς της αγοράς, ώστε να είναι εφικτή η διαλειτουργικότητα και η αυτοματοποιημένη διαχείριση των ηλεκτρονικών τιμολογίων.
- Η ενεργοποίηση κεντρικής ηλεκτρονικής υπηρεσίας για την αποδοχή ηλεκτρονικών τιμολογίων από την κεντρική διοίκηση, με στόχο την αποτελεσματικότερη επεξεργασία και αποπληρωμή. Για πληρωμές προς το δημόσιο, θα διευρυνθεί η χρήση αυτοματοποιημένων τρόπων, όπως το e-παράβολο.
Οι προκλήσεις είναι μπροστά μας
Σύμφωνα με πρόσφατα στοιχεία, η Ελλάδα βρίσκεται στην ομάδα κρατών-μελών της ΕΕ που έχει μείνει πολύ πίσω στην ψηφιοποίηση της οικονομίας. Και όχι μόνον αυτό, αλλά η διαφορά σε αυτή την ομάδα μεγαλώνει. Χαρακτηριστικά, στην Κύπρο ο τζίρος των μικρομεσαίων επιχειρήσεων από το e-commerce, ισοδυναμεί με 7,3% του συνολικού τους τζίρου, στην Πορτογαλία (στις επιχειρήσεις με περισσότερους από 10 υπαλλήλους) ο τζίρος της ηλεκτρονικής τιμολόγησης αγγίζει το 13%, ενώ στην Εσθονία, την πρωταθλήτρια των ψηφιακών δημόσιων υπηρεσιών, η νέα γενιά fiber συνδέει το 86% των νοικοκυριών.
Τα αντίστοιχα νούμερα για την Ελλάδα δεν είναι καθόλου αισιόδοξα: Ο τζίρος του e-commerce ισοδυναμεί με 1,2% του συνολικού τζίρου, (τελευταία θέση στην ΕΕ), ενώ ο τζίρος ηλεκτρονικής τιμολόγησης (πάλι στις επιχειρήσεις με πάνω από 10 υπαλλήλους), αγγίζει το 4,1% (τελευταία θέση στην ΕΕ).
Τα παραπάνω νούμερα δείχνουν με τον καλύτερο τρόπο τη δυναμική της ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Το συμπέρασμα είναι ένα: Οι πάροχοι λύσεων e-invoicing και οι συνεργάτες τους θα πρέπει να δραστηριοποιηθούν άμεσα.
Ασπίδα κατά της παραοικονομίας
Όπως θα δούμε παρακάτω, ένα πολύ σημαντικό πλεονέκτημα όχι μόνο της ηλεκτρονικής τιμολόγησης με την οποία ασχολούμαστε στο παρόν Αφιέρωμα, αλλά γενικότερα για την οικονομία της χώρας είναι η πάταξη τις παραοικονομίας.
Σε ορίζοντα διετίας, τα μετρήσιμα οφέλη για όλους τους εμπλεκόμενους προοιωνίζονται εντυπωσιακά, καθώς οι ηλεκτρονικές συναλλαγές μπορούν να μειώσουν την έκδοση εικονικών τιμολογίων κατά 60% και να οδηγήσουν σε μείωση της της παραοικονομίας κατά 10%.
Επιπροσθέτως, οι ηλεκτρονικές συναλλαγές μπορούν, επίσης, να αυξήσουν την εισπραξιμότητα του ΦΠΑ κατά € 1 δις ετησίως και να μειώσουν το κόστος των προμηθειών για το δημόσιο κατά € 200 εκατ. σε ετήσια βάση. Επιπλέον, σύμφωνα με μελέτες τόσο του ΣΕΒ, όσο και άλλων φορέων, σε ορίζοντα διετίας, το κόστος λειτουργίας των επιχειρήσεων μπορεί να μειωθεί ετησίως κατά € 1 έως € 1,5 δις μέσω της ηλεκτρονικής τιμολόγησης.
Σε ότι αφορά τις ηλεκτρονικές συναλλαγές στη λιανική, η επιβολή των capital controls, τα φορολογικά κίνητρα για την υιοθέτηση του πλαστικού χρήματος και η υποχρέωση των τερματικών POS από την πλειοψηφία των επιχειρήσεων, έχουν βγάλει τη χώρα μας από τις τελευταίες θέσεις της ΕΕ. Όπως όμως αναφέραμε και σε προηγούμενο τεύχος, υπάρχει ακόμα πολύ μεγάλο πεδίο ανάπτυξης.
Το επόμενο πολύ σημαντικό βήμα είναι οι συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων.
Υποχρεωτικό το e-invoicing; Το παράδειγμα της Δανίας
Ως ένα πρώτο βήμα για την προώθηση των ηλεκτρονικών συναλλαγών θεωρείται η υποχρεωτική σταδιακή καθιέρωση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης μεταξύ των επιχειρήσεων και αυτοματοποίηση του φορολογικού και ελεγκτικού μηχανισμού.
Σε αυτήν την κατεύθυνση, όπως σημειώνει σε πρόσφατη ανάλυση του ο ΣΕΒ, έχουν προχωρήσει πολλές ευρωπαϊκές χώρες, η Τουρκία, αλλά και κράτη της Λατινικής Αμερικής σε μία προσπάθεια για πάταξη της υψηλής φοροδιαφυγής.
Η Δανία ειδικά αποτελεί παράδειγμα προς μίμηση αφού αποτελεί μια από τις πρώτες ευρωπαϊκές χώρες που υιοθέτησαν εξ ολοκλήρου την ηλεκτρονική τιμολόγηση. Τον Δεκέμβριο του 2005 το δανικό κοινοβούλιο ψήφισε οµόφωνα το σχετικό νόµο σχετικά µε τις πληρωµές του δηµοσίου, ενώ ένα χρόνο πριν είχε προηγηθεί εκτεταμένη διαφημιστική εκστρατεία για τα οφέλη της της ηλεκτρονικής τιμολόγησης με επιστολές και εγχειρίδια σε όλες τις εταιρίες της ∆ανίας. Επίσης, σχετικές πληροφορίες παρείχαν διάφορες ιστοσελίδες ενώ δημιουργήθηκε και σχετική γραμμή βοήθειας.
Τον Φεβρουάριο 2005, η ηλεκτρονική τιμολόγηση τέθηκε σε ισχύ και όλους τους δημόσιους οργανισμούς και ιδρύματα της ∆ανίας, τα οποία ξεκινήσαν να δέχονται µόνο ηλεκτρονικά τιµολόγια από τους προµηθευτές τους. Οι εταιρείες από την άλλη, μπορούν να αποστέλλουν τα τιμολόγιά τους µε διάφορους τρόπους.
Είναι εντυπωσιακή η ταχύτατη υιοθέτηση των νέων διαδικασιών από όλους τους εμπλεκόμενους φορείς και μάλιστα μέσα στους 10 πρώτους μήνες από την εφαρμογή τους. Πλέον, στη Δανία, περισσότερο από το 90% των τιμολογίων προς τους δημόσιους φορείς αποστέλλονται ηλεκτρονικά, ενώ η χώρα ανία έλαβε το βραβείο eEurope για το ηλεκτρονικό σύστημα τιμολόγησης που έχει διαμορφώσει.
Η Ελληνική πραγματικότητα
Η ηλεκτρονική τιμολόγηση εμφανίστηκε ως όρος στην Ελλάδα με το άρθρο 1 του Ν.3193/2003. Ωστόσο έλαβε νομική και ουσιαστική υπόσταση το 2014 με το Φ.Ε.Κ Α/251 και συγκεκριμένα με το άρθρο 14 των Ελληνικών λογιστικών προτύπων. Η ακεραιότητα του περιεχομένου του ηλεκτρονικού τιμολογίου εξασφαλίζεται είτε µέσω ηλεκτρονικής υπογραφής, είτε μέσω της µέσω ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων (EDI), όπως ορίζονται από τις σχετικές διατάξεις της νομοθεσίας.
Το νομικό πλαίσιο, συνεπώς υπάρχει, οι προσφερόμενες λύσεις από τους διάφορους παρόχους είναι πολλές και πολύ προηγμένες. Τι μένει λοιπόν; Το να πεισθούν οι επιχειρήσεις για τα οφέλη της ηλεκτρονικής τιμολόγησης.
Ας αναφέρουμε μερικά νούμερα για να φανεί το μέγεθος της αγοράς και η δυναμική της. Σύμφωνα με στοιχεία του 2016, στην Ελλάδα, περίπου 8.000 επιχειρήσεις διακινούν ηλεκτρονικά πάνω από 15 εκατομμύρια τιμολόγια (από τα 250 εκατομμύρια που εκδίδονται ετησίως). Όπως προτείνει ο ΣΕΒ σε ανάλυσή του, η καθολική υιοθέτηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης θεωρείται εφικτή σε ορίζοντα 2-3 ετών, αφού, πλέον, υπάρχουν διαδικτυακές τεχνολογίες που δίνουν ευελιξία επιλογών και δυνατότητα για άμεση και με πολύ χαμηλό κόστος ένταξη όλων των επιχειρήσεων και επαγγελματιών.
Η καθολική υιοθέτηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης μπορεί να εξοικονομήσει €1 δις έως €1,5 δις ετησίως για τις ελληνικές επιχειρήσεις, μέσω μείωσης του κόστους διακίνησης, διαχείρισης και αποθήκευσης του φυσικού εντύπου, ελαχιστοποίησης των λαθών, αυτοματοποίησης των διαδικασιών ελέγχου καρτελών τιμολόγησης.
Επίσης, η καθιέρωση των ηλεκτρονικών συναλλαγών διευκολύνει σημαντικά την αυτοματοποίηση του φορολογικού και ελεγκτικού μηχανισμού.
Από την πλευρά των εκδοτών
- Μείωση του κόστους που σχετίζεται µε την εκτύπωση, αποστολή και αποθήκευση των τιµολογίων.
- Ελαχιστοποίηση λαθών από τη χειροκίνητη εισαγωγή στοιχείων.
- Επικοινωνία με το ERP με αποτέλεσμα η εταιρεία να ξέρει σε πραγματικό χρόνο το cashflow και το inventory της.
- Εύκολη αναζήτηση και ιστορικό τιµολογίων χωρίς υλικό κόστος (δεν απαιτείται εκτύπωση).
- Η εξάλειψη της ανάγκης για χειροκίνητη εισαγωγή στοιχείων και αναζήτηση οδηγεί σε αποδοτικότερη αξιοποίηση του ανθρωπίνου δυναμικού.
Από την πλευρά των παραληπτών
- Σημαντική μείωση κόστους σχετικά µε την παραλαβή, την καταχώρηση-πληκτρολόγηση των τιμολογίων στα λογιστικά προγράμματα και την αποθήκευση των στοιχείων.
- Αποτελεσματικότερος έλεγχος με αποτέλεσμα την καλύτερη λογιστική συμφωνία των αντισυµβαλλόµενων µερών, καθώς και την ταχύτερη εξόφληση των τιµολογίων.
- Δεν θα πρέπει να παραβλέπουμε και την οικολογική διάσταση που έχει η ηλεκτρονική τιµολόγηση καθώς συμβάλει στη µείωση της χρήσης χαρτιού και των διαφόρων άλλων αναλώσιµων υλικών εκτύπωσης.
Γενικά οφέλη και για τα δύο μέρη
- Εγγυημένη και ασφαλής αποστολή και παραλαβή τιμολογίων.
- Γρήγορη επίλυση των αμφισβητήσεων.
- Εξοικονόμηση χώρου από τη διατήρηση αντιγράφων σε ηλεκτρονική µορφή αντί της φυσικής αρχειοθέτησης των τιµολογίων.
- Η μείωση του χρόνου παράδοσης επιτυγχάνει τη μείωση του κόστους στον κύκλο παραγγελία-πληρωµή.
- Η μείωση της γραφειοκρατίας οδηγεί σε πιο γρήγορες συναλλαγές µε το δημόσιο.
- Αύξηση της ανταγωνιστικότητας μεταξύ των επιχειρήσεων.
- Γενικότερη ικανοποίηση των υπηρεσιών προς τους πελάτες.
Από την πλευρά του δημόσιου τομέα
- Μείωση των φαινομένων απάτης µέσω της βελτίωσης της τιμολόγησης του ΦΠΑ, καθώς υπολογίζεται άμεσα και ηλεκτρονικά.
- Δυνατότητα ελέγχου της εγκυρότητας και της ακεραιότητας των τιµολογίων, καθώς και τη διασταύρωσης τους από τις φορολογικές αρχές ή την ΓΓΠΣ.
- Ουσιαστικότερος και ταχύτερος φορολογικός έλεγχος και την εξάλειψη της έκδοσης και αποδοχής εικονικών ή πλαστών τιµολογίων.
- Βελτίωση της διαδικασίας θεώρησης των τιµολογίων, καθώς και τον περιορισµό και ευκολότερο εντοπισµό των διάφορων λαθών.
- Αποσυµφόρηση φορολογικών υπηρεσιών, μείωση λειτουργικού κόστους της διαδικασίας σήµανσης των στοιχείων.
- Καλύτερος προγραμματισμός και έλεγχος των δηµοσίων προμηθειών, ειδικά σε κλάδους που διαφαίνονται προβληµατικοί, όπως οι προμήθειες των δηµοσίων νοσοκοµείων.
E-invoicing: προβλήματα και λύσεις
Η ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι ένας ευρύτερος όρος που περιλαμβάνει ένα σύνολο διαδικασιών, που στοχεύουν στην άμεση αλληλοενημέρωση των πληροφοριακών συστημάτων των συναλλασσόμενων κατά τρόπο άυλο. Ως ηλεκτρονική τιμολόγηση ορίζεται ανταλλαγή ψηφιακών τιμολογίων μεταξύ δύο ή περισσοτέρων οντοτήτων (επιχείρησης, δημοσίου, φυσικού προσώπου) που εμπλέκονται σε μια εμπορική συναλλαγή.
Σημαντικές πτυχές της ηλεκτρονικής τιμολόγησης αποτελούν η έκδοση, η αποστολή και αποθήκευση των δεδομένων, χωρίς να είναι απαραίτητη η έντυπη εκτύπωση τους, αν και όπως έχει δείξει η πρακτική, πολλές εταιρείες εκτυπώνουν τα ηλεκτρονικά τιμολόγια που λαμβάνουν, για λόγους αρχειοθέτησης, παρά το γεγονός ότι όλες οι λύσεις e-invoicing προσφέρουν προηγμένες δυνατότητες αρχειοθέτησης, αναζήτησης κ.λπ.
Το πρόβλημα
Η αναγκαιότητα της ψηφιακής τιμολόγησης προέρχεται από μια σειρά προβλημάτων τα οποία εντοπίζονται τόσο στον ιδιωτικό, όσο και στον δημόσιο τομέα. Τα προβλήματα αυτά είναι τα εξής:
- Η διαδικασία έκδοσης παραδοσιακών τιμολογίων είναι χρονοβόρα, αφού απαιτούν χειροκίνητη πολλές φορές εισαγωγή στοιχείων, εκτύπωση και κατόπιν αποστολή του τιμολογίου με ταχυδρομείο ή courier.
- Εκτός από χρονοβόρα η διαδικασία είναι και κοστοβόρα. Οι εταιρεία έχει σε βάθος χρόνου σημαντικές χρηματικές απώλειες από τα απλά αναλώσιμα υλικά όπως χαρτί και μελάνι, μέχρι και καύσιμα ή χαμένες ανθρωποώρες.
- Συχνά δίνονται λάθη. Η χειροκίνητη διαδικασία, από την εισαγωγή των στοιχείων μέχρι την αποστολή τους οδηγεί αναπόφευκτα σε λάθη. Αυτό οδηγεί σε καθυστερήσεις και μπορεί να φτάσει ακόμα και σε μη αποδοχή του τιμολογίου από τον πελάτη.
- Οι καθυστερήσεις που προκαλούνται εξαιτίας όλων αυτών των αιτιών που αναφέρθηκαν, έχει ως αποτέλεσμα συχνά να αυξάνονται τα έξοδα µε τις ρήτρες ή τις χρηματικές ποινές λόγω χρονικών καθυστερήσεων.
Τα οφέλη
Μείωση κόστους από την πρώτη στιγμή
Το βασικό πλεονέκτημα της ηλεκτρονικής τιμολόγησης και αυτό που ζητά ο πελάτης από τον συνεργάτη που θα αναλάβει την υλοποίηση είναι η μείωση του κόστους η οποία μάλιστα γίνεται αντιληπτή από την πρώτη στιγμή. Το κόστος της παραδοσιακής τιμολόγησης περιλαμβάνει το χαρτί εκτύπωσης, το μελάνι, τους εκτυπωτές και φυσικά το κόστος της αποστολής στον πελάτη. Τα παραπάνω κόστη πολλαπλασιάζονται εάν μιλάμε για μια μεγάλη εταιρεία με δεκάδες προμηθευτές/συνεργάτες/πελάτες σε όλη την Ελλάδα που αποστέλλει δεκάδες χιλιάδες τιμολόγια το χρόνο.
Με μια λύση ηλεκτρονικής τιμολόγησης τα παραπάνω κόστη, απλά μηδενίζονται. Φυσικά, το e-invoicing έχει κι αυτό το δικό του κόστος, αλλά η απόσβεση πραγματοποιείται πολύ γρήγορα.
Ταχύτατη πληρωμή
Το πιο συνηθισμένο ίσως, πρόβλημα των παραδοσιακών τιμολογίων που αντιμετωπίζουν σε καθημερινή, σχεδόν, βάση οι επιχειρήσεις είναι οι διάφορες διενέξεις που μπορεί να προκύψουν με τους πελάτες. Δεν είναι λίγες οι φορές όπου το τιμολόγιο χάνεται στην πορεία και είτε δεν παραλαμβάνεται ποτέ, είτε «εξαφανίζεται» μέσα στην εταιρεία. Το αποτέλεσμα είναι απλά η μη πληρωμή του. Τις περισσότερες φορές αυτή η διένεξη οδηγεί σε επαναποστολή του τιμολογίου με αποτέλεσμα πρόσθετο κόστος.
Η ηλεκτρονική τιμολόγηση εξαλείφει το πρόβλημα αφού το τιμολόγιο φτάνει στιγμιαία στον πελάτη και το μόνο που έχει να κάνει αυτός είναι να ανοίξει το e-mail του.
Αρχειοθέτηση
Η ψηφιακή αρχειοθέτηση των ηλεκτρονικών τιμολογίων δίνει τέλος στο χαρτί (τουλάχιστον θεωρητικά, διότι όπως προαναφέραμε πολλοί επιλέγουν να εκτυπώνουν τα ηλεκτρονικά τιμολόγια) και κατά συνέπεια στην αρχειοθέτησή τους. Τα ηλεκτρονικά τιμολόγια αποθηκεύονται σε ειδικά portals στο cloud επιτρέποντας την αναζήτησή τους ανά πάσα στιγμή, τόσο από τον εκδότη, όσο και από τον πελάτη. Ο πελάτης μπορεί να αναζητήσει παραστατικά που τον αφορούν και μάλιστα από οποιοδήποτε σημείο, οποιαδήποτε συσκευή και σε οποιαδήποτε χρονική στιγμή έχουν εκδοθεί.
Ο λόγος στο κανάλι
Ο χώρος της ηλεκτρονικής τιμολόγησης ενδιαφέρει (ή τουλάχιστον θα έπρεπε λαμβάνοντας υπόψη τα πλεονεκτήματα που αναλύσαμε στο άρθρο) ολοένα και περισσότερες επιχειρήσεις, καθώς διευκολύνει σε πολύ μεγάλο βαθμό τον τρόπο δραστηριοποίησής τους. Έτσι, το e-invoicing αποτελεί μια ιδιαίτερα ενδιαφέρουσα (και μπορεί να αποδειχθεί εξαιρετικά κερδοφόρα) πρόταση για το κανάλι των συνεργατών.
Από την άλλη, οι απαιτήσεις των πελατών είναι αρκετές και διαφορετικές. Για να μπορέσει λοιπόν ένας συνεργάτης να δραστηριοποιηθεί στο χώρο θα πρέπει να μπορεί να τις καλύψει στο μεγαλύτερο δυνατό εύρος.
Παρά το γεγονός ότι η τιμολόγηση μοιάζει μια μικρή διαδικασία σε σχέση με το βασικότερο κομμάτι του business του πελάτη, αποτελεί ένα βασικό τμήμα των διεργασιών που σχετίζονται με την αγορά των προϊόντων από τον προμηθευτή και τη μεταπώλησή τους στον πελάτη. Με άλλα λόγια θα πρέπει να υπάρχει απόλυτη ευθυγράμμιση του κομματιού των προμηθειών, των logistics των πληρωμών και φυσικά να παρέχει την απαραίτητη συμμόρφωση με τις φορολογικές διατάξεις. Αυτό το τελευταίο καλύπτεται από το σύνολο των λύσεων της αγοράς και αποτελεί και ένα σημαντικό πλεονέκτημα της διαδικασίας: η εναρμόνιση με τις φορολογικές διατάξεις γίνεται αυτόματα και ο πελάτης συνήθως δεν χρειάζεται να ασχοληθεί καθόλου.
Ένα άλλο πολύ σημαντικό ζήτημα έχει να κάνει με τη σύνδεση των υφιστάμενων συστημάτων που η εκάστοτε επιχείρηση έχει υιοθετήσει με πρώτο και καλύτερο το ERP. Η ολοκλήρωση με τα συστήματα ERP που έχει ένας πελάτης είναι περίπλοκη, ακριβή και συνεχής διαδικασία. Τα στάνταρ, τα πρωτόκολλα, οι διαδικασίες και τα συστήματα back-end αλλάζουν συνεχώς. Το ζητούμενο εδώ είναι να επιλέξετε κάποια λύση e-invoicing με ευελιξία και δυνατότητα επικοινωνίας με το εγκατεστημένο ERP.
Πολλές λύσεις της αγοράς τονίζουν ότι υποστηρίζουν το σύνολο των ERP που κυκλοφορούν, αλλά η πραγματικότητα μπορεί να αποδειχθεί πολύ διαφορετική. Οι κατασκευαστές χρειάζεται να έχουν λύσεις που δεν εξαρτώνται από την πλατφόρμα ώστε να μπορούν να συνδεθούν σε οποιαδήποτε λύση και όχι μόνο στις πολύ μεγάλες. Πρόκειται για ένα ιδιαίτερα ευαίσθητο σημείο, καθώς η δυνατότητα αλληλεπίδρασης με ανταγωνιστικές πλατφόρμες ERP θα ισχυροποιήσει το offering του συνεργάτη. Η υιοθέτηση ψηφιακών τεχνολογιών θα πρέπει να διευκολύνει το business των πελατών σας και όχι να κάνει τη ζωή τους δύσκολη.
Γρήγορη απόσβεση
Είναι πολύ σημαντικό να μπορέσετε να καταστρώσετε ένα πλάνο απόσβεσης για το κόστος και την εξοικονόμηση που θα προκύψει από τη χρήση της λύσης e-invoicing και μάλιστα σε άμεση συνάρτηση με τις απαιτήσεις της επιχείρησης.
Σε αυτό το σημείο απαιτείται ιδιαίτερη ικανότητα κατανόησης των επιχειρηματικών πρακτικών του δυνητικού πελάτη και να δώσετε συγκεκριμένη πρόβλεψη για το ROI της λύσης που θα εγκαταστήσετε.
Άρθρο εκ μέρους της SoftOne
ECOS E-Invoicing: το μέλλον της ηλεκτρονικής τιμολόγησης
Γιατί να σας προβληματίζει και να σας αγχώνει η διαδικασία τιμολόγησης της επιχείρησής σας; Ξενοιάστε. Γλιτώστε χρόνο και χρήμα με τη βοήθεια της SoftOne και της νέας της cloud υπηρεσίας ECOS E-Invoicing.
Μπορεί ο ρυθμός υιοθέτησης της ηλεκτρονικής τιμολόγησης στην Ευρώπη να εξελίσσεται με ταχείς ρυθμούς, ωστόσο πολλές επιχειρήσεις αδυνατούν ακόμη να αντιληφθούν τη δυναμική της. Με τη λύση ECOS E-Invoicing, η έκδοση παραστατικών μετατρέπεται σε μια εύκολη, αυτοματοποιημένη και αποδοτική διαδικασία. Η αποστολή των εκδιδόμενων τιμολογίων προς τους πελάτες σας είναι μόλις ένα κλικ μακριά και μάλιστα, γίνεται απευθείας από το εμπορικό λογισμικό ή το σύστημα τιμολόγησης της επιχείρησής σας, όποιο κι αν είναι αυτό.
Η συγκεκριμένη λύση διατίθεται με τη μορφή Software as a Service (SaaS) και αξιοποιεί τις υποδομές της πλατφόρμας Microsoft Azure, απαλλάσσοντάς σας από κάθε εργασία εκτύπωσης, αρχειοθέτησης, εμφακέλωσης και αποστολής έντυπων τιμολογίων.
Τα πλεονεκτήματα της υπηρεσίας ECOS E-Invoicing είναι πολλαπλά και η επιχείρηση τα αντιλαμβάνεται από την πρώτη κιόλας ημέρα.
80% οικονομία
Τα χάρτινα παραστατικά εκτυπώνονται και αποστέλλονται ταχυδρομικώς ή με courier. Τα έξοδα από αυτή τη διαδικασία είναι προφανή, όπως επίσης και οι πιθανότητες λαθών. Με το ECOS E-Invoicing τα λάθη ελαχιστοποιούνται, καθώς υπάρχει διασύνδεση της υπηρεσίας με το ERP όπου και εκδίδεται το παραστατικό. Παράλληλα, τα κόστη εκτύπωσης και αποστολής μηδενίζονται, ενώ η πληρωμή των τιμολογίων γίνεται πιο γρήγορα αφού τα ηλεκτρονικά παραστατικά φτάνουν σχεδόν στιγμιαία στους πελάτες σας. Ο πελάτης δεν έχει παρά να κάνει κλικ σε ένα σχετικό link για να συνδεθεί στο web portal της υπηρεσίας και να παραλάβει το παραστατικό στην επιθυμητή μορφή αρχείου (PDF ή δομημένων δεδομένων) ή να το εκτυπώσει.
Την ίδια στιγμή, εσείς γνωρίζετε εάν ο πελάτης σας έχει λάβει γνώση, σχολιάσει, αμφισβητήσει ή αποδεχθεί το σχετικό παραστατικό.
Πρόσβαση από παντού
Οι cloud υπηρεσίες έχουν το πλεονέκτημα ότι είναι προσβάσιμες από παντού. Αυτό σημαίνει αύξηση παραγωγικότητας και μείωση χρόνου διεκπεραίωσης κρίσιμων ενεργειών.
Η λύση ECOS E-Invoicing σας δίνει πρόσβαση -σε πραγματικό χρόνο- σε όλα τα παραστατικά που έχετε στείλει στους πελάτες σας, από όπου και αν βρίσκεστε, μέσα από το laptop, το tablet ή το smartphone σας.
Ποτέ ξανά «χαμένα» τιμολόγια
Όλα τα παραστατικά που αποστέλλονται μέσω του ECOS E-Invoicing, αρχειοθετούνται αυτόματα στο cloud για συνολικό διάστημα πέντε ετών από την ημερομηνία έκδοσής τους, ή και για περισσότερο, ανάλογα με τις ανάγκες σας. Αυτό συνεπάγεται εύκολη και γρήγορη αναζήτηση οποιουδήποτε τιμολογίου ή ακόμη και ομάδας τιμολογίων, όσο παλιό κι αν είναι.
Πιστοποίηση και υψηλή προστιθέμενη αξία
Με ισχυρά χαρακτηριστικά, η λύση ECOS E-Invoicing διασφαλίζει απόλυτα τη συμμόρφωση της επιχείρησης-εκδότη με τα ΕΛΠ. Παράλληλα, παρέχει χρήσιμες λειτουργίες και πρόσθετες δυνατότητες όπως η επισύναψη συνοδευτικών αρχείων σε κάθε παραστατικό, η ενσωμάτωση διαφημίσεων σε κάθε αποστολή, η μεταφόρτωση παλαιότερων έντυπων παραστατικών κα.
Νέες Cloud υπηρεσίες ECOS από τη SoftOne: Μειώστε το κόστος και το χρόνο διεκπεραίωσης κρίσιμων καθημερινών εργασιών
Το ECOS E-Invoicing που περιγράψαμε, είναι μέρος της σειράς cloud υπηρεσιών ECOS. Πρόκειται για μια σειρά λύσεων αυτοματοποίησης, οι οποίες έχουν σχεδιαστεί με τέτοιο τρόπο ώστε να βοηθούν κάθε επιχείρηση να απλοποιήσει τις διαδικασίες συνεργασίας με τους πελάτες, τους προμηθευτές και τους συνεργάτες της.
Ενσωματώνει τις λύσεις ηλεκτρονικής τιμολόγησης ECOS E-Invoicing, ανταλλαγής ηλεκτρονικών δεδομένων ECOS EDI και δημιουργίας και αποστολής αναλυτικών ηλεκτρονικών λογαριασμών ECOS E-Statement.
Οι cloud υπηρεσίες ECOS λειτουργούν αποτελεσματικά με οποιοδήποτε business software ή/και σύστημα τιμολόγησης της αγοράς, παρέχοντας εύκολη και γρήγορη υλοποίηση, εξαιρετικά χαμηλή αρχική επένδυση και ταχύτατο ROI.