Υποχρεωτική η ηλεκτρονική τιμολόγηση στις συναλλαγές με το Δημόσιο

Από τον Σεπτέμβριο 2023 όλες οι συναλλαγές των επιχειρήσεων με φορείς του Δημοσίου θα πραγματοποιούνται μόνο μέσω ηλεκτρονικής τιμολόγησης σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα που έχει δημοσιευθεί. Η ηλεκτρονική τιμολόγηση B2G (Business to Government) αποτελεί ένα σημαντικό εργαλείο μείωσης της γραφειοκρατίας και του διοικητικού κόστους και ένα τεράστιο βήμα εκσυγχρονισμού και ψηφιοποίησης του Δημοσίου. Συμβάλει στη διαφάνεια των συναλλαγών των ιδιωτικών επιχειρήσεων με το Δημόσιο, αυξάνει τον ανταγωνισμό και αποτελεί ένα ακόμα βήμα υγειούς και βιώσιμης επιχειρηματικότητας.

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση προχωρά ταχύτατα στην Ελλάδα και πλέον ήρθε η ώρα να υλοποιηθεί και στο Δημόσιο. Συγκεκριμένα μετά την δημοσίευση στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως της Κοινής Υπουργικής Απόφασης “Υποχρέωση υποβολής ηλεκτρονικών τιμολογίων από τους οικονομικούς φορείς”, καθίσταται πλέον υποχρεωτική η υποβολή ηλεκτρονικών τιμολογίων στις συμβάσεις του Δημοσίου (ΦΕΚ Β’ 2385/12/4/2023). 

Οι αναθέτουσες αρχές – οι φορείς του Δημοσίου – υποχρεούνται πλέον να παραλαμβάνουν και να επεξεργάζονται ηλεκτρονικά τιμολόγια και οι οικονομικοί φορείς – οι επιχειρήσεις-προμηθευτές του Δημοσίου – υποχρεούνται να υποβάλλουν ηλεκτρονικά τιμολόγια που είναι σύμφωνα με το ευρωπαϊκό πρότυπο. Σύμφωνα με τον Νόμο αριθ. 4412 της Ελληνικής Δημοκρατίας περί Δημοσίων Έργων, Προμηθειών και Υπηρεσιών, ως οικονομικός φορέας νοείται κάθε φυσικό ή νομικό πρόσωπο ή δημόσια οντότητα ή ένωση τέτοιων προσώπων ή/και οντοτήτων, συμπεριλαμβανομένων των προσωρινών επιχειρηματικών συμπράξεων, που προσφέρει στην αγορά την εκτέλεση εργασιών ή/και έργα, την προμήθεια προϊόντων ή την παροχή υπηρεσιών.

Χρονοδιάγραμμα

Σύμφωνα με την ΚΥΑ του Απριλίου, από τις 12 Σεπτεμβρίου 2023 καθιερώνεται η υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση στο πλαίσιο συμβάσεων μεταξύ οικονομικών φορέων και του ευρύτερου Δημόσιου τομέα. Ανάλογα με τους εκάστοτε φορείς προβλέπεται σταδιακή ένταξη στο καθεστώς της ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Οι πρώτοι φορείς που εντάσσονται στο σύστημα είναι οι εξής:

• Υπουργείο Υποδομών και Μεταφορών
• Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης
• Υπουργείου Μετανάστευσης και Ασύλου
• Δήμος Αθηναίων
• Εθνική Κεντρική Αρχή Προμηθειών Υγείας
• Εθνική Κεντρική Αρχή Προμηθειών Ανάπτυξης και Επενδύσεων του Υπουργείου
• Κοινωνία της Πληροφορίας Α.Ε.
• Οικονομικό Πανεπιστήμιο Αθηνών
• Αττικό Μετρό Α.Ε.
• ΕΥΔΑΠ Α.Ε.
• Εγνατία Οδός Α.Ε.

Από 1 Ιανουαρίου 2024 θα ενταχθούν τα όργανα της υπόλοιπης Κεντρικής Διοίκησης, από 1 Ιουνίου 2024 οι υπόλοιπες αναθέτουσες αρχές και φορείς, ενώ από 1 Ιανουαρίου 2025 και οι λοιπές δαπάνες της Γενικής Κυβέρνησης θα τιμολογούνται με ηλεκτρονικό τρόπο.
Υπάρχουν όμως και περιπτώσεις όπου δεν ισχύει η υποχρέωση υποβολής ηλεκτρονικών τιμολογίων. Αυτές είναι οι εξής:

• Συμβάσεις που έχουν συναφθεί στους τομείς της άμυνας και της ασφάλειας
• Δημόσιες συμβάσεις και συμβάσεις έργων, προετοιμασία μελετών και παροχή τεχνικών και άλλων συναφών επιστημονικών υπηρεσιών, προμηθειών και γενικών υπηρεσιών.
• Συμβάσεις παραχώρησης έργων και υπηρεσιών, καθώς και κανόνες για τα ηλεκτρονικά τιμολόγια που εκδίδονται για κάθε κατηγορία δαπανών των αναθετουσών αρχών ή των αναθετουσών φορέων.
• Ορισμένες δημόσιες συμβάσεις ή συμβάσεις παραχώρησης μεταξύ φορέων του δημόσιου τομέα.
• Λοιπές δαπάνες, το ύψος των οποίων είναι έως 2.500 ευρώ.

Τι είναι ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο;

Όταν μιλάμε για e-invoicing αναφερόμαστε στην ανταλλαγή ενός ηλεκτρονικού τιμολογίου μεταξύ του προμηθευτή και του πελάτη – στην προκειμένη περίπτωση το Δημόσιο. Το e-invoice είναι λοιπόν ένα τιμολόγιο που έχει εκδοθεί, αποσταλεί και παραληφθεί με συγκεκριμένη τυποποιημένη μορφή, η οποία επιτρέπει την αυτόματη και ηλεκτρονική επεξεργασία του, όπως έχει καθοριστεί επίσημα με την οδηγία 2014/55/EU.
Ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο περιέχει δεδομένα από τον προμηθευτή σε τέτοια μορφή ώστε να μπορεί να εισαχθεί στο Account Payable (AP) σύστημα του πελάτη, χωρίς να απαιτείται χειροκίνητη εισαγωγή. Στην ουσία δηλαδή μιλάμε για EDI (Electronic Data Interchange ή Ηλεκτρονική Ανταλλαγή Δεδομένων), δηλαδή ανταλλαγή δεδομένων μεταξύ ηλεκτρονικών συστημάτων σε τυπική ηλεκτρονική μορφή και εντελώς χωρίς χαρτί.

Τα e-invoices περιέχουν δεδομένα αποκλειστικά σε δομημένη μορφή και μπορούν να εισαχθούν αυτόματα στα συστήματα AP και δεν περιλαμβάνουν μια οπτική αναπαράσταση των δεδομένων του τιμολογίου, παρόλο που ο κάτοχός τους μπορεί να τα επεξεργαστεί προσωρινά κατά τη διάρκεια της μεταφοράς τους σε οπτικά πρότυπα. Μπορεί για παράδειγμα να μετατρέψει ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο σε αρχείο PDF για να το τυπώσει, χωρίς όμως αυτό να είναι υποχρεωτικό. Όσον αφορά τα e-invoices, το οπτικό κομμάτι είναι κάτι δευτερεύον και εξαρτάται από τα δύο μέρη, μιας και ο σκοπός του αυτοματισμού είναι να μη χρειάζεται να δει κάποιος το τιμολόγιο, εκτός από εξαιρετικές περιπτώσεις.
Η αρχειοθέτηση είναι κι αυτή ηλεκτρονική και μάλιστα στο cloud με όλα τα πλεονεκτήματα που συνεπάγεται αυτό, αλλά δεν μπορούμε να φανταστούμε ακόμα επιχειρήσεις ή Δημόσιους φορείς που δεν θα τυπώνουν τα ηλεκτρονικά τιμολόγιά τους.

Πώς γίνεται η παραλαβή ηλεκτρονικών τιμολογίων

Απαραίτητη προϋπόθεση για μία αναθέτουσα αρχή να παραλάβει ηλεκτρονικό τιμολόγιο, είναι να είναι εγγεγραμμένη στο σχετικό μητρώο που έχει δημιουργήσει η Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων & Ψηφιακής Διακυβέρνησης (ΓΓΠΣ & ΨΔ). Τη στιγμή που γράφεται αυτό το άρθρο (μέσα Ιουλίου), στο μητρώο έχουν εγγραφεί σχεδόν 2.800 φορείς του Δημοσίου.

Η παραλαβή του ηλεκτρονικού τιμολογίου από τις αναθέτουσες αρχές  μπορεί να γίνει με τους εξής τρόπους:

Αν η αναθέτουσα αρχή διαθέτει πληροφοριακό σύστημα, τότε μέσω των Web Services του Κέντρου Διαλειτουργικότητας της ΓΓΠΣ & ΨΔ (ΚΕΔ), μπορεί να παραλάβει το ηλεκτρονικό τιμολόγιο στο σύστημά της. Στην περίπτωση που δεν διαθέτει το κατάλληλο πληροφοριακό σύστημα ή δεν έχει ακόμα αναβαθμίσει τα συστήματά της ή στην περίπτωση που υπάρχει προσωρινή τεχνική αδυναμία, η ΓΓΠΣ & ΨΔ έχει δημιουργήσει την ειδική εφαρμογή ΕΔΗΤ (Εφαρμογή Διάθεσης Ηλεκτρονικών Τιμολογίων). Πρόκειται για μια cloud εφαρμογή, η οποία δημιουργήθηκε για να εξυπηρετήσει αρχικά το σύνολο των αναθετουσών αρχών και των οικονομικών υπηρεσιών. Όπως αναφέρει η ΓΓΠΣ, σταδιακά οι φορείς θα αναπτύξουν δικά τους συστήματα που θα αντλούν τα τιμολόγια από το κέντρο διαλειτουργικότητας και δεν θα πραγματοποιούν ενέργειες στο ΕΔΗΤ, παρά μόνο σε περίπτωση τεχνικής αδυναμίας.

Διαβιβάσεις παραστατικών B2B

Σύνολο αξίας: 1.609.175.171.295 €

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση έχει μπει για τα καλά στην καθημερινότητα των ελληνικών επιχειρήσεων. Σύμφωνα με τα στατιστικά του myDATA στις 20 Ιουλίου 2023 είχαν διαβιβαστεί συνολικά πάνω από 2 δισεκατομμύρια παραστατικά από το ξεκίνημα της υπηρεσίας. Το ποσό αυτό αντιπροσωπεύει πάνω από ενάμιση τρισεκατομμύρια ευρώ. Μόνο στις 20 Ιουλίου ο αριθμός των παραστατικών που είχαν διαβιβαστεί στο myDATA ξεπέρασε τα 7 εκατομμύρια, ενώ οι εγγεγραμμένες επιχειρήσεις στο σύστημα της ΑΑΔΕ ήταν 1,2 εκατομμύρια. Αντίστοιχα οι επιχειρήσεις/χρήστες που έχουν εγγραφεί στο timologio, τη δωρεάν εφαρμογή της ΑΑΔΕ για την ψηφιακή έκδοση των παραστατικών και ταυτόχρονη διαβίβασή τους στο myDATA ξεπέρασαν τις 300.000.
Πηγή: www.aade.gr/mydata

Πώς γίνεται η αποστολή ηλεκτρονικών τιμολογίων

Οι επιχειρήσεις-προμηθευτές του Δημοσίου που έχουν επιλέξει την χρήση υπηρεσιών παρόχου ηλεκτρονικής έκδοσης στοιχείων και έχουν υποβάλλει τη “Δήλωση Αποκλειστικής Έκδοσης Στοιχείων μέσω Παρόχου” στη φορολογική διοίκηση υποχρεούνται να εκδίδουν αποκλειστικά ηλεκτρονικά τιμολόγια προς το ελληνικό Δημόσιο μέσω παρόχου και να τα αποστέλλουν σε ηλεκτρονική μορφή μέσω του δικτύου PEPPOL και του Κέντρου Διαλειτουργικότητας.

Αυτό απαιτεί συνεργασία με έναν πιστοποιημένο πάροχο υπηρεσιών ηλεκτρονικής τιμολόγησης ο οποίος και θα αναλάβει να συνδέσει το υφιστάμενο ERP της επιχείρησης με το myDATA. Για να έχουν τώρα τη δυνατότητα αποστολής ηλεκτρονικών τιμολογίων για συμβάσεις του Δημοσίου οι πάροχοι υπηρεσιών ηλεκτρονικής τιμολόγησης θα πρέπει:

• Να έχουν πιστοποίηση σύμφωνα με τις διαδικασίες της ΑΑΔΕ ως Πάροχοι Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης,
• Να διαθέτουν πιστοποιημένο σημείο πρόσβασης PEPPOL Access Point,
• Να έχουν πραγματοποιήσει με επιτυχία τις απαραίτητες δοκιμές λειτουργίας με το Access Point και το Κέντρο Διαλειτουργικότητας.

Αυτή τη στιγμή οι πάροχοι που πληρούν τα παραπάνω κριτήρια είναι οι εξής: Impact (μέλος του ομίλου SoftOne), Retail Link (μέλος του ομίλου Entersoft), SoftOne Technologies και Epsilon Net. Όλες οι λύσεις B2G των παραπάνω εταιρειών συνεργάζονται απρόσκοπτα με τα εμπορικά προγράμματα των επιχειρήσεων (ERP), διατίθενται είτε ως cloud υπηρεσίες, είτε για τοπική εγκατάσταση (on premises) εάν είναι απαραίτητο και συνήθως δεν απαιτούν πρόσθετη επένδυση από πλευράς επιχείρησης σε hardware και software.  

Διαγωνισμοί δημοσίων έργων – 2022

Σύμφωνα με τα στατιστικά του Προμηθεύς (promitheus.gov.gr) – της διαδικτυακής πύλης των ηλεκτρονικών δημοσίων συμβάσεων – το 2022 είχαν δημοσιευθεί σχεδόν 13 χιλιάδες διαγωνισμοί συνολικής αξίας 7,6 δισεκατομμυρίων ευρώ.
Οι αναθέτουσες αρχές ήταν 1.200 και οι οικονομικοί φορείς που υπέβαλαν προσφορά 7.000. Αξίζει να σημειώσουμε στην κορυφή των φορέων του Δημοσίου ήταν η Κοινωνία της Πληροφορίας με 119 διαγωνισμούς αξίας πάνω από 650 εκατομμύρια ευρώ. Το Υπουργείο Εθνικής Άμυνας ήταν πρώτο σε αριθμό διαγωνισμών με 173 διαγωνισμούς μέσα στη χρονιά συνολικής αξίας 312 εκατομμύρια ευρώ.
Πηγή: promitheus.gov.gr

Πλεονεκτήματα

• Η ηλεκτρονική τιμολόγηση ελαχιστοποιεί τα λάθη της χειροκίνητης εισαγωγής στοιχείων, καθώς όλα τα δεδομένα αποστέλλονται αυτόματα από και προς το σύστημα ERP της επιχείρησης.
• Όλα τα υποχρεωτικά πεδία του τιμολογίου ελέγχονται συστηματικά, ενώ η ενσωμάτωση των στοιχείων αυτών στην επιχειρησιακή διαδικασία μειώνει τον χρόνο που απαιτείται για την ανάκτηση των δεδομένων αυτών.
• Η εκκαθάριση και η πληρωμή του τιμολογίου γίνεται ταχύτερα. Αυτό σημαίνει βελτίωση της ρευστότητας και δυνατότητα έγκαιρης εκπλήρωσης των υποχρεώσεων της επιχείρησης προς τους δικούς της προμηθευτές.
• Το λειτουργικό κόστος της επιχείρησης μειώνεται σε σημαντικό βαθμό, εξοικονομείται χρόνος διεκπεραίωσης, μειώνεται το κόστος ανά τιμολόγιο, εξοικονομείται χώρος αποθήκευσης εγγράφων, ελαχιστοποιείται το κόστος των αναλωσίμων. Όλα αυτά συνεπάγονται βελτίωση χρόνου και μείωση κόστους.
• Με την εφαρμογή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης στις δημόσιες συμβάσεις επιτυγχάνεται περιορισμός του διοικητικού φόρτου, ενίσχυση της αποδοτικότητας  λόγω αυτοματοποίησης των διαδικασιών και της δυνατότητας λογιστικού ελέγχου, αύξηση της διαφάνειας και εξοικονόμηση οικονομικών και περιβαλλοντολογικών πόρων.
• Η χρήση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης προσφέρει πολλαπλά φορολογικά οφέλη για την επιχείρηση.
• Τέλος, η όλη διαδικασία συμβάλλει στην ενίσχυση του θετικού κοινωνικού και περιβαλλοντικού αποτυπώματος για τις επιχειρήσεις, μέσω της μείωσης της κατανάλωσης χαρτιού και της υιοθέτησης υπεύθυνων πρακτικών.