Παρά τις τάσεις “όλα ψηφιακά” και “όλα στο cloud” η ανάγκη για εκτυπώσεις δεν πρόκειται να εκλείψει στο ορατό μέλλον παρά την μεταμόρφωση του εργασιακού τοπίου σε όλο τον κόσμο. Αντιθέτως, οι εξ αποστάσεως και οι υβριδικοί εργαζόμενοι θεωρούν τη δυνατότητα να εκτυπώνουν απαραίτητη, εμπλουτισμένη πλέον με όλες τις σύγχρονες τεχνολογίες. Οι πολυλειτουργικές A4 συσκευές (τα γνωστά μας MFPs) είναι η πλέον απαραίτητη συσκευή στο γραφείο και το σπίτι. Κι ενώ στο παρελθόν η ταχύτητα, η ποιότητα ήταν τα ζητούμενα, πλέον έχουν προστεθεί και οι δυνατότητες mobile/cloud printing.
Ακριβώς για να ικανοποιήσουν όλες αυτές τις πολλαπλές ανάγκες των σύγχρονων επιχειρήσεων και εργαζομένων, οι κατασκευαστές διαθέτουν στο portfolio τους πλήθος σειρών MFPs, όπως laser, inkjet, με cartridges, με φιάλες μελανιού, ενώ στο οπλοστάσιο έχουν επιστρατευτεί και τα apps τα οποία μετατρέπουν το κινητό σε κέντρο ελέγχου του εκτυπωτή. Η ανάγκη για ευέλικτες συσκευές όλα-σε-ένα είναι εδώ και παραμένει επιτακτική. Οι εταιρείες, ειδικά οι μικρές που είναι και η πλειονότητα των ελληνικών επιχειρήσεων θα αναζητήσουν A4 MFPs που αυξάνουν την παραγωγικότητα, ενώ διατηρούν τα κόστη σε χαμηλό επίπεδο.
Η ευκαιρία είναι εδώ και το κανάλι των συνεργατών θα πρέπει να συμβουλέψει τους πελάτες και να προτείνει τις ιδανικές λύσεις για κάθε ανάγκη.
Στον σημερινό ταχέως εξελισσόμενο κόσμο, η μεγιστοποίηση της παραγωγικότητας είναι ζωτικής σημασίας τόσο για τα άτομα όσο και για τις επιχειρήσεις. Ένα ισχυρό εργαλείο που συχνά δεν αξιοποιείται επαρκώς είναι ο εκτυπωτής πολλαπλών λειτουργιών (MFP). Πολύ περισσότερο από έναν απλό εκτυπωτή, ο MFP συνδυάζει διάφορες λειτουργίες, όπως εκτύπωση, σάρωση, αντιγραφή και φαξ, σε μία συσκευή.
Ψηφιοποίηση εγγράφων με σάρωση
Ένα από τα σημαντικότερα πλεονεκτήματα ενός MFP είναι η δυνατότητα σάρωσης. Αντί η επιχείρηση να… πνίγεται σε σωρούς χαρτιού, μπορεί να εκμεταλλευτεί τον σαρωτή για να ψηφιοποιήσει φυσικά έγγραφα. Με τη δημιουργία αρχείων PDF και δυνατότητα αναζήτησης, είναι εύκολος ο εντοπισμός και η άμεση πρόσβαση σε βασικές πληροφορίες όποτε κρίνεται αναγκαίο. Αυτό συμβάλλει στην ελαχιστοποίηση της ακαταστασίας και παρέχει πιο αποτελεσματική μέθοδο διαχείρισης εγγράφων.
Αποτελεσματική οργάνωση
Μετά τη σάρωση των εγγράφων, η σωστή οργάνωση καθίσταται απαραίτητη. Η επιχείρηση μπορεί να δημιουργήσει ένα δομημένο σύστημα φακέλων, χρησιμοποιώντας ονόματα αρχείων προκειμένου να κατηγοριοποιήσει τα ψηφιακά της αρχεία. Στη συνέχεια μπορεί να οργανωθεί με βάση το έργο, τον πελάτη, την ημερομηνία ή οποιοδήποτε άλλο σχετικό κριτήριο. Αυτό όχι μόνο εξοικονομεί χρόνο κατά την αναζήτηση συγκεκριμένων αρχείων, αλλά διασφαλίζει επίσης την απρόσκοπτη συνεργασία με τα μέλη της ομάδας.
Εφαρμογή ενσωμάτωσης της αποθήκευσης στο cloud
Για την περαιτέρω βελτιστοποίηση της διαχείρισης των εγγράφων, θα πρέπει να εξεταστεί το ενδεχόμενο ενσωμάτωσης του MFP με υπηρεσίες αποθήκευσης στο cloud. Οι λύσεις cloud, όπως το Google Drive, το Dropbox ή το Microsoft OneDrive, επιτρέπουν την εύκολη πρόσβαση στα ψηφιοποιημένα έγγραφα από οποιαδήποτε συσκευή, προωθώντας την ευελιξία της απομακρυσμένης εργασίας και τη συνεργασία σε πραγματικό χρόνο.
Χρησιμοποίηση προκαθορισμένων προτύπων εκτύπωσης
Η συχνή εκτύπωση εντύπων, προτύπων ή άλλων εγγράφων που επαναλαμβάνονται τακτικά σημαίνει ότι η επιχείρηση θα επωφεληθεί από τη δυνατότητα προεπιλεγμένης εκτύπωσης του MFP. Με τη δημιουργία προτύπων για τυποποιημένο υλικό, όπως τιμολόγια, σημειώματα ή επιστολόχαρτα, εξοικονομείται χρόνος ώστε να διατηρηθεί η συνέπεια στο brand.
Ορισμός προεπιλεγμένων ρυθμίσεων εκτυπωτή
Η επιχείρηση θα εξοικονομήσει χρόνο και θα ελαχιστοποιήσει τα σφάλματα εκτύπωσης, ορίζοντας προεπιλεγμένες ρυθμίσεις εκτυπωτή που ανταποκρίνονται στις τυπικές απαιτήσεις. Αυτές οι ρυθμίσεις μπορεί να περιλαμβάνουν εκτύπωση διπλής όψης, λειτουργία κλίμακας του γκρι ή συγκεκριμένα μεγέθη χαρτιού. Εξαλείφοντας την ανάγκη προσαρμογής των ρυθμίσεων κάθε φορά χειροκίνητα, θα επιταχυνθεί η διαδικασία εκτύπωσης.
Εφαρμογή ασφαλούς εκτύπωσης
Η ασφάλεια είναι υψίστης σημασίας όταν πρόκειται για ευαίσθητα έγγραφα. Ενεργοποιώντας την ασφαλή εκτύπωση στο MFP, απαιτώντας από τους χρήστες να εισαγάγουν ένα PIN ή να χρησιμοποιούν μια κάρτα πρόσβασης πριν από την απελευθέρωση της εργασίας εκτύπωσης, αποτρέπεται η μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση σε εμπιστευτικές πληροφορίες που παραμένουν αφύλακτες στο tray του εκτυπωτή.
Προγραμματισμός τακτικής συντήρησης
Προκειμένου να διασφαλιστεί ότι το MFP λειτουργεί με μέγιστη απόδοση, η επιχείρηση θα πρέπει να προγραμματίσει τακτική συντήρηση και ενημερώσεις. Η διατήρηση της συσκευής σε άριστη κατάσταση ελαχιστοποιεί τον χρόνο διακοπής λειτουργίας λόγω τεχνικών προβλημάτων και μεγιστοποιεί την παραγωγικότητα.
Ενσωματώνοντας αυτές τις συμβουλές στην καθημερινή ροή εργασίας της επιχείρησης, θα “ξεκλειδώσει” όλες τις δυνατότητες της συσκευής MFP, μετατρέποντάς την σε ισχυρό εργαλείο παραγωγικότητας. Με την ψηφιοποίηση εγγράφων, τη χρήση προεπιλογών και την ενσωμάτωση της αποθήκευσης στο cloud, θα βελτιωθούν οι διαδικασίες, η οργάνωση και θα εξοικονομηθεί πολύτιμος χρόνος. Αγκαλιάζοντας την ευελιξία του MFP, η επιχείρηση θα ανακαλύψει αμέτρητους τρόπους με τους οποίους μπορεί να συμβάλει στη συνολική αποδοτικότητα τόσο σε προσωπικές όσο και σε επαγγελματικές συνθήκες.
Ανάπτυξη
Αύξηση 3,52% έως το 2027
Σύμφωνα με την έρευνα της Techavio, το μέγεθος της αγοράς εκτυπωτών MFP εκτιμάται ότι θα επεκταθεί με ρυθμό 3,52% μεταξύ 2022 και 2027, αυξανόμενο κατά 6.759,93 εκατομμύρια δολάρια ΗΠΑ. Η ανάπτυξη της αγοράς εξαρτάται από διάφορους παράγοντες, όπως η αυξανόμενη ζήτηση για πολυλειτουργικούς εκτυπωτές από τον τομέα της υγειονομικής περίθαλψης, οι εξελισσόμενες ανάγκες documentation των επιχειρήσεων και η αυξανόμενη ανάγκη για συνδυασμό λύσεων mobility και εγγράφων. Ορισμένοι MFPs δεν διαθέτουν λειτουργικότητα φαξ, η οποία δεν θεωρείται κανόνας για τους MFP, καθώς δεν αποτελεί πλέον δημοφιλή τρόπο ανταλλαγής εγγράφων.
Η υγεία οδηγεί την αγορά
Ένας από τους βασικούς παράγοντες που οδηγούν την ανάπτυξη της αγοράς εκτυπωτών MFPs είναι η αυξανόμενη ζήτηση για συσκευές του είδους από τον κλάδο της υγειονομικής περίθαλψης. Η αυξανόμενη υιοθέτηση των βέλτιστων ψηφιακών πρακτικών από τον κλάδο για τη βελτίωση της παροχής των υπηρεσιών φέρνει επανάσταση, καθότι είναι απαραίτητη η έγκαιρη ανταλλαγή πληροφοριών για τον ασθενή, προκειμένου να διασφαλιστεί η σωστή φροντίδα και θεραπεία του.
Smart MFPs
Ένας βασικός παράγοντας που διαμορφώνει την ανάπτυξη της αγοράς εκτυπωτών MFPs είναι η αυξανόμενη δημοτικότητα των smart εκτυπωτών και των εκτυπωτών MFP τεχνολογίας LED. Το κύριο πλεονέκτημα των smart MFP είναι ότι παρέχουν διαδραστικό interface χρήστη και λειτουργικότητα αφής. Επίσης, τα MFPs πολλαπλών χρήσεων μπορούν εύκολα να ενσωματωθούν τόσο σε δίκτυα γραφείου όσο και σε οικιακά δίκτυα, καθώς και να βελτιστοποιηθεί στο cloud. Ορισμένες από τις βασικές κατηγορίες προϊόντων MFP περιλαμβάνουν μονόχρωμα και έγχρωμα MFP. Επιπλέον, τα σημαντικά χαρακτηριστικά αυτών των MFP περιλαμβάνουν τη λειτουργία «tap, print, and go», η οποία διευκολύνει τους χρήστες να ενσωματώνουν smartphones ή tablets στα MFP χρησιμοποιώντας το δίκτυο Internet ή τη λειτουργία ασύρματης συνδεσιμότητας. Ως αποτέλεσμα, παρέχει μεγαλύτερη πρόσβαση σε λύσεις εγγράφων που βασίζονται στο cloud. Επομένως, οι παράγοντες αυτοί επηρεάζουν θετικά την αγορά και αναμένεται να οδηγήσουν την ανάπτυξη της αγοράς κατά την περίοδο πρόβλεψης.
