Μάθετε με ποιον τρόπο η σωστή διαχείριση περιεχομένου μπορεί να σας βοηθήσει να συμμορφωθείτε με τον νέο γενικό κανονισμό προστασίας προσωπικών δεδομένων (GDPR), με στόχο την προστασία των ευαίσθητων δεδομένων των πελατών σας.
Ο GDPR περιλαμβάνει διατάξεις που απαιτούν από τις επιχειρήσεις να προστατεύουν τα προσωπικά δεδομένα και την ιδιωτική ζωή των πολιτών της ΕΕ. Μια πλατφόρμα διαχείρισης περιεχομένου επαγγελματικού επιπέδου παρέχει μεγαλύτερο έλεγχο, διορατικότητα και προβλεψιμότητα σε ότι αφορά τη συμμόρφωση με κανονισμούς όπως ο GDPR.
Αυτό που επιτυγχάνει μια αποτελεσματική λύση διαχείρισης περιεχομένου είναι να φέρνει μια δομημένη προσέγγιση στα δεδομένα και τη συμμόρφωσή σας με τους κανονισμούς. Ωστόσο, προτού επενδύσετε, οι παρακάτω τέσσερις ερωτήσεις θα σας βοηθήσουν να εντοπίσετε μια πλατφόρμα content management κατάλληλη για συμμόρφωση με τον GDPR.
1. Πόσο καλά μπορείτε να βρείτε τις πληροφορίες που χρειάζεστε;
Μια πλατφόρμα content management παρέχει μια δομημένη προσέγγιση για τη συλλογή, αποθήκευση και ανάκτηση αρχείων, δημιουργώντας ένα ευρετήριο με τις βασικές πληροφορίες επιτρέποντας ταχύτατη αναζήτηση και ανάκτηση. Αντί να επεξεργάζεστε χειροκίνητα πολλά έγγραφα (και ενδεχομένως να χάσετε δεδομένα), η λύση διαχείρισης περιεχομένου Xerox DocuShare βοηθά τις επιχειρήσεις να απελευθερωθούν από χειροκίνητες διαδικασίες. Έτσι, με βελτιστοποιημένες διαδικασίες και έξυπνες λύσεις επεξεργασίας εγγράφων, οι εταιρείες μπορούν να συμμορφωθούν με τον κανονισμό GDPR.
2. Πώς γνωρίζετε ότι διαχειρίζεστε σωστά τα έγγραφα;
Ρυθμίστε εκ των προτέρων τις περιόδους διατήρησης των εγγράφων σας, με βάση τον σκοπό για τον οποίο επεξεργάζονται τα προσωπικά δεδομένα. Ο διαχειριστής κανόνων περιεχομένου του Xerox DocuShare σάς βοηθά να δημιουργήσετε κανόνες περιεχομένου με βάση τους καταλόγους ή τους τύπους εγγράφων. Η αυτοματοποιημένη διατήρηση περιεχομένου παρέχει μια προορατική προσέγγιση στον τρόπο διαχείρισης των δεδομένων.
3. Πόσο σίγουροι είστε ότι τα έγγραφα παραμένουν ασφαλή;
Ένα βασικό βήμα για την προστασία του περιεχομένου προκύπτει κατά τη διαδικασία καταγραφής του. Ο διαχειριστής κύκλου ζωής του DocuShare, ο οποίος σχετίζεται με το διαχειριστή κανόνων περιεχομένου, σας βοηθά να αναγνωρίζετε προσωπικά δεδομένα και να χαρτογραφείτε κάθε στοιχείο με τις συνθήκες που παρατίθενται στον GDPR. Μόλις καταγραφεί, ευρετηριαστεί και αποθηκευτεί, αυτό το περιεχόμενο μπορεί να γίνει διαχειρίσιμο μέσω έξι επιπέδων δικαιωμάτων χρήστη μέσα στο DocuShare, καθώς και με την τεχνολογία ConnectKey, τις εφαρμογές DocuShare για φορητές συσκευές και την κρυπτογράφηση δεδομένων.
4. Πόσο καλά μπορείτε να απαντήσετε σε ένα αίτημα πρόσβασης;
Μια πλατφόρμα διαχείρισης περιεχομένου παρέχει μια δομή για τη διαχείριση πολιτικών και διαδικασιών για την ανταπόκριση σε αιτήματα πρόσβασης εκ μέρους του υποκειμένου των δεδομένων. Η πλατφόρμα θα πρέπει να μπορεί να ανακτά γρήγορα τις σχετικές εγγραφές. Το DocuShare δίνει τη δυνατότητα σε κάποιον να ζητήσει ενημερώσεις στα προσωπικά του δεδομένα. Επιπλέον, οι σχετικές αναφορές που βασίζονται στα metadata, ελέγχουν αυτόματα την ακρίβεια και τη συνάφεια του αρχείου. Μια καλά σχεδιασμένη πλατφόρμα document management σας βοηθά να ταξινομήσετε περιεχόμενο και πρόσβαση βασισμένη σε ρόλους. Επιπλέον, προσφέρει τη δυνατότητα αναφορών με βάση χαρακτηριστικά όπως τύπος εγγράφου, περιεχόμενο και διάρκεια ζωής.
Πώς να προετοιμαστείτε για τον GDPR με διαχείριση περιεχομένου
Αν και η προθεσμία της 25ης Μαΐου 2018 για τη συμμόρφωση με τον GDPR έχει έρθει και παρέρθει, οι σχετικές συζητήσεις δεν έχουν τελειώσει. Ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία των Προσωπικών Δεδομένων επέφερε ενημερώσεις στην υφιστάμενη νομοθεσία περί απορρήτου και εισήγαγε νέες κατευθυντήριες γραμμές για την επεξεργασία δεδομένων. Οι παραπάνω ερωτήσεις / απαντήσεις θα σας βοηθήσουν στην καλύτερη προετοιμασία για να επιλέξετε πλατφόρμα διαχείρισης περιεχομένου που υποστηρίζει τη συμμόρφωση της εταιρείας σας με το GDPR.