Οι επιχειρήσεις επιτάχυναν τις προσπάθειες ψηφιοποίησης ως απάντηση στην πανδημία και οι συσκευές σάρωσης αποτελούν ένα σημαντικό εργαλείο στις διαδικασίες δημιουργίας ενός πλήρως ψηφιακού workflow. Καθώς οι επιχειρήσεις επαναπροσδιορίζουν τον χώρο εργασίας, ο οποίος δεν είναι κατ’ ανάγκη συνδεδεμένος με το γραφείο, θα αναζητήσουν προηγμένους, ευέλικτους scanners που θα τους επιτρέψουν να δημιουργήσουν και να διαχειριστούν ψηφιακά έγγραφα από οπουδήποτε και οποτεδήποτε.
Σύμφωνα με τις προβλέψεις, η αγορά των document scanners αναμένεται να καταγράψει CAGR 6,64% στα επόμενα πέντε χρόνια με τη ζήτηση να επικεντρώνεται σε χαρακτηριστικά, όπως η υψηλή ταχύτητα, η ποιότητα εικόνας και ο αποτελεσματικός χειρισμός του χαρτιού προσφέροντας μεγάλες ευκαιρίες ανάπτυξης, καθώς οι ανάγκες από συγκεκριμένους κλάδους, όπως τραπεζικό, υγειονομική περίθαλψη, εκπαίδευση, κρατικούς φορείς, αναμένεται να αυξηθούν κατακόρυφα.
Τη σημερινή εποχή της ψηφιοποίησης, του cloud και του collaboration, ο scanner δεν είναι πλέον μια αυτόνομη συσκευή, αλλά ένα μέρος μιας συνολικής λύσης digital workflow που περιλαμβάνει προηγμένο software και υπηρεσίες διαχείρισης εγγράφων. Σημαντικό ρόλο σε αυτή τη διαδικασία θα παίξει ο συνεργάτης, ο οποίος θα προτείνει την κατάλληλη λύση ανάλογα με τις ανάγκες της επιχείρησης τόσο σε ό,τι αφορά το είδος των εγγράφων, όσο και τον όγκο των σαρώσεων.
Η σάρωση εγγράφων είναι μια σημαντική παράμετρος της διαχείρισης εγγράφων και η χρήση software σάρωσης εγγράφων επιτρέπει στους σύγχρονους επιχειρηματίες να αξιοποιήσουν νέες «δεξαμενές» παραγωγικότητας που ήταν αδιανόητες πριν από μια γενιά. Για την αξιοποίηση αυτού του ισχυρού εργαλείου στο μέγιστο των δυνατοτήτων του, καλό είναι οι επιχειρήσεις να λάβουν υπόψη τα ποικίλα και σημαντικά οφέλη του document scanning στις επιχειρηματικές τους διαδικασίες.
Στο πιο βασικό της επίπεδο, η σάρωση εγγράφων είναι η διαδικασία οπτικής σάρωσης φυσικών εγγράφων και μετατροπής τους σε ψηφιακά αρχεία. Τα έγγραφα προέλευσης μπορεί να περιλαμβάνουν διαγράμματα, γραφήματα, χειρόγραφες σημειώσεις, εικόνες ή λογότυπα που θα ήταν χρονοβόρα ή αδύνατο να αναπαραχθούν με μη αυτόματο τρόπο, αλλά με τη σάρωση εγγράφων, μπορούν να αντιγραφούν και να αποθηκευτούν ψηφιακά με το πάτημα ενός κουμπιού. Ωστόσο, αυτή είναι μόνο η αρχή του τι είναι δυνατό με τη σάρωση εγγράφων. Οι προηγμένες χρήσεις, όπως ο συνδυασμός πολλών σελίδων σε ένα μόνο έγγραφο, η αφαίρεση κόκκων και θορύβου από φυσικά αντίγραφα και η μετατροπή έντυπου κειμένου σε επεξεργάσιμα PDF, ήταν μια χρονοβόρα χειροκίνητη διαδικασία, αλλά τα εργαλεία αιχμής όπως το document management software έκαναν αυτές τις διαδικασίες προσβάσιμες με λίγα μόνο κλικ, εξοικονομώντας ώρες επεξεργασίας και οργάνωσης.
Τα πλεονεκτήματα της σάρωσης εγγράφων
Ακολουθούν συγκεκριμένα πλεονεκτήματα της σάρωσης εγγράφων που μπορεί να έχει η επιχείρησή με το σωστό software διαχείρισης εγγράφων:
Μειωμένο κόστος χαρτιού και εργασίας: Χρησιμοποιούμε χαρτί για να συσκευάζουμε τροφές, να γεμίζουμε κουτιά και να στέλνουμε ανεπιθύμητη αλληλογραφία. Το χαρτί είναι μια σημαντική δαπάνη για τις περισσότερες επιχειρήσεις που υπολογίζεται περίπου στο 3% των εσόδων, τα οποία αθροίζονται σε 120 δισεκατομμύρια δολάρια που δαπανώνται για την εκτύπωση χάρτινων εντύπων. Αν και ένα φύλλο χαρτιού μπορεί να μην φαίνεται ως επένδυση, ο μέσος υπάλληλος γραφείου συσσωρεύει 2 κιλά προϊόντων χαρτιού κάθε μέρα, περίπου τα μισά από τα οποία θεωρούνται απόβλητα. Στην πραγματικότητα, το 45% καταλήγει στα σκουπίδια την ίδια ημέρα που δημιουργείται. Το χαρτί από μόνο του αποτελεί το 70% των απορριμμάτων γραφείου και το 30% του εκτυπωμένου χαρτιού δεν παραλαμβάνεται ποτέ από τον εκτυπωτή.
Με αυτήν την υπερβολική ποσότητα χαρτιού που χρησιμοποιείται καθημερινά σε όλο τον κόσμο, δεν αποτελεί έκπληξη το γεγονός ότι η διαχείριση εγγράφων είναι μια πιο σημαντική δαπάνη από ό,τι φαίνεται αρχικά. Η σάρωση εγγράφων μπορεί να υποκαταστήσει σημαντικό τμήμα αυτών των 31,5 εκατομμυρίων τόνων χαρτιού και να την καταστήσει ψηφιακή, έτσι ώστε οι διαδικασίες που προηγουμένως απαιτούσαν φυσικά έγγραφα και ντουλάπια αρχειοθέτησης μπορούν να επιτευχθούν σε ένα κλάσμα του χρόνου και για ένα κλάσμα του κόστους. Η σάρωση εγγράφων είναι τόσο οικονομικά αποδοτική που το 59% των επιχειρήσεων που επενδύουν σε software διαχείρισης εγγράφων θα αποσβέσουν την επένδυση αυτή σε λιγότερο από έναν χρόνο.
Αυτοματισμός: Η διαδικασία της γραφής ενός βιβλίου χρειαζόταν συνήθως πάνω από μια δεκαετία και μια ομάδα ανθρώπων για τη συγγραφή, την επεξεργασία, το δέσιμο κλπ. Κάθε βήμα προς τα εμπρός στην τεχνολογία κάνει τη δημιουργία και την αποθήκευση εγγράφων πιο αποτελεσματική, και επίσης συνοδεύεται από την ανάγκη για νέα εργαλεία και διαδικασίες. Η σάρωση εγγράφων έχει μεταφέρει τη διαχείριση εγγράφων στον ψηφιακό κόσμο και τα νέα αυτοματοποιημένα εργαλεία ξεκλειδώνουν ένα νέο επίπεδο παραγωγικότητας και λειτουργικότητας.
Οπτική Αναγνώριση Χαρακτήρων: Τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων χρησιμοποιούν την Οπτική Αναγνώριση Χαρακτήρων (OCR) για να μετατρέψουν φυσικά έγγραφα σε PDF που μπορούν να ταξινομηθούν, να αναζητηθούν και να επεξεργαστούν. Η απλή εισαγωγή ενός εγγράφου μέσω ενός σαρωτή εξάγει το έγγραφο ως ψηφιακή εικόνα—ένα μεγάλο βήμα προς τα εμπρός για την προσβασιμότητα—αλλά χωρίς OCR, δεν μπορείτε να το δρομολογήσετε αυτόματα, να δημιουργήσετε ευρετήριο ή να επεξεργαστείτε έγγραφα. Το OCR είναι ο κόμβος που ξεκλειδώνει αυτές τις λειτουργίες και χωρίς αυτό, η σάρωση εγγράφων δεν προσφέρει κάτι περισσότερο από τη φωτογράφιση εγγράφων.
Δρομολόγηση: Η δρομολόγηση βάσει περιεχομένου (Content-based routing) χρησιμοποιεί το κείμενο και τη μορφή των σαρωμένων εγγράφων για αυτόματη ονομασία και ταξινόμηση αρχείων. Χρησιμοποιώντας προαιρετικούς γραμμωτούς κώδικες, η επιχείρηση μπορεί να παρακολουθεί και να ταξινομεί συγκεκριμένα έγγραφα. Για παράδειγμα, μπορεί να εκτυπώσει συμβόλαια με γραμμωτούς κώδικες, έτσι ώστε μόλις τα υπογεγραμμένα έγγραφα σαρωθούν στο σύστημα, να ονομαστούν αυτόματα και να δρομολογηθούν στους αντίστοιχους φακέλους τους. Η δρομολόγηση βάσει περιεχομένου μειώνει τις πιθανότητες απώλειας ή λανθασμένης τοποθέτησης εγγράφων από ανθρώπινο λάθος. Ο μέσος εργαζόμενος ξοδεύει το 36% του χρόνου του αναζητώντας έγγραφα και το επιτυγχάνει σε ποσοστό μόλις 56% του χρόνου. Κάθε ένα από αυτά τα λανθασμένα αρχεία κοστίζει 120-220 δολάρια, αλλά η σάρωση εγγράφων με δρομολόγηση βάσει περιεχομένου μπορεί να βοηθήσει την επιχείρηση να μην έχει χρηματικές απώλειες.
Μαζική Επεξεργασία: Ένα από τα μεγαλύτερα προβλήματα της διαχείρισης εγγράφων είναι ο χειροκίνητος συνδυασμός και η ονομασία εγγράφων. Η σάρωση εγγράφων με πολλές σελίδες απαιτούσε τον μη αυτόματο συνδυασμό πολλών αρχείων σε ένα μόνο έγγραφο, αλλά με το κατάλληλο software διαχείρισης εγγράφων, αυτό ανήκει στο παρελθόν. Μερικά από τα εργαλεία μαζικής επεξεργασίας συστημάτων διαχείρισης εγγράφων περιλαμβάνουν νοημοσύνη που βασίζεται σε κανόνες για την αυτόματη ονομασία και συνδυασμό εγγράφων.
Ταξινόμηση: Ενώ ένα σημαντικό μέρος των εγγράφων καταλήγει στα σκουπίδια, τα υπόλοιπα πρέπει να ταξινομηθούν και να αποθηκευτούν. Η αρχειοθέτηση εγγράφων καταλαμβάνει σχεδόν μια ολόκληρη ημέρα της εβδομάδας εργασίας του μέσου εργαζόμενου, με περίπου 3 ώρες να δαπανώνται για την αρχειοθέτηση και οργάνωση εγγράφων και άλλες 5 ώρες για την αναζήτηση εγγράφων. Τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων δεν αντικαθιστούν απλώς τα ντουλάπια αρχειοθέτησης, αλλά προσθέτουν νέες διαστάσεις στον τρόπο ευρετηρίασης και αναζήτησης πληροφοριών. Ένα φυσικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων μπορεί να ταξινομηθεί αλφαβητικά ή κατά ημερομηνία, αλλά τι γίνεται με τον συνδυασμό τους; Η σάρωση εγγράφων επιτρέπει τη σάρωση και ταξινόμηση εγγράφων με πολλαπλά κριτήρια, είτε με metadata που δημιουργούνται από τον χρήστη, ειδικά tags ή με βάση το κείμενο των ίδιων των εγγράφων. Ο μέσος εργαζόμενος ξοδεύει έως 8 ώρες την εβδομάδα οργανώνοντας και αναζητώντας έγγραφα.
Απομακρυσμένη πρόσβαση: Κάθε επιχειρηματίας γνωρίζει ότι ένα από τα μεγαλύτερα εμπόδια παραγωγικότητας είναι ότι μπορεί να βρίσκεται μόνο σε ένα μέρος μια δεδομένη στιγμή. Χωρίς software σάρωσης και διαχείρισης εγγράφων, τα έγγραφα μπορούν να βρίσκονται μόνο σε ένα μέρος, αλλά στον σημερινό κόσμο, το 16% των εταιρειών είναι πλήρως remote και το 62% των εργαζομένων εργάζεται από το σπίτι τουλάχιστον περιστασιακά.
Η σάρωση εγγράφων επιτρέπει να μεταφερθεί η επιχείρηση στο κινητό, ώστε να προβάλλονται έγγραφα από κινητές συσκευές, οικιακά γραφεία, ακόμη και πολλές τοποθεσίες ταυτόχρονα. Ο μόνος τρόπος για να επιτευχθεί αυτό χωρίς software διαχείρισης εγγράφων είναι η δημιουργία φυσικών αντιγράφων, πολλαπλασιάζοντας το ήδη σημαντικό κόστος του χαρτιού.
