Στην μετά-COVID εποχή και την εν μέρη επιστροφή στο γραφείο – με την υβριδική εργασία να έχει καθιερωθεί – οι επιχειρήσεις θα αναζητήσουν λύσεις που να τους προσφέρουν οικονομία, γρήγορη απόσβεση επένδυσης, χαμηλό κόστος χρήσης και κυρίως τρόπους να κάνουν τη δουλειά τους ψηφιακά και ευέλικτα. Το cloud και το as-a-service περνάει σχεδόν σε όλο το φάσμα των λειτουργιών μέσα σε μια επιχείρηση και το printing όχι μόνο δεν αποτελεί εξαίρεση, αλλά είναι από τις πρώτες δραστηριότητες που θα περάσουν στο φάσμα των υπηρεσιών. Τα πλεονεκτήματα είναι πολλά και γνωστά καθώς με ένα συμβόλαιο η επιχείρηση απαλλάσσεται από το σύνολο της διαχείρισης του εκτυπωτικού στόλου, συμπεριλαμβανομένου του υλικού και των αναλωσίμων, ενώ εξορθολογίζει τα κόστη και έχει ανά πάσα στιγμή τον απόλυτο έλεγχο.
Επιπροσθέτως, καθώς το cybersecurity βρίσκεται ψηλά στην ατζέντα των επιχειρήσεων, το printing security θα περάσει απαραίτητα μέσα από μια ολοκληρωμένη λύση MPS σε συνδυασμό πολλές φορές με μια συνολική λύση ασφάλειας και προστασίας.
Την ίδια στιγμή όλο και περισσότερες επιχειρήσεις υιοθετούν πρακτικές βιώσιμης ανάπτυξης στο πλαίσιο του ESG και το MPS είναι σε θέση να εξασφαλίσει βιωσιμότητα και οικονομία και στο κομμάτι του printing.
Το cloud και το as-a-service περνάει σχεδόν σε όλο το φάσμα των λειτουργιών μέσα σε μια επιχείρηση και το printing όχι μόνο δεν αποτελεί εξαίρεση, αλλά είναι από τις πρώτες δραστηριότητες που θα περάσουν στο φάσμα των υπηρεσιών.
Όλα τα παραπάνω σημαίνουν ευκαιρίες για το κανάλι των συνεργατών. Τώρα είναι η μεγάλη ευκαιρία του MPS. Ευκαιρία για νέους πελάτες, ανανέωση συμβολαίων, είσοδο σε νέες αγορές και νέες συνεργασίες.
Η πρακτική της προμήθειας, συντήρησης και διατήρησης ενός στόλου εκτυπωτών και ψηφιακών MFP συσκευών στον κόσμο των επιχειρήσεων έχει πλέον εξελιχθεί σε ένα καθιερωμένο μοντέλο υπηρεσιών, το οποίο είναι γνωστό ως Managed Print Services ή MPS. Οι προμηθευτές εφαρμόζουν ένα μοντέλο διαχείρισης με στόχο τη μείωση του κόστους, χωρίς πλέον να ενεργούν μόνο με βάση τα περιθώρια κέρδους και το κόστος αγοράς των προϊόντων, αλλά μειώνοντας τη σπατάλη και τα περιττά έξοδα, εξορθολογίζοντας τις επιχειρησιακές διαδικασίες και εξασφαλίζοντας άμεση σχέση μεταξύ του όγκου εκτυπώσεων και του λειτουργικού κόστους.
Όλοι οι παράγοντες της αγοράς στον κλάδο των εκτυπώσεων έχουν υιοθετήσει κάποια παραλλαγή ενός γενικού επιχειρηματικού και υπηρεσιακού πλαισίου που περιλαμβάνει συσκευές εκτύπωσης, αναλώσιμα και συναφείς υπηρεσίες σε συμβόλαια υπηρεσιών που ονομάζονται Pay-Per-Use, Page-Cost ή Managed Print Services. Για τον προμηθευτή, η προσφορά στους πελάτες του συμβολαίου υπηρεσιών Managed Print Service / Printer Fleet Management, είναι μια εξαιρετική επένδυση για το μέλλον του. Συγκεκριμένα, σημαίνει ότι οι συνεργασίες με τους πελάτες γίνονται πολύ στενότερες και μακροχρόνιες, επιτυγχάνοντας σημαντικές οικονομίες κλίμακας στη διαχείριση των υπηρεσιών, αποκομίζοντας απτά οφέλη τόσο για τη δική τους επιχείρηση όσο και για τους πελάτες.
Προκειμένου να διαχειριστεί σωστά και επαγγελματικά τις υπηρεσίες προς τους πελάτες, ο προμηθευτής πρέπει να υιοθετήσει ένα οργανωτικό μοντέλο και εργαλεία που εξασφαλίζουν λειτουργική αποτελεσματικότητα, διαθεσιμότητα πληροφοριών και αυτοματοποίηση των διαδικασιών.
12 πλεονεκτήματα των MPS
Στη συνέχεια παραθέτουμε κάποιους λόγους για τους οποίους οι υπηρεσίες MPS προτιμώνται από τις επιχειρήσεις όλων των μεγεθών.
1. Ασφάλεια εκτυπωτή
Τα περιστατικά ασφαλείας που προκαλούνται από μη ασφαλή endpoints αποτελούν πραγματικές απειλές για την ασφάλεια των δεδομένων. Η προστασία των εκτυπωτών από εξωτερικές κυβερνοεπιθέσεις και εσωτερική απώλεια δεδομένων είναι ζωτικής σημασίας. Οι υπηρεσιές MPS μπορούν να βοηθήσουν σε αυτό.
2. Ελεγχόμενο κόστος
Διαχειριζόμενες υπηρεσίες εκτύπωσης σημαίνει λιγότερες εκτυπώσεις, συγκέντρωση των προμηθευτών, εξορθολογισμό των διαδικασιών και αφαίρεση των εκτυπωτών από τη λίστα με όσα χρειάζεται να ασχοληθεί το ΙΤ. Όλοι αυτοί οι παράγοντες συμβάλλουν στην ικανότητα της επιχείρησης να παρακολουθεί, να ελέγχει και να μειώνει το κόστος που σχετίζεται με την εκτύπωση.
3. Διευκόλυνση του φόρτου του ΙΤ
Μιλώντας για το ΙΤ, κατά μέσο όρο το 12% του προϋπολογισμού ενός τμήματος δαπανάται για τη φροντίδα και τη συντήρηση των εκτυπωτών. Και οι περισσότεροι επαγγελματίες του ΙΤ δεν είναι ενθουσιασμένοι που πρέπει να αφιερώσουν την τεχνογνωσία τους για να επιδιορθώσουν ένα ακόμη πρόβλημα που σχετίζεται με κάποιο εκτυπωτή. Με το MPS, η επιχείρηση ανακουφίζεται από το βάρος των προβλημάτων που σχετίζονται με τους εκτυπωτές και να το εναποθέτει στον προμηθευτή MPS.
4. Ενοποιημένες συσκευές και προμηθευτές
Το MPS επιτρέπει να γίνουν περισσότερα με λιγότερα. Στην αρχή της διαδικασίας διαχείρισης των εκτυπωτών, γίνεται απολογισμός του τι υπάρχει ήδη σε σχέση με το πόσο εκτυπώνει και τι χρειάζεται η επιχείρηση. Αυτό επιτρέπει να διαμορφωθεί το σωστό μέγεθος του υφιστάμενου στόλου εκτυπωτών για να μεγιστοποιηθεί η αποδοτικότητα και να συγκεντρωθούν όλα όσα σχετίζονται με τους εκτυπωτές.
5. Περιλαμβάνονται όλα τα μέτρα υποστήριξης, συντήρησης/επισκευής, ανταλλακτικών και εργασίας
Η αγορά toner εκτυπωτή η επισκευή, το σέρβις και η υποστήριξη του εκτυπωτή σας περιλαμβάνονται στο πακέτο.
6. Αυτοματοποιημένη εκπλήρωση αναλωσίμων
Η αυτοματοποίηση σημαίνει ότι η επιχείρηση θα αφιερώσει το χρόνο της σε αυτά που πραγματικά έχουν σημασία, όχι στη διαχείριση και την παραγγελία αποθεμάτων toner. Το MPS software παρακολουθεί τα επίπεδα toner. Αυτό σημαίνει ότι όταν είναι χαμηλό το επίπεδο, το MPS στέλνει ειδοποίηση εγκαίρως ώστε ένα γίνει παραγγελία για αναλώσιμα. Λιγότερη δουλειά για το ΙΤ και λιγότερος χρόνος διακοπής λειτουργίας για το μηχάνημα.
7. Αυτοματοποιημένες μετρήσεις
Επίσης, όσον αφορά την εξοικονόμηση χρόνου, δεν υπάρχει λόγος για την επιχείρηση να σπαταλάει χρόνο για να βρίσκει αναφορές όγκου για κάθε έναν εκτυπωτή στο γραφείο. Το MPS παρακολουθεί αυτά τα δεδομένα αυτόματα. Δεν χρειάζεται πια να θυμάται κάποιος ποια κουμπιά πρέπει να πατηθούν για τις ενδείξεις. Αποστέλλονται στον προμηθευτή χωρίς να χρειάζεται να κάνει κανείς το παραμικρό.
8. 24ωρο portal εξυπηρέτησης πελατών
MPS σημαίνει ότι όλα όσα σχετίζονται με τον εκτυπωτή διεκπεραιώνονται αυτόματα. Αλλά η επιχείρηση εξακολουθεί να χρειάζεται πρόσβαση στα δεδομένα. Με ένα online portal εξυπηρέτησης πελατών, έχει πρόσβαση στα δεδομένα διαχείρισης εκτυπωτών όπου και όποτε τα χρειάζεται.
9. Live Reporting
Το 64% των μικρομεσαίων επιχειρήσεων δεν μπορούν να παρακολουθήσουν το κόστος και τη χρήση των εκτυπώσεών τους, οπότε δεν γνωρίζουν πού ξοδεύονται τα χρήματά τους. Μέσα από το online portal εξυπηρέτησης πελατών, η επιχείρηση θα προβάλλει τις υπηρεσίες και τη δραστηριότητα των εκτυπωτών για να διαχειριστεί τον στόλο εκτυπωτών. Πρόκειται για έναν εναλλακτικό τρόπο με τον οποίο το MPS παρέχει τη δυνατότητα διαχείρισης και παρακολούθησης του κόστους.
10. Θετικός περιβαλλοντικός αντίκτυπος
Η ανακύκλωση toner είναι ένα από τα πολλά περιβαλλοντικά οφέλη του MPS. Επιπλέον, το MPS συμβάλλει στη μείωση της άσκοπης κατανάλωσης ενέργειας και χαρτιού που προκαλείται από την εκτύπωση.
11. Τοπική και εθνική υπηρεσία υποστήριξης εκτυπωτών
Με το MPS, η επιχείρηση έχει έναν βασικό προμηθευτή για τη συγκέντρωση και τη διαχείριση των αναγκών σε εκτυπωτές σε εθνικό επίπεδο. Αυτό σημαίνει ότι έχει την εποπτεία που χρειάζεται για να διατηρεί τις δαπάνες, την ασφάλεια και τη σπατάλη υπό έλεγχο.
12. Συνεχής επανεξέταση των πλεονεκτημάτων του προγράμματος
Μόλις η επιχείρηση βελτιστοποιήσει και αρχίσει να διαχειρίζεται το περιβάλλον εκτυπώσεων, είναι καιρός να επανεξετάσει και να αναλύσει τα αποτελέσματα, ώστε να διερευνήσει περαιτέρω βελτιώσεις στις ροές εργασίας και να βελτιώσει τις επιχειρηματικές διαδικασίες.
5 τρόποι με τους οποίους οι πάροχοι MPS χτίζουν την αφοσίωση ενισχύοντας την ικανοποίηση των πελατών
Σε αυτή την κρίσιμη περίοδο, οι πάροχοι MPS πρέπει να δράσουν στρατηγικά για να διατηρήσουν τους υπάρχοντες πελάτες και να προσελκύσουν νέους. Αυτές οι πέντε τακτικές ενισχύουν την αφοσίωση και προσφέρουν μεγαλύτερη ικανοποίηση:
1. Χτίστε στρατηγικές συνεργασίες
Σε μια ώριμη αγορά, οι σταδιακές βελτιώσεις των υπηρεσιών δεν θα αλλάξουν τις αντιλήψεις των πελατών. Οι πάροχοι πρέπει να προσφέρουν νέες και διαφορετικές υπηρεσίες, όπως cloud, διαχείριση επιχειρηματικών διαδικασιών, βιωσιμότητα και ασφάλεια δεδομένων. Αυτές θα απαιτήσουν τη σύναψη συνεργασιών με ειδικούς που μπορούν να συμβάλουν σε ένα ευρύτερο χαρτοφυλάκιο υπηρεσιών.
2. Συνδέστε την καινοτομία με τα αποτελέσματα
Οι πάροχοι συχνά υπερβαίνουν τις προσδοκίες όσον αφορά την καινοτομία, αλλά οι πελάτες δεν της δίνουν την ίδια σημασία. Οι πάροχοι πρέπει να επικεντρωθούν στην ανάπτυξη προηγμένων υπηρεσιών που συνδέουν σαφώς την καινοτομία με την επιχειρηματική αξία. Θα πρέπει να στραφούν σε δεσμεύσεις με βάση την αξία και τα αποτελέσματα με SLA και KPI metrics. Τελικά, οι MPS μπορούν να αναβαθμίσουν την επιχειρηματική αξία και να θέσουν τα θεμέλια για τον επιχειρηματικό και ψηφιακό μετασχηματισμό.
3. Αξιοποιήστε τα αναλυτικά στοιχεία για να αντλήσετε βαθύτερη γνώση των πελατών
Οι πάροχοι θα πρέπει να χρησιμοποιούν τα analytics- ένας τομέας στον οποίο υπερτερούν – για να αποκτήσουν βαθύτερη γνώση των πελατών και να επινοήσουν προτάσεις που συνδέονται με τους επιχειρηματικούς στόχους των αγοραστών, είτε αυτοί είναι το cloud, η βιωσιμότητα, η ασφάλεια ή η αποδοτικότητα των επιχειρηματικών διαδικασιών.
4. Διασφαλίστε το MPS με την υιοθέτηση τυποποιημένων και ενοποιημένων περιβαλλόντων
Πολλές επιχειρήσεις εξακολουθούν να χρησιμοποιούν στόλους εκτυπωτών πολλών προμηθευτών ή/και παρόχους MPS πολλών προμηθευτών. Η προσέγγιση αυτών των επιχειρήσεων με μηνύματα σχετικά με τα οφέλη της ενοποίησης, της βελτιστοποίησης και της σύμβασης με έναν μόνο προμηθευτή μπορεί να τους ενθαρρύνει να μεταβούν σε ένα τυποποιημένο περιβάλλον.
5. Ανάπτυξη ειδικοτήτων ανά κλάδο
Οι πάροχοι θα πρέπει να εξετάσουν τα εγχειρίδια βέλτιστων πρακτικών για κάθε vertical κλάδο, προσδιορίζοντας τι λειτουργεί στους τομείς στους οποίους οι πελάτες δείχνουν την υψηλότερη ικανοποίηση και τη χαμηλότερη τάση αλλαγής προμηθευτή. Θα πρέπει να διαφοροποιηθούν με λύσεις και προσεγγίσεις που καθοδηγούνται από συμβούλους, για παράδειγμα, για την ανανέωση και τη βελτιστοποίηση.
