10 βήματα προς τη βιωσιμότητα
Ο κλάδος των εκτυπώσεων επιδιώκει ευσυνείδητα την εφαρμογή πράσινων τεχνικών εκτύπωσης και τα τελευταία χρόνια έχει υπάρξει πραγματική ώθηση στην αναζήτηση πιο βιώσιμων τεχνικών εκτύπωσης. Ενώ υπάρχει ώθηση για ψηφιακή καινοτομία, είναι γεγονός ότι για πολλές επιχειρήσεις δεν είναι δυνατόν να σταματήσουν απλώς να εκτυπώνουν και να γίνουν εντελώς paperless.
Το κλειδί για τη βιώσιμη εκτύπωση είναι η ενσωμάτωση στην ευρύτερη επιχειρηματική στρατηγική. Όταν η βιωσιμότητα ενσωματώνεται στο σχέδιο εταιρικής κοινωνικής ευθύνης (ΕΚΕ), αυτό επιτρέπει σε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη (ομάδες διοίκησης, εργαζόμενους, διοικητικό συμβούλιο, ακόμη και προμηθευτές και πελάτες) να ευθυγραμμιστούν καλύτερα με τους ευρύτερους εταιρικούς στόχους – τόσο περιβαλλοντικά όσο και οικονομικά.
Η εφαρμογή βιώσιμων προγραμμάτων απαιτεί ομαδική εργασία και εμπειρία. Στη συνέχεια παρουσιάζουμε 10 βήματα, με βάση τις βέλτιστες περιβαλλοντικές πρακτικές στις διαδικασίες εγγράφων και την εκτύπωση, τα οποία θα συμβάλουν σε μια ευρύτερη εταιρική στρατηγική βιωσιμότητας. Πρόκειται εδώ για πολύ περισσότερα από την απλή εξοικονόμηση ενέργειας, αφού θα συνεισφέρει στον έλεγχο του κόστους, στην αύξηση της παραγωγικότητας και στη μείωση των υλικών αποβλήτων.
1. Ηλεκτρονικά έγγραφα αντί για το χαρτί
Οι ηλεκτρονικές ροές εργασίας εγγράφων μειώνουν την ποσότητα των εκτυπώσεων σε έντυπη μορφή. Οι επιχειρήσεις μπορεί να χρησιμοποιήσουν την τεχνολογία scan-to-email για την ηλεκτρονική διανομή εγγράφων και να αποθηκεύουν τα σαρωμένα έγγραφα σε ένα ηλεκτρονικό αποθετήριο. Εάν χρειάζεται να εκτυπώσουν, καλό είναι να στραφούν στη χρήση ανακυκλωμένου χαρτιού.
Ακόμα κι έτσι, οι εκτυπωτές ως συσκευές δεν θα πάψουν να χρειάζονται, καθώς τα σύγχρονα πολυλειτουργικά μηχανήματα (MFPs) δεν είναι πλέον μόνο συσκευές εκτύπωσης, αλλά αποτελούν τον πολύτιμο βοηθό μέσα στην επιχείρηση και το κέντρο ελέγχου ψηφιακών εγγράφων.
2. Ανάλυση και βελτιστοποίηση του αριθμού των απαιτούμενων εκτυπωτών
Αξιολογώντας τα πρότυπα χρήσης και το πού είναι τοποθετημένες οι συσκευές στο γραφείο, η επιχείρηση μπορεί να ελαχιστοποιήσει τα περιττά ή ανεπαρκώς χρησιμοποιούμενα φωτοαντιγραφικά, φαξ και εκτυπωτές. Επιπλέον, μπορεί να εισαγάγει πιο ενεργειακά αποδοτικούς πολυλειτουργικούς εκτυπωτές (MFP) που αντιγράφουν, στέλνουν φαξ, εκτυπώνουν και σαρώνουν όπου είναι δυνατόν, περιορίζοντας τη χρήση συσκευών μίας λειτουργίας.
3. Διαχείριση assets, ανακύκλωση και υπεύθυνη διάθεση
Με την εφαρμογή βέλτιστων διαδικασιών διαχείρισης assets, η επιχείρηση μπορεί εύκολα να παρακολουθεί και να εντοπίζει τον εξοπλισμό που χρειάζεται αναβάθμιση. Αναζητά φιλικούς προς το περιβάλλον τρόπους για την απόρριψη των εκτυπωτών, των συσκευών φαξ και των πολυμηχανημάτων, συμπεριλαμβανομένης της ανακύκλωσης των toner και των cartridges.
4. Ενθάρρυνση βιώσιμων συνηθειών
Η συμπεριφορά των εργαζομένων είναι ίσως ο σημαντικότερος παράγοντας για την επιτυχία των πρακτικών περιβαλλοντικής βιωσιμότητας. Ένα πρόγραμμα κατάρτισης και εκπαίδευσης θα εξοικειώσει τους υπαλλήλους με τις λειτουργίες για τη βελτίωση των διαδικασιών, την εξάλειψη της σπατάλης και τελικά την επίτευξη των στόχων απόδοσης.
5. Αναπροσανατολισμός της εκτύπωσης στην πιο οικονομικά αποδοτική συσκευή
Η εκτύπωση βάσει κανόνων ανακατευθύνει αυτόματα τις εργασίες εκτύπωσης στην καταλληλότερη συσκευή για τη βελτιστοποίηση της κατανάλωσης ενέργειας, τη διασφάλιση της χρήσης των λειτουργιών εξοικονόμησης πόρων και τον έλεγχο της πρόσβασης στην έγχρωμη έξοδο. Επίσης ίσως σημαίνει ότι οι εργαζόμενοι θα πρέπει να… περπατήσουν και κάποια βήματα για να παραλάβουν την εκτύπωσή τους, αλλά κι αυτό δεν είναι απαραίτητα κακό.
6. Ελαχιστοποίηση της κατανάλωσης ενέργειας
Ο συνεργάτης μπορεί να προτείνει αγορά ή μίσθωση συσκευών που διαθέτουν πιστοποίηση “Energy Star”. Οι περισσότεροι σύγχρονοι εκτυπωτές και MFPs διαθέτουν λειτουργίες εξοικονόμησης ενέργειας και τεχνολογία “γρήγορης εκκίνησης”, που σημαίνει ότι τίθενται σε κατάσταση αναστολής λειτουργίας όταν δεν χρησιμοποιούνται. Όταν ρυθμίζονται σωστά, αυτό συμβάλλει στη μείωση της ποσότητας ενέργειας που χρησιμοποιείται και μειώνει το κόστος.
7. Μείωση χρήσης χαρτιού
Ενεργοποίηση λειτουργιών εξοικονόμησης χαρτιού στο hardware/software της συσκευής – το εγχειρίδιο χρήσης συχνά εξηγεί τι είναι διαθέσιμο, αλλά στις περισσότερες περιπτώσεις προτιμάται η επιλογή εκτύπωσης διπλής όψης, συνδυαστική εκτύπωση, εκτύπωση με κλείδωμα και σάρωση. Η ηλεκτρονική κοινή χρήση εγγράφων και η προεπισκόπηση εγγράφων συνεπάγεται ότι θα αποτραπούν οι περιττές επανεκτυπώσεις.
8. Εκτύπωση in-house κατά παραγγελία
Η επιχείρηση μπορεί να χρησιμοποιήσει την τεχνολογία ψηφιακών εκτυπώσεων για να εκτυπώνει εταιρικό υλικό και υλικό marketing κατά παραγγελία – όπου και όταν χρειάζεται – αντί να εκτυπώνει μεγάλες ποσότητες για να διαπιστώσει στη συνέχεια ότι κάτι έχει αλλάξει και είναι περιττό.
9. Επανακαθορισμός ρυθμίσεων και αποθήκευση
Η εκτύπωση διπλής όψης υψηλής ταχύτητας, οι λειτουργίες εξοικονόμησης toner, η “εκτύπωση επιλεγμένου κειμένου”, ακόμη και οι προεπιλεγμένες ρυθμίσεις επιλογής toner μπορούν να έχουν εκπληκτικό αντίκτυπο στο χαρτί, τα cartridges και το αποτύπωμα άνθρακα.
10. Μέτρηση, διαχείριση, βελτιστοποίηση
Οι περιβαλλοντικές πρωτοβουλίες, όπως οι αντισταθμίσεις άνθρακα, δεν μπορούν να εφαρμοστούν χωρίς ακριβείς μετρήσεις και αναφορές. Όταν πρόκειται για εκτυπώσεις, το περιβαλλοντικό πρόγραμμα πρέπει να σχεδιαστεί για διαδικασίες εγγράφων που δεν αφορούν μόνο τη μείωση της συνολικής κατανάλωσης ενέργειας, της παραγωγής έντυπων αντιγράφων και του αποτυπώματος CO2, αλλά περιλαμβάνουν και μελλοντικές συστάσεις.
Τα ολοκληρωμένα εργαλεία αναφοράς και παρακολούθησης δεδομένων σε πραγματικό χρόνο που παρέχουν ορατότητα σε επίπεδο επιχείρησης σχετικά με τις επιδόσεις βιωσιμότητας είναι ζωτικής σημασίας για την τεκμηρίωση της επιτυχίας και την ενίσχυση των επιτευγμάτων με τα ενδιαφερόμενα μέρη.
Μια συνολική λύση Managed Print Services θα επιφέρει στην επιχείρηση μείωση κόστους, εξορθολογισμό του printing γενικότερα με ταυτόχρονη ικανοποίηση στόχων βιωσιμότητας.
