Πως η ψηφιοποιηση των εγγραφων μπορει να βοηθησει την επιχειρηση σας

Μήπως η μικρομεσαία επιχείρησή σας “πνίγεται” στις εκτυπώσεις; Αν και σίγουρα κάποια έγγραφα θα πρέπει να εκτυπωθούν και να αποθηκευτούν, τα περισσότερα καλό θα ήταν να γίνουν ψηφιακά, προκειμένου η επιχείρηση να ωφεληθεί. Παραθέτουμε 4 λόγους για τους οποίους η ψηφιοποίηση των δεδομένων αποτελεί πλεονέκτημα.

 

1. Εξοικονόμηση χρημάτων

Η ψηφιοποίηση των εγγράφων και η αποθήκευσή τους στο cloud θα βοηθήσει στην περικοπή δαπανών. Σε πρακτικό επίπεδο, θα χρειαστείτε μικρότερο χώρο εργασίας, ενώ θα ξοδέψετε λιγότερα σε χαρτί και μελάνι.

 

2. Εξοικονόμηση χρόνου

Η αποθήκευση εγγράφων σε ψηφιακή μορφή είναι ταχύτερη από το να έχετε τους εργαζομένους σας να σπαταλούν ώρες για εκτύπωση, καταμερισμό και αρχειοθέτηση. Ταυτόχρονα είναι πιο εύκολη η αναζήτηση εγγράφων και πληροφοριών. Αντί να ψάχνετε έγγραφα σε συρτάρια και ντουλάπια, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι μια γρήγορη αναζήτηση στο cloud. Εφόσον μάλιστα καθορίσετε ένα σταθερό σύστημα ψηφιακής αρχειοθέτησης και ονομασίας, τότε η διαδικασία γίνεται ακόμα πιο απλή.

 

3. Ενίσχυση συνεργασίας

Όλοι μας γνωρίζουμε πόσο ενοχλητικό είναι το να δουλεύουμε σε ένα project στο σπίτι ή εν κινήσει και να ανακαλύπτουμε αίφνης πως μια βασική πληροφορία που χρειαζόμαστε βρίσκεται σε κάποιο αρχείο κάπου στο γραφείο. Εφόσον τα business δεδομένα είναι διαθέσιμα στο cloud, εσείς και οι εργαζόμενοί σας θα μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτά οποιαδήποτε στιγμή, όπου κι αν βρίσκεστε.

Η ψηφιοποίηση των εγγράφων καθιστά ευκολότερο για την ομάδα σας, τους freelancers και τους ανεξάρτητους συνεργάτες σας να δουλεύουν ομαδικά, ακόμα και εάν βρίσκονται διασκορπισμένοι στη χώρα ή οπουδήποτε στον πλανήτη.

 

4. Βελτίωση ασφάλειας δεδομένων

Τα εκτυπωμένα έγγραφα είναι ευαίσθητα σε μάτια επιτηδείων, σε απώλεια, ακόμα και σε κλοπή. Όταν οι πληροφορίες είναι αποθηκευμένες στο cloud μπορείτε να θέσετε συγκεκριμένους κανόνες και περιορισμούς ασφαλείας, προκειμένου να προστατεύσετε τα πολύτιμα δεδομένα σας.

Για επιπλέον ασφάλεια, μπορείτε να επιλέξετε ένα εργαλείο όπως το Xerox Mobile Link το οποίο σας επιτρέπει να προσθέτετε κωδικούς στα PDF αρχεία σας.

 

Αφότου αποδεχτείτε τα πλεονεκτήματα της ψηφιοποίησης για την επιχείρησή σας, μπορείτε να την αξιοποιήσετε ως εξής:

 

  • Αποφασίστε πού θα αποθηκεύσετε τα δεδομένα σας online. Επιταχύνετε τη διαδικασία ψηφιοποίησης χρησιμοποιώντας τα Xerox ConnectKey apps
  • Ψηφιοποιήστε τα δεδομένα από οπουδήποτε. Με το Xerox Mobile Link mobile app μπορείτε να σκανάρετε, να στείλετε fax, να αποθηκεύσετε και να εκτυπώσετε έγγραφα με το κινητό ή το tablet σας