Η διαχείριση εγγράφων δεν είναι κάτι με το οποίο πρέπει να ασχολείται η κάθε επιχείρηση. Αφήστε το λοιπόν στους ειδικούς της Xerox και τους συνεργάτες της και επικεντρωθείτε σε αυτό που έχει σημασία: η επιχείρησή σας. Ας δούμε ένα χαρακτηριστικό case study.
Η πρόκληση
Μια μικρομεσαία βιοτεχνία που δραστηριοποιείται στον κλάδο των κατασκευών αντιμετώπιζε πολλά προβλήματα στη διαχείριση των εγγράφων της. Ο υπεύθυνος διαχείρισης αρχείων, σπαταλούσε πολλές ώρες προσπαθώντας να ανακαλύψει χαμένα έγγραφα και συχνά αναγκαζόταν να μετακινείται στα διάφορα παραρτήματα της εταιρείας. Αξίζει να σημειώσουμε ότι όπως συμβαίνει σε παρόμοιες περιπτώσεις, η συγκεκριμένη εταιρεία δεν διαθέτει κάποιο πλάνο disaster recovery. Έτσι ένα χαμένο έγγραφο θα συνεχίσει να παραμένει χαμένο.
Η λύση
Η λύση στο παραπάνω πρόβλημα, το οποίο δεν θα ήταν υπερβολή να πούμε ότι αντιμετωπίζουν οι περισσότερες ελληνικές μικρομεσαίες επιχειρήσεις, είναι πολύ απλή: Ονομάζεται “διαχείριση εγγράφων” και δεν απαιτεί παρά έναν (ή περισσότερους, ανάλογα με το μέγεθος και τις ανάγκες της εταιρείας) Xerox ConnectKey πολυλειτουργικό εκτυπωτή (MFP). Με τη βοήθεια του εκτυπωτή και του συνοδευτικού λογισμικού, οι υπάλληλοι της εταιρείας, μπορούν όχι μόνο να εκτυπώνουν, αλλά να σκανάρουν και να αρχειοθετούν ψηφιακά τα έγγραφά τους. Για μεγαλύτερη ασφάλεια, η πρόσβαση σε αυτές τις πληροφορίες είναι διαθέσιμη χρησιμοποιώντας τα credentials τους, ενώ επιπλέον, πολλοί χρήστες μπορούν να προσπελάσουν τα ίδια επικαιροποιημένα αρχεία ταυτόχρονα, αυξάνοντας κατακόρυφα το workflow και την παραγωγικότητα.
Σε ότι αφορά το disaster recovery που αναφέραμε πιο πάνω, αρκεί να πούμε ότι όλα τα ψηφιοποιημένα έγγραφα βρίσκονται πλέον αποθηκευμένα στο cloud και είναι προσβάσιμα από παντού, οποιαδήποτε ώρα και από οποιαδήποτε συσκευή.
Για να επανέλθουμε στο παράδειγμα της μικρομεσαίας βιοτεχνία μας, τώρα πλέον ο υπάλληλος που είναι επιφορτισμένος με την διαχείριση των αρχείων δεν χρειάζεται να ψάχνει καθόλου για να ανακαλύψει το χαμένο έγγραφο. Το μόνο που έχει να κάνει είναι να μπει στο cloud της επιχείρησης, να αναζητήσει το ψηφιακό έγγραφο και να δει την πληροφορία που θέλει στην οθόνη του κινητού ή του tablet του.
Σε περίπτωση που χρειάζεται αντίγραφο, απλά στέλνει την κατάλληλη εντολή και αυτό εκτυπώνεται σε οποιοδήποτε Xerox μηχάνημα, είτε βρίσκεται εντός της επιχείρησης, είτε σε κάποιο παράρτημά της.
Η ίδια διαδικασία αναζήτησης εγγράφου και εκτύπωσης μπορεί να πραγματοποιηθεί με την ίδια ευκολία και από την οθόνη του Xerox ConnectKey MFP.
