Ένας πολυλειτουργικός εκτυπωτής, περισσότερο γνωστός ως MFP, είναι μια συσκευή που συνδυάζει τη λειτουργικότητα εκτυπωτή, αντιγραφικού, scanner και/ ή fax σε ένα μηχάνημα.
Στους πολυλειτουργικούς εκτυπωτές της Xerox, η διαδικασία του scanning επιτρέπει τη δημιουργία τόσο ενός έντυπου όσο και ενός ψηφιακού αντίγραφου οποιουδήποτε εγγράφου, το οποίο μπορεί εύκολα να αρχειοθετηθεί, να αποθηκευτεί, να διαμοιραστεί, να ανακτηθεί, να σταλεί με email, με fax ή απλά να εκτυπωθεί.
Αυτό που επιτυγχάνει το scanning είναι η μετατροπή του έντυπου σε ψηφιακή μορφή, με αποτέλεσμα την αύξηση της παραγωγικότητας σε κάθε φάση του document workflow. Αναλυτικότερα, με το scanning επιτυγχάνονται τα εξής:
1. Capture
To scanning εγγράφων σάς επιτρέπει:
– Δημιουργία ηλεκτρονικών αρχείων από τα hard copy έγγραφά σας που μπορείτε να επεξεργαστείτε και να αναζητήσετε.
– Εύκολη μετατροπή έντυπων εγγράφων σε compact αρχεία PDF που μπορείτε να προβάλετε από πληθώρα εφαρμογών.
– Ενεργοποίηση ηλεκτρονικού archive, διαχείρισης και διανομής κρίσιμων εγγράφων.
2. Αποθήκευση
Η ηλεκτρονική αποθήκευση σας επιτρέπει:
– Εξάλειψη της ακαταστασίας και του κόστους αποθήκευσης.
– Καλύτερη οργάνωση και αρχειοθέτηση των εγγράφων σας.
– Ενεργοποίηση ταχείας, άκοπης ανάκτησης εγγράφων.
– Προστασία ενάντια στις φθορές των hard copy και των απωλειών.
3. Διαχείριση
Η ηλεκτρονική διαχείριση των εγγράφων επιτρέπει:
– Απομακρυσμένη πρόσβαση εγγράφων.
– Ταχεία αναζήτηση και ανάκτηση εγγράφων.
– Ενεργοποίηση του λογιστικού ίχνους, ασφάλειας και ελέγχου.
– Εξάλειψη κόστους διαχείρισης, αποστολής και faxing.
4. Διανομή
Διανείμετε τα ψηφιακά σας έγγραφα ταχύτατα και με ελάχιστο κόστος σε:
– Δικτυακούς φακέλους, sites και συστήματα διαχείρισης περιεχομένου/
– Απομακρυσμένους εκτυπωτές, παραλήπτες email και fax.
– CDs, συσκευές μνήμης USB και άλλα μέσα.