Από τους παράγοντες που λαμβάνετε υπόψη σας όταν αγοράζετε έναν εκτυπωτή για την επιχείρησή σας, η τιμή αρχικής αγοράς είναι απλά μόλις ένας από αυτούς.
Ωστόσο, η σημασία της αρχικής τιμής αγοράς, αρχίζει να… ξεθωριάζει όταν λάβετε υπόψη σας τον παράγοντα TCO (Total Cost of Ownership ή Συνολικό Κόστος Κτήσης).
Οι βασικές παράμετροι πριν την αγορά
Κάθε αγορά εξοπλισμού που πραγματοποιείται για τις ανάγκες μιας επιχείρησης, θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη της το πως ακριβώς θα χρησιμοποιηθεί. Σε ότι αφορά τους εκτυπωτές θα πρέπει να απαντήσετε στις παρακάτω ερωτήσεις:
- Πόσες σελίδες θα εκτυπώνετε κάθε μήνα; Μετρήστε τον αριθμό των πακέτων χαρτιού που αγοράζετε.
- Πόσες έγχρωμες εκτυπώσεις θα πραγματοποιείτε;
- Σε πόσο καιρό εκτιμάτε ότι θα αντικαταστήσετε τον εκτυπωτή;
- Ποιες άλλες λειτουργίες χρειάζεστε; Εκτύπωση δύο όψεων ή εκτύπωση φακέλων; Θα εκτυπώνετε σε μέγεθος Α3;
Πως υπολογίζεται το TCO
Μην βιαστείτε να πραγματοποιήσετε ακόμα την αγορά του εξοπλισμού σας. Πρώτα θα πρέπει να υπολογίσετε το κόστος κτήσης της επένδυσής σας. Μαζί με τις παραπάνω πληροφορίες, θα πρέπει να λάβετε υπόψη σας, άλλες τέσσερις μεταβλητές οι οποίες είναι οι εξής:
- Η αρχική τιμή του εκτυπωτή.
- Η χωρητικότητα του αρχικού cartridge της συσκευασίας. Πόσες σελίδες εκτυπώνουν τα toner με τα οποία συνοδεύεται ο εκτυπωτής;
- Πόσο κοστίζουν τα ανταλλακτικά toners και πόσες σελίδες εκτυπώνουν;
- Θα προβείτε σε αγορά ή σε μίσθωση του εκτυπωτή;
Πάρτε μολύβι και χαρτί και κάντε τους παρακάτω υπολογισμούς:
- Πολλαπλασιάστε στον αριθμό των σελίδων που εκτυπώνετε κάθε μήνα με τον αριθμό των μηνών που θα έχετε τον εκτυπωτή στην κατοχή σας. Κάντε αυτό τον υπολογισμό δύο φορές: Έναν για τον συνολικό αριθμό σελίδων και άλλον έναν για τις έγχρωμες σελίδες μόνο. Για παράδειγμα εάν η μηνιαία σας παραγωγή είναι 750 σελίδες με τις μισές από αυτές έγχρωμες και σκοπεύετε να κρατήστε το μηχάνημα 48 μήνες, θα εκτυπωθούν συνολικά 36.000 σελίδες εκ των οποίων οι 18.000 έγχρωμες.
- Αφαιρέστε τις σελίδες που εκτυπώνουν τα προεγκατεστημένα toner από τον συνολικό αριθμό που υπολογίσατε παραπάνω.
Στο παράδειγμά μας, εάν τα αρχικά μελάνια εκτυπώνουν 2.000 σελίδες έχουμε 36.000 – 2.000 = 34.000 συνολικές σελίδες και
000 – 2.000 = 16.000 έγχρωμες - Στη συνέχεια διαιρέστε τον αριθμό των σελίδων που προέκυψε από το βήμα 2 με τον αριθμό των σελίδων που μπορούν να εκτυπώσουν τα cartridges του εμπορίου. Για παράδειγμα, εάν το μαύρο toner εκτυπώνει 5.000 σελίδες το αποτέλεσμα είναι: 34.000/5.000 = 6,8, δηλαδή 7 μαύρα tonners.
Για τις έγχρωμες εκτυπώσεις έχουμε τρία tonners, ένα για κάθε χρώμα. Εάν κάθε ένα από αυτά εκτυπώνει 5.000 σελίδες έχουμε: 18.000/5.000 = 3,6 ή 4 toners. Άρα για εκτύπωση 18.000 έγχρωμων σελίδων θα χρειαστούμε 4 x 3 = 12 toners.
- Για να βρείτε το συνολικό κόστος κτήσης πολλαπλασιάστε τα 7 μαύρα toners και τα 12 έγχρωμα με τις αντίστοιχες τιμές τους, προσθέστε τα αποτελέσματα και στο σύνολο προσθέστε επίσης την αρχική τιμή του εκτυπωτή και την έξτρα εγγύηση εάν προσφέρεται.
Η λύση είναι MPS
Τα παραπάνω αφορούν έναν μόνο εκτυπωτή και είναι σχετικά εύκολος ο υπολογισμός του TCO. Στην περίπτωση περισσότερων μηχανημάτων τα πράγματα δυσκολεύουν.
Εάν έχετε μια επιχείρηση με πολλές και διαφορετικές ανάγκες εκτυπώσεων και σαρώσεων, μία λύση Managed Print Services θα μειώσει τα έξοδά σας έως και 30%. Ο συνεργάτης που θα επιλέξετε θα αναλύσει τις ανάγκες σας και θα επιλέξει τη βέλτιστη δυνατή λύση. Επίσης, θα σας απαλλάξει από αγορές αναλωσίμων και συντήρησης του εξοπλισμού σας.