Προσδιορισμος και εξαλειψη των μη αποτελεσματικων διαδικασιων – το κλειδι για μια υγιη επιχειρηση

Η εποχή της έξυπνης εργασίας απαιτεί όλοι να κάνουμε περισσότερα, να συνεργαστούμε περισσότερο και να επιτύχουμε περισσότερα – ενώ εργαζόμαστε ταχύτερα και πιο έξυπνα.

Όποιος κι αν είναι ο κλάδος στον οποίο ανήκετε, όποιο κι αν είναι το μέγεθος της εταιρείας σας, η παραγωγικότητα και η ικανότητά σας να παραμείνετε αποτελεσματικοί και ανταγωνιστικοί εξαρτάται από τον έλεγχο που έχετε στις διαδικασίες σας.

Η αλήθεια είναι ότι οι επιχειρηματικές διαδικασίες είναι συχνά αργές, χωρίς συνέχεια και  χωρίς προδιαγραφές. Το κλειδί για μια υγιή επιχείρηση είναι να κατανοήσετε τις «προβληματικές» διαδικασίες σας και να τις κάνετε να λειτουργήσουν υπέρ σας.

 

Εντοπίστε το πρόβλημα

Συχνά το πρόβλημα που καθυστερεί τις διαδικασίες μιας επιχείρησης είναι το χαρτί.
Η μετατροπή των χειροκίνητων διαδικασιών που περιλαμβάνουν εκτυπώσεις, σε ψηφιακές ή αυτοματοποιημένες, μπορεί να έχει μεγάλο θετικό αντίκτυπο με πολλούς τρόπους.

Ακολουθούν μερικά παραδείγματα για το πώς να χαρτογραφήσετε λεπτομερώς τα βήματα ενός workflow, εξορθολογίζοντάς τα, μέσω των κατάλληλων workflow apps.

 

Αυτοματοποίηση των logistics της διανομής

Οι χειροκίνητες διαδικασίες της παραγγελιοληψίας μέσα σε μια επιχείρηση είναι και χρονοβόρες και επιρρεπείς σε λάθη. Χρησιμοποιώντας ένα tablet με μια εφαρμογή συνδεδεμένη σε έναν εκτυπωτή Xerox AltaLink, τα περιθώρια σφάλματος εξαλείφονται, ενώ οι πραγματοποιείται σημαντική εξοικονόμηση πόρων.

 

Πιο γρήγορη διαδικασία εγγραφών μέσω e-mail

Το παράδειγμα μιας Ιταλικής επιχείρησης είναι χαρακτηριστικό. Αντί η επιχείρηση να αποστέλλει μέσω ταχυδρομείου έντυπες φόρμες προκειμένου οι πελάτες να τη συμπληρώνουν και να την επιστρέφουν ταχυδρομικώς, η διαδικασία πλέον, γίνεται ηλεκτρονικά. Τα έγγραφα σαρώνονται από τους πελάτες και αποστέλλονται μέσω e-mail, απευθείας σε έναν εκτυπωτή της Xerox και ένα αυτόματο σύστημα εμφακέλωσης που βρίσκεται στο ταχυδρομικό κατάστημα. Κατόπιν, τα συμπληρωμένα έντυπα εκτυπώνονται και επιστρέφουν στην επιχείρηση με τον παραδοσιακό τρόπο.

 

Τώρα οι μεταφράσεις γίνονται πιο εύκολα

Οι πολυεθνικές επιχειρήσεις με γραφεία σε πολλές χώρες, αλλά και αρκετές επιχειρήσεις σε συγκεκριμένους κλάδους, όπως στον Τουρισμό, απαιτούν συνεχώς μεταφράσεις στα έγγραφα που ανταλλάσσουν. Η παραδοσιακή μέθοδος απαιτεί πολλές εκτυπώσεις, διορθώσεις, σαρώσεις και αποστολές. Με το Xerox Easy Translator τα πάντα πραγματοποιούνται στον εκτυπωτή. Το μόνο που χρειάζεται είναι να επιλεχθεί η γλώσσα εξόδου και στη συνέχεια το μεταφρασμένο έγγραφο μπορεί είτε να εκτυπωθεί, είτε να αποσταλεί μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μια διαδικασία που μπορεί να παίρνει μέρες, τώρα γίνεται μέσα σε λίγα λεπτά και ανά πάσα στιγμή.

 

Η εύρεση νέων τρόπων αυτοματοποίησης και εξορθολογισμού καθημερινών επιχειρηματικών διαδικασιών μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και χρήμα.

Είτε έχετε 10 εργαζόμενους ή 10.000, η Xerox και οι συνεργάτες της μπορούν να σας βοηθήσουν να εντοπίσετε από κοινού και να διορθώσετε τα εμπόδια που επιβραδύνουν την επιχείρησή σας.