Οι περισσότερες μικρομεσαίες επιχειρήσεις δεν δίνουν ιδιαίτερη προσοχή στο θέμα του εκτυπωτικού τους στόλου, μέχρις ότου εμφανιστεί ένα πρόβλημα που θα τους αναγκάσει να το ξανασκεφτούν. Πολλοί εργάζονται με παρωχημένες συσκευές που δεν ανταποκρίνονται στις ανάγκες τους, αφήνοντας έτσι την ευκαιρία να μειώσουν τα κόστη και να αυξήσουν την παραγωγικότητά τους.
Δυστυχώς, επειδή πολλοί ακολουθούν πιστά τη νοοτροπία «εάν δεν χαλάσει μην το πειράζεις» θα πρέπει να προσπαθήσετε διπλά να τους πείσετε γιατί μια συσκευή που εξακολουθεί να εκτυπώνει θα πρέπει να αντικατασταθεί ακόμα κι αν δεν έχει χαλάσει.
Παρακάτω παραθέτουμε κάποιες σημαντικές ερωτήσεις που μπορούν να βοηθήσουν τους πελάτες σας να συνειδητοποιήσουν πότε πρέπει να αντικαταστήσουν τον εκτυπωτικό τους στόλο και γιατί πρέπει να εμπιστευτούν έναν ενημερωμένο συνεργάτη για να τους βοηθήσει να κάνουν τη μετάβαση.
1. Έχουν εικόνα για το συνολικό κόστος εκτύπωσης; Μήπως ξοδεύουν περισσότερα από ό,τι θα έπρεπε;
Οι περισσότεροι πελάτες δεν συνειδητοποιούν ότι υπάρχουν απλοί τρόποι για να μειωθεί το κόστος εκτύπωσης, χωρίς να απαιτείται αναγκαστικά να εκτυπώνουν λιγότερο. Ακόμα κι αν η εταιρεία τους είναι μικρή, μπορεί να διαθέτουν πολλούς παλαιότερους εκτυπωτές που δεν ανταποκρίνονται στις ανάγκες τους. Το πιο σημαντικό είναι ότι οι παλιές συσκευές δεν θα τους επιτρέψουν να ενεργοποιήσουν ένα σύστημα διαχείρισης εκτυπώσεων – ή να μεταφέρουν αυτή την ευθύνη σε έναν συνεργάτη. Η οικογένεια επαγγελματικών εκτυπωτών Versalink της Xerox είναι σχεδιασμένη για ομάδες εργασίας μικρού και μεσαίου μεγέθους και είναι εξοπλισμένη με εργαλεία που επιτρέπουν την παρακολούθηση της χρήσης του εκτυπωτή, η οποία μεταξύ άλλων μπορεί να βοηθήσει στην περικοπή των εξόδων, εξασφαλίζοντας ότι τα έγγραφα δεν θα εκτυπώνονται χωρίς λόγο.
2. Μπορούν να βελτιώσουν το workflow ή να αυξήσουν την παραγωγικότητά τους;
Η σωστή συσκευή, εκτός από τις βασικές λειτουργίες, θα πρέπει να έχει τη δυνατότητα να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να εξομαλύνουν τις ροές εργασίας των εγγράφων τους και να βελτιώσουν την παραγωγικότητα. Οι πιο πρόσφατες πολυλειτουργικές συσκευές της Xerox χρησιμοποιούν apps για να βοηθήσουν τους πελάτες να αυξήσουν την παραγωγικότητα, καθιστώντας τις καθημερινές εργασίες απλούστερες και γρηγορότερες.
3. Είναι mobile και cloud ready;
Πολύ λίγοι πελάτες συνειδητοποιούν τη σημασία των mobile και cloud ready εκτυπωτικών συσκευών. Για ένα παραγωγικό και αποτελεσματικό γραφείο, οι ομάδες εργασίας πρέπει να μπορούν να συνδέονται και να εκτυπώνουν από οποιαδήποτε συσκευή, οπουδήποτε και ανά πάσα στιγμή. Ο σωστός πολυλειτουργικός εκτυπωτής θα πρέπει επίσης να επιτρέπει στις ομάδες εργασίας να εκτυπώνουν από υπηρεσίες cloud όπως το Microsoft Office 365, το Dropbox και το Google Drive.
4. Μεγαλώνει με την επιχείρησή τους;
Η ανάπτυξη είναι η λέξη-κλειδί για σχεδόν κάθε SMB. Οι πελάτες σας θέλουν ένα MFP που να μπορεί να αναπτυχθεί μαζί τους. Εισαγάγετε τους σε λειτουργίες όπως απομακρυσμένη σάρωση χρησιμοποιώντας τις έξυπνες φορητές συσκευές τους, σάρωση σε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για κοινή χρήση περιεχομένου με μερικά μόνο κλικ και ισχυρά εργαλεία, όπως το Wi-Fi Direct Certified, για να επιτρέπουν στην ομάδα, τους πελάτες ή τους επισκέπτες να εκτυπώνουν από τις έξυπνες συσκευές τους χωρίς μια σύνδεση δικτύου. Τα ενσωματωμένα εργαλεία διαχείρισης, όπως αυτά που υπάρχουν σε πολυλειτουργικούς εκτυπωτές που βασίζονται στην τεχνολογία ConnectKey, βοηθούν επίσης τις επιχειρήσεις να αντιμετωπίσουν πιθανά προβλήματα, επιτρέποντάς τους να παραμείνουν πιο παραγωγικοί.
5. Πόσες κλήσεις πραγματοποιούν στο service;
Κατά μέσο όρο, το 40% ως 60% των κλήσεων στο help desk σχετίζονται με την εκτύπωση. Πολλές συσκευές της Xerox διαθέτουν εκπαιδευτικά βίντεο και βοήθεια αναζήτησης, απευθείας στην μπροστινή οθόνη. Όταν απαιτείται παρέμβαση του IT, τα Xerox ConnectKey MFPs επιτρέπουν απομακρυσμένη σύνδεση για πραγματοποίηση των όποιων αλλαγών χωρίς να χρειάζεται να απομακρυνθείτε από το γραφείο σας. Αυτό και μόνο είναι αρκετό για να πείσει τους πελάτες σας.
Μην αρκεστείτε όμως μόνο σε αυτό. Εξηγήστε τους τα οφέλη ενός συμβολαίου υπηρεσιών διαχειριζόμενης εκτύπωσης (MPS) και πώς χάρη στη δική σας βοήθεια δεν θα χρειαστεί ποτέ να ασχοληθούν ξανά με την ασφάλεια, το κόστος ή την αποτελεσματικότητα της εκτύπωσης.