Αυτή τη στιγμή σε όλο τον πλανήτη υπάρχουν περισσότερες φορητές συσκευές από ότι ο πληθυσμός του.
Η mobile τεχνολογία η οποία αποτελείται από ένα οικοσύστημα που περιλαμβάνει συσκευές, υπηρεσίες, broadband συνδέσεις και apps χρησιμοποιείται όχι μόνο για επικοινωνία και διασκέδαση, αλλά για γνώση και εργασία.
Η έννοια της εργασία δεν σχετίζεται πια με συγκεκριμένη τοποθεσία
Η παραπάνω πρόταση αποτελεί μια καθημερινότητα για όσους εργάζονται από μακριά. Πρόκειται για εκείνους τους χρήστες που χρησιμοποιούν τις mobile συσκευές τους όχι για να στέλνουν SMS και να βλέπουν ταινίες, αλλά για την καθημερινή τους εργασία και σε πολλές περιπτώσεις διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο στο πως θα εξελιχθεί η τεχνολογία.
Όπως αντιλαμβάνεται κανείς, οι άνθρωποι αυτοί χρειάζονται κάτι πολύ περισσότερο από μια βασική συνδεσιμότητα. Αυτό που επιθυμούν είναι η ολοκληρωμένη εμπειρία του desktop οποιαδήποτε στιγμή και σε οποιοδήποτε μέρος. Μέρος της εμπειρίας αυτής είναι και η μετατροπή των ψηφιακών εγγράφων σε τυπωμένα και αντιστρόφως.
Η πρόκληση
Αν και έχουμε προσαρμοστεί ταχύτατα στις αλλαγές με τον τρόπο που συνδεόμαστε on-line και εργαζόμαστε, η τεχνολογία φαίνεται να μας προσπερνά συνεχώς και ο κόσμος γύρω μας φαντάζει σαν ένα καινούριο μέρος που πρέπει να ανακαλύψουμε. Είναι ουσιώδες να γνωρίζετε σε ποιο σημείο εντοπίζονται οι δικές σας ελλείψεις και να βρείτε λύσεις για να τις αντιμετωπίσετε. Όταν θα κατορθώσετε να δημιουργήσετε απρόσκοπτες και εύκολες στη χρήση διεργασίες για τους απομακρυσμένους υπαλλήλους και τους συνεργάτες σας, θα τους ωθήσετε στο να αυξήσουν την παραγωγικότητα, την αποτελεσματικότητα και την απόδοσή τους. Τα οφέλη είναι πολλαπλά τόσο για τους ίδιους, όσο και για το business σας γενικότερα.
Από που να ξεκινήσετε;
Απλές διαδικασίες: εάν θέλετε μέγιστη αποτελεσματικότητα, τα workflows θα πρέπει να μειωθούν στον ελάχιστο δυνατό αριθμό βημάτων. Η έννοια της φορητότητας δεν σημαίνει απολύτως τίποτα, εάν υπάρχουν κενά στη ροή των διεργασιών και της συνεργασίας, επειδή οι διαδικασίες που έχετε θεσπίσει είναι πολύ δύσκολες.
Πιο έξυπνη διαχείριση εγγράφων: Οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι χρειάζονται προηγμένη τεχνολογία. Αυτό σημαίνει ότι οι λύσεις που χρησιμοποιούν θα πρέπει να αλληλεπιδρούν με τις φορητές τους συσκευές και τα cloud apps στα οποία βασίζονται και χρησιμοποιούν καθημερινά για την εργασία τους.
Ελευθερία στον τρόπο εργασίας: Οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι θα πρέπει να είναι σε θέση να διεκπεραιώσουν τα ίδια καθήκοντα, όπως και οι συνάδερφοί τους που βρίσκονται εντός της επιχείρησης, όπως για παράδειγμα τη συμπλήρωση φορμών, ή την υπογραφή συμβολαίων. Η επιτυχία τους στηρίζεται στο περιβάλλον εργασίας που χρησιμοποιούν, το οποίο πρέπει να υποστηρίζει τόσο το mobility όσο και τη συνεργασία.
Και φτάνουμε ίσως στην πιο σημαντική παράμετρο, η οποία δεν είναι άλλη από την:
Απομακρυσμένη συνεργασία: Το ένα τρίτο των διεργασιών μέσα στην επιχείρηση βασίζονται στα έγγραφα. Όσοι εργάζονται από μακριά έχουν ανάγκη πρόσβασης σε αυτά και μάλιστα με τρόπο που να μην τους δυσκολεύει.
Η λύση
Όταν οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοί σας, χρειάζονται εκτυπώσεις και σαρώσεις εγγράφων, θα πρέπει αυτές οι διαδικασίες να πραγματοποιούνται γρήγορα, με τρόπο που έχουν συνηθίσει και να είναι τόσο απλές όσο το πάτημα ενός κουμπιού.
Το «κλειδί» στα προαναφερθέντα, είναι η διαχείριση του workflow με τέτοιο τρόπο ώστε να καλύπτει τις ιδιαίτερες ανάγκες της ομάδας σας.
Η Xerox μπορεί να σας βοηθήσει να αυξήσετε την παραγωγικότητα και την απόδοση των απομακρυσμένων συνεργατών σας, μέσω των προσαρμοσμένων apps που τρέχουν στην οθόνη των έξυπνων MFPs, ή μέσω των cloud επιλογών για mobile printing που σας επιτρέπουν να εκτυπώνετε κυριολεκτικά από οπουδήποτε.
Το e-book με τίτλο “Document Management for Road Warriors: How to move information when your team lives on the go” αποτελεί έναν πλήρη και κατανοητό οδηγό που περιλαμβάνει όλα όσα χρειάζεται η ομάδα σας για να επιτύχει το βέλτιστο workflow.