GDPR, εγγραφα, συμμορφωση και εφαρμογες. Γνωριζετε αρκετα για να αποφυγετε τον κινδυνο;

Δεν έχει σημασία το μέγεθος της εταιρείας σας ή ο κλάδος που δραστηριοποιείστε. Καμία επιχείρηση δε μπορεί να αγνοεί τους κανονισμούς. Κάθε αγορά έχει τη δική της λίστα απαιτήσεων συμμόρφωσης. Και τώρα, με τον GDPR σε ισχύ, ουσιαστικά δεν υπάρχει καμία επιχείρηση που να μην επηρεάζεται.

 


 

Η συμμόρφωση με τους κανονισμούς είναι θεμελιώδης. Κάθε εταιρεία έχει συγκεκριμένες απαιτήσεις που πρέπει να πληροί σε ότι αφορά το χειρισμό προσωπικών δεδομένων, ανεξάρτητα εάν πρόκειται για παράδειγμα για δεδομένα που άπτονται του ιατρικού απορρήτου, ή για κάτι άλλο. Πολλές επιχειρήσεις δεν έχουν επαρκή κατανόηση για το πώς οι κανονισμοί που τις διέπουν επηρεάζουν τα HR δεδομένα που διατηρούν, ενώ κάποιες άλλες δεν γνωρίζουν καν ότι οφείλουν να συμμορφώνονται.

Επιπροσθέτως, θα πρέπει να τονίσουμε ότι τα πρόστιμα για μη συμμόρφωση μπορεί να είναι δυσβάσταχτα.

 

Τα apps σπάνε τα εμπόδια

Σχεδόν κάθε πτυχή της διαδικασίας συμμόρφωσης περιλαμβάνει έγγραφα και χαρτί. Ωστόσο, το χαρτί συχνά παρεμποδίζει την αποτελεσματικότητα σε ότι αφορά τη διαχείριση του workflow. Οι διαδικασίες συμμόρφωσης που αφορούν δεδομένα σε χαρτί,  δημιουργούν παραδοσιακά, μερικές από τις μεγαλύτερες προκλήσεις – αλλά είναι επίσης μερικές από τις πιο αντιμετωπίσιμες.

 

Μια γνωστή τεχνολογία που συναντάμε κάθε μέρα μπορεί να μεταμορφώσει το workflow της συμμόρφωσης και να εξαλείψει πολλά προβλήματα. Πρόκειται για τα apps. Ο τρόπος λειτουργίας τους μοιάζει με αυτόν που χρησιμοποιούμε στα smartphone μας τα οποία πλέον συνδυάζονται με τους πολυλειτουργικούς Xerox ConnectKey εκτυπωτές για να εξαλείψουν τα χειροκίνητα βήματα σχεδόν από κάθε είδους workflow εγγράφων.
Οι νέοι αυτοί εκτυπωτές αποκαλούνται «ψηφιακοί βοηθοί εργασίας» και χάρη στην εύκολη ψηφιοποίηση του workflow, μπορούν να καταστήσουν τη διαδικασία συμμόρφωσης αποτελεσματικότερη.

 

Οφέλη από την πρώτη στιγμή

Τα οφέλη από τη χρήση των apps είναι άμεσα: Καθώς ψηφιοποιείτε την επιχείρησή σας, μειώνετε τα χειροκίνητα βήματα, τα σφάλματα και το κόστος. Ένα πράγμα που πρέπει να θυμάστε είναι ότι τα apps, όχι μόνο σας βοηθούν να απλοποιείτε τη ροή εργασιών, αλλά όλες οι ρυθμίσεις πραγματοποιούνται εντός τους. Αυτό με απλά λόγια σημαίνει ότι η διαδικασία της συμμόρφωσης με τους κανονισμούς πραγματοποιείται με ασφάλεια στο παρασκήνιο.