Μπορεί η τεχνολογία να έχει απλοποιήσει σε μεγάλο βαθμό τις εταιρικές διαδικασίες ωστόσο το βασίλειο του χαρτιού ζει και βασιλεύει. Και λέμε βασιλεύει αφού σύμφωνα με έρευνα της IDC περίπου το 40% των επιχειρηματικών διαδικασιών περνάει με τον έναν ή τον άλλο τρόπο μέσα από τη διαχείριση εγγράφων. Είναι λογικό, λοιπόν, ότι η φτωχή ή ανεπαρκής διαχείριση εγγράφων μεταφράζεται σε φτωχά αποτελέσματα στις συνολικές επιδόσεις μιας επιχείρησης.
Πρακτικά, τα έγγραφα για μια επιχείρηση είναι ότι τα νευρικά σήματα για το ανθρώπινο σώμα: κινητοποιούν ενέργειες, προκαλούν αντιδράσεις στα εξωτερικά ερεθίσματα, ακινητοποιούν ένα μέλος όταν υπάρχει κίνδυνος. Εν τέλει η ροή εγγράφων είναι αυτή που κρατά μια επιχείρηση ζωντανή. Και η σωστή ροή εγγράφων είναι αυτή που κρατά μια επιχείρηση σε εγρήγορση, έτοιμη να κάνει το άλμα προς την ανάπτυξη.
Η πολυετής πείρα που έχει συσσωρεύσει η Xerox χάρη στη συνεργασία με επιχειρήσεις και συνεργάτες κάθε μεγέθους, κάθε βιομηχανίας, σε κάθε γωνιά του κόσμου, της επιτρέπει να δει τη διαχείριση εγγράφων και το πώς αυτή θα γίνει πιο αποδοτική, με σφαιρική ματιά. Αντίθετα, από το ό,τι πιθανόν θα περίμενε κανείς, η έξυπνη διαχείριση εγγράφων μπορεί να καταστεί εφικτή με απλές, καθημερινές ενέργειες οι οποίες θα προσδώσουν νέα ώθηση στην ανάπτυξη μιας επιχείρησης.
Αν, λοιπόν, είστε ΙΤ manager σε μια αναπτυσσόμενη επιχείρηση, πρώτα απ’ όλα αναλύστε τη ροή εγγράφων: από πού έρχονται, σε ποιους πάνε, πόσοι έχουν πρόσβαση σε αυτά.
Κάντε απλές ερωτήσεις: Είναι οι εκτυπωτές τοποθετημένοι στις σωστές θέσεις; Μπορεί να έχει πρόσβαση σε αυτούς ο μέγιστος αριθμός εργαζομένων χωρίς να χάνεται πολύτιμος χρόνος;
Εξασφαλίστε ότι τηρούνται ασφαλή πρωτόκολλα εκτύπωσης, ώστε διαβαθμισμένα επιχειρησιακά έγγραφα να μην κατευθύνονται σε trays κοινής θέας.
Ξεκαθαρίστε τις εκτυπωτικές ανάγκες κάθε ομάδας εργασίας ώστε να κατευθύνονται προς τις κατάλληλες λύσεις. Σε μια εκδοτική επιχείρηση, για παράδειγμα, άλλοι εκτυπωτές απαιτούνται για τους συντάκτες που θέλουν γρήγορες αλλά απλές εκτυπώσεις και άλλοι για τους γραφίστες για τους οποίους τον πρώτο λόγο έχει η πιστή απεικόνιση των χρωμάτων σε μια εκτύπωση.
Εφόσον κάνετε τα παραπάνω, είναι ζήτημα χρόνου να κατασταλάξετε στις κατάλληλες λύσεις. Και πιστέψτε μας, όταν το κάνετε θα επηρεάσετε συνολικά τον τρόπου που η εταιρεία σας επικοινωνεί και παράγει, στο εσωτερικό της.