H Διαχειριση Eγγραφων δεν αφορα μονο τις μεγαλες επιχειρησεις

Συνήθως, όταν ακούει κάποιος περί διαχείρισης εγγράφων, σκέφτεται μεγάλους οργανισμούς και πολυεθνικές εταιρείες. Η πραγματικότητα όμως είναι πολύ διαφορετική: κάθε εταιρεία, ανεξαρτήτως μεγέθους, μπορεί να επωφεληθεί, υιοθετώντας μια λύση document management.

 


 

Αν το καλοσκεφτείτε, όλοι λίγο ή πολύ κάνετε διαχείριση εγγράφων καθημερινά, εκτυπώνοντας, συμπληρώνοντας φόρμες, αντιγράφοντας, σαρώνοντας και αποθηκεύοντας ψηφιακά αρχεία. Ωστόσο, η κακή ή η ελλιπής διαχείριση εγγράφων, επηρεάζει αρνητικά ακόμα και τη μικρότερη εταιρεία, με αποτέλεσμα κόστος σε χρόνο και χρήμα – και πιθανόν και σε πελάτες. Αν νομίζετε ότι αυτό ακούγεται υπερβολικό, σκεφτείτε τις επιπτώσεις σε ό,τι αφορά στην εξυπηρέτηση και την ικανοποίηση των πελατών στις εξής περιπτώσεις:

 

Δεν μπορείτε να βρείτε ένα σημαντικό έγγραφο για μια επείγουσα συνάντηση με πελάτη.

Το έγγραφο που θέλετε να μοιραστείτε με πελάτες ή συνεργάτες υπάρχει μόνο σε έντυπη μορφή.

Χρειάζεται να ανοίξετε κάποιο έγγραφο εκτός γραφείου (από το σπίτι ή εν κινήσει) και το μόνο αντίγραφο που έχετε, βρίσκεται μέσα σε έναν φάκελο επάνω στο γραφείο σας.

 

Επιπλέον, η ελλιπής διαχείριση εγγράφων ενέχει και ζητήματα χρηματικού κόστους. Κάποιες εταιρείες έχουν τόσο πολλά εκτυπωμένα έγγραφα που χρειάζεται να νοικιάζουν ειδικούς χώρους για την αποθήκευσή τους. Ακόμα κι αν εσείς αποθηκεύετε τα έγγραφά σας σε ντουλάπια και πάλι τα έπιπλα αυτά καταλαμβάνουν αρκετό χώρο στα γραφεία σας.
Δεν αναφέραμε ακόμη τα προφανή: το κόστος σε χαρτί και μελάνια τείνει να αυξάνει συνεχώς. Εάν οι υπάλληλοί σας εκτυπώνουν συνεχώς στο γραφείο, από τα προσωπικά τους έγγραφα, μέχρι τα e-mail που λαμβάνουν, ή εκτυπώνουν έγχρωμα χωρίς να χρειάζεται, η σπατάλη που κάνετε είναι τεράστια.

 

Και βέβαια, η κακή διαχείριση εγγράφων μπορεί να έχει κι άλλες επιπτώσεις. Τι θα κάνετε εάν κάποιος επισκέπτης δει ένα ευαίσθητο έγγραφο να περιμένει σε έναν εκτυπωτή, ή εάν κάποιος εργαζόμενος από το λογιστήριο έχει ξεχάσει να παραλάβει από τον εκτυπωτή το φύλλο με τη μισθοδοσία;

 

Παρά το λεγόμενο «paperless office» για το οποίο γίνεται πολύ κουβέντα εδώ και χρόνια, σύμφωνα με μια έρευνα της Xerox, σχεδόν το 40% των διεργασιών μέσα σε μια επιχείρηση πραγματοποιείται μέσω εκτυπώσεων. Αυτό σημαίνει ότι οι ευκαιρίες βελτίωσης της διαχείρισης εγγράφων είναι πολλές. Εκτός από την εξοικονόμηση κόστους, η έρευνα της Xerox αποκάλυψε ότι το μεγαλύτερο όφελος από τη διαχείριση εγγράφων προκύπτει από τον εξορθολογισμό του workflow.

 

 

Τα απαραίτητα βήματα 

Παραθέτουμε συνοπτικά τα πιο βασικά βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε προς το δρόμο για μια πιο σωστή διαχείριση εγγράφων:

 

1. Αξιοποιήστε το cloud

Η σάρωση εγγράφων απευθείας στο cloud γίνεται παιχνιδάκι όταν χρησιμοποιείτε εκτυπωτές και MFPs που αξιοποιούν την τεχνολογία Xerox ConnectKey. Επιπλέον, μέσω του CapturePoint Transformer App μπορείτε να εξορθολογήστε το workflow σας ακόμα περισσότερο. Τέλος, επειδή το mobility είναι μέρος του σύγχρονου επιχειρείν, το Xerox Mobile Link App σας επιτρέπει να σαρώνετε, να αποστέλλετε fax και να αποθηκεύτε στο cloud μέσα από το κινητό σας.

 

2. Θέστε περιορισμούς

Ο έλεγχος του ποιος εκτυπώνει και τι, όχι μόνο θα βελτιώσει τη διαχείριση εντός της επιχείρησης, αλλά θα σας εξοικονομήσει χρήματα. Ο Xerox ConnectKey MFP σας, μπορεί να ρυθμιστεί ούτως ώστε να απαιτεί PIN πριν εκτυπωθεί ένα έγγραφο. Ξεχάστε τα ευαίσθητα έγγραφα που περιμένουν στο tray του εκτυπωτή, ενώ με τον τρόπο αυτό θα γνωρίζετε ποιος εκτυπώνει, πόσο εκτυπώνει και πότε. Επίσης, μπορείτε να περιορίσετε τις έγχρωμες εκτυπώσεις ανάλογα με τη μορφή του εγγράφου, ή το τμήμα μέσα σε μια επιχείρηση.