Παρά τις τεράστιες αλλαγές που έχουν συμβεί τα τελευταία χρόνια στον τρόπο με τον οποίο ζούμε και εργαζόμαστε, πολλές εταιρείες εξακολουθούν και καθυστερούν την ψηφιακή μετάβαση. Είναι εντυπωσιακός ο αριθμός των μικρών επιχειρήσεων που ακόμα διαθέτουν φοριαμούς γεμάτους χαρτιά, φακέλους και εκτυπώσεις.
Η αλήθεια είναι ότι πάντα κάποια έγγραφα θα χρειάζονται εκτύπωση και χειροκίνητη αρχειοθέτηση. Αυτό όμως δεν σημαίνει ότι θα πρέπει μια εταιρεία να εκτυπώνει και να αρχειοθετεί τα πάντα. Τα περισσότερα έγγραφα μπορούν να ψηφιοποιηθούν. Το κανάλι των συνεργατών θα πρέπει να συμβουλέψει τους πελάτες του και να τους πείσει ότι η ψηφιοποίηση δεν είναι απλά μια τεχνολογική τάση που πρέπει να ακολουθήσουν, αλλά ότι πραγματικά θα τους προσφέρει οικονομία. Τα παρακάτω επιχειρήματα είναι αδιάψευστα. Χρησιμοποιήστε τα στις συζητήσεις με τους πελάτες σας.
Εξοικονόμηση χρημάτων
Η ψηφιοποίηση των εγγράφων και η αποθήκευσή τους στο cloud βοηθά στη μείωση των λειτουργικών εξόδων μιας επιχείρησης. Σε πρακτικό επίπεδο, το λιγότερο χαρτί θα απαιτεί λιγότερο χώρο αποθήκευσης, ενώ θα μειωθούν σημαντικά οι εκτυπώσεις και κατά συνέπεια τα αναλώσιμα.
Με τη λειτουργία Web Capture οι πελάτες σας μπορούν να μειώσουν τα κόστη, αυξάνοντας την παραγωγικότητά τους. Το Web Capture της Xerox είναι η μόνη λύση της αγοράς που αυτοματοποιεί τη διαδικασία και σαρώνει τα έγγραφα απευθείας μέσα σε εφαρμογές, χωρίς τα επιμέρους βήματα της συμβατικής διαδικασίας.
Αύξηση παραγωγικότητας
Η αποθήκευση των εγγράφων σε ψηφιακή μορφή είναι πιο γρήγορη και πιο αποδοτική από την άποψη ότι η αναζήτηση, η εκτύπωση, η αρχειοθέτηση και μια σειρά από άλλες διαδικασίες δεν χρειάζεται πλέον να γίνονται με το χέρι εξοικονομώντας πολύτιμες ανθρωποώρες από το προσωπικό των πελατών σας.
Αύξηση ασφάλειας
Τα εκτυπωμένα έγγραφα μπορούν εύκολα να φτάσουν σε άτομα που δεν έχουν την απαραίτητη εξουσιοδότηση. Μπορούν εύκολα να χαθούν, αλλά και να κλαπούν, ενώ είναι πολύ ευαίσθητα σε φυσικές και άλλες καταστροφές. Όταν οι πληροφορίες αποθηκεύονται στο cloud, οι πελάτες σας μπορούν να θεσπίσουν τους περιορισμούς που επιθυμούν προκειμένου να προστατέψουν τα πολύτιμα δεδομένα τους. Η Xerox προσφέρει το εργαλείο Xerox Mobile Link το οποίο επιτρέπει την προσθήκη κωδικών σε έγγραφα PDF.
Αποφασίστε πού θα αποθηκεύετε τα δεδομένα σας
Ακόμα και όσες επιχειρήσεις δεν έχουν κάνει πλήρως την ψηφιακή τους μετάβαση, χρησιμοποιούν κάποιες υπηρεσίες cloud, όπως Google Drive, Dropbox, OneDrive, ή Office 365 για να αποθηκεύουν και να μοιράζονται αρχεία.
Βοηθήστε τους πελάτες σας να βελτιώσουν την ταχύτητα ψηφιοποίησης των δεδομένων τους αξιοποιώντας τα apps της πλατφόρμας Xerox ConnectKey. Οι πολυλειτουργικές συσκευές της Xerox που είναι συμβατές με την τεχνολογία ConnectKey επιτρέπουν την απευθείας εκτέλεση εργασιών από την οθόνη της συσκευής και την επικοινωνία με τις πιο σημαντικές cloud υπηρεσίες.