Η σάρωση θεωρείτο πάντα ένας εύκολος τρόπος για γρήγορη αύξηση της παραγωγικότητας. Δεν υπάρχει καμία αμφιβολία για το ότι η μετατροπή των χάρτινων εγγράφων σε ψηφιακά θα σας βοηθήσει να κάνετε αποδοτικότερα τη δουλειά σας.
Αν και πάντα κάποια έγγραφα θα πρέπει να εκτυπώνονται, τα περισσότερα μπορούν να ψηφιοποιηθούν, προσφέροντας πολλαπλά πλεονεκτήματα για την επιχείρηση.
Έτσι, όλο και πιο πολλές μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις αρχίζουν και στρέφονται προς την ψηφιοποίηση των εγγράφων που διακινούν εσωτερικά και εξωτερικά. Εάν κι εσείς βρίσκεστε ανάμεσα σε αυτές, σας έχουμε πολύ καλά νέα. Η Xerox συνεχίζει να ψάχνει νέους τρόπους για να κάνει τη διαδικασία ψηφιοποίησης πιο απλή, ούτως ώστε η υιοθέτησή της από όλες τις επιχειρήσεις (ακόμα και από αυτές που δεν έχουν μεγάλη επαφή με την τεχνολογία) να μπορεί να γίνει απρόσκοπτα.
Ανάμεσα στις καινούριες καινοτομίες που έχει παρουσιάσει η Xerox στον τομέα της βελτίωσης του workflow εντάσσεται και το Web Capture.
Πώς λειτουργεί
Το Web Capture βελτιώνει σε πολύ μεγάλο βαθμό τη διαδικασία της σάρωσης εγγράφων, μειώνοντας το χρόνο στο μισό. Απευθύνεται κυρίως σε μικρομεσαίες επιχειρήσεις που βασίζονται σε εργαλεία cloud. Υποστηρίζει σχεδόν κάθε cloud εφαρμογή και υπηρεσία, όπως για παράδειγμα τα QuickBooks Online, Microsoft Office 365, Google Apps, Workday, Salesforce, Dropbox, SAP Business One και πολλές άλλες.
Πριν δούμε πώς ακριβώς λειτουργεί το Web Capture, ας θυμηθούμε τι ακριβώς σημαίνει σάρωση εγγράφου: Πριν από το Web Capture τα βήματα που έπρεπε να ακολουθήσει κανείς για να σαρώσει ένα έγγραφο ήταν τα εξής:
1. Εντοπισμός του εγγράφου
2. Σάρωση του εγγράφου
3. Δημιουργία καινούριου φακέλου στο desktop
4. Πληκτρολόγηση ονόματος φακέλου
5. Μεταφορά του σαρωμένου αρχείου μέσα στον φάκελο
6. Πληκτρολόγηση ονόματος αρχείου
Στη συνέχεια και αφού ολοκληρωθούν τα παραπάνω βήματα, για να χρησιμοποιηθεί το σαρωμένο έγγραφο (στη μορφή του ψηφιακού αρχείου), έπρεπε να βρεθεί, υπό την προϋπόθεση βεβαίως ότι αυτός που το ψάχνει θυμάται ή γνωρίζει το όνομά του και σε ποιον φάκελο βρίσκεται. Κατόπιν, εάν χρειάζεται το αρχείο να ανέβει σε κάποιο cloud app ή υπηρεσία, ο χρήστης θα έπρεπε να το ανεβάσει χειροκίνητα.
To Web Capture ελαχιστοποιεί τα παραπάνω βήματα εξορθολογίζοντας τη διαχείριση εγγράφων. Η διαδικασία ξεκινά όχι από κάποια εφαρμογή, αλλά από τον ίδιο τον browser, χρησιμοποιώντας ένα ειδικό plug-in. Επίσης, επιτρέπει τη σάρωση πολλών εγγράφων και υποστηρίζει σχεδόν όλα τα δημοφιλή cloud apps, επιτρέποντας το αυτόματο uploading.
Τα παραπάνω μειώνουν το ανθρώπινο λάθος, διασφαλίζοντας ότι έχετε ανεβάσει το σωστό αρχείο, στη σωστή υπηρεσία.
Το εντυπωσιακό με το Web Capture είναι ότι δεν περιορίζεται μόνο στους πολυλειτουργικούς εκτυπωτές της Xerox, αλλά λειτουργεί με οποιονδήποτε scanner.
Επιπλέον, διαθέτει εξειδικευμένες εφαρμογές για οποιοδήποτε τμήμα μέσα στην επιχείρηση, αναγνωρίζοντας, αποθηκεύοντας, διαχειρίζοντας και αποστέλλοντας εντολές πώλησης και αποδείξεις/τιμολόγια, βιογραφικά και αποδείξεις. Μάλιστα, μέσω του ConnectKey Xerox πολυλειτουργικού εκτυπωτή, μπορείτε να σαρώσετε ολόκληρες δεσμίδες από έγγραφα σε ελάχιστα λεπτά, να τα οργανώσετε σωστά και να είναι έτοιμα προς χρήση ανά πάσα στιγμή.
Πώς θα ξεκινήσετε
Ο συνεργάτης της Xerox θα σας βοηθήσει να ξεκινήσετε, εγκαθιστώντας το Web Capture plug-in στον browser σας. Επίσης, εάν διαθέτετε συσκευή ConnectKey, θα πρέπει να κατεβάσετε και να εγκαταστήσετε το σχετικό app στις συσκευές σας για να σαρώνετε απευθείας στο cloud χωρίς την χρήση υπολογιστή.
Δείτε πώς λειτουργεί το Xerox Web Capture στο παρακάτω βίντεο: