Τον τελευταίο καιρό η συζήτηση γύρω από το printing περιστρέφεται εν πολλοίς γύρω από τις MPS, γεγονός δικαιολογημένο αφού σωστά πλέον η εκτύπωση αντιμετωπίζεται ως μια ολοκληρωμένη υπηρεσία-διαδικασία. Ωστόσο δεν θα πρέπει να ξεχνάμε ότι στην καρδιά κάθε εκτύπωσης βρίσκεται η συσκευή, ο εκτυπωτής που θα μετατρέψει την άυλη ιδέα σε χειροπιαστό έγγραφο. ‘Ετσι, οι multifunction printers (MFPs) παραμένουν ο πιο κρίσιμος κρίκος στην εκτυπωτική αλυσίδα, και στο κατά πόσο η αλυσίδα αυτή θα βοηθά την παραγωγικότητα μιας επιχείρησης. Όμως τι πρέπει να ξέρουμε για να διαλέξουμε τον κατάλληλο MFP;
Η Xerox απαντά στην εν λόγω ερώτηση με τον δεκάλογο του σωστού MFP για την επιχείρησή μας, έναν σύντομο οδηγό που εξασφαλίζει ότι το printing θα είναι μοχλός ανάπτυξης και όχι τροχοπέδη στις εταιρικές λειτουργίες.
1.Επιδόσεις scanning
Μπορεί να μην το έχουμε συνειδητοποιήσει αλλά το scanning είναι σχεδόν εξίσου σημαντικό όσον αφορά την ροή εγγράφων σε μια επιχείρηση με το printing. Έτσι, ο ιδανικός MFP διαθέτει scanning interface το οποίο είναι απλό και γρήγορο, με απλό προγραμματισμό εργασιών και υποστήριξη ενός ευρύ κύκλου formats. Εκ των ων ουκ άνευ θεωρείται η λειτουργία one-touch scanning.
2.Αξιοπιστία
Όταν η δουλειά τρέχει και η εξυπηρέτηση των πελατών κρέμεται από έγγραφα, το ζήτημα βλάβη απλά δεν “παίζει”. Οι εργαζόμενοι θέλουν να ξέρουν ότι ο εκτυπωτής θα μπορεί να φέρει εις πέρας κάθε εργασία με αξιοπιστία. Έτσι, πριν την επιλογή κάποιου MFP η αξιοπιστία που τον συνοδεύει είναι μία από τις βασικές παραμέτρους που πρέπει να λάβουμε υπόψη μας.
3. Βιωσιμότητα
Αν έχουν τα κατάλληλα εργαλεία, οι συσκευές MFP μπορούν να συμβάλουν στους στόχους βιώσιμης ανάπτυξης που κάθε εταιρεία πλέον συμπεριλαμβάνει στις πολιτικές της. Συγκεκριμένα, ένα MFP θα πρέπει να διαθέτει «έξυπνες» ρυθμίσεις που εξοικονομούν toner ή μελάνι, δίνουν τη δυνατότητα για εκτύπωση πολλαπλών σελίδων ανά φύλο χαρτιού κ.λπ.
4. Ευχρηστία και Παραγωγικότητα
Έχει το νέο MFP μας το ίδιο ή παρόμοιο interface με όλη την οικογένεια συσκευών στην οποία ανήκει; Ναι, όσο παράξενο και αν ακούγεται οι εκτυπωτικές συσκευές μέσα σε μια εταιρεία είναι χρήσιμο να διαθέτουν παρόμοιο interface, ώστε όταν οι εργαζόμενοι μετακινούνται από τμήμα σε τμήμα να μην συναντούν «άγνωστες» σε αυτούς συσκευές που δεν μπορούν να χειριστούν άμεσα.
6. Driver Viewing από μακριά
Κάθε φορά που πρέπει να σταματήσουμε ή να αναστείλουμε μία εκτύπωση χάνουμε χρόνο. Κλασικό παράδειγμα, ο έλεγχος του toner πριν στείλουμε μια σημαντική εργασία προς εκτύπωση. Για τον λόγο αυτό ο ιδανικός MFP θα πρέπει να μας δίνει τη δυνατότητα να δούμε αυτές τις πληροφορίες – και άλλες – από τον υπολογιστή μας, χωρίς να χρειαστεί να σηκωθούμε από τη θέση μας για να ελέγξουμε για παράδειγμα, αν το tray έχει χαρτί.
6. Απλά και κατανοητά
Η ύπαρξη γραφικών επεξηγήσεων σχετικά τις λειτουργίες ενός MFP βοηθά τα μέγιστα στη χρήση του από μη εξειδικευμένους εργαζόμενους. Η οπτικοποίηση αναγκών, όπως η αλλαγή toner, εμπλοκή χαρτιού ή η έλλειψή του καθιστά κάθε εργαζόμενο ικανό να επέμβει, αφαιρώντας την υποχρέωση αυτή από το τμήμα ΙΤ.
7. Ολοκλήρωση εργασίας
Ο κατάλληλος MFP για την επιχείρησή μας προβάλει ειδοποιήσεις προς τον εργαζόμενο κάθε φορά που ολοκληρώνεται η εργασία την οποία έχει επιλέξει. Έτσι, δεν χρειάζεται να αφήσει το γραφείο του για να περιμένει στην ουρά μέχρι να βγει η εκτύπωσή του.
8. Λειτουργία “Print Around”
Ποιος δεν έχει βρεθεί στη θέση να περιμένει για μια εκτύπωση επειδή αυτή ενός συναδέλφου κόλλησε; Πρόκειται για εμπόδιο στην παραγωγικότητα, ειδικά σε μικρές ομάδες εργασίας όπου μπορεί να υπάρχει ένας μόνο εκτυπωτής. Η λειτουργία “Print Αround” θέτει την προβληματική εκτύπωση σε αναμονή και συνεχίζει με τις υπόλοιπες.
9. Mobile Printing
Με το mobility να έχει γίνει μέρος του σύγχρονου επιχειρηματικού περιβάλλοντος δεν νοείται MFP που να μην δίνει δυνατότητα mobile εκτυπώσεων και μάλιστα με ασφαλή τρόπο.
10. Ευελιξία
Ο MFP δεν είναι ένα stand-alone μηχάνημα. Ή πιο σωστά δεν θα έπρεπε να είναι αφού οι σύγχρονες επιχειρήσεις συνεχώς εμπλουτίζουν τις υποδομές τους με νέες λύσεις. Έτσι και ο σύγχρονος MFP θα πρέπει να είναι εξαιρετικά ευέλικτος ώστε να συνεργάζεται με κάθε νέα λύση. Το αποτέλεσμα είναι μεγαλύτερη αποδοτικότητα, ταχύτητα, ασφάλεια και φυσικά εξοικονόμηση πόρων.