Η αναστάτωση στον εργασιακό χώρο των τελευταίων ετών δείχνει σημάδια υποχώρησης και οι προσδοκίες γύρω από τη μακροπρόθεσμη διαμόρφωση του εργασιακού περιβάλλοντος αρχίζουν να αποκρυσταλλώνονται για πολλές επιχειρήσεις. Η πιο πρόσφατη μελέτη του τοπίου της αγοράς των Managed Print Services της Quocirca αποκαλύπτει ότι οι επιχειρήσεις ξεκινούν τώρα μια φάση επαναξιολόγησης, ανανέωσης και βελτιστοποίησης, προκειμένου να διασφαλίσουν ότι το τεχνολογικό περιβάλλον στο χώρο εργασίας, ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις τους και υποστηρίζει τους εργαζομένους.
Μια σημαντική πτυχή του γεγονότος αυτού είναι η αξιολόγηση του κατά πόσο η υποδομή εκτύπωσης και οι σχετικές υπηρεσίες προσφέρουν τη σωστή ισορροπία μέσα στην επιχείρηση. Πόσο συμβάλλουν σε ευρύτερους στρατηγικούς επιχειρηματικούς στόχους για αποτελεσματικότητα, βιωσιμότητα και ασφάλεια, και με ποιον τρόπο θα μπορούσε ο εκσυγχρονισμός να βοηθήσει στην προστασία του μέλλοντος της επιχείρησης;
Αναμφίβολα ο αέρας της αλλαγής είναι παρόν, αλλά η φύση αυτής της αλλαγής εξαρτάται από τον κλάδο στον οποίο δραστηριοποιείται η κάθε επιχείρηση και από τη μακροπρόθεσμη επίδραση των πανδημικών αλλαγών στο σύνολο των εργαζομένων της. Η μελέτη διαπίστωσε ότι οι χώροι των γραφείων αυξάνονται και μειώνονται. Το 59% των επιχειρήσεων αναμένει να αυξήσει τον χώρο που κατέχουν, ενώ το 26% αναμένει μείωση. Η υποδομή εκτύπωσης θα πρέπει να είναι ευέλικτη για να υποστηρίξει αυτές τις αναμενόμενες αλλαγές και υπάρχουν επίσης ευκαιρίες για ενσωμάτωση και επέκταση της ψηφιοποίησης του workflow και των λύσεων συνεργασίας που προκλήθηκαν από την πανδημία.
Άλλες πτυχές που πρέπει να λάβουν υπόψη οι επιχειρήσεις περιλαμβάνουν την υποστήριξη των εξ αποστάσεως εργαζομένων και το κατά πόσον υπάρχει επαρκής ασφάλεια σε όλο το κατανεμημένο περιβάλλον εκτύπωσης τόσο από τεχνική όσο και άποψη πολιτικών. Με την εμφάνιση πρόσφατων κενών ασφαλείας που σχετίζονται με το printing, είναι σημαντικό οι επιχειρήσεις να διαχειρίζονται προληπτικά και να μετριάζουν τον κίνδυνο δυνητικά δαπανηρών παραβιάσεων δεδομένων που σχετίζονται με την εκτύπωση.
Ακολουθούν έξι τρόποι με τους οποίους ο εκσυγχρονισμός της υποδομής εκτύπωσης μπορεί να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να έχουν καλύτερες επιδόσεις στο μέλλον:
1. Εφαρμογή μια συνεκτικής λύσης για την υποστήριξη του υβριδικού εργατικού δυναμικού
Οι πάροχοι MPS θα πρέπει να είναι σε θέση να συμβουλεύουν και να παρέχουν παροχή συσκευών στο σπίτι, να παρακολουθούν τη χρήση και τα πρότυπα ασφάλειας και να προσφέρουν λύσεις που επιτρέπουν στενότερη συνεργασία μεταξύ του περιβάλλοντος του σπιτιού και του γραφείου, συμπεριλαμβανομένης της ασφαλούς διαχείρισης εκτυπώσεων παράλληλα με τις υπηρεσίες αναπλήρωσης αναλωσίμων. Αυτό θα δημιουργήσει ένα πιο υποστηρικτικό περιβάλλον για τους εργαζόμενους και θα βοηθήσει στην ενίσχυση της ικανοποίησης και της διατήρησης.
2. Βελτιστοποίηση των υφιστάμενων επενδύσεων σε τεχνολογία
Ένα ελεγχόμενο περιβάλλον εκτύπωσης μπορεί να εντοπίσει περιοχές υπο- και υπερβολικής χρήσης στην τρέχουσα διαμόρφωση και να υποδείξει πού μπορούν να επανατοποθετηθούν οι υπάρχουσες συσκευές για βέλτιστη απόδοση. Αυτό μπορεί να σημαίνει μετάβαση σε μια πιο συγκεντρωτική εγκατάσταση χρησιμοποιώντας πολυμηχανήματα A3 ή αντικατοπτρίζοντας τα κατανεμημένα μοτίβα εργασίας με την εγκατάσταση περισσότερων συσκευών A4. Το σωστό μέγεθος του περιβάλλοντος εκτύπωσης τώρα θα αποφέρει σημαντική απόδοση.
3. Ικανοποίηση στόχων βιωσιμότητας
Καθώς η δέουσα επιμέλεια για τη βιωσιμότητα των παρόχων εισέρχεται στη σφαίρα της κανονιστικής συμμόρφωσης, οι επιχειρήσεις θα πρέπει να περιμένουν από το κανάλι MPS να παράσχει λεπτομερή δεδομένα σχετικά με τις περιβαλλοντικές και κοινωνικές επιπτώσεις των λειτουργιών τους. Οι πελάτες θα πρέπει να αναζητήσουν λύσεις που συμβάλλουν σε βασικούς περιβαλλοντικούς στόχους, όπως η μείωση της κατανάλωσης ενέργειας, των αποβλήτων και των εκπομπών άνθρακα.
4. Μείωση κόστους και αύξηση ελέγχου με λύσεις εκτύπωσης στο cloud
Οι τοπικοί print servers είναι ακριβοί και δημιουργούν μεγάλο βάρος διαχείρισης. Με τη μετάβαση στο cloud MPS, οι επιχειρήσεις μπορούν να μειώσουν το κόστος και να βελτιώσουν την απόδοση και την ευελιξία. Οι πελάτες θα πρέπει να ζητούν από τους παρόχους σαφείς μετρήσεις σχετικά με τα οφέλη μιας μετάβασης στο cloud και να αναμένουν από αυτούς να προσφέρουν λύσεις που είναι προσαρμοσμένες στην υπάρχουσα ωριμότητα cloud και στα μελλοντικά τους σχέδια.
5. Ασφάλεια εκτύπωσης κατάλληλη για το κατανεμημένο τεχνολογικό περιβάλλον
Η ασφάλεια είναι κρίσιμης σημασίας τόσο από άποψη λειτουργίας όσο και από άποψη συμμόρφωσης και η υποδομή εκτύπωσης δεν πρέπει να αγνοηθεί. Οι επιχειρήσεις θα πρέπει να αξιολογήσουν τις προσεγγίσεις των λύσεων MPS που υιοθετούν τη φιλοσοφία του zero-trust και το πώς οι λύσεις ενσωματώνονται με υπάρχοντα εργαλεία όπως το SIEM και ο εντοπισμός και η απόκριση endpoint, διασφαλίζοντας παράλληλα ότι οι συσκευές παραμένουν προστατευμένες και παρακολουθούνται από ενσωματωμένα χαρακτηριστικά ασφαλείας.
6. Βελτιώσεις στην συνεργασία και την ψηφιοποίηση του workflow
Οι επιχειρήσεις θα πρέπει να αναζητούν υπηρεσίες διαχειριζόμενης εκτύπωσης που ενσωματώνονται άψογα με ευρύτερες λύσεις συνεργασίας και ψηφιοποίησης για την υποστήριξη του υβριδικού εργατικού δυναμικού.
Η κατάλληλη στιγμή για τον εκσυγχρονισμό της υποδομής εκτύπωσης
Οι δυνατότητες και το εύρος των λύσεων MPS έχουν εξελιχθεί σημαντικά τα τελευταία χρόνια. Οι legacy εγκαταστάσεις εκτύπωσης ενδέχεται να μην προσφέρουν όλα τα πλεονεκτήματα που μπορεί να προσφέρει το σύγχρονο MPS, ειδικά εάν η επιχείρηση έχει υποστεί σημαντικές αλλαγές στο μεσοδιάστημα. Συνεργαζόμενοι με το κανάλι MPS και εξερευνώντας καινοτομίες στον τομέα, οι επιχειρήσεις μπορούν να διασφαλίσουν ότι η υποδομή εκτύπωσης τους ευθυγραμμίζεται καλύτερα με τους στόχους απόδοσης, ασφάλειας, βιωσιμότητας και ελέγχου κόστους.