Παρόλη την εξέλιξη της τεχνολογίας και την πολυδιαφημισμένη ανάπτυξη του mobile computing, το «paperless office» έχει κερδίσει κάποιες μάχες, αλλά δεν φαίνεται μέχρι στιγμής να κερδίζει και τον πόλεμο. Η πληροφορία είναι μεν ψηφιακή και πανταχού παρούσα, αλλά το hard copy ήταν και παραμένει απαραίτητο μέσα στη ροή εργασιών μιας εταιρείας. Το ερώτημα πλέον είναι πώς η επιχείρηση θα μπορέσει να διαχειριστεί καλύτερα, αποδοτικότερα και οικονομικότερα τη ροή των εκτυπώσεων. Και δεδομένου πως στην εποχή μας οι επιχειρήσεις αναζητούν τρόπους να μειώσουν τα λειτουργικά τους έξοδα, αυξάνοντας ταυτόχρονα την αποδοτικότητα, οι λύσεις Managed Print Services (MPS) αποτελούν τον πλέον πρόσφορο για τα ζητήματα αυτά τρόπο.
Δεν είναι τυχαίο που σημαντικές ανεξάρτητες έρευνες αποδεικνύουν το τεράστιο όφελος που μπορεί να έχει μια επιχείρηση εγκαταλείποντας μια για πάντα το παραδοσιακό μοντέλο των μη διαχειρίσιμων και ανεξέλεγκτων εκτυπώσεων και επιλέγοντας μια λύση MPS.
Στο πλαίσιο του αφιερώματός μας, το Tech Channel Partner και το BizTech.gr, διοργάνωσαν την 1η πανελλήνια έρευνα MPS, καλύπτοντας το σύνολο της ελληνικής αγοράς. Είναι η πρώτη φορά που επιχειρήθηκε κάτι τέτοιο στη χώρα μας (και μάλιστα, όχι εκ μέρους κάποιου κατασκευαστή) και μια πρώτη γεύση των αποτελεσμάτων της έρευνας, παρουσιάζονται στο τέλος του άρθρου.
Με τον όρο Managed Print Services εννοούμε μια υπηρεσία η οποία έχει σκοπό τη διαχείριση όλων των αναγκών εκτύπωσης της επιχείρησης, συμπεριλαμβανομένων τόσο των ίδιων των συσκευών (εκτυπωτές, scanners, faxes copiers) και τις ανάγκες τους σε συντήρηση και αναλώσιμα, όσο και την παρακολούθηση, καταγραφή και έλεγχο των εκτυπωτικών συνηθειών. Ο απώτερος σκοπός δεν είναι άλλος από τον εξορθολογισμό και έλεγχο του printing. Το πέρασμα από τις ανεξέλεγκτες και μη διαχειρίσημες εκτυπώσεις σε μια ολοκληρωμένη λύση MPS έχει ως αποτέλεσμα την εξοικονόμηση χρημάτων την αύξηση της αποτελεσματικότητας.
Στη συνέχεια, θα αναφερθούμε σε συγκεκριμένους λόγους για τους οποίους οι λύσεις MPS ωφελούν την επιχείρηση που τις χρησιμοποιεί.
Εκτίμηση των εκτυπωτικών αναγκών
Αν και το τμήμα ΙΤ πιθανότατα διαθέτει την ικανότητα ανάλυσης του εκτυπωτικού στόλου της επιχείρησης, αξίζει τον κόπο από πλευράς χρόνου; Ο πάροχος MPS έχει την εμπειρία της ολοκληρωμένης ανάλυσης του εκτυπωτικού στόλου όλων των μεγεθών. Επιπλέον, διαθέτει εξειδικευμένη γνώση των μεθόδων ενοποίησης, προκειμένου η επιχείρηση να υλοποιήσει τον σωστό εξοπλισμό σε συμφέρουσα τιμή. Σε αυτή την ανάλυση, συμπεριλαμβάνονται όλες οι πλευρές τού business printing, όπως τα scanning, printing, copying και faxing.
Μείωση εκτυπωτικού στόλου
Σε συνέχεια της εκτίμησης των εκτυπωτικών αναγκών, γνωρίζει η επιχείρηση το συνολικό κόστος κτήσης (TCO) για τις συσκευές που περιλαμβάνονται στον εκτυπωτικό στόλο της; Γνωρίζει ποιες συσκευές είναι υπεύθυνες για τον περισσότερο χρόνο downtime; Μια λύση MPS θα προσφέρει στην επιχείρηση τις απαραίτητες πληροφορίες προκειμένου να μειώσει τον εκτυπωτικό στόλο της, να ξεφορτωθεί τις περιττές συσκευές και να αντικαταστήσει όσες είναι στο τέλος της ζωής τους.
Οι πάροχοι MPS, σε τελική ανάλυση, είναι οι ειδικοί που γνωρίζουν ποιες είναι οι κατάλληλες διαθέσιμες συσκευές που ανταποκρίνονται στο budget της επιχείρησης, αλλά και στους στόχους της.
Ενισχυμένη ασφάλεια
Μια έρευνα της Quocirca έδειξε πως πάνω από το 70% των επιχειρήσεων έχουν υποστεί τουλάχιστον μία παραβίαση δεδομένων, ως αποτέλεσμα μη ασφαλούς εκτύπωσης. Με τη χρήση των λύσεων MPS οι εργασίες εκτύπωσης απλά περιμένουν στον κεντρικό server, μέχρις ότου οι χρήστες να πάνε τις παραλάβουν από τη συσκευή της επιλογής τους. Θα πρέπει να χρησιμοποιήσουν την κάρτα πρόσβασής τους ή να εισαγάγουν τον αριθμό PIN και να επιλέξουν την εργασία που επιθυμούν, προκειμένου να αποφύγουν άλλοι χρήστες είτε να τις δουν είτε να τις παραλάβουν κατά λάθος.
Έλεγχος και insights
Επιπροσθέτως της ασφάλειας, μια λύση MPS θα προσφέρει στην επιχείρηση ακόμα περισσότερα insights σχετικά με το εκτυπωτικό περιβάλλον των πελατών της, επιτρέποντας να αναπτύξει συγκεκριμένες διεργασίες, να τρέξει reports, αλλά και να δημιουργήσει προληπτικές ειδοποιήσεις για αναλώσιμα ή service.
Αυτόματη ανανέωση αναλωσίμων
Η επιχείρηση θα εξαλείψει την ανάγκη παραγγελίας toner και αναλωσίμων υιοθετώντας ένα πρόγραμμα MPS. Αυτού του είδους τα προγράμματα μπορούν να παρακολουθήσουν τις συσκευές και να αυτοματοποιήσουν τις παραγγελίες toner, ανάλογα με το επίπεδο κατανάλωσης. Με τον τρόπο αυτόν οι εργαζόμενοι της επιχείρησης παραμένουν παραγωγικοί, μιας και εξαλείφεται το downtime του εξοπλισμού που μπορεί να προκύψει από την έλλειψη αναλωσίμων.
Έλεγχος απρόβλεπτων δαπανών
Ένα πρόγραμμα MPS επιτρέπει την ενοποίηση των δαπανών, με αποτέλεσμα τη δυνατότητα μηνιαίας επένδυσης. Η συνεργασία με τον πάροχο MPS, εγγυάται πως δεν θα προκύψουν απρόβλεπτες δαπάνες συντήρησης ή όποιες άλλες.
Απελευθέρωση πόρων ΙΤ
Υπολογίζεται πως πάνω από το 20% του χρόνου του ΙΤ αναλώνεται σε εκτυπωτικά ζητήματα. Οι λύσεις MPS ελαφρύνουν το «βάρος» στο προσωπικό του ΙΤ, μιας και λιγότερα προβλήματα στους εκτυπωτές ή στα αναλώσιμα συνεπάγονται και μικρότερη εξάρτηση από το τμήμα ΙΤ, προκειμένου να ασχοληθεί με projects που χρήζουν προσοχής.
Training εργαζομένων στις νέες τεχνολογίες
Τα τμήματα ΙΤ επικεντρώνονται συνήθως σε συγκεκριμένες εργασίες και το training των εργαζομένων, όσον αφορά την αντιμετώπιση των εκτυπωτικών προβλημάτων τους, δεν αποτελεί τη βασική τους προτεραιότητα. Οι πάροχοι MPS λύσεων μπορούν να βοηθήσουν στο θέμα του training και να παρέχουν υποστήριξη σε ζητήματα εκτύπωσης.
Διαχείριση απομακρυσμένων εκτυπώσεων
Χάρη στο mobile printing, οι εργαζόμενοι θα μπορούν να εκτυπώσουν απομακρυσμένα από off-site τοποθεσίες και από όποια συσκευή. Το αποτέλεσμα θα είναι σημαντικό για την επιχείρηση, μιας και οι εργαζόμενοι δεν θα χρειάζεται να εμφανιστούν στο γραφείο για να εκτυπώσουν κάποια σημαντικά έγγραφα κ.ο.κ. Εφόσον η επιχείρηση υποστηρίζει ένα περιβάλλον mobile print, οι MPS providers θα της προσφέρουν την απαραίτητη υποστήριξη.
Περιβαλλοντικός αντίκτυπος
Ο εξορθολογισμός της διαδικασίας εκτύπωσης μπορεί να οδηγήσει σε περικοπή αποβλήτων και κατανάλωσης ενέργειας. Σύμφωνα με έρευνες για το θέμα, ο περιβαλλοντικός αντίκτυπος μιας συσκευής είναι 80% χρήση χαρτιού, 8% ενέργεια, 7% επισκευή, 6% cartridges και 1% «end of life». Οι περισσότερες συσκευές στην αγορά ανταποκρίνονται στα standards αποτελεσματικότητας Energy Star. Αυτό σημαίνει πως χρησιμοποιούν 60% λιγότερη ενέργεια σε σχέση με τα μοντέλα προηγούμενων γενιών, χάρη σε χαρακτηριστικά όπως η αυτόματη λειτουργία sleep και το ταχύτατο wake up.
Συμπέρασμα
Οι λύσεις MPS κυκλοφορούν σε πολλούς τύπους και μπορούν να προσαρμοστούν στις απαιτήσεις των πελατών σας. Τα προγράμματα MPS θα μειώσουν το φόρτο εργασίας για το τμήμα ΙΤ, με αποτέλεσμα αύξηση στην παραγωγικότητα και τον εξορθολογισμό του workflow για τους εργαζομένους. Σε τελική ανάλυση, οι συνεργάτες θα πρέπει να δώσουν στους πελάτες τους να κατανοήσουν πως οι λύσεις MPS θα μεγιστοποιήσουν τη δυνατότητα διαχείρισης του περιβάλλοντος εκτύπωσης αποτελεσματικότερα.
Η αγορά του printing έχει ξεκάθαρη κατεύθυνση. Καθώς οι εταιρείες αντιλαμβάνονται τα οφέλη των υπηρεσιών διαχείρισης εκτυπώσεων, ψάχνουν για αξιόπιστους συνεργάτες, οι οποίοι θα μπορέσουν να αντιληφθούν τις ιδιαιτερότητές τους, να προτείνουν λύσεις και σε τελική ανάλυση να τους προσφέρουν αυτό που πάντα έλειπε: τον απόλυτο έλεγχο των εκτυπώσεων. Η ευκαιρία για το κανάλι των συνεργατών είναι μεγάλη και θα πρέπει να αξιοποιηθεί με τον καλύτερο δυνατό τρόπο. Οι διαθέσιμες λύσεις είναι πολλές, όπως επίσης και ο ανταγωνισμός.
Η αγορά των MPS και οι προοπτικές της
Σύμφωνα με μια νέα έρευνα που κυκλοφόρησε η Grand View Research, η παγκόσμια αγορά των MPS ως αξία υπολογίζεται να αγγίξει τα 49,7 δις δολάρια ως το 2025. Μάλιστα, οι cloud-based υλοποιήσεις αναμένεται να κατέχουν το μεγαλύτερο μερίδιο της αγοράς MPS κατά τη διάρκεια της συγκεκριμένης περιόδου. Ας δούμε τα πλέον ενδιαφέροντα συμπεράσματα.
Insights ανά κλάδο
Έχει ήδη υπολογιστεί πως το μέγεθος της παγκόσμιας αγοράς MPS ήταν 26,72 δις δολάρια το 2016. Βασικοί λόγοι για την ανάπτυξη της αγοράς είναι αφενός οι αυστηροί κανονισμοί για την απόρριψη του χαρτιού και αφετέρου το μειωμένο κόστος λειτουργίας. Οι λύσεις MPS, όπως είδαμε ήδη, θα βοηθήσουν τις επιχειρήσεις να αναλύσουν τις εκτυπωτικές τους ανάγκες, να μειώσουν τον αριθμό των local εκτυπωτών, να αντικαταστήσουν τις αναποτελεσματικές συσκευές, να αυτοματοποιήσουν τη ζήτηση, τη διαχείριση λειτουργιών απομακρυσμένης εκτύπωσης και τις δυνατότητες πρόβλεψης.
Χάρη στις υπηρεσίες MPS, η επιχείρηση μπορεί να παρακολουθήσει το πλήρες περιβάλλον εγγράφων. Οι MPS έχουν πλεονεκτήματα όπως η μείωση της χρήσης χαρτιού, η μείωση της ενεργειακής κατανάλωσης, η απελευθέρωση των πόρων του ΙΤ, αλλά και η ευέλικτη προσαρμογή των λύσεων στις ανάγκες των επιχειρήσεων.
Συγκεκριμένα, οι MFPs και οι παραδοσιακοί εκτυπωτές είναι τα δύο είδη συσκευών στο δίκτυο που συνήθως διαχειρίζονται και αποθηκεύουν έναν συγκεκριμένο όγκο σύνθετου επιχειρηματικού περιεχομένου. Υπάρχουν πολλά ρίσκα που σχετίζονται με τα μη ασφαλή multi-function προϊόντα και συσκευές. Οι εκτυπωτές αυτοί έχουν συχνή πρόσβαση στο Internet, σε email, σε συστήματα διαχείρισης enterprise περιεχομένου και σε cloud-based έγγραφα. Και σε αυτό το θέμα, οι υπηρεσίες MPS παίζουν βασικό ρόλο, μιας και μειώνουν τους κινδύνους και τις ανησυχίες για θέματα ασφαλείας.
Οι υπηρεσίες MPS, σύμφωνα με τα στοιχεία της έρευνας, προσφέρουν υψηλές επιδόσεις σε χαμηλή τιμή, μικρότερη ενεργειακή κατανάλωση, μειωμένο footprint και λιγότερα αναλώσιμα, λιγότερο χαρτί και μεγαλύτερη παραγωγικότητα, με μικρότερο κόστος συντήρησης. Το συνολικό κόστος που σχετίζεται με την παραγωγή εγγράφων είναι το 1/3 με 1/2, εφόσον συνυπολογιστεί το κόστος χαρτιού, μελανιού, ενεργειακής κατανάλωσης και συντήρησης.
Μάλιστα, οι νέες τεχνολογίες που προβλέπουν την αυτόματη παραγγελία επιτρέπουν στις εκτυπωτικές συσκευές να εξετάσουν τις ανάγκες τους και να προχωρήσουν σε αγορές από τον προμηθευτή προτού εξαντληθούν οι προμήθειες.
Από την άλλη πλευρά, η έρευνα δείχνει πως υπάρχουν κάποιες προκλήσεις που το κανάλι συνεργατών θα πρέπει να έχει υπόψη του. Μία μεγάλη πρόκληση για την υιοθέτηση των MPS είναι συγκεκριμένα τεχνικής φύσεως ζητήματα που πιθανώς να παρεμποδίσουν τη διαδικασία εκτύπωσης. Τα ζητήματα αυτά έχουν επιπτώσεις στην παραγωγικότητα και θα πρέπει να αντιμετωπιστούν από μια ομάδα υποστήριξης.
Επιπλέον, πολλές επιχειρήσεις δεν γνωρίζουν τα πλεονεκτήματα της τεχνολογίας, οπότε οι μεταπωλητές θα πρέπει να τους προσελκύσουν σε αυτήν. Το βασικό συμπέρασμα είναι ότι η αμφιβολία σχετικά με την αξία των υπηρεσιών MPS δημιουργεί αρνητικές τάσεις στην ανάπτυξη της αγοράς και αυτό είναι κάτι που μόνο οι ενημερωμένοι συνεργάτες μπορούν να αντιμετωπίσουν.
Insights του καναλιού
Το μεγαλύτερο μερίδιο της αγοράς MPS εντός του το 2017 αντιστοιχεί στο segment των κατασκευαστών εκτυπωτών. Η αγορά της Β. Αμερικής κυριάρχησε στο σύνολο της αγοράς των MPS, και βασικός λόγος γι’ αυτό θεωρείται ο αυξημένος αριθμός startups που καθοδηγεί την ανάπτυξη στην αγορά των λύσεων MPS στην περιοχή.
Από την άλλη πλευρά, η αγορά των system integrators αναμένεται να αναπτυχθεί με τον υψηλότερο μέσο όρο ετήσιας ανάπτυξης της τάξης του 7,9% μεταξύ 2017 και 2025. Οι system integrators λειτουργούν όπως το κανάλι συνεργατών: δραστηριοποιούνται στο χώρο του hardware, ενώ προσφέρουν και άλλες λύσεις ως μέρος ενός ευρύτερου managed IT servicing. Σημαντικό τμήμα του καναλιού αποτελούν και οι ανεξάρτητοι software vendors, συνεισφέροντας κυρίως στους τομείς του secure management, secure printing από τις επιχειρήσεις στον τελικό χρήστη.
Insights ανά υλοποίηση
Η λειτουργία υβριδικής υλοποίησης (Hybrid deployment) αναμένεται να «δει» μέσο όρο ετήσιας ανάπτυξης της τάξης του 7,1% κατά την περίοδο που μας απασχολεί. Η υβριδική υλοποίηση προσφέρει τα συνδυαστικά πλεονεκτήματα των μεθόδων υλοποίησης cloud και on premise. Στην υβριδική υλοποίηση, κάποιες υπηρεσίες φιλοξενούνται τοπικά, ενώ άλλες λύσεις φιλοξενούνται από cloud παρόχους.
Η cloud-based υλοποιήσεις είχαν κυριαρχήσει στην αγορά των MPS τα τελευταία χρόνια, αποτελώντας το 40% του συνόλου της αγοράς. Οι τελικοί χρήστες είχαν ωφεληθεί από την οικονομική αποτελεσματικότητά τους, και αυτά τα πλεονεκτήματα αλλάζουν τον τρόπο λειτουργίας του παραδοσιακού μοντέλου ΙΤ.
Επιχειρησιακά Insights
Οι μεγάλες επιχειρήσεις κυριαρχούν στην αγορά των MPS και αναμένεται να παρουσιάσουν περαιτέρω αύξηση, με μέσο όρο ετήσιας ανάπτυξης 6,7% την υπό εξέταση περίοδο. Οι επιχειρήσεις αυτές επικεντρώνουν στη διαχείριση των λειτουργιών και πρακτικών τους, οι οποίες είναι επιρρεπείς στις επιθέσεις κάθε μορφής. Αυτός είναι και ο βασικός λόγος για τον οποίον ενισχύεται η ζήτηση για υπηρεσίες MPS.
Το ίδιο όμως ισχύει και για τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις που αναμένεται να υιοθετήσουν υπηρεσίες MPS με ακόμα ταχύτερους ρυθμούς κατά την εξεταζόμενη περίοδο. Οι μικρομεσαίες επιχειρήσεις μετακινούνται ολοένα και περισσότερο στη λογική διαχείρισης των υπηρεσιών τους. Σε αυτό συντελούν και οι αυξανόμενες ανησυχίες για την ασφάλεια, οπότε προκειμένου να αποφύγουν επιθέσεις malware κλπ., οι μικρομεσαίες επιχειρήσεις στρέφονται στην υιοθέτηση λύσεων MPS.
Application Insights
Ο κλάδος του BFSI (Banking, Financial Services, Insurance) έχει το μεγαλύτερο μερίδιο στην αγορά MPS τα τελευταία χρόνια, με αξία 6.718,5 εκατομμύρια δολάρια. Αύξηση επίσης έχει παρατηρηθεί στους κλάδους των κυβερνητικών υπηρεσιών, της εκπαίδευσης, των τηλεπικοινωνιών, της λιανικής και του consumer. Όσον αφορά τον τραπεζικό κλάδο και τον χρηματοοικονομικό που περιλαμβάνουν υψηλή χρήση εντύπων, πρέπει να τηρηθούν οι κανόνες ασφάλειας και απορρήτου και οι MPS εξασφαλίζουν υψηλά κριτήρια. Βασικοί λόγοι ανάπτυξης, και εδώ, είναι οι αυξανόμενες ανησυχίες ασφαλείας που αφορούν όλους τους κλάδους.
Regional Insights
Η αγορά της Β. Αμερικής έχει το μεγαλύτερο μερίδιο όσον αφορά την αγορά του MPS, με τους κλάδους της υγείας και της κυβέρνησης να έχουν υιοθετήσει σε πολύ σημαντικό βαθμό τις υπηρεσίες αυτές. Επιπλέον, οι στρατηγικές εξαγορές και τα νέα προγράμματα που επιχειρούν να φέρουν τα πλεονεκτήματα των MPS στο ευρύ κοινό, αναμένεται να εκτοξεύσουν στο εγγύς μέλλον τη ζήτηση.
Insights μεριδίου αγοράς
Η παγκόσμια αγορά των MPS είναι εξαιρετικά ανταγωνιστική και αυτό ισχύει για τους υπάρχοντες παίκτες, στους οποίους περιλαμβάνονται οι Xerox, HP, Canon, Ricoh, Lexmark κ.ά. Παρατηρούνται επίσης μεγάλες ευκαιρίες για τους system integrators και τους ανεξάρτητους software vendors να εισέλθουν στην αγορά του MPS. Η επέκταση των cloud-based υπηρεσιών και η υιοθέτηση των MPS από μεγάλες επιχειρήσεις παρουσιάζει σημαντικές ευκαιρίες για εταιρείες όπως η Xerox και η HP, ώστε να αποκτήσουν ακόμα μεγαλύτερο μερίδιο στην αγορά αυτή.
Συν τοις άλλοις, οι στρατηγικές συνεργασίες, οι συμφωνίες και τα προγράμματα ενισχύουν σημαντικά τον ρόλο των MPS.
Το IoT είναι σε πορεία ανάπτυξης αυτή την εποχή. Έχει πολύ ενδιαφέρον όμως να δούμε την πορεία αυτή σε σχέση με μια παρόμοια disruptive τεχνολογία, όπως είναι οι υπηρεσίες MPS. Το να καθορίσουμε τη σχέση μεταξύ IoT και MPS είναι κάτι απλό. Και οι δύο εντοπίζουν και παρακολουθούν αντικείμενα: στην περίπτωση των MPS είναι οι εκτυπωτές και τα MFPs, όπου όλες οι συσκευές συνδέονται και μεταδίδουν δεδομένα που μπορούν να τα διαχειριστούν κεντρικά.
Τα παρεχόμενα insights όπως είναι οι αναφορές για τη χρήση των συσκευών, η συμπεριφορά του χρήστη, η επιχειρησιακή κατάσταση, θα βοηθήσουν τις επιχειρήσεις να βελτιώσουν την αποτελεσματικότητά τους και να δώσουν νέα ώθηση στις σχέσεις μεταξύ ανθρώπων και τεχνολογίας. Στη συνέχεια, θα αναφερθούμε σε κάποια συμπεράσματα από τις MPS εμπειρίες, τις οποίες μια επιχείρηση θα πρέπει να έχει κατά νου καθώς υιοθετεί στρατηγικές ΙοΤ στο business της.
Περιορισμός αναποτελεσματικότητας
Οι υπηρεσίες MPS θα βοηθήσουν τις επιχειρήσεις να αναγνωρίσουν τα όρια των συσκευών, να μεγιστοποιήσουν τη χρήση τους και στη συνέχεια να εντοπίσουν τις αναποτελεσματικότητες στις διεργασίες, προκειμένου να μετακινηθούν από το έντυπο στο ψηφιακό έγγραφο. Το να γνωρίζουν πως τα δεδομένα workloads απαιτούν μόλις 80 από τους 100 υπάρχοντες εκτυπωτές, καθιστά πολύ πιο εύκολη την απόφαση απομάκρυνσης 20 πλεοναζουσών συσκευών.
Επιτάχυνση παραγωγικότητας
Οι δυνατότητες διαχείρισης εκτύπωσης των λύσεων MPS ουσιαστικά εφαρμόζουν κανόνες όπως το ότι ένας συγκεκριμένος τύπος εγγράφου μπορεί να εκτυπωθεί και στις δύο πλευρές ή το ότι κάποια σκαναρισμένα έγγραφα μπορούν να σταλούν με email από τον εκτυπωτή εκτός επιχείρησης. Οι στρατηγικές ΙοΤ μπορούν να ενεργοποιήσουν έξυπνες αποφάσεις σχετικά με την κατανάλωση και τη συμπεριφορά, με στόχο τη μείωση του χρόνου, των υλικών και της ανθρώπινης παρέμβασης. Οι στρατηγικές αυτές χρειάζεται να περιλαμβάνουν την κοινοποίηση των πληροφοριών σε όσους χρειάζεται, δηλαδή σε εργαζομένους, πελάτες, vendors ή σε archives για αποθήκευση μακράς διαρκείας. Απώτερος στόχος η βελτιστοποίηση των διεργασιών και των πόρων.
Προτεραιότητα, η ασφάλεια
Οι MFP εκτυπωτές που χρησιμοποιούνται στις MPS έχουν ουσιαστικά μετατρέψει τους εκτυπωτές σε συστήματα υπολογιστών, ικανά να αποστέλλουν έγγραφα εκτός της επιχείρησης, προσφέροντας πρόσβαση για σκαναρισμένα έγγραφα σε business εφαρμογές. Αυξάνοντας τον αριθμό των σημείων επαφής με τους εκτυπωτές, θα πρέπει να αντιμετωπιστούν ταυτόχρονα και οι νέες προκλήσεις ασφαλείας. Όπως συμβαίνει με το ΙοΤ, οι επιχειρήσεις πολλαπλασιάζουν δραματικά την έκθεσή τους σε πολλαπλά κενά ασφαλείας, εντός και εκτός της επιχείρησης. Αυτό σημαίνει πως η αναγνώριση των θεμάτων ασφαλείας θα πρέπει να αποτελέσει προτεραιότητα. Συγκεκριμένα, οι συσκευές, οι άνθρωποι και τα έγγραφα θα πρέπει να διαθέτουν ταυτότητα αναγνώρισης που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την παρακολούθηση και την ασφάλεια.
Ανάλυση και δράση βάσει δεδομένων
Το MPS software συγκεντρώνει χρηστικά δεδομένα από συσκευές και workflows και αναλύει τις πληροφορίες για τάσεις και πιθανές βελτιώσεις διεργασιών. Το software που είναι σχεδιασμένο ως κεντρικός κόμβος είτε σε έναν τοπικό server είτε στο cloud, αποτελεί μέρος μιας ΙοΤ λύσης όπως αντίστοιχα και οι αισθητήρες που συλλέγουν και μεταδίδουν δεδομένα. Αυτό που πρέπει να κάνει η επιχείρηση είναι να αναζητήσει μια πλατφόρμα που θα ενσωματώσει και θα διαχειριστεί δεδομένα, θα αυξήσει τη συνεργασία και θα προσφέρει αναλυτικό reporting για να συνεισφέρει στην κατανόηση των συνθηκών και συμπεριφορών, προκειμένου να επιτευχθούν βελτιώσεις.
Χρήση της προσωπικής εμπειρίας
Το ΙοΤ θα πρέπει πάντα να περιλαμβάνει την προσωπική εμπειρία. Σε τελική ανάλυση, όλα τα workflows -αν και σχεδιασμένα για επαγγελματική χρήση- χρησιμοποιούνται προς όφελος του μεμονωμένου εργαζομένου. Αν και οι MPS αναγνωρίζουν όλες τις συσκευές ως σύνολο, προκειμένου οι επιχειρήσεις να έχουν μια ευρύτερη άποψη των διεργασιών, η μετάβαση στη λογική του Managed Document Service αντιστρέφει τη λογική αυτή, εστιάζοντας στο μερικό, δηλαδή στο έγγραφο.
Δεν πρέπει να ξεχνάμε πως η ευφυία των συσκευών και του software στο ΙοΤ θα πρέπει να επιτρέπει τη μέγιστη απλότητα και ταχύτητα των διεργασιών για το άτομο. Στον σημερινό connected κόσμο των εγγράφων, υπάρχουν πολλαπλά σημεία διαδραστικότητας που περιλαμβάνουν MFPs, desktop και laptop υπολογιστές, mobile συσκευές tablets και smartphones.
Ακριβώς όπως οι υπηρεσίες MPS είναι κάτι παραπάνω από σύνδεση χρηστών σε εκτυπωτές και συλλογή δεδομένων, το IoT είναι και αυτό πολλά περισσότερα από τη σύνδεση απλών αντικειμένων και συλλογή δεδομένων. Προκειμένου το ΙοΤ να αποτελέσει disruptive παρουσία, οι επιχειρήσεις θα πρέπει να διακρίνουν αυτές τις συνδέσεις και να αναγνωρίσουν το πώς οι αναμεταξύ τους δραστηριότητες συνδέονται τόσο φυσικά όσο και ψηφιακά. Με τον τρόπο αυτό, θα ανακαλύψουν νέους τρόπους, προκειμένου να προωθήσουν τη συνεργασία σε επίπεδο επιχείρησης.
Μια ματιά στο μέλλον
Ας ρίξουμε μια ματιά στο μέλλον σχετικά με το τι επιφυλάσσει, όχι μόνο για τις MPS αλλά για το workflow εγγράφων γενικότερα, η εξέλιξη της Τεχνητής Νοημοσύνης και του machine learning, το οποίο υπόσχεται να βελτιώσει δραματικά το πώς οι επιχειρήσεις επεξεργάζονται τον τεράστιο όγκο εγγράφων τους.
Οι τεχνολογίες μηχανικής εκμάθησης έχουν ήδη φέρει μεγαλύτερο αυτοματισμό στις διαδικασίες ταξινόμησης εγγράφων, κάτι που έχει βοηθήσει τις επιχειρήσεις να διαχειριστούν έγγραφα ακόμα πιο αποτελεσματικά. Επιπρόσθετα, το machine learning επιτρέπει στους υπολογιστές να μαθαίνουν, χωρίς να έχουν προγραμματιστεί. Πρόκειται για μια τεχνολογία που εκμεταλλεύεται την ανάλυση της δομής και των περιεχομένων του εγγράφου, έτσι ώστε να κατηγοριοποιήσει τα έγγραφα βάσει των ομοιοτήτων και των χαρακτηριστικών τους. Ως παράδειγμα, τα εργαλεία machine learning μπορούν να ανιχνεύσουν τους τύπους εγγράφων αναγνωρίζοντας την ορολογία όπως το «invoice», αλλά και πιο έμμεση γλώσσα όπως το «ημερομηνία λήξης».
Καθώς οι τεχνολογίες ΑΙ -των οποίων η μηχανική εκμάθηση αποτελεί τμήμα- βελτιώνονται, οι επιχειρήσεις θα ωφεληθούν από την αυξανόμενη ικανότητα του λεγόμενου “document capture software” να διαβάζει και να κατανοεί κείμενο ελεύθερης μορφής, ενσωματώνοντας επεξεργασία φυσικής γλώσσας (NLP). Η τεχνολογία NLP επιτρέπει στους υπολογιστές να κατανοήσουν και να ερμηνεύσουν την ανθρώπινη γλώσσα. Αυτό σημαίνει πως θα μπορεί να υπάρξει επεξεργασία εγγράφων με την ελάχιστη δυνατή χειρωνακτική παρέμβαση, κάτι που με τη σειρά του θα έχει επίπτωση στην αύξηση της παραγωγικότητας, καθώς το προσωπικό θα σπαταλά ολοένα και λιγότερο χρόνο σε διαχειριστικές εργασίες ρουτίνας.
Συνολικά, οι υπηρεσίες MPS σε συνδυασμό με την πρόοδο που έχει γίνει στα πεδία της τεχνητής νοημοσύνης και του machine learning θα προσφέρουν πολύτιμα μαθήματα σε εκείνες τις επιχειρήσεις και τα άτομα που ενδιαφέρονται να φέρουν το ΙοΤ στο mainstream. Και στο σημείο αυτό, ο ρόλος του καναλιού κρίνεται ιδιαίτερα σημαντικός, καθώς θα προσφέρει την τεχνογνωσία του, λειτουργώντας συμβουλευτικά και προτείνοντας τις βέλτιστες ανά περίπτωση λύσεις.
Πρώτη Πανελλήνια έρευνα MPS
Η 1η Πανελλήνια Έρευνα Managed Print Services, που πραγματοποιήθηκε στο πλαίσιο του Αφιερώματος του τεύχους 63, αποτελεί ουσιαστικά την πρώτη οργανωμένη προσπάθεια καταγραφής της ελληνικής αγοράς και της άποψης αυτής για τις υπηρεσίες MPS.
Στην έρευνα αποκαλύπτεται η γνώμη των ίδιων των πελατών για τους διάφορους κατασκευαστές, το πως οι τελικοί πελάτες (τμήματα ΙΤ) εκλαμβάνουν το εκάστοτε offering σε κάθε του διάσταση (support, αναλώσιμα, κόστος hardware κ.λπ.), αλλά και η συνολική ωριμότητα της ελληνικής αγοράς σε ό,τι αφορά τον τομέα διαχείρισης εκτυπώσεων.
Ένα «sneak preview» των αποτελεσμάτων, ακολουθεί παρακάτω. Τα πρώτα αποτελέσματα της έρευνας, δείχνουν ήδη με σαφήνεια κάποια βασικά ευρήματα και συμπεράσματα.
Ξεκινώντας από τις ίδιες τις εκτυπώσεις και τη σημασία τους στην ελληνική επιχείρηση, παρατηρούμε ότι τα τμήματα ΙΤ, τις θεωρούν «εξαιρετικά σημαντικές» ή «σημαντικές» σε ποσοστό 74%. Αυτό σημαίνει ότι 3 στις 4 ελληνικές επιχειρήσεις, έχουν αντιληφθεί και αποδεχθεί την κρίσιμη σημασία των εκτυπώσεων και του ρόλους στον οργανισμό.
Μάλιστα, αυτή η ωριμότητα αντικατοπτρίζεται και στην εικόνα που διαθέτουν (ή πιο σωστά, που θεωρούν ότι διαθέτουν) τα τμήματα ΙΤ για τις εκτυπώσεις τους. Ενώ λοιπόν πριν μερικά χρόνια, υπήρχε μία διστακτικότητα ως προς το πως μία επιχείρηση αντιλαμβάνεται τις λεπτομέρειες των εκτυπώσεών της, σήμερα, το 73% θεωρούν πως έχουν είτε πολύ καλή, είτε καλή εικόνα για τις τελευταίες.
Πηγή: 1η Πανελλήνια Έρευνα MPS.
Πρακτικά, 1 στις 2 επιχειρήσεις νοιώθει πως έχει πολύ καλή εικόνα της κατάστασης (και επομένως μπορεί να τη διαχειριστεί αποτελεσματικά), περίπου 1 στις 5 επιχειρήσεις γνωρίζει περισσότερα από τα βασικά, ενώ 1 στις 4 επιχειρήσεις, δεν έχει καλή εικόνα.
Αυτό σηματοδοτεί μία ακόμα ευκαιρία για το κανάλι, αφού ένα σημαντικό ποσοστό (27%), αντιδρά καθαρά εκ των υστέρων σε θέματα εκτυπώσεων, αγοράζοντας αναλώσιμα, συσκευές κ.λπ. όταν τα χρειαστεί. Με άλλα λόγια, το θέμα των εκτυπώσεων απλά συντηρείται και δεν υπόκειται κάποια διαχείριση. Αυτό από μόνο του αποτελεί μία πρώτης τάξεως ευκαιρία για την παροχή αντίστοιχων υπηρεσιών.
Βλέποντας ότι η αγορά είναι αρκετά ώριμη, δεν προκαλεί έκπληξη το γεγονός ότι πάνω από 6 στις 10 επιχειρήσεις, θεωρούν πως έχουν ένα υψηλό ή πολύ υψηλό επίπεδο γνώσεων γύρω από τις υπηρεσίες MPS. Βεβαίως, αυτό σημαίνει ότι ένα διόλου ευκαταφρόνητο ποσοστό (περίπου 4 στις 10 επιχειρήσεις), διαθέτουν μάλλον βασικές γνώσεις, γεγονός που μεταφράζεται σε μία ακόμη ευκαιρία εκπαίδευσης και ενημέρωσης.
Πηγή: 1η Πανελλήνια Έρευνα MPS.
Πολύ σημαντικό θεωρούμε επίσης το γεγονός, ότι η αγορά δεν διαθέτει κάποιες ιδιαίτερες «αντιστάσεις» σε ό,τι αφορά το «sales pitch» των υπηρεσιών MPS. Σε πρακτικά όλες τις σχετικές ερωτήσεις, οι ΙΤ Managers των ελληνικών εταιρειών, έχουν αντιληφθεί τη χρησιμότητα των Managed Print Services, και το που αυτές απευθύνονται.
Έτσι για παράδειγμα, η αγορά θεωρεί πως οι υπηρεσίες MPS είναι χρήσιμες για κάθε μέγεθος επιχείρησης (και όχι μόνο για μεσαίες και μεγάλες), γεγονός ιδιαίτερα σημαντικό εάν αναλογιστεί κανείς ότι στα προκαταρκτικά αποτελέσματα, η πλειοψηφία των απαντήσεων προήλθε από μεσαίες και μεγάλες επιχειρήσεις με τμήματα ΙΤ.
Επίσης, περίπου 1 στους 2 ερωτηθέντες δεν θεωρεί φθηνές τις υπηρεσίες MPS, αλλά πιστεύει ότι είναι χρήσιμες και απαραίτητες, και μάλιστα χωρίς να είναι πολύπλοκες.
Πηγή: 1η Πανελλήνια Έρευνα MPS.
Πηγή: 1η Πανελλήνια Έρευνα MPS.
Όλα τα παραπάνω, συνθέτουν μία πολύ καλή εικόνα της αγοράς, και δείχνουν ήδη κάποιες ευκαιρίες σε διάφορα επίπεδα. Εάν, δε, συνδυαστούν και με τις υπηρεσίες MPS νέας γενιάς, το printing security και άλλες τάσεις (π.χ. printing apps) που ήδη γνωρίζουν σημαντικό traction, δημιουργούν ένα νέο «πεδίο δόξης» για τις υπηρεσίες Managed Print Services και το κανάλι.