Από το «printing στον αυτόματο» σε μια ολοκληρωμένη σύγχρονη λύση Managed Print Services. Στο πρόσωπο της KCR Printing η «Βαμβακάς Βιομηχανικός Εξοπλισμός A.E.» η μεγαλύτερη εμπορική επιχείρηση στον τομέα του βιομηχανικού εξοπλισμού στην Ελλάδα και τα Βαλκάνια βρήκε τον αξιόπιστο συνεργάτη που ζητούσε στο κομμάτι του printing/copying.
H εταιρεία Βαμβακάς Βιομηχανικός Εξοπλισμός Α.Ε. είναι μία από τις μεγαλύτερες εμπορικές επιχειρήσεις στον τομέα του βιομηχανικού εξοπλισμού στην Ελλάδα και τα Βαλκάνια και η μοναδική που δραστηριοποιείται και εξειδικεύεται σε μία τόσο μεγάλη σειρά προϊόντων. Η εταιρεία σήμερα με κεντρικό κατάστημα στα Καμίνια στον Πειραιά, περιλαμβάνει υποκαταστήματα στον Αγ. Ι. Ρέντη, το Κορωπί, την Πάτρα και τη Λάρισα και τις θυγατρικές «Ανταλλακτική Ι. Βαμβακάς Ε.Ε.» με αντικείμενο την παροχή τεχνικής εξυπηρέτησης και ανταλλακτικών και «ΒΙΟΒΑΜ Βαμβακάς ΑΒΕΕ» για την εξυπηρέτηση της αγοράς της Μακεδονίας, καθώς και 3 καταστήματα στη Βουλγαρία.
Γιατί MPS και γιατί με την KCR Printing
Ο τρόπος με τον οποίο αντιμετώπιζε μέχρι πρότινος το printing η «Βαμβακάς Βιομηχανικός Εξοπλισμός Α.Ε.», ήταν αυτός που συναντάμε στην πλειονότητα των ελληνικών επιχειρήσεων, ειδικά των μεγάλων όπως η συγκεκριμένη. Θα μπορούσαμε να τον χαρακτηρίσουμε «στον αυτόματο». Υπάρχουν εγκατεστημένοι κάποιοι εκτυπωτές, συνήθως χωρίς ειδική μελέτη, υπάρχει κι ένα συμβόλαιο με κάποια εταιρεία για τα αναλώσιμα και το service και δεν είναι προτεραιότητα ο έλεγχος και η παρακολούθηση.
Τα τελευταία 15 χρόνια διέθετε μια συγκεκριμένη μάρκα μηχανών και έναν συγκεκριμένο συνεργάτη. Κάποια στιγμή όμως άρχισαν τα προβλήματα και τα παράπονα. Η δυσαρέσκεια προήρθε κυρίως από το service, από το χρόνο απόκρισης μέχρι την αντιμετώπιση. Αυτό ήταν το έναυσμα για να ξεκινήσει η αναζήτηση καλύτερης λύσης και ίσως νέου συνεργάτη.
«Όταν το ψάξαμε διαπιστώσαμε ότι αυτά που πληρώναμε σε σχέση με αυτά που υπήρχαν στην αγορά ήταν η μέρα με τη νύχτα», ανέφερε χαρακτηριστικά ο CEO της εταιρείας κ. Γιάγκος Βαμβακάς.
Το καλοκαίρι του 2020 ξεκίνησαν οι πρώτες συζητήσεις με την Active Computer Systems, μια εταιρεία με μεγάλη εμπειρία στο χώρο της εκτύπωσης και πρωτοπόρα στην Ελλάδα στις υπηρεσίες Managed Print Services (MPS).
Η εταιρεία ήξερε ακριβώς τις ανάγκες της και τι προσδοκούσε από την αναβάθμιση όχι μόνο του εκτυπωτικού εξοπλισμού αλλά ολόκληρης της φιλοσοφίας του printing. Το ζητούμενο δεν ήταν να αντικατασταθούν απλά οι υφιστάμενες μηχανές, αλλά να σχεδιαστεί μια λύση από το μηδέν και αυτό διότι όπως ανέφερε ο κ. Βαμβακάς, η εταιρεία χρησιμοποιούσε συσκευές που δεν ανταποκρίνονταν στις πραγματικές ανάγκες.
Η συνεργασία των δύο εταιρειών ήταν εξαιρετική. Ο κ. Βαμβακάς δήλωσε ότι εκτός από το όνομα που έχει η Active στην αγορά, τον κέρδισε η ευελιξία και η αξιοπιστία της KCR Printing.
Το γεγονός ότι η εταιρεία «Βαμβακάς» είχε πολύ ξεκάθαρη άποψη για το που θέλει να πάει ήταν που έκανε εντύπωση και στην KCR Printing όταν ξεκίνησε η συνεργασία. Αυτό βοήθησε πάρα πολύ στον σχεδιασμό και την υλοποίηση της τελικής τεχνοοικονομικής πρότασης.
Τι περιλαμβάνει η λύση της KCR Printing: Εξοπλισμός/λογισμικό
Σε ότι αφορά το ίδιο το έργο, θα πρέπει να σημειωθεί ότι τα σημεία εγκατάστασης είχαν αρκετά μεγάλη διασπορά. Συγκεκριμένα:
- Εγκαταστάθηκαν πέντε 5 Α3/Α4 color μηχανές και στις δύο εταιρείες «Βαμβακάς Βιομηχανικός Εξοπλισμός» και «Βαμβακάς Ανταλλακτική». Στο ένα μηχάνημα έχει προστεθεί και ο booklet finisher. Η συγκεκριμένη μηχανή παράγει φυλλάδια οδηγιών (εκτυπώνει, διπλώνει και συρράπτει) τα οποία συνοδεύουν τον εξοπλισμό που προσφέρει η εταιρεία στους πελάτες της. Η συγκεκριμένη μηχανή διαθέτει επίσης αποκλειστική άδεια στο Microsoft OneDrive, για πλήρη ψηφιοποίηση εγγράφων και αξιοποίηση του cloud μέσω scan-to-cloud.
- 7 ασπρόμαυροι laser εκτυπωτές εγκαταστάθηκαν στα 5 σημεία παρουσίας της εταιρείας όπου πραγματοποιείται τιμολόγηση: Λάρισα, Πάτρα, Ρέντης, Κορωπί, καθώς και στα κεντρικά της εταιρείας στον Πειραιά
- 1 έγχρωμο πολυμηχάνημα Α4 εγκαταστάθηκε στο Κορωπί
Όλες οι συσκευές είναι συνδεδεμένες με την πλατφόρμα της KYOCERA KFS (KYOCERA Fleet Services) η οποία προσφέρει ολοκληρωμένη απομακρυσμένη διαχείριση του στόλου. Μέσω του KFS ο έλεγχος και η παρακολούθηση περνά στην KCR και η «Βαμβακάς» δεν χρειάζεται πλέον να ασχολείται με παραγγελία αναλωσίμων, επίλυση βλαβών, προγραμματισμό συντήρησης, αναβαθμίσεις κ.λπ.
Όλη η διαχείριση μηχανών, αναλωσίμων και analytics πραγματοποιείται από την KCR απομακρυσμένα και μάλιστα, όπως ανέφερε ο κ. Ανδρέου τα αναλώσιμα αντικαθίστανται απο τους εξειδικευμένους τεχνικούς της KYOCERA αφού η εταιρεία γνωρίζει πότε ακριβώς μια μηχανή θα χρειαστεί νέα μελάνια, ενώ ούτε καν ticket για βλάβη δεν χρειάζεται εκ μέρους της «Βαμβακάς», αφού και αυτό το κομμάτι γίνεται προληπτικά.
Η υψηλού επιπέδου υπηρεσίες MPS που προσφέρει η KCR Printing και η Active γενικότερα ενισχύονται από το γεγονός ότι η εταιρεία διαθέτει 3 οχήματα στην περιοχή της Αττικής στα οποία επιβαίνουν τεχνικοί, λαμβάνουν τα alerts στα tablets τους και σπεύδουν άμεσα στο σημείο.
Τα οφέλη
Η λύση της KCR Printing που εφαρμόστηκε στην εταιρεία έχει μόλις 1,5 μήνες ζωής. Ωστόσο, από την πρώτη στιγμή φάνηκαν τα πρώτα οφέλη:
Αξιοπιστία συνεργασίας: Αυτό που ενδιέφερε περισσότερο την εταιρεία δεν ήταν τόσο βελτίωση στην ταχύτητα, διότι δεν υπάρχει τόσος μεγάλος φόρτος και όγκος εκτυπώσεων. Το κομμάτι στο οποίο έπασχε ήταν η εξυπηρέτηση και η αξιοπιστίας. Στο πρόσωπο της KCR Printing η «Βαμβακάς» βρήκε τον ιδανικό συνεργάτη.
Κόστος: Ένας λόγος για τον οποίο το κόστος του printing ήταν μεγάλο στο παρελθόν ήταν ότι χρησιμοποιούσαν πιο μεγάλες μηχανές από ό,τι ήταν απαραίτητο. Με τον εξορθολογισμό της λύσης MDS της Kyocera θα υπάρξει βελτίωση και σε αυτό το κομμάτι. Από την άλλη, η as-a service προσέγγιση της συγκεκριμένης λύσης μεταθέτει το printing στα λειτουργικά έξοδα. Αυτό και μόνο σημαίνει βελτίωση του cash flow.
Βελτίωση ποιότητας: Η «Βαμβακάς» εκτυπώνει in-house τα εγχειρίδια και ορισμένα φυλλάδια των μηχανών που εμπορεύεται. Στο παρελθόν η διαδικασία γινόταν ουσιαστικά στο χέρι. Πλέον, ο συνδυασμός του έγχρωμου Α3 πολυμηχανήματος KYOCERA TASKalfa 5053ci MFP με τον booklet finisher που περιλαμβάνει σελιδοποιητή και συρράπτη, τα φυλλάδια παράγονται έτοιμα και με επαγγελματικού επιπέδου ποιότητα εικόνων και κειμένου.
Το printing στους ειδικούς: Η λύση MDS που εφαρμόστηκε στην εταιρεία «Βαμβακάς» είναι μια πλήρως outsourcing προσέγγιση του printing έτσι ώστε η εταιρεία να μην ασχολείται ούτε να αγοράζει συσκευές εκτύπωσης και αναλώσιμα.
Διπλό το όφελος του κόστους: Αφενός έγινε downsizing, δηλαδή τα μηχανήματα είναι μικρότερα από ό,τι στο παρελθόν και αφετέρου η πρόταση της KCR Printing ήταν οικονομικότερη από τον προηγούμενο συνεργάτη.
Μια proactive λύση: Η λύση που πρότεινε η KCR Printing ήταν αφενός η βέλτιστη για να καλύψει τις συγκεκριμένες ανάγκες της «Βαμβακάς» και αφετέρου προβλέπει και την πιθανή αύξηση της παραγωγής.