Document Management: Επιτελους «paperless office;»

Το paperless office το συζητάμε εδώ και τουλάχιστον δύο δεκαετίες και παρόλη την εξέλιξη της τεχνολογίας, την τεράστια διείσδυση mobile συσκευών και του cloud, συνεχίζουμε να εκτυπώνουμε όσο ποτέ. Αν και πάντα θα χρειάζονται οι εκτυπώσεις, ήρθε η ώρα να γίνει σωστός εξορθολογισμός του printing και της ροής των πληροφοριών που κινούνται μέσα σε μια επιχείρηση. Ήρθε, επομένως, η ώρα του Document Management.  

Συνήθως όταν ακούει κανείς για Document Management σκέφτεται μεγάλους οργανισμούς και επιχειρήσεις με εκατοντάδες θέσεις εργασίας. Κι όμως, η πραγματικότητα είναι ότι όλοι μπορούν να επωφεληθούν από μια λύση διαχείρισης εγγράφων. Ακόμα και μια μικρομεσαία επιχείρηση, μπορεί να εξοικονομήσει κόστος τόσο στον οικονομικό τομέα, όσο και σε εργατοώρες.

 


 

 

Με μια σωστή λύση διαχείρισης εγγράφων εξορθολογίζει το workflow των εγγράφων εντός και εκτός της επιχείρησης, μειώνονται οι περιττές εκτυπώσεις, εξοικονομούνται πόροι από αναλώσιμα, αυξάνεται ο χρόνος ζωής των συσκευών, ενώ η εργασία γίνεται πιο παραγωγική, αφού η αρχειοθέτηση και η αναζήτηση σε ψηφιακά αρχεία γίνεται πιο απλή και πιο γρήγορη.

Επιπροσθέτως, η χρήση του cloud καθιστά την πρόσβαση σε πολύτιμα έγγραφα και εταιρικές πληροφορίες ταχύτατη και απρόσκοπτη από παντού και οποιαδήποτε στιγμή, ενώ ικανοποιούνται και οι απαιτήσεις των κανονιστικών πλαισίων (του GDPR συμπεριλαμβανομένου) σε ότι αφορά την ασφάλεια και την διαχείριση ευαίσθητων πληροφοριών.

 

Αντί να αποτελεί μια απλή μέθοδο αντικατάστασης των έντυπων αρχείων με τα ψηφιακά τους αντίστοιχα, το Document Management (DM) προσφέρει έναν εύχρηστο και λειτουργικό τρόπο για τις επιχειρήσεις, προκειμένου να αλλάξουν συνολικά τον τρόπο προσέγγισης τόσο της αποθήκευσης δεδομένων όσο και της εκτύπωσης.

 

Βασικά πλεονεκτήματα του Document Management

Τα πλεονεκτήματα που έχει η χρήση του DM είναι αρκετά και ποικίλα, προσφέροντας στις επιχειρήσεις σημαντικά οφέλη σε πολλούς τομείς. Ας δούμε αναλυτικότερα κάποια από αυτά.

 

Ταχεία και εύκολη πρόσβαση

Κάθε φορά που η επιχείρηση έχει να αντιμετωπίσει μεγάλο όγκο εντύπων και δεδομένων, είναι σημαντικό να έχει ταχύτατη, εύκολη και αποτελεσματική πρόσβαση στις απαιτούμενες πληροφορίες. Χάρη στο Document Management προκύπτει αυτόματη βελτίωση στην αναζήτηση και ανάκτηση δεδομένων από κάθε πλευρά.

Οι αναζητήσεις αυτές μπορεί να γίνουν από desktops, χωρίς να χρειαστεί ο χρήστης να επισκεφτεί πολλαπλές τοποθεσίες και να χαθεί μέσα στον «ωκεανό» των εντύπων. Η διαδικασία της customized αρχειοθέτησης μπορεί να γίνει σε business επίπεδο, το οποίο σημαίνει πως οι χρήστες θα έχουν τη δυνατότητα να δώσουν προτεραιότητα σε εκείνες τις πληροφορίες που απαιτείται να έχουν συχνή πρόσβαση για την εργασία τους.

Στην ίδια λογική, η πρόσβαση μπορεί να περιοριστεί σε συγκεκριμένα δεδομένα, ανάλογα με τις ανάγκες που υπάρχουν, διασφαλίζοντας πως οι εργαζόμενοι θα μπορούν να βρουν αυτό που αναζητούν, χωρίς το ρίσκο -για την επιχείρηση- να… περιφέρονται σε αρχεία που δεν είναι της δικαιοδοσίας τους. Τέλος, οι εργαζόμενοι θα μπορούν να έχουν πρόσβαση σε έγγραφα off-site, το οποίο σημαίνει πως δεν απαιτείται να κουβαλούν μαζί τους τα δεδομένα ή τα έντυπα στις όποιες μετακινήσεις τους, καθώς υπάρχει πάντα η δυνατότητα απομακρυσμένης εργασίας.

 

Σταθερή προσέγγιση

Όταν η επιχείρηση έχει να κάνει με ολοένα και μεγαλύτερο αριθμό εργαζομένων, οι οποίοι πιθανώς να προτιμούν διαφορετικές μεθόδους αποθήκευσης πληροφοριών, τότε η εύρυθμη λειτουργία και η ομοιογένεια αποτελεί το ζητούμενο. Η χρήση του Document Management θα ενισχύσει σε σημαντικό βαθμό την ενιαία και βασισμένη σε κοινά πρότυπα προσέγγιση.

Τα έγγραφα μπορούν να ανανεωθούν από περισσότερους από έναν χρήστες κάθε φορά, το οποίο σημαίνει πως δεν πρόκειται να χαθεί πολύτιμος χρόνος για τον εντοπισμό αντικειμένων ή για ενδεχόμενη επαφή με άλλους εργαζομένους για την επεξήγηση ή διαλεύκανση όποιων ενημερώσεων έχουν ήδη γίνει. Ας μην ξεχνάμε πως ο πλήρης έλεγχος των εκδόσεων και ένα πλήρες ιστορικό είναι σημαντικά για να διατηρηθούν ομαλές διεργασίες.

 

Απρόσκοπτος διαμοιρασμός αρχείων

Ο διαμοιρασμός αρχείων είναι ένα σημαντικό πλεονέκτημα των σύγχρονων συστημάτων Document Management. Το βασικό στην περίπτωση αυτή είναι πως, εφόσον εφαρμοστεί η προσέγγιση αυτή, ο διαμοιρασμός δεδομένων από τον έναν administrator στον άλλον θα γίνει ακόμα πιο αποτελεσματικός και απρόσκοπτος. Ο διαμοιρασμός αρχείων μεταξύ πολλαπλών τοποθεσιών για κάθε χρήση, εκτύπωση κ.ο.κ. γίνεται απλή υπόθεση.

 

Εύκολη ενσωμάτωση

Η επιχείρηση μπορεί να ενσωματώσει το σύστημα Document Management στις περισσότερες εφαρμογές που χρησιμοποιεί. Επιτρέπει αυτόματη συμπλήρωση με ένα κλικ, αναζήτηση και ανάκτηση μεταξύ πληθώρας αρχείων και εγγράφων και εκτύπωσή τους, εφόσον απαιτηθεί.

 

Εξοικονόμηση χώρου

Η δημιουργία του απαιτούμενου χώρου για την αποθήκευση μεγάλης ποσότητας εγγράφων μπορεί να αποτελέσει πρόβλημα. Οι μικρότερες επιχειρήσεις είναι πιθανό να λειτουργούν σε περιορισμένο περιβάλλον και συνθήκες, αλλά οι μεσαίες και οι μεγαλύτερου μεγέθους είναι πιθανό να αντιμετωπίσουν προβλήματα από την τεράστια ποσότητα δεδομένων που θα πρέπει να συντηρήσουν.

Καθώς υπάρχουν επιχειρήσεις που λειτουργούν σε διαφορετικές τοποθεσίες, είναι πολύ πιθανό να προκύψουν προβλήματα όσον αφορά τη μεταφορά των εντύπων. Η χρήση του Document Management διασφαλίζει πως ο χώρος μπορεί να χρησιμοποιηθεί πιο πρακτικά, ενώ θεωρητικά ίσως έχει και αποτέλεσμα ακόμα λιγότερες δαπάνες ενοικίασης. Η επιχείρηση θα πρέπει να συνυπολογίσει και το γεγονός πως οι επαγγελματικοί χώροι που επισκέπτονται οι πελάτες τους θα γίνουν ακόμα πιο φιλικοί και καλαίσθητοι, χωρίς ακαταστασία που προκύπτει από την άσκοπη χρήση χαρτιού και εγγράφων, συν τω ότι δεν θα επιβαρύνεται επιπροσθέτως το περιβάλλον. Σε τελική ανάλυση, το σύστημα Document Management θα βοηθήσει τους υπεύθυνους να κρίνουν τι πρέπει πραγματικά να εκτυπωθεί και ποια δεδομένα είναι αναγκαία σε έντυπη μορφή.

 

Άρθρο του Λουκά Μενελάου

Brother: Βραβευμένες μηχανές για ειδικές Document Management λύσεις

 

Λουκάς Μενελάου, τεχνικός διευθυντή της SiliconBlue

H SiliconBlue, ως επίσημος αντιπρόσωπος για Ελλάδα και Κύπρο των Brother μηχανών γραφείου, και με έναρξη της συνεργασίας της με την Brother από το 2003, έχει την δυνατότητα (με βάση την γκάμα των προϊόντων) και την ικανότητα (με βάση τις τεχνικές γνώσεις), να καλύπτει όλες τις ανάγκες των συνεργατών και τελικών πελατών για εξειδικευμένες λύσεις όπως οι Document Management λύσεις κ.ά.

 

 

Η πρόταση της SiliconBlue για παροχή, με Brother Μηχανές, Document Management Solutions έχει ανταγωνιστικά χαρακτηριστικά, στα οποία περιλαμβάνονται τα εξής:

 

1. Βραβευμένες Brother μηχανές, σε εξειδικευμένα βραβεία για Document Management, κάποιες από τις οποίες βραβεύονται για συνεχόμενες χρονιές και που περιλαμβάνουν ενδεικτικά:

  • ADS-3600W Scanner: 1ο Βραβείο Document Manager Awards 2017 (Workgroup Imaging Product of the Year)
  • ADS-3600W Scanner: 1ο Βραβείο Document Manager Awards 2016 (Desktop/Portable/Other Imaging Product of the Year)
  • ADS-2600We Scanner: 1ο Βραβείο Document Manager Awards 2015 (Desktop/Portable/Other Imaging Product of the Year)
  • ADS-1100W Scanner: 1ο Βραβείο Document Manager Awards 2014 (Editor’s Choice)

 

2. Σαρωτές, για κάλυψη αναγκών καθέτων αγορών & λύσεων (αναλυτική περιγραφή προτεινόμενων προϊόντων ανά industry, όπως μεταξύ άλλων για το λιανεμπόριο, την εκπαίδευση, την υγεία, το hospitality.

 

3. Ειδικά μηχανήματα υψηλών προδιαγραφών για απαιτητικές λύσεις, όπως το scanner PDS-6000 με ανταγωνιστικά χαρακτηριστικά (π.χ. 80ppm (160ipm) 2-sided A4 scan)

 

4. Μηχανήματα με δυνατότητα διασύνδεσης με άλλα εξειδικευμένα software, όπως ABBYY, Kofax κ.ά. Μηχανήματα Brother που υποστηρίζουν τέτοια διασύνδεση είναι τα: ADS-1100W, ADS-2100e κ.ά.

 

5. Ειδικές Εφαρμογές, από τις Brother μηχανές (π.χ. Scanners ADS-2400N, ADS-2800W, ADS-3000N ή ADS-3600W), για εξειδικευμένες ανάγκες Document Management, όπως τη Brother Barcode Utility, με την οποία εφαρμογή μπορεί κάποιος να διαχειριστεί πιο αποτελεσματικά και αποδοτικά τις ροές εργασίας (workflows) χρησιμοποιώντας σαρωμένα έγγραφα που περιέχουν γραμμωτούς κώδικες, για τα οποία έχει τη δυνατότητα για:

  • Ομαδοποίηση μεμονωμένων σελίδων σε αρχεία εγγράφων βάσει του γραμμικού κώδικα ή του αριθμού σελίδων.
  • Μετονομασία διαιρεμένων αρχείων, βάσει του γραμμικού κώδικα μέσα στις σελίδες.
  • Ανακατεύθυνση (Re-direct) διαιρεμένων αρχείων στον κατάλληλο προορισμό, βάσει του γραμμικού κώδικα μέσα στις σελίδες.

 

Συνολικά, οι διεθνώς βραβευμένες μηχανές γραφείου Brother καλύπτουν όλες τις ανάγκες στον τομέα της εκτύπωσης και η SiliconBlue, που τις αντιπροσωπεύει επίσημα στην Ελλάδα και Κύπρο, προσφέρει υψηλού επιπέδου λύσεις τόσο για τους συνεργάτες όσο και για τους τελικούς πελάτες, με στόχο να αποτελέσουν την πρώτη επιλογή στο χώρο της εκτύπωσης.

 

 

Ασφάλεια

Δεν θα κουραστούμε να το επισημαίνουμε πως η ασφάλεια των εγγράφων και των δεδομένων μιας επιχείρησης συνεχίζει να αποτελεί βασική προτεραιότητα των επιχειρήσεων, και το Document Management μπορεί να συνεισφέρει σημαντικά ως προς αυτό.

Όπως προειπώθηκε, η πρόσβαση στις πληροφορίες μπορεί να περιοριστεί σε εκείνους που τη χρειάζονται, οπότε τα δεδομένα δεν μπορούν να χαθούν είτε κατά λάθος είτε εκ κακής προθέσεως. Η πληροφόρηση σχετικά με το ποιος έχει πρόσβαση σε τι και πότε είναι πάντα διαθέσιμη, αφήνοντας ένα ίχνος που ο υπεύθυνος μπορεί να ακολουθήσει στην περίπτωση που προκύψει ένα οποιοδήποτε προς επίλυση πρόβλημα.

Επιπρόσθετα, στην περίπτωση των διαφορετικών εκδόσεων, κάθε φορά που τα δεδομένα αλλάζουν ή διορθώνονται είναι εύκολο να αποθηκευτούν οι προηγούμενες εκδόσεις και να ελεγχθούν εκ νέου, πράγμα που σημαίνει πως εφόσον γίνουν λάθη κατά τη διάρκειά τους, θα μπορούν να αναγνωριστούν και να διορθωθούν.

Η αποστολή με e-mail εμπιστευτικών πληροφοριών σε μη κρυπτογραφημένη μορφή μπορεί να οδηγήσει σε κενά ασφαλείας. Η επικόλληση ενός εγγράφου PDF ή Word σε ένα e-mail που περιέχει τις προσωπικές πληροφορίες ενός πελάτη μπορεί να υποκλαπεί από κάποιον ανεπιθύμητο. Οι πληροφορίες αυτές μπορεί να χρησιμοποιηθούν στη συνέχεια για παράνομους σκοπούς.

 

GDPR

Ο… περιβόητος πλέον κανονισμός General Data Protection Regulation (GDPR) έχει ήδη ξεκινήσει να εφαρμόζεται στην Ευρωπαϊκή επικράτεια, αντικαθιστώντας το Data Protection Act (DPA) του 1998, το οποίο σημαίνει πως οι επιχειρήσεις θα πρέπει να αναπροσαρμόσουν τον τρόπο με τον οποίο εργάζονται προκειμένου να συμμορφωθούν με τις μεγάλες αλλαγές.

Βασική παράμετρος του κανονισμού είναι το «Δικαίωμα στη λήθη», το οποίο σημαίνει πως οι πολίτες μπορούν να απαιτήσουν την απομάκρυνση όλων των δεδομένων που οποιαδήποτε επιχείρηση έχει γι’ αυτούς, εφόσον δεν υπάρχει κάποιος συγκεκριμένος και κοινά αποδεκτός λόγος για την αποθήκευσή τους. Στη λογική αυτή, η παρουσία των πληροφοριών αυτών σε πολλά έγγραφα, που βρίσκονται διασκορπισμένα σε διαφορετικές τοποθεσίες (έντυπα, e-mails, πολλαπλά PCs και servers) μπορούν να αποδειχτούν προβληματικά και πηγή νομικών ζητημάτων.

Ένα ακόμα από τα πλεονεκτήματα του Document Management που είναι συμμορφωμένο με το GDPR σημαίνει πως όλα αυτά τα στοιχεία είναι συγκεντρωμένα και απόλυτα διαχειρίσιμα και ελεγχόμενα από την επιχείρηση, ώστε να ανακληθούν/ διαγραφούν όποτε ζητηθεί.

 

Άρθρο του Κωνσταντίνου Δημητριάδη

HP JetAdvantage On Demand: Το μέλλον του business printing

Κωνσταντίνος Δημητριάδης, channel MPS specialist Greece & Cyprus

Με τη νέα πλατφόρμα HP JetAdvantage on Demand η HP απλοποιεί τις διαδικασίες του business printing, εξορθολογίζοντας τη ροή των εγγράφων εντός κι εκτός της επιχείρησης, σε όλα τα στάδιά της, από τη σύλληψη, την αποθήκευση και τη διαχείριση, μέχρι την αποστολή, την αναζήτηση και την αρχειοθέτηση. Πρόκειται για ένα προηγμένο app marketplace με εφαρμογές που μπορεί να καλύψουν κάθε ανάγκη της σύγχρονης επιχείρησης. Έτσι, όλες οι διαδικασίες διαχείρισης εγγράφων πραγματοποιούνται απρόσκοπτα, ταχύτατα, αποδοτικά και από οπουδήποτε, χωρίς χειροκίνητες ενέργειες, εκτοξεύοντας την επιχειρησιακή αποτελεσματικότητα.

 

Η δύναμη του SaaS στο business printing

Το HP JetAdvantage On Demand είναι ουσιαστικά το πρώτο SaaS (Software as a Service) portal το οποίο επιτρέπει εύκολη πρόσβαση και διαχείριση apps από μια web-based κονσόλα. Αντίθετα με τις on-premise λύσεις, δεν υπάρχει ανάγκη για servers, εγκαταστάσεις και αναβαθμίσεις. Τα πάντα λειτουργούν μέσω cloud, καθώς αρκεί η δημιουργία ενός λογαριασμού στο www.hpondemand.com. Από εκεί και πέρα, πραγματοποιείται αυτόματα αναζήτηση των συμβατών HP συσκευών στο δίκτυο και κατόπιν ο διαχειριστής μπορεί εύκολα να αναζητήσει και να κάνει deploy apps, να ορίσει χρήστες μέσω του σχετικού dashboard και να προβαίνει σε όλες τις απαραίτητες ρυθμίσεις.

Στο JetAdvantage On Demand μπορεί κανείς να βρει μια μεγάλη συλλογή από business apps τόσο από την ίδια την HP, όσο και από τους συνεργάτες της, για να επιλέξει αυτά που εξυπηρετούν καλύτερα τις ανάγκες του. Μάλιστα, τα apps της πλατφόρμας διατίθενται με δωρεάν δοκιμή, ενώ λειτουργούν τόσο σε HP συσκευές, όσο και αυτές άλλων κατασκευαστών.

 

Απόλυτη προστασία & προηγμένη διαχείριση

Κάθε app που προσφέρεται μέσω του JetAdvantage On Demand είναι πιστοποιημένο από την HP σε ότι αφορά την ασφάλειά του, ενώ ακολουθεί όλους τους διεθνείς κανονισμούς προστασίας. Χαρακτηριστικά αναφέρουμε τα HP JetAdvantage Secure Print και HP JetAdvantage Private Print. Πρόκειται για δύο apps που επιτρέπουν τον καθορισμό εξουσιοδοτημένων χρηστών, προστατεύοντας τα προς εκτύπωση έγγραφα αποτρέποντας τη μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, μειώνοντας τις σπατάλες και τις υποκλοπές δεδομένων από έγγραφα που περιμένουν σε κάποιο tray εκτυπωτή, μέσα στην επιχείρηση.

Το app HP JetAdvantage Insights συλλέγει αναλυτικά δεδομένα εκτυπώσεων και κόστους, βοηθώντας την επιχείρηση να βελτιώσει τη χρήση και να διαχειριστεί στο βέλτιστο βαθμό το στόλο της και μάλιστα ανεξαρτήτως κατασκευαστή.

 

Πλήρης γκάμα λύσεων για κάθε ανάγκη

Τα apps της πλατφόρμας HP JetAdvantage On Demand δίνουν τη δυνατότητα στους εργαζόμενους να καταγράφουν, να διαχειρίζονται και να μοιράζονται εύκολα πληροφορίες βελτιώνοντας την παραγωγικότητά τους και πάντα μέσα στο πλαίσιο των πολιτικών ασφάλειας της επιχείρησης και της συμμόρφωσης με τους κανονισμούς.

Έτσι, η επιχείρηση αξιοποιεί στο έπακρο την επένδυσή της κερδίζοντας ένα πολύ σημαντικό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Γίνεται ανταγωνιστικότερη, βελτιώνοντας τη λήψη στρατηγικών αποφάσεων και αυξάνοντας την κερδοφορία με την αυτοματοποίηση εργασιών, απελευθερώνοντας χρόνο από το προσωπικό.

 

Η αγορά του DM

Η παγκόσμια αγορά συστημάτων Document Management έχει εκτιμηθεί στα 3,4 δις δολάρια το 2017 και αναμένεται να φτάσει σε αξία τα 7,07 δις δολάρια ως το 2023 με μια μέση ετήσια αύξηση της τάξης του 12,78% κατά την περίοδο 2018-2023.

Το DMS περιλαμβάνει ουσιαστικά ένα πακέτο ενεργειών, από τη δημιουργία, τη διανομή, εκτύπωση και διαγραφή των εγγράφων, ενώ βοηθάει στην οργάνωση όλων των μη οργανωμένων εγγράφων. Δεδομένου πως το μη οργανωμένο υλικό καθιστά πολύ πιο δύσκολο για τις μεγάλες επιχειρήσεις να χρησιμοποιήσουν σχετικές με το επιχειρείν πληροφορίες και να χρησιμοποιήσουν τα διαθέσιμα δεδομένα, το Document Management αποδεικνύεται εξαιρετικά αποτελεσματικό προκειμένου να ξεπεραστούν οι προκλήσεις του είδους αυτού.

 

Βελτιωμένη επιχειρησιακή αποτελεσματικότητα και επιδόσεις

Η αγορά συστημάτων Document Management αλλάζει συνεχώς, κάτι που οφείλεται στην ανάγκη αυξημένης αποτελεσματικότητας στον χώρο εργασίας. Η ολοένα και περισσότερο εξελιγμένη τεχνολογία και η αποτελεσματικότερη εκτέλεση του συστήματος διαχείρισης εγγράφων απομακρύνονται συνολικά από την παραδοσιακή χρήση του χαρτιού. Η διαχείριση πληροφοριών παίζει πολύ σημαντικό ρόλο στις business υπηρεσίες σε παγκόσμιο επίπεδο και μπορεί να υλοποιηθεί και να ενσωματωθεί σε ποικίλους κλάδους και επιχειρήσεις.

Επιπρόσθετα, το Document Management προσφέρει εκτενή εργαλεία και τεχνικές για ανάκτηση δεδομένων, μιας και η ανάκτηση πληροφοριών και δεδομένων αποτελεί σημαντικό μέρος της οποιασδήποτε διαδικασίας επεξεργασίας. Σε αυτή περιλαμβάνονται ζητήματα όπως ο χρόνος, η ακρίβεια καθώς και η ακεραιότητα των αρχείων και των πληροφοριών, οι οποίες επηρεάζουν το σύνολο της διαδικασίας από πλευράς πόρων, εργασίας και χρημάτων.

 

Ο ρόλος του κλάδου υγείας

Οι οργανισμοί υγείας σε όλο τον κόσμο αυξάνουν την παραγωγικότητά τους και βελτιώνουν την ποιότητα των του customer service τους. Οι οργανισμοί αυτοί όλων των τύπων και μεγεθών αντιμετωπίζουν πιέσεις οικονομικές, συμμόρφωσης και ανταγωνισμού. Προκειμένου να διατηρήσουν το ανταγωνιστικό τους πλεονέκτημα, απαιτείται να προσφέρουν υψηλής ποιότητας υπηρεσίες και φροντίδα ασθενών, ενώ ταυτόχρονα να μειώσουν τις λειτουργικές τους δαπάνες.

Το τυπικό γραφείο χειρίζεται χιλιάδες έγγραφα και φωτογραφικό υλικό κάθε χρόνο, προϋποθέτοντας την κατανομή του φυσικού χώρου για την αποθήκευση των διαγραμμάτων των ασθενών, των εντύπων ενημέρωσης των ασθενών, των εντύπων ασφαλιστικών απαιτήσεων και της επεξήγησης των παροχών, των φορμών έγκρισης θεραπείας, των υλικών του HR και άλλων. Σε όλα αυτά τα προαναφερθέντα θα πρέπει να υπάρχει ταχεία πρόσβαση, καθιστώντας το Document Management αναγκαιότητα.

Δεν πρέπει να ξεχνάμε πως μέχρι πρόσφατα -και ακόμα ισχύει, σε πληθώρα περιπτώσεων- οι επιχειρήσεις διαχειρίζονταν την πλειονότητα των πληροφοριών αυτών με αναποτελεσματικές χειροκίνητες μεθόδους. Αυτό επομένως που απαιτούν οι επιχειρήσεις είναι ένα εύχρηστο και ταυτόχρονα πανίσχυρο ενσωματωμένο σύστημα Document Management, το οποίο θα επιτρέπει στους παρόχους υπηρεσιών υγείας να αποθηκεύουν, να έχουν πρόσβαση, να διαχειρίζονται και να μοιράζονται κρίσιμης σημασίας έγγραφα για μια ευρεία ποικιλία λειτουργιών, τμημάτων και τοποθεσιών.

 

Άρθρο του Βασίλη Παρασκευόπουλου

Η μεθοδολογία στις υπηρεσίες της KYOCERA, το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα

 

Βασίλης Παρασκευόπουλος, KYOCERA sales manager

Η KYOCERA, έχει μια δική της συγκεκριμένη ονομασία και μεθοδολογία για το MPS. Στην KYOCERA το ονομάζουμε Managed Document Services (MDS) και η μέθοδος που ακολουθείται με ευλαβικότατα σε κάθε υποψήφιο πελάτη μας ανεξαρτήτως ονόματος, τζίρου, αριθμού μηχανημάτων ή παραγωγικότητας αποτελεί για εμάς USP (Unique Selling Point). Η διαδικασία λοιπόν αυτή που από το πρώτο της καταγραφής ως το τελευταίο στάδιο της βελτιστοποίησης έχει πέντε ξεχωριστούς πυλώνες, άρρηκτα συνδεδεμένους μεταξύ τους όπου η ομαδικότητα και η συνεργασία με τον πελάτη είναι το κλειδί για μια ακόμη επιτυχημένη υλοποίηση.

 

1. Assess (Εκτίμηση)

Στο στάδιο αυτό, η ειδική ομάδα του MDS (Technical Analysts, Color Specialists & Account Manager) σε συνεργασία με την ομάδα εργασίας (IT Client Architecture specialist, ΙΤ Analyst, ΙT specialist κ.λπ.) της υποψήφιας επιχείρησης που επιθυμεί να υλοποιήσει έργο MPS καταγράφει όλα τα δεδομένα για το έργο. Λαμβάνονται υπόψη η χωροταξικότητα, οι ομαδοποιήσεις των μηχανημάτων, οι μηνιαίες παραγωγές εκτυπώσεων ασπρόμαυρες και έγχρωμες, οι σαρώσεις, οι ανάγκες για φαξ, αλλά και κάθε άλλης μορφής χρήσιμες εκτιμήσεις σχετικά με το έργο (πράσινη πολιτική, ρύποι CΟ2, διαχείριση αναλωσίμων, αποβλήτων, οικονομίες ενέργειας που μπορεί να προβλεφθούν, ειδικά χαρτιά, ειδικές απαιτήσεις κ.ο.κ.). Επίσης, σε επίπεδο λύσεων και λογισμικού λαμβάνεται υπόψη η εύκολη διαχείριση του μηχανήματος σε επίπεδο χρηστών, η αυθεντικοποίηση (Admin, Users με proximity card or pin), το είδος του ελέγχου σε επίπεδο reporting, accounting, costing, billing, follow-me printing, secure printing που μπορούν να γίνουν με κανόνες ή χωρίς και ό,τι άλλο μπορεί να ζητηθεί.

 

2. Design (Σχεδιασμός)

Εδώ η ομάδα του MDS (Solution specialist, Technical Analyst & Account Manager) παρουσιάζει στην αντίστοιχη ομάδα εργασίας της υποψήφιας επιχείρησης όλα τα δεδομένα για το έργο και σχεδιάζει συντονισμένα με την επιχείρηση την προτεινόμενη λύση. Κατόψεις αλλά και δεδομένα που έλαβε η ομάδα μας, αναλύσεις αρχιτεκτονικής και μεθοδολογία που επιλέχθηκε αναλύονται σε βάθος με συγκεκριμένη πρόταση εξοπλισμού και λύσεων. Η παρουσίαση περιλαμβάνει τον προτεινόμενο στόλο (φωτοαντιγραφικά μηχανήματα, εκτυπωτές, πολυμηχανήματα, κ.λπ.), το λογισμικό διαχείρισης, διακυβέρνησης και ασφάλειας, οικονομική βελτιστοποίηση, διαχείριση του στόλου (λογισμικό, δομή υποστήριξης, SLA), πρόγραμμα υλοποίησης υψηλού επιπέδου, ορθολογισμό διαδικασιών.

 

3. Implement (Εφαρμογή)

Στο στάδιο αυτό εφαρμόζονται απρόσκοπτα η προσαρμογή του στόλου και των λογισμικών στο υφιστάμενο δίκτυο ή σε νέο εφόσον αυτό έχει απαιτηθεί, η εκπαίδευση των τελικών χρηστών και του τμήματος πληροφορικής αλλά και όλα τα On-site εργαλεία του «πώς να χρησιμοποιήσετε» μια νέα υπηρεσία με τον λειτουργικότερο τρόπο και με σαφείς οδηγίες, ενώ υλοποιείται πιστά με το προσχεδιασμένο χρονοδιάγραμμα η διαχείριση έργου.

 

4. Manage (Διαχείριση)

Στο στάδιο αυτό ελέγχεται εις βάθος η εξασφάλιση της υπηρεσίας που παρέχεται όπως έχει σχεδιαστεί προκειμένου να εξασφαλίζεται σε όλα τα επίπεδα οργάνωσης της εταιρείας. Εδώ υπάρχει ακριβής συντονισμός με την ομάδα έργου των δύο μερών με σκοπό τη μέγιστη συνεργασία προς όλα τα τμήματα των επιχειρήσεων που μπορεί να αφορούν και άλλα τμήματα όπως τις συμβάσεις, τη διακίνηση, την αποθήκη, το λογιστήριο κ.λπ.

 

5. Optimise (Βελτιστοποίηση)

Στο τελευταίο αυτό στάδιο η ομάδα MDS της KYOCERA αξιολογεί τα νέα δεδομένα και προτείνει κι άλλες λύσεις που μπορεί να γίνουν επικουρικά ( μετακίνηση ή αντικατάσταση μηχανημάτων, αλλαγή σε όρους χρήσης, νέους κανόνες, προβλέψεις για αυξημένη παραγωγικότητα και συντονισμό με το τμήμα Πληροφορικής, ανανέωση αποθήκης αναλωσίμων αν χρειάζεται κοκ. προκειμένου να υπάρχει συνεχής διασφάλιση της βέλτιστης υπηρεσίας αλλά και διαχείριση των έργων βελτίωσης.

 

Είναι αντιληπτό ότι τα πρώτα δύο στάδια είναι προσυμβατικά, ενώ τα επόμενα τρία γίνονται μετά από συμφωνία και σύμβαση των δύο μερών, εξυπακούεται δε, ότι ο υποψήφιος πελάτης μας συμμετέχει ενεργά με ομάδα εργασίας που ο ίδιος ορίζει σε όλες τις φάσεις, με τέτοιο τρόπο ώστε να αντιλαμβάνεται ότι στο όφελος των υπηρεσιών που λαμβάνει έχει συμβάλλει και αυτός.

 

Άρθρο του Μιχάλη Δαβιδέλη

Λύστε όλα σας τα προβλήματα με την υποστήριξη της Intersys

Μιχάλης Δαβιδέλης, Integrated solutions & services manager της Intersys

Υπάρχουν φορές που εύχεστε να μπορούσατε να λύσετε όλα σας τα προβλήματα με το πάτημα ενός κουμπιού, αλλά δυστυχώς δεν μπορείτε; Να βρείτε μια εύκολη λύση για τις χρονοβόρες διαδικασίες της καθημερινότητας, αλλά βρίσκετε δυσκολίες;

Βάλτε τέλος σε όλα όσα κάνουν την εργασία σας βασανιστική, με την υποστήριξη της Intersys! Με την κατάλληλη λύση γραφείου μπορείτε να απαλλαχτείτε από τα βάρη της εργασιακής καθημερινότητας και να αυξήσετε την αποδοτικότητά σας: όχι ένα απλό λογισμικό διαχείρισης εγγράφων, αλλά ένα έξυπνο λογισμικό διαχείρισης πληροφοριών, εγγράφων και διαδικασιών που μπορεί πραγματικά με ένα κουμπί να κάνει της καθημερινές σας εργασίες παιχνιδάκι!

 

Το λογισμικό Therefore δίνει τη δυνατότητα σε μικρές και μεγάλες επιχειρήσεις να αντιμετωπίσουν προκλήσεις που κάνουν την εργασιακή καθημερινότητα δύσκολη και χαοτική. Στόχος μας είναι να σας απαλλάξουμε από τη χρονοβόρα αναζήτηση και δύσκολη πρόσβαση σε σωστές πληροφορίες, την μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση σε εμπιστευτικά δεδομένα, ή την έλλειψη σαφούς επισκόπησης των διαδικασιών του οργανισμού σας. Ταυτόχρονα, σας βοηθάμε να μειώσετε το υψηλό κόστος αποθήκευσης πληροφοριών και εγγράφων καθώς και να έχετε πλήρη παρακολούθηση της απόδοσης των διαδικασιών σας. Κυριότερα όμως, με το Therefore, μπορείτε να διαχειρίζεστε οποιαδήποτε ροή εργασίας και πληροφορίας (workflow) – είτε αυτό σημαίνει την αυτόματη αρχειοθέτηση εγγράφων ή την ψηφιοποίηση και αυτοματοποίηση βασικών επιχειρηματικών διαδικασιών, όπως για παράδειγμα η τιμολόγηση, η διαχείριση  συμβολαίων και πολλά ακόμα. Δώστε τέλος σε χρονοβόρες, επαναληπτικές διαδικασίες και αντικαταστήστε τες με ψηφιοποιημένες, αυτοματοποιημένες ενέργειες που ολοκληρώνονται σε λίγα μόνο λεπτά: Το Therefore είναι το πιο δυναμικό εργαλείο για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας, να ελαχιστοποιήσετε τα τυπωμένα έγγραφα, και να κερδίσετε χρόνο και χρήματα.

 

Το Therefore αποτελεί μία λύση που μπορεί να ωφελήσει οργανισμούς και εταιρείες σε όλους τους επαγγελματικούς κλάδους, ανεξαρτήτου μεγέθους και budget. Μπορεί να ενσωματωθεί σε οποιαδήποτε επιχείρηση, ακόμη και με μηδενικές υπάρχουσες τεχνολογικές υποδομές, αφού η χρήση του λογισμικού γίνεται κυριολεκτικά με το πάτημα ενός κουμπιού.

 

Πρόσβαση και συμμόρφωση με τον GPDR

Το Therefore σας δίνει ταχύτατη πρόσβαση σε πολύτιμα έγγραφα και εταιρικές πληροφορίες οποιαδήποτε στιγμή ακόμη και εκτός γραφείου, ενώ παράλληλα παρέχει μέγιστη ασφάλεια όσον αφορά ευαίσθητες πληροφορίες. Μπορεί να εφαρμοστεί ώστε να καλύπτει τις ανάγκες συμμόρφωσης με το GDPR ή άλλων κανονιστικών πλαισίων, αφού το λογισμικό επιτρέπει την κρυπτογραφημένη αποθήκευση, εύρεση και καταχώρηση προσωπικών δεδομένων αλλά και την απλοποίηση διαχείρισης αυτών των πληροφοριών. Ένα σωστά διαμορφωμένο, συντηρούμενο και διαχειριζόμενο σύστημα Therefore σας βοηθά να χειρίζεστε με ασφάλεια προσωπικές πληροφορίες παρέχοντάς σας μέγιστη προστασία από παραβιάσεις.

 

Επιπλέον, η Intersys σας προσφέρει πλήρη υποστήριξη σε όλη τη διάρκεια του project: προσεγγίζουμε μεθοδικά την υλοποίηση και την εγκατάσταση φροντίζοντας πάντα να σας καθοδηγήσουμε για να αποκτήσετε πλήρη εξοικείωση με τις δυνατότητες της customized λύσης που θα σας παρέχουμε. Με μικρά και σταθερά βήματα φροντίζουμε πρώτα την ψηφιοποίηση και αυτοματοποίηση των πιο μικρών διαδικασιών, και ύστερα συνεχίζουμε δυναμικά μαζί σας, ανάλογα με τις ανάγκες σας και τον ρυθμό ανάπτυξης του οργανισμού σας. Έτσι έχετε πλήρη κατανόηση των απεριόριστων δυνατοτήτων του Therefore και ανακαλύπτετε έναν νέο κόσμο παραγωγικότητας και  ευκολίας με άπειρα οφέλη για την επιχείρησή σας.

 

Λύστε λοιπόν όλα σας τα προβλήματα με μια λύση διαχείρισης εγγράφων και ροής εργασιών με την υποστήριξη της Intersys! Είτε θέλετε να μειώσετε το κόστος διαχείρισης πληροφοριών, είτε θέλετε ένα αποδοτικότερο γραφείο με εύκολες, απλές, βελτιωμένες και ασφαλείς διαδικασίες, το Therefore είναι το ιδανικό εργαλείο για εσάς!

 

Μια αγορά σε εξέλιξη

Σύμφωνα με τα στοιχεία του ReportLinker, η αγορά των συστημάτων Document Management αναμένεται να αγγίξει τα 6,78 δις δολάρια ως το 2023 από τα 3,59 δις δολάρια εντός του 2017, με μέσο όρο ετήσιας ανάπτυξης της τάξης του 11,17%. Η ανάπτυξη της αγοράς αυτής μπορεί να αποδοθεί σε παράγοντες όπως η αυξημένη ανάγκη για τον εξορθολογισμό των επιχειρησιακών διεργασιών, τα οφέλη παροχής ψηφιοποιημένου περιεχομένου σε πολλές επιχειρήσεις, η αυξημένη ανάγκη για συμμόρφωση με απαιτήσεις και η αυξημένη υιοθεσία cloud-based υπηρεσιών και του cloud computing εν γένει.

Θα πρέπει βέβαια να τονίσουμε και συγκεκριμένους παράγοντες ανάσχεσης που είναι το σχετικά υψηλό κόστος υλοποίησης που ευθύνεται για τον περιορισμό της υιοθέτησης των συστημάτων αυτών. Το αποτέλεσμα είναι πως σε κάποιον βαθμό περιορίζεται η ανάπτυξη της αγοράς αυτής, αν και ο βαθμός αυτός είναι σχετικά μικρός και όχι ανησυχητικός.

 

Η αγορά για τα συστήματα Document Management αναμένεται να έχει το μεγαλύτερο μερίδιο κατά την προβλεπόμενη περίοδο, κυρίως χάρη στην αυξημένη ζήτηση λύσεων που θα βοηθήσουν τον εξορθολογισμό επιχειρησιακών διεργασιών και λειτουργιών. Οι λύσεις Document Management βοηθούν την ενσωμάτωση των συστημάτων διαχείρισης με δεδομένα σε πραγματικό χρόνο, προκειμένου να διευκολυνθεί η παρακολούθηση των αλλαγών σε ένα έγγραφο και η αποθήκευση διαφορετικών εκδόσεων του ίδιου εγγράφου. Οι λύσεις αυτές θα βοηθήσουν στο να προσφέρουν μια ασφαλή τοποθεσία για την αποθήκευση ηλεκτρονικών εγγράφων και τη δημιουργία ευρετηρίου για την ταχεία απόκτηση μιας συγκεκριμένης έκδοσης εγγράφου, όποτε αυτή απαιτηθεί.

Περαιτέρω, η αγορά για τα μοντέλα υβριδικής υλοποίησης αναμένεται να καταγράψει την υψηλότερη αύξηση κατά τη διάρκεια της εξεταζόμενης περιόδου. Το μοντέλο αυτό αναμένεται να αναδειχθεί στο ταχύτερα εξελισσόμενο segment, χάρη στα οφέλη που σχετίζονται με τη χρήση του, όπως είναι η μεγαλύτερη ευελιξία, ο τεχνικός έλεγχος, η ενισχυμένη ασφάλεια και η προσήλωση στις απαιτήσεις συμμόρφωσης. Τα μοντέλα αυτά επιτρέπουν στις επιχειρήσεις να μετακινήσουν τις κρίσιμα για το business τους δεδομένα στο private cloud χωρίς συμβιβασμούς στα θέματα ασφάλειας, καθώς και τα μη ευαίσθητα δεδομένα τους στο public cloud.

 

Όσον αφορά τη γεωγραφική κατανομή, η Βόρεια Αμερική αναμένεται να κυριαρχήσει στην αγορά συστημάτων Document Management κατά τη διάρκεια της εξεταζόμενης περιόδου. Αυτό συμβαίνει διότι η Βόρεια Αμερική διακρίνεται για το γεγονός της υψηλής υιοθέτησης λύσεων του είδους. Η αυξανόμενη απαίτηση για οικονομικές και αποτελεσματικές επιχειρηματικές διεργασίες αποτελεί κινητήριο δύναμη για την ανάπτυξη της αγοράς των συστημάτων Document Management στην περιοχή.

Συν τοις άλλοις, η αγορά της Βορείου Αμερικής χαρακτηρίζεται από τις ανεπτυγμένες υποδομές και τις αυστηρές πολιτικές και τα ρυθμιστικά πλαίσια.

 

Άρθρο του Άκη Σιφάκη

Απλοποιώντας το Content Management

Άκης Σιφάκης, software solutions marketing manager της Xerox Hellas

Στη Xerox, το όραμά μας είναι να βοηθάμε μικρές και μεγαλύτερες επιχειρήσεις να επικοινωνούν, να συνδέονται και να εργάζονται καλύτερα. Έχοντας φέρει πρώτοι στην Ελλάδα τα Managed Print Services περισσότερα από 15 χρόνια πριν, γνωρίζουμε από πρώτο χέρι τα οφέλη που προκύπτουν από την οργανωμένη διαχείριση των εκτυπώσεων ενός οργανισμού.

Με την καινοτομία στο DNA μας, τα τελευταία χρόνια προχωρήσαμε ακόμη περισσότερο. Από τη διαχείριση των εκτυπώσεων, περάσαμε στη διαχείριση της πληροφορίας, σε όποια μορφή και αν βρίσκεται, αναλογική ή ψηφιακή.

Όλες οι νέες μας συσκευές έχουν ενσωματωμένη την τεχνολογία ConnectKey, η οποία επιτρέπει το κατέβασμα εφαρμογών που απλοποιούν τη ροή εργασίας, αυξάνοντας την παραγωγικότητα και εξοικονομώντας πολύτιμους πόρους.

 

Το ίδιο συμβαίνει και με τα εξειδικευμένα μας λογισμικά που ήδη βοηθούν πολλές επιχειρήσεις να διαχειρίζονται με αποδοτικότερο τρόπο την καθημερινότητά τους.

Ένα software που ξεχωρίζει, είναι το DocuShare Flex, ένα λογισμικό που βασίζεται στο cloud και προσφέρεται σαν υπηρεσία (SaaS), με σκοπό να σας βοηθήσει να διαχειριστείτε και να οργανώσετε εύκολα το περιεχόμενο των αρχείων σας (Content Management).

 

Διαχειριστείτε και οργανώστε εύκολα τα αρχεία της επιχείρησής σας

  • Γρήγορη προσθήκη εγγράφων, αρχείων και business content.
  • Σάρωση σε ένα βήμα από τις πολυλειτουργικές συσκευές στο cloud.
  • Εύκολη, απομακρυσμένη πρόσβαση, μέσω μιας ασφαλούς, mobile-friendly διασύνδεσης.
  • Μια ισχυρή μηχανή αναζήτησης για εύρεση πληροφοριών σε δευτερόλεπτα.

 

Αυτοματοποιήστε τις επιχειρηματικές σας διαδικασίες

  • Δημιουργία ροών εργασιών, με απλό τρόπο, επικεντρώνοντας στις δικές σας ανάγκες.
  • Δυνατότητα δημιουργίας επιχειρησιακών κανόνων για την αυτοματοποίηση των κοινών διαδικασιών.

 

Εφαρμόστε το DocuShare γρήγορα- χωρίς εγκατάσταση και ξεκινάτε αμέσως

  • Άμεση εγκατάσταση και ανάπτυξη σε ημέρες, όχι μήνες, με ελάχιστη έως μηδαμινή ανάγκη για ΙΤ υποστήριξη ή τεχνογνωσία.
  • Ανώδυνη κλιμάκωση για να ανταποκριθείτε στις αλλαγές στους αριθμούς των χρηστών, στον αποθηκευτικό χώρο και σε ειδικές απαιτούμενες διαδικασίες καθώς η επιχείρησή σας μεγαλώνει.

 

Νιώστε ασφαλείς!

  • Αυτόματη κρυπτογράφηση περιεχομένου για την προστασία προσωπικών δεδομένων (PII) με το «Encryption add-on»
  • Ευέλικτες επιλογές εγγραφής, με όνομα ή ταυτόχρονη αδειοδότηση χρηστών

 

Καθώς το περιεχόμενο εκρήγνυται, η διαχείριση της πληροφορίας σε μια αναπτυσσόμενη επιχείρηση ή σε ένα τμήμα του οργανισμού μπορεί να αποτελέσει μια πραγματική πρόκληση.

Η υιοθέτηση της σωστής λύσης — οικονομική, εύκολη στην υλοποίηση και έτοιμη για να απλοποιήσει τις καθημερινές  σας εργασίες — κάνει τη διαφορά!

Related Posts