H ασφαλεια των εγγραφων δεν ειναι μονο ψηφιακο θεμα

Πρόσφατη έρευνα της IDC αποκάλυψε πως, αν και οι περισσότερες από τις μισές επιχειρήσεις που συμμετείχαν σε αυτήν αντιμετώπισαν ρήγμα στην ασφάλειά τους κατά τη διάρκεια ενός έτους, εκείνες που είχαν εγκαταστήσει ένα πρόγραμμα ασφαλείας είχαν 6 φορές μικρότερο πρόβλημα. Επιπρόσθετα, η υλοποίηση ενός προγράμματος ασφαλείας είχε και άλλα σημαντικά πλεονεκτήματα.

 


 

Συγκεκριμένα, παρατηρήθηκε 50% μείωση στον χρόνο τον οποίο καταναλώνει το προσωπικό του ΙΤ για να υποστηρίξει το περιβάλλον εκτύπωσης, καθώς και 15% μείωση στο χαρτί, το μελάνι και το toner. Με την ολοκληρωμένη διαχείριση του κύκλου εκτύπωσης, οι επιχειρήσεις θα βελτιώσουν την ασφάλεια και θα περικόψουν τις δαπάνες.

 

Τα πλεονεκτήματα του pull printing

Πρόκειται για ένα εργαλείο των office printers, όπου οι χρήστες αποστέλλουν μια εργασία στον εκτυπωτή από το PC ή το laptop τους, με τη διαφορά πως το έγγραφο δεν εκτυπώνεται μέχρις ότου υπάρξει επαλήθευση ταυτότητας του χρήστη. Με τον τρόπο αυτόν εξασφαλίζουμε πως το σωστό άτομο παράλαβε τη σωστή εκτύπωση και εφόσον ο χρήστης δεν παραλάβει το έγγραφο, μετά από λίγο αυτό θα διαγραφεί από τις εκτυπώσεις. Επιπλέον, το pull printing εξοικονομεί χρήματα, μιας και περιορίζει τις εκτυπώσεις εκείνες που διαφορετικά δεν θα τις παρελάμβανε κανείς.

 

Η υλοποίηση του pull printing από την HP γίνεται με δύο τρόπους:

 

HP JetAdvantage Secure Print

Πρόκειται για μια δυναμική Software as a Service print app που τρέχει στο cloud και είναι συμβατή με HP εκτυπωτές και MFPs, καθώς και συσκευές άλλων κατασκευαστών. Οι εργασίες εκτύπωσης αποστέλλονται στην cloud υπηρεσία ή αποθηκεύονται στη συσκευή του πελάτη -ή και στα δύο- και παραμένουν εκεί, μέχρις ότου να γίνει ταυτοποίηση του χρήστη στον εκτυπωτή. Αυτό γίνεται είτε μέσω PIN, proximity card ή του smartphone, ενώ οι εργασίες εκτύπωσης μπορούν να σταλούν από οπουδήποτε και να εκτυπωθούν σε όποιον ασφαλή εκτυπωτή στην επιχείρηση. Επιπλέον, η λύση περιλαμβάνει βασική παρακολούθηση εκτυπώσεων και analytics, επιτρέποντας την παρακολούθηση χρήσης και τις μη παραληφθείσες εκτυπώσεις.

 

HP Access ControlHP Access Control

Το εργαλείο αυτό ανεβάζει το pull printing σε άλλο επίπεδο, επιτρέποντας στους χρήστες την ταυτοποίηση μέσω badge, PIN και proximity card ή ακόμα και με τη χρήση των πιστοποιητικών log-in των Windows. Στους NFC εκτυπωτές, οι χρήστες μπορούν να επιτύχουν την ταυτοποίηση με αφή, μέσω του NFC smartphone ή tablet τους, ενώ το HP AC Mobile Release επιτρέπει την ασφαλή εκτύπωση και ταυτοποίηση απομακρυσμένα από μια mobile συσκευή. Όλα αυτά αποτελούν μέρος μιας λύσης που ενσωματώνεται στα υπάρχοντα LDAP Active Directory διαπιστευτήρια δικτύου, με αποτέλεσμα τη βελτιστοποίηση των workflows και την εξοικονόμηση χρημάτων.

 

Βελτιστοποίηση ασφάλειας εκτύπωσης

Προφανώς το pull printing δεν αποτελεί πανάκεια, καθώς το cloud συνεπάγεται και κινδύνους κυβερνοεπιθέσεων. Η HP καταπολεμά το πρόβλημα αυτό με έναν συνδυασμό εξελιγμένης ασφάλειας εκτύπωσης, με την προστασία SureStart BIOS, το firmware whitelisting, την ανίχνευση run-time intrusion και τη χρήση ισχυρής κρυπτογράφησης. Δεν αναφερόμαστε μόνο στην κρυπτογράφηση 256-bit AES για την ασφάλεια των εργασιών κατά τη διάρκεια, αλλά και στο ότι το JetAdvantage Secure Print χρησιμοποιεί κρυπτογράφηση 2048-bit κατά τη διαδικασία ταυτοποίησης χρήστη.

Μολονότι όλα τα βασισμένα στο PIN συστήματα είναι τόσο αποτελεσματικά και ασφαλή όσο το χρησιμοποιούμενο PIN, τόσο το Secure Print όσο και το Private Print επιτρέπουν εναλλακτικούς τρόπους ταυτοποίησης χρήστη. Οι HP Proximity Card Readers επιτρέπουν την ταυτοποίηση μέσω της προσέγγισης μιας έξυπνης κάρτας (υποστηρίζονται πάνω από 43 formats), ενώ μπορείτε να ταυτοποιήσετε και να ανακτήσετε τα έγγραφά σας από ένα ασφαλές smartphone με μια mobile app.