Σηκώστε για λίγο τα μάτια από την οθόνη σας και ρίξτε μια ματιά στο χώρο εργασία γύρω σας. Τι βλέπετε; Ίσως δεκάδες workstations, laptops, τηλέφωνα, εκτυπωτές, φωτοτυπικά και ποιος ξέρει τι άλλο… Το σύγχρονο γραφείο είναι πλημμυρισμένο από συσκευές. Οι συσκευές αυτές είναι «έξυπνες», από την άποψη ότι συνδέονται στο Internet, ή προβλέπουν την επόμενή σας κίνηση πριν καν την σκεφτείτε. Έχετε σκεφτεί τι ακριβώς πρέπει να κάνετε εάν μια συσκευή του γραφείου σας, θα πρέπει να επισκευαστεί, να πουληθεί ή απλά να πάει για ανακύκλωση;
Η σωστή διαχείριση των συσκευών σας είναι κρίσιμης σημασίας. Γιατί; Διότι απλούστατα τα δεδομένα στους σκληρούς δίσκους παραμένουν στη θέση τους (ακόμα κι αν τα έχετε διαγράψει) εκτός κι αν εσείς κάνετε κάτι για αυτό. Τα μέσα αποθήκευσης που βρίσκονται σε προς απόρριψη συσκευές μπορεί να οδηγήσουν στην καταστροφή την εταιρεία σας και να αποτελέσουν ένα «χρυσωρυχείο» για όσους ψάχνουν να υποκλέψουν ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα.
Το παρακάτω παράδειγμα θα σας κάνει να σκεφτείτε πολύ σοβαρά το device management.
Σε μια πρόσφατη έρευνα γνωστού αμερικανικού τηλεοπτικού καναλιού, μια ομάδα ερευνητών επισκέφτηκε μια αποθήκη 6.000 χρησιμοποιημένων εκτυπωτικών συσκευών, οι οποίοι προορίζοντας για διάφορες αγορές του εξωτερικού. Αγόρασαν τυχαία τέσσερα μηχανήματα, έβγαλαν τους σκληρούς δίσκους τους και τους υπέβαλαν σε μια σειρά ελέγχων. Τα αποτελέσματα ήταν επικίνδυνα εντυπωσιακά. Οι ερευνητές ανακάλυψαν ένα σωρό δεδομένων που κανονικά θα έπρεπε να είναι απόρρητα: Αρχεία σχετικά με παράπονα για ενδοοικογενειακή βία, λίστες με καταζητούμενους, λεπτομέρειες για υποθέσεις που σχετίζονται με ναρκωτικά, αμοιβές και επιταγές πληρωμής, καθώς και 300 ολόκληρες σελίδες με τα ιατρικά αρχεία ενός ατόμου.
Προστατέψτε τα δεδομένα σας καταστρέφοντάς τα
Για να προστατέψετε τα δεδομένα σας από νομικά και οικονομικά ρίσκα, συνεργαστείτε με ειδικούς και λάβετε συμβουλές σχετικά με την ασφαλή απόρριψη των συσκευών που έχουν φτάσει στο τέλος της ζωής τους, ή αυτών που θέλετε να δωρίσετε ή να μεταπουλήσετε για να ανανεώσετε τον στόλο σας. Η λίστα των ενεργειών σας θα πρέπει να περιλαμβάνει τα παρακάτω:
• Ολική καταστροφή με τη συνδρομή μιας εξειδικευμένης εταιρείας ανακύκλωσης που χρησιμοποιεί προηγμένο εξοπλισμό.
• Καταστροφή δεδομένων με απομαγνητισμό ή τεμαχισμό.
• Παρακολούθηση συσκευών, έλεγχος και πιστοποιητικό καταστροφής.
• Συντονισμός μεταξύ logistics και μεταφορών.
Δώστε στις συσκευές σας μια δεύτερη ευκαιρία
Επειδή κάποια στιγμή θα αναγκαστείτε να «πετάξετε» μια συσκευή που περιέχει δεδομένα, φροντίστε να έχετε λάβει τα μέτρα σας από πριν. Έτσι, κρυπτογραφήστε όλα τα δεδομένα, μην αποθηκεύετε «ανοιχτά» αρχεία και δώστε ασφαλείς κωδικούς σε εφαρμογές και ηλεκτρονικά έγγραφα.
Επιπροσθέτως, η σύγχρονη τεχνολογία σας επιτρέπει να μπορείτε να προβλέπετε τα σφάλματα πριν συμβούν. Εγκαταστήστε κατάλληλες έξυπνες συσκευές, αισθητήρες και apps τα οποία επικοινωνούν με το hardware σας και το cloud και σας ειδοποιούν από πριν, μειώνοντας έτσι τα κόστη για το service, ελαχιστοποιώντας το downtime.