Η εκτυπωση στις μικρομεσαιες επιχειρησεις: Τι θα πρεπει να γνωριζετε

Αν είστε μια μικρομεσαία επιχείρηση, κάθε απόφασή σας περιλαμβάνει την παράμετρο “εξορθολογισμός λειτουργικού κόστους”. Απολύτως αναμενόμενο, αφού ξοδεύοντας λιγότερα και κερδίζοντας περισσότερα θα μπορέσετε να επεκτείνετε το business σας στο μέλλον. Αν, λοιπόν, έχετε παρατηρήσει ότι οι εκτυπωτικές διαδικασίες είναι μια ανοιχτή οικονομική πληγή για την επιχείρησή σας, δεν έχετε παρά να λάβετε μια σειρά από μέτρα, τα οποία θα εκλογικεύσουν το κόστος χωρίς, όμως, να θέσουν σε κίνδυνο τη ροή εργασιών και την ποιότητα των υπηρεσιών  που προσφέρετε στους πελάτες σας.

 

1. Εξειδίκευση

Αν η επιχείρησή σας διεκπεραιώνει ένα ευρύ φάσμα εργασιών τότε η οικονομική λογική λέει ότι ένα εξίσου ευρύ φάσμα εκτυπωτών, καθένας εκ των οποίων αφιερωμένος σε ειδικό “καθήκον”, είναι προς το συμφέρον σας. Ας το δούμε λίγο πιο αναλυτικά. Ένας top-of-the-range εκτυπωτής μπορεί να παράγει εκτυπώσεις υψηλής χρωματικής ποιότητας, αλλά ταλαιπωρείται αχρείαστα όταν τον χρησιμοποιούμε ταυτόχρονα για απλές εκτυπώσεις εγγράφων. Επιπλέον καταναλώνει περισσότερη ενέργεια από έναν απλό εκτυπωτή που θα παρήγαγε ασπρόμαυρα έγγραφα για εσωτερική, εταιρική χρήση.
Επενδύοντας, λοιπόν, στην αγορά ξεχωριστών συσκευών για συγκεκριμένα καθήκοντα, έχουμε ένα εφάπαξ έξοδο, το οποίο σε βάθος χρόνου θα μας απαλλάξει από μη απαραίτητα κόστη συντήρησης, αναλωσίμων και ενέργειας, που δεν είναι ορατά με την πρώτη ματιά.

 

2. Πράσινη επένδυση

Μακροπρόθεσμα η επένδυση σε έναν εκτυπωτή με χαμηλό ενεργειακό αποτύπωμα έχει μετρήσιμα αποτελέσματα στην τσέπη σας. Οι σύγχρονοι εκτυπωτές διαθέτουν σαφείς ενεργειακές πιστοποιήσεις, τις οποίες θα πρέπει να λάβουμε σοβαρά υπόψη στην επιλογή μας.  Όσο πιο αποδοτικός είναι ενεργειακά είναι ένας εκτυπωτής, τόσο μικρότερος θα είναι ο λογαριασμός ρεύματος. Αν μάλιστα έχουμε να κάνουμε με έναν σχετικά μεγάλο εκτυπωτικό στόλο τα αποτελέσματα θα φανούν στην τσέπη μας πιο σύντομα απ’ όσο πιστεύουμε.

 

3. Κουλτούρα οικονομίας

Η επικράτηση μιας γενικότερης κουλτούρας οικονομίας στις επιχειρηματικές εκτυπώσεις είναι εκ των ων ουκ άνευ στοιχείο στην προσπάθεια για περιορισμό του κόστους. Τονίστε ξανά και ξανά τη σημασία ελέγχου κάθε αρχείου που στέλνεται προς

Θωμάς Μιχαηλίδης, Senior Sales Representative @ACTIVE Computer Systems S.A.

Θωμάς Μιχαηλίδης, Senior Sales Representative @ACTIVE Computer Systems S.A.

εκτύπωση. Περιττές φωτογραφίες, έγχρωμες επισημάνσεις κ.λπ. δεν προσφέρουν πρακτικά τίποτα στην αποδοτικότητα των εργαζόμενων. Αντιθέτως, επιβαρύνουν το κόστος εκτύπωσης αλλά και τις ίδιες τις συσκευές.  Για παράδειγμα, η Citigroup Financial Services εκτίμησε ότι θα εξοικονομούσε ετησίως $700.000 αν απλά και μόνο οι εργαζόμενοί της εκτύπωναν αποκλειστικά ασπρόμαυρα σε duplex λειτουργία.

 

4. Printing by the book

Σχεδόν κανείς δεν αναφέρεται σε αυτό, αλλά η αλήθεια είναι ότι και οι εκτυπωτές έχουν… «ψυχή». Η απαίτηση να πάρουμε το μέγιστο δυνατό από κάθε επένδυση που έχουμε κάνει είναι απολύτως θεμιτή. Το πρόβλημα ξεκινά από τη στιγμή που υπερβαίνουμε τις συστάσεις του κατασκευαστή, τόσο όσον αφορά τον μηνιαίο κύκλο εργασιών όσο και σε επίπεδο συντήρησης. Το να «ξεζουμίσουμε» έναν εκτυπωτή μπορεί να φαίνεται εκ πρώτης όψεως μια καλή ιδέα, στην πορεία όμως μπορεί να οδηγήσει σε απρόσμενες και σοβαρές βλάβες. Το συστηματικό over printing ή η αναβολή των προγραμματισμένων εργασιών συντήρησης, επιβαρύνει σωρευτικά τον εκτυπωτή και υπονομεύει την καλή του λειτουργία.

 

Σε αυτή τη λογική, ο τρόπος που διεξάγεται printing επηρεάζει καθοριστικά το καθημερινό business workflow. Με την ορθή χρήση του εκτυπωτικού τους στόλου, οι SMBs έχουν τη δυνατότητα να βελτιστοποιήσουν τις ροές εργασίας αλλά και να επιτύχουν μείωση του λειτουργικού κόστους.