Smartphones και tablets έχουν αναδειχθεί στις μέρες μας σε πρωταγωνιστές των επιχειρηματικών διαδικασιών. Ιδιαίτερα όσον αφορά τις μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις, στις οποίες προσέδωσαν δυνατότητες που στο παρελθόν ήταν διαθέσιμες μόνο σε μεγάλους οργανισμούς. Μία πτυχή του mobility είναι και το mobile printing, δηλαδή η δυνατότητα που έχουν οι χρήστες να εκτυπώνουν αρχεία μέσω των φορητών συσκευών τους από παντού. Ωστόσο mobile printing δεν σημαίνει απαραίτητα εκτυπώσεις εκτός γραφείου. Αντίθετα, το mobile printing αφορά και τις εκτυπώσεις εντός γραφείου. Για παράδειγμα, έχουμε στη φορητή συσκευή μας ένα έγγραφο, τιμολόγιο κ.λπ. το οποίο πρέπει να εκτυπώσουμε αμέσως. Για να γίνει αυτό πρέπει πρώτα να το προωθήσουμε σ’ έναν υπολογιστή, ώστε στη συνέχεια να το αποστείλουμε σε κάποιον εκτυπωτή. Χαμένος χρόνος!
Ας δούμε, λοιπόν, αναλυτικότερα γιατί η υιοθέτηση mobile printing δυνατοτήτων εκτός από τους ίδιους τους εργαζόμενους συμφέρει και τις επιχειρήσεις.
1. Ο χρόνος είναι χρήμα
Το κλειδί για την ανάπτυξη μιας επιχείρησης είναι η ανταγωνιστικότητα. Και κλειδί για την ανταγωνιστικότητα είναι η ταχύτητα διεκπεραίωσης των διάφορων επιχειρηματικών διαδικασιών. Για να διευκολύνουμε, όμως, τη ροή των καθημερινών επιχειρηματικών διαδικασιών πρέπει να διευκολύνουμε την εκτύπωση. Στην προσπάθεια αυτή το mobile printing είναι πολύτιμος αρωγός, αφού ο εργαζόμενος μπορεί να εκτυπώσει σημαντικά έγγραφα απ΄ οπουδήποτε, οποτεδήποτε, χωρίς να είναι απαραίτητη η φυσική του παρουσία στο γραφείο. Στη συνέχεια τα έγγραφα αυτά θα αξιοποιηθούν από συναδέλφους του, καθιστώντας έτσι τη ροή εργασιών αμεσότερη και ταχύτερη. Ή θα είναι ήδη εκτυπωμένα όταν φτάσει στο γραφείο, ώστε να τα προωθήσει άμεσα στον τελικό αποδέκτη τους.
2. Όλα εν τάξει
Δεν “λερώνει”, δεν μπερδεύει, δεν αφήνει πίσω του έναν ιστό από καλώδια. Ναι, το mobile printing απαλλάσσει τον εργασιακό χώρο από το χάος που δημιουργούν τα ενσύρματα εταιρικά δίκτυα. Όλοι το έχουμε συναντήσει: όσο περισσότεροι χρήστες βρίσκονται σε ένα γραφείο, τόσο περισσότερα καλώδια φεύγουν από τα PCs για να καταλήξουν στην εταιρική υποδομή και από εκεί στον εκτυπωτή. Αντίθετα, ένας εκτυπωτής με αξιόπιστες δυνατότητες ασύρματης διασύνδεσης εξαφανίζει τα ενοχλητικά κουβάρια από καλώδια που κατακλύζουν τους χώρους εργασίας.
3. Και ο χώρος είναι χρήμα
Οι επιχειρήσεις που πετυχαίνουν τους στόχους τους και ενισχύουν το business τους, μεγαλώνουν. Και κάθε φορά που συμβαίνει αυτό προσθέτουν στο δυναμικό τους νέους εργαζόμενους, οπότε και επιπλέον σταθμούς εργασίας. Στο σημείο αυτό συνήθως προκύπτουν χωροταξικά προβλήματα και δεν είναι λίγες οι φορές που απαιτείται αλλαγή του/των εκτυπωτικών σταθμών. Το κόστος αυτών των αλλαγών κάθε άλλο παρά αμελητέο είναι, αφού χρειάζεται στήσιμο της δικτυακής υποδομής του εκτυπωτή από την αρχή. Εκτός βέβαια αν η επιχείρηση έχει υιοθετήσει την προσέγγιση του mobile printing, οπότε η αλλαγή θέσης ενός εκτυπωτικού σταθμού διαρκεί λίγα λεπτά και έχει κυριολεκτικά μηδενικό κόστος.
4. Δεν είναι μόνο το χαρτί
Όταν αναφερόμαστε στο mobile printing ο νους μας πάει στις εκτυπώσεις, αλλά ουσιαστικά δεν είναι μόνο αυτές. Συγκεκριμένα, τα σύγχρονα MFPs με δυνατότητες mobile printing δεν είναι μόνο εκτυπωτές αλλά ολοκληρωμένες συσκευές που προσφέρουν λειτουργίες αντιγραφής, σάρωσης και φαξ. Με αυτά τα MFPs κάθε έγγραφο και αρχείο που “περνάει” στον εκτυπωτή είναι διαθέσιμο σε πραγματικό χρόνο στο smartphone ή στο tablet του εργαζόμενου μέσω των κατάλληλων cloud εφαρμογών. Πρακτικά, ένας εκτυπωτής με δυνατότητες mobile printing φέρνει πιο κοντά από ποτέ την προοπτική του paperless office.
Συμπερασματικά, η mobile εκτύπωση είναι μια επένδυση χαμηλού κόστους που αποζημιώνει σχεδόν αμέσως μια επιχείρηση, προσφέροντας πλεονεκτήματα που αυξάνουν την παραγωγικότητα και μειώνουν το λειτουργικό κόστος.