Σε νέες ρότες το «Kyocera Managed Document Services»

Η KCR Printing, η επίσημη αντιπρόσωπος των λύσεων της Kyocera στην Ελλάδα, μια εταιρεία του ομίλου Active, απέδειξε με τον καλύτερο τρόπο πώς η διαχειριζόμενη εκτύπωση, όταν πραγματοποιείται με τα καλύτερα εργαλεία της αγοράς, από μια εταιρεία με την μεγαλύτερη εμπειρία στο χώρο του printing και των Managed Print Services (MPS), μπορεί να εξοικονομήσει πόρους από την πρώτη κιόλας ημέρα.

Η Hellenic Star Shipping ιδρύθηκε το 1969. Η εταιρεία ειδικεύεται στην διαχείριση μεγάλων και μεσαίων Bulk carrier χύδην φορτίων, προσφέροντας υψηλής ποιότητας παγκόσμιες θαλάσσιες μεταφορές όλων των μεγάλων και μικρών εμπορευμάτων ξηρού φορτίου.

Ο όμιλος αποτελείται από δύο «αδερφές» εταιρείες, την Hellenic Star Shipping που διαθέτει τρία Bulk carrier τύπου Panamax, την Blueline Ship Management με τέσσερα δεξαμενόπλοια και μια τρίτη, την Alexmar Shipping & Trading που ασχολείται με τις ναυλώσεις.

Από τις δεκάδες διαφορετικές συσκευές, σε μία ολοκληρωμένη λύση

Όπως μας εξήγησε η κ. Μέλπω Λακοπούλου, Office Administrator στην Hellenic Star Shipping, το 2012 υπήρχαν στα γραφεία της εταιρείας στο Μαρούσι 23 εκτυπωτές καθώς, και 5-7 scanners και fax. Σταδιακά οι συσκευές μειώθηκαν, ωστόσο ήταν όλα διαφορετικά μοντέλα από τέσσερις κατασκευαστές. Η κατάσταση αυτή, είχε ως αποτέλεσμα να υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί κωδικοί αναλωσίμων και διαφορετικοί προμηθευτές και συμβάσεις με αποτέλεσμα πολλές χαμένες ανθρωποώρες τόσο από το τμήμα ΙΤ, όσο και από το τμήμα προμηθειών.

Η KCR Printing πρότεινε την ολοκληρωτική αλλαγή του τρόπου με τον οποίο η Hellenic Star Shipping αντιμετώπιζε το printing όλα αυτά τα χρόνια. Η εταιρεία, έδειξε –  και τελικά σε 6 μόλις μήνες, απέδειξε – ότι υπάρχει ένας καλύτερος τρόπος να διαχειρίζεται το – ανεξέλεγκτο και  χωρίς κανέναν έλεγχο –  printing: Το MPS ή όπως αλλιώς το λέει η Kyocera, το MDS (Management Document Services).

Ο αρχικός στόχος ήταν ένας προμηθευτής για όλα!

Η KCR Printing με τους έμπειρους συμβούλους της, πραγματοποίησε αναλυτική και επισταμένη μελέτη, η οποία ξεκίνησε  τον Απρίλιο 2019 και ολοκληρώθηκε τον Αύγουστο 2019. Επομένως, το έργο έχει μόλις 6 μήνες ζωής, ωστόσο, ο χρόνος αυτός ήταν αρκετός για να φανούν τα πρώτα θετικά αποτελέσματα, τόσο στον όγκο παραγωγής (τον οποίο η λύση προέβλεπε να καλύπτει) όσο και στα συνολικά έξοδα. Όπως αποδείχθηκε, απλά και μόνο το γεγονός ότι πλέον η εκτύπωση ελέγχεται και παρακολουθείται είχε ως αποτέλεσμα η ανεξέλεγκτη παραγωγή να μειωθεί κατά 27% με τη μελέτη της Kyocera να προβλέπει ετήσιο όφελος 46%.

Τι περιλαμβάνει η λύση Kyocera MDS

Στο κτήριο της Hellenic Star Shipping στο Μαρούσι, εγκαταστάθηκαν έγχρωμα Α3 και Α4 πολυμηχανήματα Kyocera TaskAlfa και ασπρόμαυροι Α4 εκτυπωτές Ecosys, μετά από την χωροταξική μελέτη που διενεργήθηκε.

Η λύση περιλαμβάνει επίσης το λογισμικό Kyocera Fleet Services το οποίο προσφέρει ολοκληρωμένη διαχείριση όλου του στόλου των συσκευών, auto toner delivery, dispatch & counter collection, μεταξύ άλλων. Το βασικό πλεονέκτημα του Kyocera Fleet Services είναι ότι η συνολική διαχείριση των συσκευών περνάει πλέον στην Kyocera, καθώς η Hellenic Star Shipping δεν χρειάζεται να ασχολείται με επίλυση βλαβών, παραγγελία αναλωσίμων, προγραμματισμό αναβαθμίσεων και συντήρησης. Από την άλλη, προσφέρει στην Hellenic Star Shipping πλήρη εικόνα της χρήσης των συσκευών, ανά μονάδα, τμήμα, όροφο κ.λπ., και κατ’ επέκταση του κόστους, ενώ τα διάφορα analytics επιτρέπουν στην εταιρεία να προβλέπει με μεγάλη ακρίβεια τις μελλοντικές ανάγκες της. Πρόκειται για μια εικόνα που, όπως μας εκμυστηρεύθηκαν οι υπεύθυνοι της εταιρείας, όχι μόνο δεν υπήρχε πριν, αλλά ούτε είχαν φανταστεί ότι θα μπορούσε να υπάρξει.

Η KCR εγκατέστησε επίσης τη λύση MyQ που περιλαμβάνει εργαλεία για λήψη και διανομή εγγράφων και επικοινωνία με το cloud, προηγμένες διαδικασίες διαχείρισης εγγράφων και συσκευών, λειτουρ-γίες follow me, security printing μέσω user authentication, PIN και κάρτες, reporting και πολλά άλλα.

Η  εγκατάσταση  και όλο το roll out έγινε  ταχύτατα. Σε 20 μέρες από την υπογραφή της σύμβασης η λύση ήταν up and running.

Επιπλέον, στο πλαίσιο του έργου, η ομάδα της KCR εκπαίδευσε συνολικά και κατά ομάδες για περίπου δύο εβδομάδες το προσωπικό της Hellenic Star Shipping, γεγονός που αποτελεί χαρακτηριστικό USP έναντι άλλων λύσεων. Ακόμα, στις παροχές της λύσεις περιλαμβάνεται αποκλειστικό τμήμα help desk, απόκριση next-business-day για βλάβες και παροχή εξοπλισμού on-site σε περίπτωση επίμονης βλάβης πάνω από 8 ώρες.

Εκτυπώνοντας εν πλω με την Kyocera

Τα long life αναλώσιμα της Kyocera είναι ένα ανταγωνιστικό  πλεονέκτημα  έναντι άλλων brands, ειδικά για εγκαταστάσεις πάνω σε πλοία όπου δεν μπορεί κανείς να εφαρμόσει μια λύση managed, όπως στη στεριά, κυρίως λόγω έλλειψης συνεχούς σύνδεσης στο δίκτυο. Έτσι, η λύση της KCR για τα πλοία της Hellenic Star Shipping προέβλεπε τη δημιουργία συγκεκριμένων printing spots. Ένα μηχάνημα Ecosys BW MFP εγκαταστάθηκε στη γέφυρα, ενώ αντίστοιχες συσκευές Ecosys BW PRT εγκαταστάθηκαν σε υπόλοιπα συγκεκριμένα σημεία. Αξίζει να σημειωθεί ότι οι εκτυπωτές παραδόθηκαν με αναλώσιμα διάρκειας  πολλών σελίδων και δε δόθηκε απρόσκοπτα στοκ αναλωσίμων, όπως γινόταν κατά το παρελθόν.

Αξίζει να τονιστεί ότι στους έξι μόλις μήνες από την εγκατάσταση των νέων μηχανών της Kyocera στα πλοία της Hellenic Star Shipping το όφελος αγγίζει το 30%.

Η εταιρεία θεωρεί ότι το νούμερο αυτό είναι ακόμα μεγαλύτερο, καθώς δεν υπάρχουν αναλυτικά δεδομένα από όλους τους προ- ηγούμενους προμηθευτές αναλωσίμων.

Διαβάστε ολόκληρο το case study κάνοντας κλικ εδώ!