Προηγμενη διαχειριση εγγραφων με υπογραφη Kyocera

Τα σύγχρονα μηχανήματα της KYOCERA, εκτός από την τεχνολογία αιχμής που διαθέτουν σε επίπεδο εξοπλισμού (hardware), ενσωματώνουν και υποστηρίζουν πληθώρα λύσεων (software & solutions), οι οποίες διαδραματίζουν καθοριστικό ρόλο στην ανάπτυξη και τη βελτίωση της παραγωγικότητας των οργανισμών που τα υιοθετούν.

 

Βασίλης Παρασκευόπουλος, KYOCERA Sales Manager

Οι σύγχρονοι Οργανισμοί, σε όποιο κλάδο κι αν ανήκουν, βασίζουν τη λειτουργία και τις διαδικασίες τους στα έγγραφα, για αυτό το λόγο θα πρέπει να διασφαλίζεται ολόκληρη η υποδομή διαχείρισης των εγγράφων να λειτουργεί απρόσκοπτα αλλά κυρίως αποδοτικά.  Για το λόγο αυτό έχει δημιουργηθεί το KYOCERA Fleet Services (KFS), ένα Multivendor solution το οποίο παρέχει ολοκληρωμένη και real-time εικόνα της κατάστασης του συνόλου των εκτυπωτικών μηχανημάτων. Μέσω του KFS,  επιτυγχάνεται η έγκαιρη διάγνωση και επίλυση των βλαβών, πολλές φορές πριν καν γίνουν αντιληπτές από τους χρήστες. Επιπλέον, παρέχεται η δυνατότητα δημιουργίας  αναλυτικών αναφορών (reports) σχετικά με τη χρήση των μηχανημάτων αλλά και πληροφορίες σχετικά με τη στάθμη των αναλωσίμων. Τέλος, αξίζει να σημειωθεί ότι το KFS είναι διαθέσιμο μέσω του ασφαλούς περιβάλλοντος cloud της Microsoft Azure, και επομένως, δεν απαιτείται η ύπαρξη καμίας υποδομής για την εγκατάστασή του.

 

 

Κορυφαίες λύσεις προστασίας

Τα ξεχασμένα έγγραφα σε εκτυπωτές, η διαρροή εμπιστευτικών εγγράφων και η εκτύπωση χωρίς αυθεντικοποίηση είναι μερικά στοιχεία τα οποία αποτελούν κόκκινο πανί για το νέο Κανονισμό Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων (GDPR). Αυτό το κενό ασφαλείας έρχεται να καλύψει ένα από τα πιο δημοφιλή και χρηστικά Solution της KYOCERA, το KNM/MYQ.  Το KNM/MYQ αποτελεί μια server-based λύση pull printing και διαχείρισης εγγράφων, η οποία ενσωματώνει όλα τα στοιχεία που χρειάζεται κάθε Οργανισμός αλλά εμπλουτίζεται και με επιπλέον χαρακτηριστικά, τα οποία δεν συναντάμε σε κανένα άλλο αντίστοιχο λογισμικό.

 

Με το KNM/MYQ οι εκτυπώσεις μπορούν να ληφθούν από οποιοδήποτε εκτυπωτικό μηχάνημα μόνο μέσω αυθεντικοποίησης. H αυθεντικοποίηση των χρηστών γίνεται μέσω pin ή card reader για όλες τις λειτουργίες (print, copy, scan) των μηχανημάτων. Μπορούν να εξαχθούν αναλυτικά reports ανά χρήστη και ανά τμήμα, να δημιουργηθούν κανόνες – quotas (π.χ by default ασπρόμαυρη εκτύπωση) που έχουν ως αποτέλεσμα τη μείωση του λειτουργικού κόστους του Οργανισμού. Επίσης, μερικές από τις βασικές λειτουργίες που ενσωματώνει το KNM/MYQ είναι οι Easy Scan (one button scan), guest printing, mobile printing, Print, Scan to Cloud (Dropbox, Google Drive, SharePoint κλπ.).

 

Στην τελευταία έκδοση του KNM/MYQ, εντάσσεται πλέον το ScannerVision, ένα εξειδικευμένο λογισμικό Scan Workflow, το οποίο επιτρέπει στους χρήστες να απολαμβάνουν μια πλουσιότερη εμπειρία αναφορικά με τη διαχείριση και κοινοποίηση των σκαναρισμένων εγγράφων, τα οποία είναι πλήρως επεξεργάσιμα και ανιχνεύσιμα. Επιπλέον προσφέρεται στους χρήστες η δυνατότητα σάρωσης αρχείων σε AWS S3 καθώς και η απευθείας εκτύπωση με χρήση Air Print.

 

 

 

Η χρήση του λογισμικού είναι εξαιρετικά εύκολη από τους χρήστες και έχει σχεδιαστεί πάνω στη φιλοσοφία Easy to use. Το panel χρήσης του λογισμικού είναι πλήρως τροποποιήσιμο και μπορεί να προσαρμοστεί στις ανάγκες του εκάστοτε Οργανισμού, απλοποιώντας τις διαδικασίες και συμβάλλοντας στην αύξηση της παραγωγικότητας και την επίτευξη των επιχειρηματικών στόχων.

 

Συνοψίζοντας, τα solutions KFS και KNM/MYQ αποτελούν τα βασικά συστατικά στοιχεία για την επιτυχή διαχείριση και διασφάλιση του εκτυπωτικού στόλου και εγγράφων. Πέραν αυτών, η KYOCERA διαθέτει πληθώρα επιπλέον solutions τα οποία είναι διαθέσιμα και μπορούν να βοηθήσουν στην απλοποίηση και βελτιστοποίηση των διαδικασιών των σύγχρονων Οργανισμών.

Related Posts