Η νεα εποχη του e-invoicing ειναι εδω!

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι ένας θεσμός που έχει ήδη παρουσία στην Ελλάδα. Ωστόσο, μέχρι τώρα εναπόκειται στην κάθε εταιρεία ξεχωριστά να αντιληφθεί τα πλεονεκτήματά της και να την υιοθετήσει στις συναλλαγές της. Σύντομα αυτό πρόκειται να αλλάξει. Όπως έχουν ανακοινώσει το Υπουργείο Οικονομικών και η Ανεξάρτητη Αρχή Δημοσίων Εσόδων, το e-invoicing θα γίνει υποχρεωτικό άμεσα στις συμβάσεις του δημοσίου τομέα, κάτι που θα περάσει και στον ιδιωτικό τομέα. Ο στόχος είναι η υποχρεωτική εφαρμογή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης και της ηλεκτρονικής τήρησης βιβλίων στον ιδιωτικό τομέα από 1/1/2020.

 


 

Ας ξεκινήσουμε ξεκαθαρίζοντας κάποια βασικά ζητήματα σχετικά με το είναι το e-invoicing, αλλά και τα πλεονεκτήματά του για τις επιχειρήσεις και τους πελάτες τους.

Όταν μιλάμε για e-invoicing αναφερόμαστε στην ανταλλαγή ενός ηλεκτρονικού τιμολογίου μεταξύ του προμηθευτή και του πελάτη. Το e-invoicing είναι ένα τιμολόγιο που έχει εκδοθεί, αποσταλεί και παραληφθεί με συγκεκριμένη τυποποιημένη μορφή, η οποία επιτρέπει την αυτόματη και ηλεκτρονική επεξεργασία του, όπως έχει καθοριστεί επίσημα με την οδηγία 2014/55/EU.

Ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο περιέχει δεδομένα από τον προμηθευτή σε τέτοια μορφή ώστε να μπορεί να εισαχθεί στο Account Payable (AP) σύστημα του πελάτη, χωρίς να απαιτείται χειροκίνητη εισαγωγή. Σε σύγκριση με τα ηλεκτρονικά τιμολόγια, τα έντυπα τιμολόγια διαθέτουν τρία χαρακτηριστικά που τα διαφοροποιούν:

•  Περιέχουν στοιχεία όπως ποσά, περιγραφές και ποσότητες.

•  Επεξεργάζονται τα δεδομένα σε οπτική μορφή, σε έντυπο και μπορούν να διαβαστούν χειροκίνητα.

•  Υφίστανται σε φυσική μορφή, προκειμένου οι ενδιαφερόμενοι να μπορούν να τα παραδώσουν και να τα διαχειριστούν.

 

Σε αντίθεση, οι ψηφιακές εικόνες, τα αρχεία PDF και άλλες ψηφιακές μορφές τιμολογίων (που δεν ανήκουν στην κατηγορία των e-invoices) δεν διαθέτουν καμία από τις προαναφερθείσες ιδιότητες, με αποτέλεσμα οι χρήστες τους να μπορούν να τα διαχειριστούν και να τα αρχειοθετήσουν πολύ αποτελεσματικότερα από το χαρτί. Και αυτές όμως οι ψηφιακές μορφές τιμολόγησης απαιτούν από τους κατόχους να διαβάσουν τα δεδομένα τους και στη συνέχεια να προχωρήσουν σε χειροκίνητη εισαγωγή των δεδομένων αυτών στα συστήματα AP.

Τα e-invoices τώρα περιέχουν δεδομένα αποκλειστικά σε δομημένη μορφή και μπορούν να εισαχθούν αυτόματα στα συστήματα AP. Δεν περιλαμβάνουν μια οπτική αναπαράσταση των δεδομένων του τιμολογίου, παρόλο που ο κάτοχός τους μπορεί να τα επεξεργαστεί προσωρινά κατά τη διάρκεια της μεταφοράς τους σε οπτικά πρότυπα. Όσον αφορά τα e-invoices, το οπτικό είναι κάτι δευτερεύον, μιας και ο σκοπός του αυτοματισμού είναι να μη χρειάζεται να δει κάποιος το τιμολόγιο, εκτός από εξαιρετικές περιπτώσεις.

 

Μια οπτικοποιημένη, αναγνώσιμη από άνθρωπο έκδοση του τιμολογίου μπορεί να δημιουργηθεί για λόγους ανάγνωσης, αλλά δεν θεωρείται μέρος του ίδιου του τιμολογίου.

Τι δεν είναι λοιπόν τα e-invoices:

•  Μη δομημένα δεδομένα που εκδίδονται σε μορφή PDF ή Word.

•  Αρχεία εικόνας, όπως είναι τα JPG ή τα TIFF.

•  Μη δομημένα τιμολόγια HTML σε Web pages ή σε email.

•  OCR – σκαναρισμένα έντυπα τιμολόγια

•  Έντυπα τιμολόγια απεσταλμένα με τη μορφή αρχείου εικόνας, μέσω fax

 

Η λειτουργία των e-invoices απαιτεί δύο βασικές λειτουργίες:

•  Το e-invoice θα πρέπει να δημιουργηθεί με τη σωστή δομή.

•  Το e-invoice θα πρέπει να μεταφερθεί από το σύστημα του πωλητή σε εκείνο του αγοραστή.

 

Το πρότυπο για τα e-invoices, δηλαδή το EN16931, σύμφωνα με τις οδηγίες της Ε.Ε., καθορίζει επακριβώς τη δομή τους, καθώς και τις ποικίλες επιλογές για τη μετάδοσή τους.

 

Είναι αδύνατον για μια επιχείρηση να επιτύχει υψηλότερο βαθμό αποτελεσματικότητας στις διεργασίες που αφορούν τις συναλλαγές χωρίς να υιοθετήσει το e-invoicing. Σύντομα θα είναι αδύνατον να επιβιώσει, και βέβαια να αναπτυχθεί, στις αγορές B2G και B2B χωρίς δυνατότητες e-invoicing.

 

Πλεονεκτήματα του e-invoicing

Ας δούμε αναλυτικότερα κάποια από τα βασικά πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικής τιμολόγησης για τους προμηθευτές και τους πελάτες τους.

 

Για τους πελάτες

Ο περισσότερος κόσμος πιστεύει πως οι πελάτες είναι τελικά εκείνοι που αποκομίζουν τα περισσότερα οφέλη από τα e-invoices, σε σχέση με τους προμηθευτές. Αυτό διότι ο πελάτης εκμεταλλεύεται την οικονομία κλίμακας κατά την επεξεργασία μεγάλου όγκου τιμολογίων ηλεκτρονικά. Ανάμεσα στα βασικά πλεονεκτήματα για τους πελάτες είναι τα ακόλουθα:

 

Μειωμένες δαπάνες: Χάρη στην εξάλειψη της ανάγκης ταξινόμησης, της εγγραφής και της χειροκίνητης εισαγωγής δεδομένων στα έντυπα τιμολόγια, η διαδικασία ηλεκτρονικής τιμολόγησης έχει ως αποτέλεσμα εξοικονόμηση της τάξης του 60-80%.

 

Αυξημένη ακρίβεια: Η ηλεκτρονική μορφή των τιμολογίων επιτρέπει την άμεση επεξεργασία των κρίσιμων επιχειρηματικών δεδομένων στα συστήματα AP, χωρίς να απαιτείται η χειροκίνητη παρέμβαση που εγκυμονεί λάθη.

 

Αυξημένη παραγωγικότητα: Δεδομένης της αυξημένης ακρίβειας, η εργασία που απαιτείται για να διορθωθούν τα όποια λάθη μειώνεται σημαντικά. Επιπρόσθετα, στην περίπτωση που η επιχείρηση υιοθετήσει το ηλεκτρονικό τιμολόγιο, παρατηρείται σαφώς μικρότερος όγκος κλήσεων στα τηλεφωνικά κέντρα των AP.

 

Ταχύτερη επεξεργασία και κύκλος πληρωμών: Το e-invoicing μπορεί να αυτοματοποιήσει πλήρως τη διαδικασία λήψης, δρομολόγησης και έγκρισης του τιμολογίου. Το αποτέλεσμα είναι η ταχύτερη επεξεργασία των τιμολογίων, το οποίο συνεπάγεται έγκαιρες πληρωμές, αποφυγή καθυστερημένων οφειλών, ενώ προσφέρει τη δυνατότητα και συμφωνημένων μέσω συμβολαίου εκπτώσεων.

 

Επικέντρωση σε σημαντικές δραστηριότητες: Το προσωπικό της επιχείρησης θα απελευθερωθεί από τις χρονοβόρες εργασίες εισαγωγής δεδομένων που είναι χαμηλής αξίας, προκειμένου να επικεντρωθεί σε στρατηγικές εργασίες όπως είναι το auditing και η αξιολόγηση των τιμολογίων.

 

Βελτίωση και αποφυγή διαφορών στα τιμολόγια: Ο διαφορές τιμολογίων μπορεί να απαιτήσουν σημαντικά χρηματικά ποσά προκειμένου να επιλυθούν, με αποτέλεσμα προβλήματα στην εφοδιαστική αλυσίδα. Όσο ταχύτερες και πιο ακριβείς θα είναι οι πληρωμές τόσο περισσότερο θα μειωθεί ο αριθμός των κλήσεων από προμηθευτές που θα ρωτούν σχετικά με την κατάσταση των πληρωμών ή θα έχουν αντιρρήσεις σχετικά με τα ποσά πληρωμής.

 

Καλύτερες σχέσεις με τους προμηθευτές: Μια αποτελεσματική διαδικασία πληρωμής θα αποτελέσει τον ακρογωνιαίο λίθο για μια στρατηγική σχέση με τους προμηθευτές. Αυτό θα έχει ως αποτέλεσμα καλύτερη συνεργασία, διασφαλίζοντας και ποιοτικότερο customer service, σταθερή εφοδιαστική αλυσίδα και κερδοφορία.

 

Πώς η νέα οδηγία επηρεάζει τις επιχειρήσεις;
 

Μπορεί η ευρωπαϊκή οδηγία να έχει ανακοινωθεί επισήμως, αλλά αυτό δεν σημαίνει πως το κοινό και οι επιχειρήσεις είναι εξοικειωμένες σχετικά με το πώς θα τους επηρεάσει η εφαρμογή της. Ας δούμε αναλυτικότερα τις εξελίξεις για τις επιχειρήσεις.

 

Το νέο Ευρωπαϊκό πρότυπο

Τον Απρίλιο του 2019 ο δημόσιος τομέας της Ευρώπης θα πρέπει να μπορεί να λαμβάνει e-invoices από τους προμηθευτές, εφόσον έχουν σταλεί σύμφωνα με το νέο ευρωπαϊκό πρότυπο. Ο στόχος είναι να εξαλειφθεί η περιπλοκότητα και η νομική αβεβαιότητα σχετικά με το e-invoicing, προκειμένου να καταστούν ευκολότερες οι διασυνοριακές εμπορικές σχέσεις. Η εφαρμογή του κοινού προτύπου δεν είναι πλέον μια πρόταση, αλλά οδηγία (2014/55/EU) που υποχρεώνει το σύνολο του Ευρωπαϊκού δημόσιου τομέα να λαμβάνει και να επεξεργάζεται e-invoices. Στην πράξη, το πρότυπο αυτό επικεντρώνεται στο περιεχόμενο του τιμολογίου και ξεκαθαρίζει τα θεμελιακά στοιχεία ενός ηλεκτρονικού τιμολογίου. Η προτυποποίηση των πληροφοριών είναι ευκολότερη στην επεξεργασία της, καθώς επιτρέπει τη μετάφραση των τιμολογίων μεταξύ διαφορετικών προτύπων. Από την άλλη, η υποδομή του e-invoicing δεν είναι σταθερή. Κάποιες χώρες, ιδίως εκείνες του Βορρά, προσθέτουν ήδη υποστήριξη για τον νέο ευρωπαϊκό κανονισμό για το e-invoicing στις υπάρχουσες υποδομές τους. Άλλες χώρες ακόμα εξετάζουν ποια υποδομή θα χρησιμοποιήσουν για τη μετάβαση. Για τις χώρες που δεν έχουν ακόμα καταρτήσει ένα εθνικό σχέδιο, το PEPPOL αποτελεί μια λογική επιλογή. Η πανευρωπαϊκή διαλειτουργική υποδομή εγγυάται τη συμμόρφωση με την ευρωπαϊκή οδηγία και αποτελεί έναν απλό τρόπο εκκίνησης. Για παράδειγμα, η Γερμανία έχει ήδη αποφασίσει τη χρήση του PEPPOL, προκειμένου για την ηλεκτρονική τιμολόγηση στον δημόσιο τομέα.

 

Επιπτώσεις σε προμηθευτές και πελάτες

Αν και το νέο πρότυπο στοχεύει στο να προωθήσει τη χρήση του e-invoicing, δεν υποχρεώνει τους προμηθευτές να αποστέλλουν e-invoices στον δημόσιο τομέα. Την ίδια στιγμή, στις Βόρειες χώρες ο δημόσιος τομέας έχει εδώ και χρόνια απαιτήσει την ηλεκτρονική τιμολόγηση από τους προμηθευτές. Είναι επομένως αναπόφευκτο πως ολοένα και περισσότερες χώρες θα ξεκινήσουν να κάνουν βήματα προκειμένου να γίνει το e-invoicing υποχρεωτικό στις B2G συναλλαγές. Επί του παρόντος, το νέο ευρωπαϊκό πρότυπο στο e-invoicing παραμένει μια ευκαιρία για τους προμηθευτές του δημόσιου τομέα να επεκτείνουν τις διαδικασίες του e-invoicing. Πλέον θα μπορούν να αποστείλουν e-invoices σε όλες τις δημόσιες επιχειρήσεις στην Ευρώπη, με τη χρήση του ίδιου προτύπου. Χάρη στην αυξημένη διαλειτουργικότητα, θα είναι δυνατή η ενεργοποίηση του e-invoicing με έναν περιορισμένο αριθμό interfaces, κάτι που θα έχει θετική επίπτωση και στο κόστος της διαδικασίας τιμολόγησης. Οι όποιες αλλαγές στο θέμα της ψηφιοποίησης του δημόσιου τομέα αναγκαστικά θα επηρεάσουν και την B2B αγορά. Το ευρωπαϊκό πρότυπο θα οδηγήσει σε μια σημαντική αύξηση των δυνατοτήτων του ηλεκτρονικού τιμολογίου για τους προμηθευτές και θα αυξήσει συνολικά τον βαθμό υιοθέτησης του e-invoicing, ειδικότερα μεταξύ των μικρομεσαίων επιχειρήσεων. Αυτό θα βοηθήσει και τους μεγάλους πελάτες να “ρυμουλκήσουν” τη μεγάλη αλυσίδα προμηθευτών τους στο e-invoicing, με εξίσου σημαντικά αποτελέσματα.

 

Τα επόμενα βήματα

Ανεξάρτητα από το κατά πόσον μια επιχείρηση ανήκει στους προμηθευτές ή στους πελάτες, θα πρέπει να είναι έτοιμη για τις αλλαγές που θα προκύψουν στην αγορά. Το νέο ευρωπαϊκό πρότυπο του e-invoicing είναι ένα μόνο μέρος μιας ευρύτερης εξέλιξης που επί του παρόντος καθοδηγεί το e-invoicing και την ψηφιοποίηση στην αγορά του B2G και Β2Β. Ολοκληρώνουμε με κάποιες βασικές συμβουλές που μπορούν να προσφέρουν οι συνεργάτες στις επιχειρήσεις:

• Πρέπει να βεβαιωθούν πως τα δεδομένα στα τιμολόγιά τους είναι συμμορφωμένα με την ευρωπαϊκή οδηγία και να αναλάβετε/ουν άμεσα δράση εφόσον δεν είναι.

• Εφόσον η επιχείρηση επιχειρεί και σε άλλες χώρες, θα πρέπει να έχει υπόψη της την κατάσταση του e-invoicing στις χώρες αυτές. Με ποιον τρόπο υλοποιούν το ευρωπαϊκό πρότυπο; Σκοπεύουν να κάνουν χρήση του στην αγορά του B2G;

• Θα πρέπει να επιλέξουν συνεργάτες, οι οποίοι θα μπορούν να υποστηρίξουν την αποστολή και τη λήψη συμβατών e-invoices.

 

Πλεονεκτήματα για τους προμηθευτές

Ενώ, όπως είδαμε, το e-invoicing προσφέρει σημαντικά πλεονεκτήματα στους πελάτες, δεν πρέπει να υποτιμήσουμε και εκείνα που έχει για τους προμηθευτές. Η βελτιωμένη ικανοποίηση των πελατών, η βελτιωμένη διαχείριση κεφαλαίου και ο έλεγχος ροής κεφαλαίου αποτελούν σημαντικά πλεονεκτήματα. Πιο συγκεκριμένα:

 

Ταχύτερες πληρωμές: Το e-invoicing ελαχιστοποιεί τις καθυστερήσεις που προκύπτουν από την αποστολή email, τη δρομολόγηση, την ταξινόμηση και τη χειροκίνητη εισαγωγή των έντυπων εγγράφων. Οι πελάτες μπορούν εύκολα να δρομολογήσουν τα τιμολόγια για ταχύτερη επεξεργασία και έγκριση, μιας και τα δεδομένα γίνονται άμεσα διαθέσιμα ηλεκτρονικά στα συστήματά τους. Ως αποτέλεσμα, τα τιμολόγια πληρώνονται έγκαιρα και το cash flow βελτιώνεται σημαντικά.

 

Καλύτερα insights: Σε αντίθεση με τα έντυπα τιμολόγια, το e-invoicing προσφέρει μεγαλύτερη διαφάνεια στο επιχειρείν. Το αποτέλεσμα θα είναι η καλύτερη κίνηση του κεφαλαίου. Έτσι, στην παραμικρή ένδειξη οικονομικής «αιμορραγίας», η επιχείρηση μπορεί να δράσει προτού προκύψουν σημαντικότερα προβλήματα.

 

Μειωμένες δαπάνες: Σύμφωνα με πρόσφατες αναλύσεις, οι επιχειρήσεις που έχουν αυτοματοποιήσει τις διαδικασίες εισπρακτέων λογαριασμών (AR – accounts receivable) έχουν ως αποτέλεσμα σημαντική εξοικονόμηση χρημάτων. Οι δαπάνες παράδοσης μπορούν να μειωθούν ακόμα και 80% εξαιτίας εξοικονόμησης πόρων σε ταχυδρόμηση, υλικά, επεξεργασία και αποθήκευση. Περαιτέρω εξοικονόμηση μπορεί να επιτευχθεί από τη μείωση στις απαιτήσεις επανεκτύπωσης, στις κλήσεις στο customer service και στη δυνατότητα εφαρμογής ηλεκτρονικών πληρωμών. Επίσης, εφόσον η επιχείρηση διαθέτει ένα αρχείο ηλεκτρονικών τιμολογίων εξοικονομεί και τις δαπάνες που σχετίζονται με την αποθήκευση των έντυπων αντιγράφων.

 

Λιγότερα άχρηστα τιμολόγια: Το e-invoicing επιτρέπει την άμεση επεξεργασία απευθείας από το σύστημα εισπρακτέων λογαριασμών (AR) του προμηθευτή στην εφαρμογή πληρωμών του πελάτη. Το e-invoicing εξαλείφει την ανάγκη του πελάτη για επανεισαγωγή των δεδομένων, μειώνοντας την πιθανότητα για λανθασμένες εισαγωγές. Ως αποτέλεσμα, τα τιμολόγια είναι λιγότερο πιθανό να απορριφθούν και οι πελάτες θα ξεκινήσουν να τα επεξεργάζονται χωρίς καθυστέρηση.

 

Αυξημένη παραγωγικότητα: Χάρη στην ηλεκτρονική παράδοση των τιμολογίων, η επιχείρηση γνωρίζει πως οι πελάτες της αφενός έχουν παραλάβει τα τιμολόγια και αφετέρου τον ακριβή χρόνο παραλαβής τους, μειώνοντας την ανάγκη για περαιτέρω επικοινωνία. Η βελτιωμένη ακρίβεια που είναι αποτέλεσμα του e-invoicing μειώνει τον χρόνο εργασίας που απαιτείται και τον όγκο των κλήσεων για διαφορές που ίσως προκύψουν.

 

Βελτιωμένη ικανοποίηση πελατών: Ίσως ένα από τα μεγαλύτερα πλεονεκτήματα για τους προμηθευτές είναι εκείνο που σχετίζεται με την ικανοποίηση των πελατών. Λιγότερη επεξεργασία και προβλήματα πληρωμών σημαίνουν πως οι πελάτες θα έχουν το επίπεδο των υπηρεσιών που θα επιθυμούσαν. Οι επιχειρήσεις που έχουν υλοποιήσει το e-invoicing έχουν ταυτόχρονα και λιγότερα παράπονα.

 

Οικολογική λύση: Σαφώς τα ηλεκτρονικά τιμολόγια είναι πιο φιλικά προς το περιβάλλον από τα αντίστοιχα έντυπα. Δεν είναι ασυνήθιστο οι μεγαλύτερες επιχειρήσεις συχνά να αποθηκεύουν ως και 5 με 6 αντίγραφα για κάθε τιμολόγιο, αρχειοθετημένα σε διαφορετικά τμήματα. Η εξοικονόμηση σε χαρτί και κομμένα δέντρα είναι επομένως σημαντική. Επιπλέον, θα πρέπει να προσθέσουμε τη ρύπανση που συνεπάγεται η εκπομπή ρύπων, ώστε να μεταβούν τα έντυπα τιμολόγια στον προορισμό τους.

 

 

Η αγορά του e-invoicing

Κατά πρώτον, μια από τις μεγαλύτερες πρωτοβουλίες για τα e-invoices, η υλοποίηση ενός διαλειτουργικού, κοινού προτύπου για το B2G (business-to-government) στην Ευρώπη, έχει θέσει έναν στόχο για τον Απρίλιο του 2019. Αυτό σημαίνει πως το έτος που διανύουμε έχει για τις επιχειρήσεις μεγάλη σημασία για την προετοιμασία τους. Η ευρωπαϊκή οδηγία αποτελεί την απάντηση της Ευρωπαϊκής Επιτροπής στη συνθετότητα των ποικίλων προτύπων τιμολογίων εντός της ΕΕ και έχει ως στόχο τη διευκόλυνση των εμπορικών σχέσεων. Επιπλέον, η οδηγία της ΕΕ υποχρεώνει όλες τις αναθέτουσες αρχές να μπορούν να επεξεργάζονται e-invoices ως το τέλος του τρέχοντος έτους.

Κατά δεύτερον, δεν είναι μόνο η Ευρώπη που έχει μπει στη λογική αυτή. Το ίδιο συμβαίνει και στις ΗΠΑ, με την Ομοσπονδιακή Τράπεζα να έχει δρομολογήσει μια διαδικασία σχεδιασμού ενός κοινού πλαισίου, για την αγορά της χώρας, όσον αφορά την ενεργοποίηση της ηλεκτρονικής επεξεργασίας των τιμολογίων και πληρωμών.

Τρίτο, και ίσως σημαντικότερο, υπάρχει μια ευρεία συγκατάθεση μεταξύ των πολλών εμπλεκομένων μερών, συμπεριλαμβανομένων των e-invoicing providers και των ενώσεων που τους εκπροσωπούν, όπως είναι οι EESPA και OpenPEPPOL, προκειμένου να απομακρύνουν όλα τα λειτουργικά, ρυθμιστικά και λοιπά εμπόδια του e-invoicing, διευκολύνοντας τη ζωή των τελικών χρηστών. Όλα τα προαναφερθέντα καθιστούν την πρόοδο του e-invoicing εντός του έτους και στα επόμενα, αναπόφευκτη.

 

Το e-invoicing το 2018: ταχύτητα και οικονομία

Δεν είναι τυχαίο πως οι μεγάλες επιχειρήσεις που κυριαρχούν στην αγορά διεθνώς έχουν διευρύνει την προσέγγισή τους και θεωρούν το e-invoicing ως ένα σημαντικό μέσο για τη μεγιστοποίηση της αξίας των εμπορικών σχέσεών τους. Συγκεκριμένα, οι πρωτοβουλίες τους έχουν ως στόχο την end-to-end αυτοματοποίηση στις source-to-pay διεργασίες τους, την ευελιξία στις πληρωμές λογαριασμών και στη βελτιστοποίηση του κεφαλαίου κίνησης της εφοδιαστικής αλυσίδας. Παρ’ όλες τις διαφορετικές προσεγγίσεις, πρόκειται για βήματα που στόχο τους έχουν σημαντικές περικοπές δαπανών και εκμετάλλευση των δυνητικών πλεονεκτημάτων του e-invoicing.

 

Είναι αρκετοί στην αγορά που μπορεί να αναρωτηθούν σχετικά με τον ρόλο της ευρωπαϊκής οδηγίας σχετικά με το e-invoicing και πώς πρόκειται να αλλάξει την αγορά. Σε πρώτο επίπεδο, οι πολυεθνικές επιχειρήσεις πρόκειται να επωφεληθούν άμεσα από τη άμεση χρήση ενός ενιαίου προτύπου. Και η «χιονοστιβάδα» αυτή θα συνεχίζεται κάθε φορά που το e-invoicing υιοθετείται στις επιχειρηματικές σχέσεις με τον δημόσιο τομέα, πρώτα σε κυβερνητικό επίπεδο και σύντομα και σε επίπεδο τοπικής αυτοδιοίκησης (από το 2020 στην ΕΕ). Η εμπειρία από χώρες όπου ο δημόσιος τομέας έχει αναλάβει την πρωτοβουλία να προωθήσει το e-invoicing δείχνει ότι θα έχει σημαντικό αντίκτυπο και στο B2B invoicing επίσης.

Δεν υπάρχει επομένως αμφιβολία πως ο όγκος του e-invoicing θα αυξηθεί περαιτέρω. Στην Ευρώπη, ο όγκος ηλεκτρονικών συναλλαγών από το 2016 έχει παρουσιάσει μια αύξηση της τάξης του 29% σε σύγκριση με τα προηγούμενα έτη και είναι δεδομένο πως οι πρωτοβουλίες του e-invoicing και η εναρμόνισή του θα έχει ως αποτέλεσμα την περαιτέρω εξέλιξη.

 

Άρθρο του Άγγελου Αναγνώστου

SoftOne ECOS E-Invoicing

Προηγμένη ηλεκτρονική τιμολόγηση στο cloud

 

Άγγελος Αναγνώστου, E-Collaboration Services Director της SoftOne

Η cloud υπηρεσία ECOS E-Invoicing της SoftOne, αυτοματοποιεί τη διαδικασία τιμολόγησης, με την αποστολή, διαχείριση και αρχειοθέτηση πιστοποιημένων ηλεκτρονικών παραστατικών. Λειτουργώντας στις υποδομές της πλατφόρμας Microsoft Azure, αξιοποιεί το μοντέλο SaaS (Software as a Service), απαλλάσσοντας την επιχείρηση από κάθε εργασία εκτύπωσης, αρχειοθέτησης, εμφακέλωσης και αποστολής έντυπων τιμολογίων.

 

Μελέτη του Οικονομικού Πανεπιστημίου Αθηνών, υπολόγισε το συνολικό κόστος της παραδοσιακής τιμολόγησης για τις ελληνικές επιχειρήσεις στα 3-4€ ανά τιμολόγιο, εκτιμώντας δε, ότι σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί να ξεπεράσει και τα 5-7€.

Η ολοκληρωμένη διαδικασία αυτοματισμού μεταξύ των συναλλασσόμενων, μπορεί να οδηγήσει σε εξοικονόμηση έως 57% για τον εκδότη του τιμολογίου και αντίστοιχα, έως 62% για τον παραλήπτη του!

 

Επικοινωνία με κάθε ERP

Η υπηρεσία ECOS E-Invoicing μετατρέπει την τιμολόγηση σε μια εύκολη, αυτοματοποιημένη και αποδοτική διαδικασία. Με ένα κλικ, τα δεδομένα των τιμολογίων αποστέλλονται άμεσα στους πελάτες απευθείας από το εμπορικό λογισμικό της επιχείρησης. Θα πρέπει να σημειώσουμε ότι η υπηρεσία της SoftOne διασυνδέεται εύκολα με κάθε σύστημα τιμολόγησης ή λογισμικό της αγοράς, αποτελώντας την ιδανική λύση διαχείρισης εκδιδόμενων παραστατικών για κάθε επιχείρηση.

Επιπλέον, αποτελεί την πιο ασφαλή λύση, καθώς διαθέτει πιστοποίηση EN ISO 27001:2013 για την ασφάλεια πληροφοριών. Έτσι, το ECOS E-Invoicing εγγυάται τη μέγιστη ασφάλεια και αξιοπιστία στη διαχείριση των δεδομένων της επιχείρησης.

 

Παράδοση όπως επιθυμεί ο πελάτης

Το ECOS E-Invoicing προωθεί το παραστατικό στον τελικό παραλήπτη, σύμφωνα με τον επιθυμητό τρόπο παράδοσης.

 

Ηλεκτρονική παράδοση: Ο παραλήπτης λαμβάνει email με link, μέσω του οποίου μπορεί να συνδεθεί στο Web Portal της υπηρεσίας και να παραλάβει δωρεάν το παραστατικό στην επιθυμητή μορφή αρχείου (PDF ή δομημένων δεδομένων) ή να το εκτυπώσει.

 

Παράδοση έντυπων παραστατικών: Σε περίπτωση που απαιτείται από την πλευρά του παραλήπτη, το ECOS E-Invoicing προχωράει αυτόματα (μέσω print house) στην εκτύπωση, εμφακέλωση και αποστολή του παραστατικού σε έντυπη μορφή, μέσω υπηρεσίας courier.

 

Τα πλεονεκτήματα του SoftOne E-Invoicing με μια ματιά

•  Διαθέσιμα παραστατικά σε <100msec

•  Αυτόματη δημιουργία παραλήπτη

•  Προηγμένη αναζήτηση (full text) για όλο το περιεχόμενο του παραστατικού

•  Αποστολή συνημμένων αρχείων μαζί µε τα παραστατικά

•  Τεκμηρίωση κάθε ενέργειας στον κύκλο ζωής των παραστατικών

•  Workflow και messaging σε κάθε παραστατικό

•  Σήμανση και πιστοποίηση σύμφωνα με τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα (ΕΛΠ)

•  Εύκολη OnLine διασύνδεση µε όλα τα ERP

•  Ευέλικτη παράδοση, ακόμη και εκτυπωμένων παραστατικών

•  Δωρεάν στοχευμένες διαφημιστικές καμπάνιες και μηνύματα

•  Αρχειοθέτηση στο cloud για 5 χρόνια

•  Mobile εφαρμογή απόδειξης παράδοσης

•  Μέγιστη ασφάλεια δεδοµένων – EN ISO 27001:2013

•  Πρόσβαση από παντού, οποιαδήποτε στιγμή και με οποιαδήποτε συσκευή

•  Δωρεάν για τους παραλήπτες των παραστατικών

 

SoftOne ECOS: H λειτουργία της επιχείρησης γίνεται απλή

Το E-Invoicing αποτελεί μέρος των προηγμένων cloud υπηρεσιών ECOS της SoftOne, οι οποίες βοηθούν κάθε επιχείρηση να «τρέξει» τις καθημερινές της λειτουργίες πιο αποδοτικά, αφαιρώντας κάθε πολυπλοκότητα από αυτές. Η σειρά υπηρεσιών ECOS (Ε-Invoicing, EDI, Ε-Statement) βοηθά στην αυτοματοποίηση κρίσιμων εργασιών, περιορίζοντας σημαντικά το λειτουργικό κόστος της επιχείρησης, από την πρώτη κιόλας ημέρα.

 

Το e-invoicing ως commodity

Το e-invoicing έχει ήδη γίνει commodity στο τρέχον έτος. Είναι αδύνατον τελικά για μια επιχείρηση να επιτύχει υψηλότερο βαθμό αποτελεσματικότητας στις διεργασίες που αφορούν τις συναλλαγές χωρίς να υιοθετήσει το e-invoicing. Μάλιστα, σύντομα θα είναι αδύνατον να επιβιώσει, και βέβαια να αναπτυχθεί, στις αγορές B2G και B2B χωρίς δυνατότητες e-invoicing.

Οι εξελίξεις αυτές και ο μεγάλος αριθμός πρωτοβουλιών e-invoicing σημαίνουν πως δεν υπάρχουν πλέον δικαιολογίες για καθυστερήσεις ή αμέλεια όσον αφορά το e-invoicing. Αυτό σημαίνει πως το δίκτυο συνεργατών πρέπει να είναι έτοιμο για να αντιμετωπίσει τις προκλήσεις και να μεταδώσει τη τεχνογνωσία του στους πελάτες του. Κάποιες από τις πλέον σοβαρές ερωτήσεις/ προκλήσεις είναι οι εξής:

 

•  Είναι έτοιμοι για το ευρωπαϊκό πρότυπο και προσφέρουν υποστήριξη για το PEPPOL;

•  Προσφέρουν τη μέγιστη δυνατή προσβασιμότητα, διαχειριζόμενοι το δίκτυο της επιχείρησης;

•  Έχουν τη δυνατότητα να λειτουργούν αποτελεσματικά σε μια ταχέως εξελισσόμενη αγορά e-invoicing;

 

Είναι αδύνατον για μια επιχείρηση να επιτύχει υψηλότερο βαθμό αποτελεσματικότητας στις διεργασίες που αφορούν τις συναλλαγές χωρίς να υιοθετήσει το e-invoicing. Σύντομα θα είναι αδύνατον να επιβιώσει, και βέβαια να αναπτυχθεί, στις αγορές B2G και B2B χωρίς δυνατότητες e-invoicing.

 

Σύμφωνα τώρα με κάποια πρόσφατη έρευνα της Technavio, η παγκόσμια αγορά του e-invoicing αναμένεται να παρουσιάσει μέσο όρο ετήσιας αύξησης κοντά στο 19% κατά την περίοδο 2018-2022. Βασικός παράγοντας που οδηγεί την ανάπτυξη της αγοράς είναι η άνεση και η ευκολία στη πρόσβαση των συστημάτων mobile πληρωμών. Το mobile commerce απλοποιεί τις τραπεζικές συναλλαγές, τις εμπορικές συναλλαγές και τις mobile commerce πληρωμές μέσω των mobile εφαρμογών. Εντούτοις, οι mobile commerce πληρωμές απαιτούν e-billing/e-invoicing στον τραπεζικό κλάδο, στις τηλεπικοινωνίες και στον κλάδο του e-commerce. Οι mobile commerce vendors συνεργάζονται με τους τηλεπικοινωνιακούς παρόχους, προκειμένου να προσφέρουν υπηρεσίες πληρωμών ως ενσωματωμένη λειτουργία, κάτι που συνεισφέρει στην περαιτέρω εξέλιξη της αγοράς.

 

Η έρευνα της παγκόσμιας αγοράς e-invoicing για τα έτη 2018-2022 προσφέρει μια ανάλυση των πλέον σημαντικών τάσεων που αναμένεται να επηρεάσουν την εξέλιξή της κατά τη διάρκεια της περιόδου που αναλύεται. Η Techavio «στοχοποιεί» ένα συγκεκριμένο trend ως ανερχόμενο και ως καθοριστικό παράγοντα με σημαντικό αντίκτυπο στην αγορά που θα συνεισφέρει στην ανάπτυξή της ή στην ύφεσή της.

Συγκεκριμένα, στην έρευνά της, η Technavio υπερτονίζει την αυξημένη ασφάλεια των εγγράφων που χρησιμοποιούν την τεχνολογία του blockchain ως μια από τις σημαντικότερες τάσεις στην παγκόσμια αγορά e-invoicing. Το e-billing επιτρέπει την αποθήκευση του συνόλου των e-invoices, στα οποία μπορεί να υπάρχει πρόσβαση όταν απαιτείται. Το blockchain είναι μια τεχνολογία που επιτρέπει τη διατήρηση των δεδομένων άθικτων, ώστε μόνο το εξουσιοδοτημένο προσωπικό μπορεί να έχει πρόσβαση σε αυτά, αυξάνοντας την ασφάλεια για τα εμπιστευτικά δεδομένα. Επιπλέον, το blockchain είναι μια οικονομική λύση διαχείρισης βάσης δεδομένων για e-invoices. Η καθεμιά συναλλαγή σε blockchain συνδέεται με τη σχετική βάση δεδομένων και ασφαλίζεται με τη συνδρομή της κρυπτογράφησης.

Σύμφωνα με τους αναλυτές της Technavio, η αγορά της τεχνολογίας blockchain αναμένεται να αυξηθεί σημαντικά κατά τη διάρκεια της προβλεπόμενης περιόδου και η ανάπτυξη αυτή μπορεί να αποδοθεί στον συνδυασμό του blockchain με τεχνολογίες όπως το tracking των αποστολών, το οποίο μπορεί να έχει πολλαπλές εφαρμογές στο e-invoicing. Συν τοις άλλοις, η τεχνολογία αυτή αναμένεται να υιοθετηθεί ευρέως σε περιοχές της Βόρειας Αμερικής, της Ευρώπης και Ασίας-Ειρηνικού.

 

Όσον αφορά τα άλλα στοιχεία, η έρευνα δίνει στοιχεία για τα segments της παγκόσμιας αγοράς e-invoicing ανάλογα με τους τελικούς χρήστες (B2B και B2C) και τις γεωγραφικές περιοχές (Ασία -Ειρηνικός, ΕΜΕΑ και Αμερικές). Εντός του 2017, το B2B segment κυριάρχησε την αγορά του e-invoicing με μερίδιο της τάξης του 63%, καθώς οι περισσότερες μεγάλες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν το e-billing/e-invoicing. Αν και το e-invoicing απαιτεί μια σημαντική αρχική επένδυση, θα εξασφαλίσει μια ασφαλή διεργασία τιμολόγησης σε βάθος χρόνου.

Η ΕΜΕΑ οδηγεί την αγορά εντός του 2017 με επάνω από 58% του μεριδίου, ακολουθούμενη από την Βόρεια και Νότια Αμερική και την Ασία-Ειρηνικό. Αν και η Ασία-Ειρηνικός έχει το μικρότερο μερίδιο της αγοράς, η περιοχή αναμένεται να δει μια σημαντική αύξηση στο μερίδιο αγοράς της κατά την προαναφερθείσα περίοδο, σε αντίθεση με τις ΕΜΕΑ και Αμερική που θα παρατηρήσουν μια μικρή πτώση στο μερίδιο της αγοράς τους.

 

Ολοκληρώνοντας, θα πρέπει να δηλώσουμε πως ο χρόνος που απομένει για την εφαρμογή της οδηγίας δεν είναι πολύς και οι επιχειρήσεις θα πρέπει να ξεκινήσουν από τώρα να προσαρμοστούν στα νέα δεδομένα, όχι τόσο σε επίπεδο εξοπλισμού, αλλά κυρίως σε τρόπο σκέψης.

 

Δυστυχώς, το ποσοστό των ελληνικών επιχειρήσεων που αξιοποιούν ήδη ηλεκτρονική τιμολόγηση παραμένει μικρό. Αυτό ταυτόχρονα σημαίνει πως οι νέες ευκαιρίες που ανοίγονται για τους συνεργάτες είναι σαφώς μεγάλες. Δεν είναι όμως καιρός για σκέψη και περισυλλογή. Είναι καιρός για δράση. Άλλωστε τα πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικής τιμολόγησης είναι άμεσα και ορατά από την πρώτη στιγμή και επειδή επηρεάζουν την τσέπη του επιχειρηματία, δεν χρειάζεται ιδιαίτερος κόπος για να πειστεί, ότι η εφαρμογή του e-invoicing θα σημάνει μείωση των λειτουργικών εξόδων, λιγότερα λάθη, άμεση πληρωμή τιμολογίων, βελτίωση του workflow, αύξηση της παραγωγικότητας και όλα εκείνα τα πλεονεκτήματα που περιγράψαμε ως τώρα.

Related Posts