Εξυπνη διαχειριση εγγραφων = πολλαπλα οφελη για την επιχειρηση

Δεν χρειάζεται να ψάχνετε μακριά. Οι λύσεις για εξοικονόμηση κόστους μπορεί να βρίσκονται μπροστά σας και απλά να μην τις βλέπετε. Στο συγκεκριμένο άρθρο, θα μιλήσουμε για μια σειρά από συμβουλές για να εξορθολογήσετε τη διαχείριση των εγγράφων σας. Θα εκπλαγείτε όταν διαπιστώσετε πόση εξοικονόμηση μπορείτε να κάνετε εφαρμόζοντας συγκεκριμένες πρακτικές.

 


 

Εκτυπώστε πιο έξυπνα

Η μέση επιχείρηση ξοδεύει περίπου το 3% των ετήσιων εσόδων της στο printing, καθιστώντας το κομμάτι αυτό το τρίτο μεγαλύτερο έξοδο πίσω από τη μισθοδοσία και την ενοικίαση χώρων. Επιπλέον, οι περισσότερες επιχειρήσεις υποεκτιμούν κατά 40% το πόσο τους κοστίζουν οι εκτυπώσεις. Το νούμερο αυτό αποτελεί ένα πολύ σημαντικό λάθος που δεν πρέπει να αγνοείται, αφού στην ουσία σημαίνει αλόγιστη σπατάλη χρημάτων.

Ακούγεται απίστευτο αλλά έρευνες έχουν αποδείξει ότι σχεδόν οι μισές εκτυπωμένες σελίδες καταλήγουν στα σκουπίδια. Επίσης, το 20% των εκτυπώσεων δεν παραλαμβάνονται ποτέ από το μηχάνημα.

 

Οι εκτυπωτές της Xerox σάς επιτρέπουν να καθορίζετε διάφορους περιορισμούς, εμποδίζοντας για παράδειγμα τις έγχρωμες εκτυπώσεις για συγκεκριμένους τύπους εγγράφων, τμήματα μέσα στην εταιρεία ή συγκεκριμένους εργαζόμενους. Έχετε υπόψη σας ότι είναι πιο σημαντικό να διαχειρίζεστε τις εκτυπώσεις που δεν χρειάζεστε από αυτές που χρειάζεστε.

Όλα αυτά και άλλα ζητήματα, μπορείτε να τα αντιμετωπίσετε πολύ εύκολα με έναν εκτυπωτή της Xerox. Ωστόσο, το πιο σημαντικό βήμα που πρέπει να κάνετε για να μειώσετε τα κόστη του printing είναι να δώσετε σε κάποιον εξειδικευμένο πάροχο τη διαχείριση εγγράφων και εκτυπώσεων με κάποιο πρόγραμμα MPS, εξασφαλίζοντας οικονομία έως και 30%.

 

Όλα ψηφιακά

Η ψηφιοποίηση μπορεί να αποδειχθεί ο πιο αποτελεσματικός τρόπος μείωσης των εξόδων του printing. Επιπλέον, θα σας προσφέρει και μια σειρά από πρόσθετα πλεονεκτήματα βοηθώντας σας να εξορθολογήσετε γενικά τον τρόπο με τον οποίο εργάζεστε. Για παράδειγμα, η ψηφιοποίηση των εγγράφων, θα μειώσει το χρόνο που καταναλώνετε σε βαρετές εργασίες όπως αρχειοθέτηση και αναζήτηση. Ειδικά για μια σειρά από συγκεκριμένα έγγραφα, όπως τιμολόγια, οικονομικές αναφορές, νομικά έγγραφα και φόρμες εργαζομένων, η ψηφιακή διαχείρισή τους, θα εκτοξεύσει την παραγωγικότητά σας.

 

Η υπηρεσία Xerox Web Capture κάνει τη σάρωση των εγγράφων ευκολότερη από ποτέ και μάλιστα λειτουργεί σε οποιαδήποτε συσκευή. Σε συνδυασμό με μια συσκευή Xerox ConnectKey, μπορείτε να σαρώνετε και να εκτυπώνετε απευθείας από και προς το cloud και όλα αυτά από την οθόνη του εκτυπωτή σας.

 

Κάντε την τηλεεργασία πράξη

Σήμερα, με την τεράστια ανάπτυξη των ευρυζωνικών συνδέσεων και των έξυπνων φορητών συσκευών, όλο και περισσότεροι άνθρωποι εργάζονται από μακριά. Η τηλεεργασία θα εξοικονομήσει χρόνο και χρήμα για την επιχείρησή σας, αφού σύμφωνα με έρευνες, όσοι εργάζονται από μακριά είναι πιο παραγωγικοί. Ωστόσο, για να μπορέσετε να δώσετε την ευκαιρία στους εργαζομένους σας τη δυνατότητα να εργάζονται από μακριά, θα πρέπει να εξασφαλίσετε μια σειρά από τεχνολογίες, όπως για παράδειγμα λύσεις τηλεδιάσκεψης, cloud CRM, cloud project management και βέβαια δυνατότητα απομακρυσμένης εκτύπωσης. Το Xerox Mobile Link App σας επιτρέπει να σαρώσετε, να αποθηκεύσετε και να αποστείλετε τα έγγραφά σας από οπουδήποτε μεταφέροντας ουσιαστικά ολόκληρο τον εκτυπωτή, μέσα στο κινητό των εργαζομένων και των συνεργατών σας.