Τεσσερις τροποι για να μειωσετε το χαρτομανι στο γραφειο σας

Παρ’ όλη την εξέλιξη της τεχνολογίας και την ψηφιοποίηση που επικρατεί παντού, το λεγόμενο paperless office που ακούγαμε στη δεκαετία του ’90 δεν έχει ακόμα επιτευχθεί. Οι εκτυπώσεις είναι απαραίτητες και ένα σύγχρονο γραφείο είναι συνήθως γεμάτο χαρτιά που περιμένουν να οργανωθούν, να αποσταλούν, να αρχειοθετηθούν ή να πεταχτούν.

Ο βασικός λόγος είναι απλός: Μπορεί να έχουμε μειώσει αισθητά το ποσοστό της πληροφορίας που εκτυπώνουμε σε σχέση με αυτήν που λαμβάνουμε, αλλά από την άλλη μεριά, το μέγεθος της πληροφορίας στο σύνολό της, έχει εκτιναχθεί!

 

Παρ’ όλα αυτά, υπάρχει τρόπος να οργανωθεί η ροή των εκτυπώσεων και να μειωθεί το… χαρτομάνι από το γραφείο σας. Ο τρόπος λέγεται Xerox ConnectKey.

Πρόκειται για μια πλατφόρμα η οποία αποτελείται από ένα σύνολο υπηρεσιών και εφαρμογών που σας επιτρέπουν να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας. Εάν έχετε χρησιμοποιήσει ποτέ κάποιο MFP της Xerox που να υποστηρίζει το ConnectKey, γνωρίζετε ήδη ότι μπορείτε να εκτυπώνετε από παντού, μέσω cloud ή της φορητής σας συσκευής. Ωστόσο, το ConnectKey δεν αφορά όμως μόνο την εκτύπωση, αλλά και τη σάρωση.

Πρόκειται για ένα πανίσχυρο εργαλείο, το οποίο μπορεί να εξαφανίσει τα χαρτιά από το γραφείο σας και να τα τοποθετήσει σε ψηφιακούς φακέλους στο cloud, εκεί όπου πραγματικά ανήκουν.

Παρακάτω, παραθέτουμε τέσσερεις τρόπους με τους οποίους μπορείτε να οργανώσετε καλύτερα τα χαρτιά που κατακλύζουν το γραφείο σας.

 

Σάρωση στο cloud

Τα πρόσφατα μοντέλα Xerox MFP που έχουν προεγκατεστημένη την πλατφόρμα ConnectKey σας επιτρέπουν να στέλνετε τις σαρώσεις σας απευθείας στο cloud, μέσω της σχετικής επιλογής στην οθόνη του εκτυπωτή.

Η συγκεκριμένη λειτουργία υποστηρίζει DropBox, Google Drive, OneDrive, Box, Office 365 και Cloud Mail μέσω των ομώνυμων apps που θα βρείτε στη συλλογή του ConnectKey.

 

Σάρωση από κάθε συσκευή

Η εφαρμογή Mobile Link μετατρέπει το κινητό ή το tablet σας σε πολυμηχάνημα, επιτρέποντάς σας να σαρώνετε έγγραφα αξιοποιώντας την κάμερα της συσκευής σας και κατόπιν να τα εκτυπώνετε ή να τα στέλνετε με φαξ.

Επιπλέον, μπορείτε να αποθηκεύετε τα έγγραφα στο cloud, να τα αποστέλλετε με e-mail, ή να τα μετατρέπετε σε PDF. Τέλος, μπορείτε ακόμη και να βλέπετε στην οθόνη του κινητού σας, τα έγγραφα που έχετε σαρώσει με το MFP σας.

 

Σάρωση και αναζήτηση

Εάν σαρώσετε κάποιο τιμολόγιο και κατόπιν χρειαστεί να το ανακαλύψετε ανάμεσα στα αρχεία σας, τί κάνετε; Αντί να ψάχνετε με το χέρι φακέλους και αρχεία, μπορείτε να αξιοποιήσετε τη δυνατότητα μετατροπής σε PDF με δυνατότητα αναζήτησης που διαθέτει το ConnectKey. Έτσι, μπορείτε πολύ εύκολα να αναζητήσετε κάποιο έγγραφο που είχατε σαρώσει στο παρελθόν με βάση κάποιο στοιχείο που περιέχει.

 

Σάρωση και επεξεργασία

Η ίδια η σάρωση εγγράφων από μόνη της, σας γλιτώνει από το χαρτομάνι. Ωστόσο, δεν είναι λίγες οι φορές που χρειάζεται να επέμβετε σε κάποιο ψηφιακό έγγραφο που έχετε σαρώσει. Εάν το έγγραφο μετατραπεί σε αρχείο εικόνας ή ακόμα και σε PDF, δεν έχετε και πολλές επιλογές στη διάθεσή σας.

Το ConnectKey, με τις λειτουργίες οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων που διαθέτει, μπορεί να μετατρέψει ένα έντυπο έγγραφο σε επεξεργάσιμο κείμενο μορφής Microsoft Word, γλιτώνοντάς σας χρόνο και χρήμα.

 

Χάρη στην τεχνολογία ConnectKey της Xerox, η οργάνωση, η αποστολή και η αποθήκευση των πάσης φύσεως εγγράφων που βρίσκονται στο γραφείο σας γίνεται εύκολα, γρήγορα και κυρίως κάνει τη δουλειά σας πιο αποτελεσματική, οπότε εσάς πιο παραγωγικούς!

 

Πάντα θα χρειάζεται κανείς εκτυπωμένα έγγραφα, αλλά τουλάχιστον με τη βοήθεια του ConnectKey, θα χρησιμοποιούνται μόνο τα απαραίτητα, φέρνοντας το paperless office πιο κοντά στην καθημερινή πραγματικότητα.

Related Posts