Η σωστη διαχειριση εγγραφων σημαινει χρημα!

money

Ανάπτυξη, το μεγάλο ζητούμενο για κάθε επιχείρηση, κάθε εποχή. Όμως όταν η ανάπτυξη …βγάζει φτερά κάθε επιχείρηση πρέπει να σκεφτεί στρατηγικά τη σωστή διαχείριση εγγράφων, ώστε να μην αποτελέσει τροχοπέδη.

 

Καθώς το 40% όλων των επιχειρηματικών διαδικασιών έχουν να κάνουν με τον ένα ή τον άλλο τρόπο με τη διαχείριση εγγράφων, οι εταιρείες δαπανούν έως και το 10% του τζίρου τους απλά και μόνο για να διαχειριστούν αυτή τη… διαχείριση.

 

Ας δούμε ένα χαρακτηριστικό παράδειγμα, τη διαχείριση τιμολογίων. Ένα τιμολόγιο αρχικά εκτυπώνεται και στη συνέχεια εισάγεται χειροκίνητα σε ένα σύστημα accounting. Στη συνέχεια η διαδικασία έγκρισης μπορεί να συμπεριλαμβάνει μια σειρά ανθρώπων του λογιστηρίου και της διοίκησης, οι οποίοι με τη σειρά τους θα εκτυπώσουν το συγκεκριμένο τιμολόγιο ή και άλλα έγγραφα που το συνοδεύουν.  Έτσι, μέχρι τη στιγμή που το συγκεκριμένο τιμολόγιο θα εγκριθεί μπορεί και να έχουν μεσολαβήσει μια ντουζίνα ενδιάμεσων βημάτων.

 

Σε μια μικρή επιχείρηση το εν λόγω …γαϊτανάκι μπορεί να είναι μια συνηθισμένη διαδικασία η οποία για να είμαστε απόλυτα ειλικρινείς δεν επηρεάζει ριζικά τη ροή εργασιών. Όταν όμως η επιχείρησή σας αρχίζει να μεγαλώνει τότε αρχίζουν και τα προβλήματα.

 

Φανταστείτε την ίδια διαδικασία επί 100 ή επί 200 τιμολόγια. Πρόκειται πραγματικά για ένα εσωτερικό εμπόδιο για την επιχείρησή σας. Και όχι δεν μιλάμε κυρίως για το κόστος των εκτυπώσεων που τη συνοδεύουν. Το μεγάλο πρόβλημα είναι αφενός η καθυστέρηση των επιχειρηματικών αποφάσεων που συνοδεύουν αυτή τη γραφειοκρατία, αφετέρου η ελλιπής εικόνα που έχει ο CFO της επιχείρησης για το cash flow. Πως μπορεί να ξέρει τί υποχρεώσεις υπάρχουν, τη στιγμή που οι υποχρεώσεις αυτές μπορεί να «τρέχουν» για μέρες εντός της επιχείρησης; Και αφού δεν ξέρει τις υποχρεώσεις πως μπορεί να σχεδιάσει τη ροή χρημάτων;

 

Το συγκεκριμένο παράδειγμα είναι μόνο η κορυφή του παγόβουνου, αφού με την ίδια μέθοδο διεκπεραιώνονται με σειρά επιχειρηματικών διαδικασιών. Ακριβώς εδώ βρίσκεται η πρόκληση αλλά και η μεγάλη ευκαιρία. Η real – time ενημέρωση και οπτικοποίηση της διαχείρισης κρίσιμων εγγράφων εντός της εταιρείας. Μόνο έτσι οι άνθρωποι κλειδιά θα μπορούν να έχουν πλήρη γνώση των υποχρεώσεων και των ενεργειών που λαμβάνουν χώρα ανά πάσα στιγμή. Και μόνο τότε θα μπορούν να πάρουν τις σωστές αποφάσεις που μπορούν να μετατρέψουν μια μικρή εταιρεία σε μεγάλο παίκτη, με άμεση συνέπεια τη δημιουργία νέων εσόδων και μεγαλύτερης αξίας.

Related Posts