Αξιοποιηστε τη λειτουργια Scan to-email

Η λειτουργία Scan to E-mail είναι ο πιο εύκολος τρόπος να αποστείλετε μια εκτυπωμένη σελίδα. Στο άρθρο που ακολουθεί σας εξηγούμε πώς να τη χρησιμοποιήσετε, ξεκινώντας από τη σωστή ρύθμιση του πολυλειτουργικού εκτυπωτή σας.

 


 

Ο πολυλειτουργικός εκτυπωτής σας είναι ένα πανίσχυρο εργαλείο παραγωγικότητας και η αξιοποίηση όλων των δυνατοτήτων του είναι πιο εύκολη από ό,τι νομίζετε. Η λειτουργία του scanning θα σας βοηθήσει να εξορθολογήσετε τη ροή του χαρτιού μέσα στην εταιρεία σας και να κάνετε την όλη διαδικασία πιο αποτελεσματική. Φυσικά, θα σας απαλλάξει από τις άπειρες σελίδες που καλύπτουν κάθε ελεύθερο σημείο επάνω στα γραφεία σας.

Μια από τις πιο χρήσιμες λειτουργίες των πολυλειτουργικών εκτυπωτών της Xerox είναι η απευθείας σάρωση σε e-mail (Scan to E-mail).

 

Ξεκινώντας

Για να ρυθμίσετε τη λειτουργία Scan to E-mail θα χρειαστείτε τα παρακάτω στοιχεία:

Κατ’ αρχήν θα πρέπει να γνωρίζετε την IP διεύθυνση ή το host name του SMTP server (για παράδειγμα 10.0.0.1 ή smtp.server.isp.net). Τα στοιχεία αυτά θα τα πάρετε από τον ISP σας ή τον admin του δικτύου σε περίπτωση που διαθέτετε το δικό σας domain.

Επίσης, θα πρέπει να έχετε στη διάθεσή σας τα πιστοποιητικά του SMTP server της εταιρείας σας. Συνήθως πρόκειται για ένα user name και έναν κωδικό. Έχετε υπόψη σας ότι κάποιοι SMTP servers χρησιμοποιούν την επιλογή «POP before SMTP». Στην περίπτωση αυτή θα χρειαστεί να δώσετε τα user name και password του POP3 (Post Office Protocol).

 

Αξιοποιήστε το

Η λειτουργία Scan to E-mail είναι ο πιο εύκολος και γρήγορος τρόπος για να μοιραστείτε ένα σαρωμένο έγγραφο. Εάν η συσκευή σας διαθέτει ήδη τη λίστα των επαφών σας (συμπεριλαμβανομένων και των e-mails φυσικά), έχετε κάνει ακόμα ένα βήμα προς τον απόλυτο αυτοματισμό της διαδικασίας. Το συγκεκριμένο χαρακτηριστικό θα το βρείτε σε όλες τις πολυλειτουργικές συσκευές της Xerox και η ρύθμισή του είναι πολύ απλή χωρίς να χρειάζονται ειδικές τεχνικές γνώσεις. Στην πραγματικότητα μετατρέπει τον πολυλειτουργικό εκτυπωτή σε άλλη μία συσκευή που μπορεί να αποστείλει e-mails, αξιοποιώντας τους πόρους του δικτύου σας.

 

Η διαδικασία αποστολής ενός e-mail μέσω της οθόνης αφής του εκτυπωτή σας είναι πανεύκολη και δεν διαφέρει σημαντικά από τον e-mail client του υπολογιστή σας.

Ξεκινήστε πληκτρολογώντας το e-mail του παραλήπτη αξιοποιώντας το software πληκτρολόγιο επί της οθόνης, είτε εισαγάγετε τις σχετικές πληροφορίες από το Address Book (πατήστε το ομώνυμο εικονίδιο). Μπορείτε να επιλέξετε To, Cc ή Bcc, καθώς και πολλαπλούς αποδέκτες.

Στη συνέχεια περνάτε στις επιλογές του εγγράφου. Επιλέξτε τη μορφή (ασπρόμαυρο, χρώμα, grayscale), την ποιότητα (ανάλυση, DPI, φωτεινότητα κ.λπ), το μέγεθος και τα υπόλοιπα χαρακτηριστικά του (προσανατολισμός, περιθώρια). Επιπλέον θα βρείτε έτοιμα πρότυπα εγγράφων, όπως φωτογραφία, έγγραφο με γραφικά, απλό κείμενο, χάρτης, περιοδικό/εφημερίδα κ.λπ.

Πριν την έναρξη της σάρωσης, μπορείτε επίσης να δώσετε ένα όνομα στο αρχείο, αλλά και να αλλάξετε τη μορφή του, το εάν δηλαδή θα είναι αρχείο εικόνας (JPG, TIF) ή εγγράφου (PDF), να πληκτρολογήσετε ένα μήνυμα και να αλλάξετε την ηλεκτρονική διεύθυνση απάντησης.

 

Όταν όλα είναι έτοιμα το έγγραφο ψηφιοποιείται και αποστέλλεται στον παραλήπτη. Και όλα αυτά από την οθόνη του εκτυπωτή σας. Αναλογιστείτε πόσο χρόνο έχετε γλιτώσει αξιοποιώντας τη συγκεκριμένη λειτουργία της Xerox.