Η αυξανόμενη ζήτηση στην διαχείριση εκτυπώσεων έχει ως αποτέλεσμα να υπάρχουν πολλές διαθέσιμες λύσεις στην αγορά. Ενώ από τη μία, θα μπορούσε να πει κανείς ότι το να υπάρχει δυνατότητα επιλογής είναι θετικό, από την άλλη, η πληθώρα αυτή μπορεί να οδηγήσει σε σύγχυση τις εταιρείες που ψάχνουν για κάποιον καλό και έμπιστο συνεργάτη.
Για να σας βοηθήσουμε στην επιλογή σας, παραθέτουμε έναν σύντομο οδηγό, ο οποίος θα σας καθοδηγήσει στα κριτήρια τα οποία θα πρέπει να πληροί η λύση διαχείρισης εκτυπώσεων που θα επιλέξετε.
Σημειώνουμε επίσης, ότι οι πάροχοι λύσεων MPS συνεχώς επεκτείνουν και βελτιώνουν τις υπηρεσίες τους, με σκοπό να προσφέρουν στους πελάτες τους ό,τι καλύτερο υπάρχει διαθέσιμο ανά πάσα στιγμή στην αγορά.
Ένα καλό παράδειγμα της συγκεκριμένης πρακτικής είναι η συνεργασία της Xerox με τη Νuance, η οποία είναι μία από τις μεγαλύτερες εταιρείες στο χώρο της έξυπνης διαχείρισης εκτυπώσεων. Με την συγκεκριμένη συνεργασία, η λύση Equitrac της Nuance, είναι σε θέση να καλύψει όλες τις ανάγκες της επιχείρησης που επιθυμεί μια προσιτή και ασφαλή λύση διαχείρισης εκτυπώσεων.
Ας δούμε τώρα τα βασικά κριτήρια επιλογής της βέλτιστης λύσης MPS.
- Η ασφάλεια πάνω από όλα
Η ασφάλεια θα πρέπει να βρίσκεται πάντα πρώτη στη λίστα όσων λαμβάνουν αποφάσεις μέσα στην επιχείρηση. Έτσι, όταν αποφασίσετε να ενσωματώσετε ένα MPS στη ροή των εκτυπωτικών εργασιών και τη διαχείριση εγγράφων της επιχείρησής σας, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι η λύση που θα επιλέξετε είναι συμβατή με την υφιστάμενη πολιτική ασφαλείας και την υποδομή σας.
Μην ξεχνάτε ότι μια λύση MPS δεν θα πρέπει απλά να μειώνει τα λειτουργικά κόστη των εκτυπώσεών σας, αλλά θα πρέπει να το κάνει με ασφάλεια. Έτσι, οι εκτυπώσεις θα πρέπει να περνάνε απαραίτητα από ένα στάδιο εξουσιοδότησης και τα εμπιστευτικά έγγραφα να μην παραμένουν στον εκτυπωτή σε κοινή θέα. Συνήθως οι εξουσιοδοτήσεις αυτές γίνονται με PIN, κάρτα, ή τα διαπιστευτήρια του δικτύου.
- Εξατομικευμένη κάλυψη αναγκών
Ένα καλό MPS πρέπει να καλύπτει εξατομικευμένα τις ανάγκες κάθε επιχείρησης, οι οποίες είναι διαφορετικές σε κάθε περίπτωση.
Με άλλα λόγια, πριν την υλοποίηση του MPS, είναι απαραίτητη η αξιολόγηση της υπάρχουσας κατάστασης από τον πάροχο του MPS σε συνεργασία με τους υπευθύνους της επιχείρησης. Η διαδικασία αυτή θα αναδείξει τις ανάγκες workflow διαδικασιών της συγκεκριμένης επιχείρησης και θα διευκολύνει την υλοποίηση μιας λύσης που θα καλύπτει αποτελεσματικά τις πραγματικές ανάγκες της επιχείρησης.
- Ευκολία στην εγκατάσταση
Η καλύτερη λύση MPS που θα επιλέξετε θα πρέπει να μπορεί να εγκατασταθεί στην υφιστάμενη υποδομή σας εύκολα και γρήγορα. Θα πρέπει να είναι αρκετά ευέλικτη ούτως ώστε να μπορεί να εγκατασταθεί σε οποιοδήποτε περιβάλλον από single και multi-server, μέχρι υποδομές που περιλαμβάνουν και διαφορετικές γεωγραφικές θέσεις (για παράδειγμα σε επιχειρήσεις με διάφορα υποκαταστήματα).
Σε καμία περίπτωση δεν θα πρέπει να αναγκαστείτε να αλλάξετε λειτουργικά συστήματα, ή να χρησιμοποιήσετε διαφορετικούς servers από τη σημερινή υποδομή σας, επειδή ένα MPS δεν είναι συμβατό με το δίκτυό σας. Επίσης είναι σημαντικό το MPS να περιλαμβάνει τη δυνατότητα χρήσης λύσεων που χρησιμοποιούν cloud δυνατότητες, καθώς αυτό και δείχνει την ευελιξία της λύσης και χρησιμοποιεί την τελευταία λέξη της τεχνολογίας.
- Λεπτομερείς αναφορές
Ένα σημαντικό εργαλείο των λύσεων MPS είναι η δυνατότητα παρακολούθησης και ελέγχου της χρήσης του συστήματος. Ένα καλό εργαλείο διαχείρισης εκτυπώσεων είναι σε θέση να αναλύει και να παρακολουθεί τη χρήση, να ενσωματώνει κανόνες που αυξάνουν την ασφάλεια, αλλά και να αναδιανέμει τα κόστη μειώνοντας τις σπατάλες.
Καθώς η δραστηριότητα των εκτυπώσεων μέσα στην εταιρεία παρακολουθείται συνεχώς, τα δεδομένα που συλλέγονται αξιοποιούνται για να δημιουργηθούν μοτίβα χρήσης, ανά χρήστη, ανά τμήμα, ανά συσκευή κ.λπ. Έτσι, η διοίκηση έχει ανά πάσα στιγμή ολοκληρωμένη εικόνα του κόστους εκτύπωσης και βεβαίως της εξοικονόμησης που προσφέρει η λύση MPS.
Μην αρκεστείτε στις απλές στατικές αναφορές. Ζητήστε αναλυτικά, διαδραστικά εργαλεία που σας επιτρέπουν να έχετε εικόνα ακόμα και για την παραμικρή λεπτομέρεια.
- Ευελιξία στη χρήση και την τιμολόγηση
Οι καλύτερες λύσεις MPS, σας δίνουν περισσότερο έλεγχο επάνω στη διαδικασία της εκτύπωσης χωρίς κόπο. Οι χρήστες θα πρέπει να είναι σε θέση να τυπώνουν ό,τι χρειάζονται, όποτε το χρειάζονται χωρίς πρόσθετα κόστη.
Επιπλέον, θα πρέπει να εξετάσετε και το πόσο πολύπλοκη είναι η τιμολογιακή πολιτική της λύσης που θα επιλέξετε. Για παράδειγμα, σας παρέχει ευελιξία τιμολόγησης ανάλογα με τη χρήση; Ένα τέτοιο μοντέλο επιτρέπει στις επιχειρήσεις να υιοθετήσουν ό,τι χρειάζονται μια δεδομένη χρονική στιγμή και αργότερα να προσθέσουν ή να αφαιρέσουν εύκολα άδειες χρήσης (εκτυπωτικά μηχανήματα, θέσεις εργασίας, τοπικά ή απομακρυσμένα).
Για παράδειγμα στο Equitrac, οι πελάτες πληρώνουν μόνο ό,τι χρησιμοποιούν και μπορούν ανά πάσα στιγμή να μεταβάλλουν τις επιλογές τους ανάλογα με τις ανάγκες τους.
Λειτουργίες όπως πιστοποίηση εκτυπώσεων, περιαγωγή, διαχείριση σάρωσης, mobile print, αναφορές, χρεώσεις και πιστώσεις, μπορούν να προστίθενται ή να αφαιρούνται ξεχωριστά όποτε απαιτείται.
- Ευκολία χρήσης
Η ιδανική λύση MPS θα πρέπει να μπορεί να είναι διαχειριζόμενη με ευκολία από μια κεντρική κονσόλα – και μάλιστα είτε τοπικά, είτε απομακρυσμένα.
Επίσης, θα πρέπει να είναι εύκολη στη χρήση και να προσθέτει λειτουργικότητες που δεν υπήρχαν στο παρελθόν. Για παράδειγμα, να μπορεί κάποιος να ετοιμάζει ένα έγγραφο στο laptop του από το σπίτι ή τον δρόμο και να το στέλνει για εκτύπωση. Μόλις επιστρέψει στο γραφείο, το έγγραφο εκτυπώνεται από τον πλησιέστερο εκτυπωτή.
- Αποτελεσματική Εκπαίδευση
Για την βέλτιστη και απρόσκοπτη λειτουργία της προσφερόμενης λύσης, είναι απαραίτητη η εκπαίδευση του προσωπικού της επιχείρησης από τον πάροχο του MPS, τόσο κατά το στάδιο της έναρξης λειτουργίας της προσφερόμενης λύσης, όσο και σε βάθος χρόνου, όταν αυτό καταστεί αναγκαίο λόγω πιιθανών αναβαθμίσεων ή αλλαγών στο προσωπικό της επιχείρησης.
- Προσαρμοσμένη λύση ή έτοιμο πακέτο;
Τι θα πρέπει να επιλέξετε τελικά; Ένα έτοιμο πακέτο ή μια λύση η οποία θα προσαρμοστεί ανάλογα με τις ανάγκες σας; Και οι δύο προσεγγίσεις έχουν τα πλεονεκτήματά τους.
Οι πάροχοι MPS οι οποίοι κατασκευάζουν οι ίδιοι τα προϊόντα που προσφέρουν έχουν το πλεονέκτημα σε ότι αφορά το τελικό κόστος. Από την άλλοι, όσοι παρέχουν λύσεις από διάφορους συνεργάτες, μπορεί να αποδειχθούν πιο ευέλικτοι, επιλέγοντας συσκευές και λογισμικό από διαφορετικούς κατασκευαστές.
Είναι τόσες πολλές οι παράμετροι που πρέπει να εξετάσετε, για να ανακαλύψετε την καλύτερη λύση MPS για εσάς, που θα ήταν πολύ χρήσιμο να έχετε έναν αξιόπιστο συνεργάτη που να κάνει όλη τη δουλειά για εσάς.
Σε τελική ανάλυση αυτό που πρέπει να σκεφτείτε είναι εάν η λύση MPS που θα επιλέξετε είναι πλήρης και ολοκληρωμένη περιλαμβάνοντας ό,τι χρειάζεστε ή εάν απαιτεί πρόσθετη επένδυση σε εξειδικευμένο προσωπικό και πολύπλοκη εγκατάσταση.
Ελπίζουμε ο παραπάνω οδηγός να σας φανεί χρήσιμος, προκειμένου να κάνετε τη σωστή επιλογή για την επιχείρησή σας.