Εγγραφα, η κρυφη δυναμη του business

Καθώς το σύγχρονο γραφείο προσπαθεί να γίνει όσο το δυνατόν πιο paperless,  έχει εδραιωθεί η λανθασμένη αντίληψη ότι τα έγγραφα είναι κάποιο είδος σχεδόν… μουσειακό. Στην πραγματικότητα, όμως, τα έγγραφα είναι υπεύθυνα για το 40% της σημερινής επιχειρηματικής δραστηριότητας, όπως έδειξε έρευνα της IDC. Από παρουσιάσεις έως reports και έκδοση τιμολογίων, μπορεί πολλά να έχουν αλλάξει χάρη στη χρήση των emails και την ύπαρξη προγραμμάτων document-sharing, ωστόσο η ανάγκη για διαμοιρασμό πληροφορίας μέσω εγγράφων παραμένει υπαρκτή. Και εδώ είναι που πρέπει να ανακαλύψουμε την σημερινή αξία στη διαχείριση των εγγράφων. Γιατί ακόμα και σε ένα περιβάλλον χωρίς εκτυπώσεις πρέπει να καταλάβουμε ότι τα έγγραφα είναι στην πραγματικότητα παντού γύρω μας, ακόμα και αν δεν έχουν φυσική μορφή.

 

Η αλλαγή προς ένα paperless περιβάλλον εργασίας έχει δημιουργήσει την ανάγκη για συστήματα διαχείρισης εγγράφων τα οποία είναι εύκολα στη χρήση από τον μέσο εργαζόμενο. Αντί, λοιπόν, οι σύγχρονες επιχειρήσεις να αναλώνονται στην αέναη εκτύπωση και τον διαμοιρασμό χέρι – χέρι κρίσιμων εγγράφων, οφείλουν να επενδύουν σε καινοτόμες τεχνολογίες scanning  και αποθήκευσής τους. Καθώς όμως το business τους επεκτείνεται παρατηρείται το παράξενο φαινόμενο να μην προχωρούν στις απαραίτητες αναβαθμίσεις των παραπάνω λύσεων. Γιατί η λύση που μπορεί να επαρκούσε για μια ομάδα εργασίας τριών ατόμων σίγουρα δεν επαρκεί όταν η ομάδα επεκταθεί σε μερικές δεκάδες εργαζόμενους.

 

Εάν, για παράδειγμα, οι διάφορες ομάδες εργασίας σπαταλούν ώρες για να ανακαλύψουν μέσα από αρχειοθήκες ένα τιμολόγιο ή μια εντολή αγοράς, τότε είναι προφανές ότι η επιχείρηση δεν μπορεί να κάνει μεγάλα σχέδια για το μέλλον. Αντίθετα, αν εντοπίσει γρήγορα το πρόβλημα και επενδύσει σε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων που θα επιτρέπει την εύρεση κρίσιμων εγγράφων μέσα σε δευτερόλεπτα, τότε ναι, θα έχει κάνει μια κίνηση στρατηγικής σημασίας.

 

Καθώς, λοιπόν, ολοένα και περισσότερες επιχειρήσεις στρέφονται προς τις αυτοματοποιημένες διαδικασίες διαχείρισης εγγράφων, οι επιχειρήσεις που προσκολλώνται στις παλιές μεθόδους γρήγορα θα μείνουν πίσω. Επίσης είναι σημαντικό οι επιχειρήσεις να αντιλαμβάνονται τη ζημιά μπορεί να προκληθεί στη φήμη τους από φτωχές διαδικασίες διαχείρισης εγγράφων. Όταν χάνονται σημαντικά έγγραφα, όπως παραγγελίες αγοράς ή συμβάσεων, μια επιχείρηση κινδυνεύει να αποξενώσει τους ίδιους τους πελάτες που προσπαθεί να εντυπωσιάσει. Αντί να εκτεθούν σε αυτόν τον κίνδυνο, οι επιχειρήσεις θα πρέπει να υιοθετήσουν λύσεις αποθήκευσης και διαχείρισης εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή, έτσι ώστε να μπορούν να παρέχουν το ίδιο επίπεδο υπηρεσιών με τους ανταγωνιστές τους.

 

Εν κατακλείδι, τα έγγραφα είναι ζωτικής σημασίας για σχεδόν κάθε μέρος των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων. Με τα σωστά εργαλεία, μια επιχείρηση μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και να αποφύγει τυχόν αντιεπαγγελματικές αστοχίες ενώπιον των πελατών ή των προμηθευτών της.

 

Για να γνωρίσετε τη φιλοσοφία και τις λύσεις που πλαισιώνουν την ολοκληρωμένη διαχείριση εγγράφων δεν έχετε παρά να επισκεφθείτε το www.xerox.com/connectkey.

Related Posts