5 βασικα στοιχεια που πρεπει να διαθετει το γραφειο του μελλοντος

2_5-essentials-for-the-office-of-the-future

Η τάση που επικρατεί στο σύγχρονο γραφείο είναι ότι πλέον δεν εξαρτάται από τη φυσική του θέση. Αυτό σημαίνει ότι τόσο το software όσο και το hardware, θα πρέπει να προσαρμοστούν για να μπορούν να αξιοποιηθούν αποτελεσματικά από το mobile workforce.

Ανεξάρτητα από το μέγεθος της επιχείρησής σας, είτε διευθύνετε μια μικρή SMB, είτε έναν μεγάλο οργανισμό, θα πρέπει να προβείτε σε κάποιες ουσιαστικές αλλαγές σε ότι αφορά την τεχνολογία που χρησιμοποιείτε. Παραθέτουμε τις πιο σημαντικές.

 

  1. IoT & mobile λειτουργίες

 

Τα σύγχρονα ψηφιακά εργαλεία θα πρέπει να είναι διαθέσιμα παντού και πάντα, τόσο από τους μόνιμους υπαλλήλους, όσο και από όσους έχουν σύμβαση έργου για τις ανάγκες κάποιου συγκεκριμένου project. Τα κινητά τηλέφωνα θα πρέπει να είναι σε θέση να επικοινωνούν απρόσκοπτα με άλλες συσκευές μέσω τεχνολογιών «Internet of Things», όπως επίσης με τις υποδομές και τα συστήματα της εταιρείας. Η επικοινωνία αυτή δεν θα πρέπει να δυσκολεύει τους εργαζομένους, αλλά να πραγματοποιείται με μία μόνο κίνηση.

Επιπλέον, όλα αυτά θα πρέπει να μπορούν να υλοποιηθούν με την ελάχιστη δυνατή παρέμβαση από το τμήμα ΙΤ.

 

  1. Απομακρυσμένη συνεργασία

 

Οι ημέρες που η πλειοψηφία των υπαλλήλων σας θα εργάζονται μαζί στον ίδιο χώρο είναι μετρημένες. Αυτό όμως προϋποθέτει την ύπαρξη εικονικών δικτύων (σε αντιστοιχία με τα φυσικά δίκτυα εντός επιχείρησης) στα οποία οι απομακρυσμένοι συνεργάτες θα μπορούν να επικοινωνούν ακριβώς με τον ίδιο τρόπο, όπως όσοι βρίσκονται μόλις ένα δωμάτιο μακριά. Έτσι, η τεχνολογία που θα υιοθετήσετε θα πρέπει να είναι αρκετά ευέλικτη ώστε να μπορεί να υποστηρίζει να νέα apps συνεργασίας, τα οποία μπορείτε να προμηθευθείτε από την αγορά, ή να αναπτύξετε in-house.

 

  1. Ασφαλής workflow προς και από το cloud

 

Το μεγαλύτερο ζήτημα που απασχολεί όλους όσοι σκέφτονται την στροφή προς το cloud είναι η ασφάλεια των δεδομένων τους, ιδίως όταν αυτά περιέχουν πνευματική ιδιοκτησία. Αυτό που επιθυμούν οι εταιρείες, είναι τα δεδομένα τους να βρίσκονται αποθηκευμένα σε ένα κεντρικό σημείο και να είναι διαθέσιμα σε όποιον τα χρειαστεί. Από την άλλη, τα έγγραφα θα πρέπει να μπορούν να διαχειρίζονται με ελεγχόμενο τρόπο και να είναι προστατευμένα από εσωτερικές και εξωτερικές απειλές.

 

  1. Προσαρμοστικότητα ανάλογα με τις ανάγκες

 

Δεν έχουν όλοι οι εργαζόμενοι μιας επιχείρησης τις ίδιες ανάγκες. Ο καθένας έχει τον δικό του προσωπικό τρόπο που πραγματοποιεί τα καθημερινά του tasks. Μην περιμένετε λοιπόν οι συνεργάτες σας να υιοθετήσουν τη σύγχρονη τεχνολογία, εάν επιμένετε σε προκαθορισμένες εντολές διαδικασιών.

Τα εργαλεία του αύριο θα πρέπει να είναι εντελώς προσωποποιημένα, σύμφωνα με τις ανάγκες του καθενός. Έτσι, εάν κάποιος προτιμά να εκτυπώνει χειροκίνητα, από το κινητό του τηλέφωνο, ή να σαρώνει έγγραφα μέσω e-mail ή QR codes, θα πρέπει η τεχνολογία να του δίνει τη δυνατότητα να το κάνει.

 

  1. Xerox i-Series MFPs

Σύμφωνα με την IDC, παρά την σαφή αύξηση των απαιτήσεων για υιοθέτηση της σύγχρονης τεχνολογίας μέσα στις εταιρείες, το 40% των χρηστών smartphone και το 35% των χρηστών tablet δεν γνωρίζουν πως να εκτυπώσουν από τις συσκευές τους.

Σε μια προσπάθεια να ικανοποιήσει αυτές ακριβώς τις απαιτήσεις, η Xerox κυκλοφόρησε τη σειρά i-Series, η οποία υποστηρίζει την πλατφόρμα ConnectKey. Τα συγκεκριμένα MFPs έχουν σχεδιαστεί με ένα διαισθητικό περιβάλλον λειτουργίας, περιλαμβάνοντας έτοιμα προς χρήση apps στην αρχική οθόνη.

Συγκεκριμένα, το app Mobile Link επιτρέπει στους χρήστες να δημιουργήσουν αυτοματοποιημένα workflows στις φορητές τους συσκευές προκειμένου να μπορούν να ελέγχουν ένα MFP από μακριά και να αποστέλλουν έγγραφα σε fax, e-mail και cloud υπηρεσίες όπως τα Box, Dropbox και Google Drive. Επιπροσθέτως – και αυτό είναι ίσως το πιο σημαντικό – τα νέα MFPs, διαθέτουν δυνατότητα κρυπτογράφησης σε εκτύπωση και σάρωση, διασφαλίζοντας ότι τα εμπιστευτικά έγγραφα παραμένουν απόρρητα.