Managed Print Services: Τέλος στο χάος των εκτυπώσεων

Η αγορά του printing έχει ξεκάθαρη κατεύθυνση. Καθώς οι εταιρείες αντιλαμβάνονται τα οφέλη των υπηρεσιών διαχείρισης εκτυπώσεων, ψάχνουν για αξιόπιστους συνεργάτες, οι οποίοι θα μπορέσουν να αντιληφθούν τις ιδιαιτερότητές τους, να προτείνουν λύσεις και σε τελική ανάλυση να δώσουν αυτό που πάντα έλειπε: τον απόλυτο έλεγχο των εκτυπώσεων. Η ευκαιρία για το κανάλι των συνεργατών είναι μεγάλη και θα πρέπει να αξιοποιηθεί με τον καλύτερο δυνατό τρόπο. Οι διαθέσιμες λύσεις είναι πολλές, όπως επίσης και ο ανταγωνισμός.

 

Σήμερα, πολύ δύσκολα μια επιχείρηση βάζει το χέρι στην τσέπη προκειμένου να προβεί σε αναβάθμιση εξοπλισμού και να κάνει νέες επενδύσεις σε υλικό, λογισμικό και υπηρεσίες. Ειδικά στη χώρα μας, το θέμα των εκτυπώσεων θα λέγαμε ότι είναι μάλλον παραγκωνισμένο. Όλες οι επιχειρήσεις μικρές ή μεγάλες χρειάζονται εκτυπώσεις. Και για να καλύψουν τις ανάγκες τους επιλέγουν την πιο απλή διαδικασία: Διαλέγουν τα μηχανήματα, συνήθως με βάση το κόστος τους, (εκτυπωτές, σαρωτές, πολυμηχανήματα, φαξ), τα συνδέουν στο δίκτυο και… ξεκινούν τις εκτυπώσεις.

Πόσοι άραγε γνωρίζουν πόσο κοστοβόρα και αναποτελεσματική είναι η προσέγγιση αυτή; Εύλογα προκύπτει το ερώτημα: Ποια άλλη λύση υπάρχει άραγε;

 

Παρόλη την εξέλιξη της τεχνολογίας και την τεράστια ανάπτυξη του mobile computing, το “paperless office” παρέμεινε ένας ευσεβής πόθος. Η πληροφορία είναι μεν ψηφιακή και πανταχού παρούσα, αλλά το hard copy ήταν και παραμένει απαραίτητο μέσα στη ροή εργασιών μιας εταιρείας. Το ερώτημα είναι πώς θα διαχειριστεί καλύτερα, αποδοτικότερα και οικονομικότερα η ροή των εκτυπώσεων. Και επειδή, ακριβώς, σήμερα οι επιχειρήσεις προσπαθούν να βρουν τρόπους να μειώσουν τα λειτουργικά τους έξοδα, αυξάνοντας παράλληλα την αποδοτικότητα, οι λύσεις MPS έρχονται να προσφέρουν ακριβώς αυτό.

 

Πολλές ανεξάρτητες έρευνες αποδεικνύουν το τεράστιο όφελος που μπορεί να έχει μια επιχείρηση εγκαταλείποντας μια για πάντα το παραδοσιακό μοντέλο των μη διαχειρίσιμων και ανεξέλεγκτων εκτυπώσεων και επιλέγοντας μια λύση Managed Print Services (MPS).

Από την άλλη, για να κάνει κάποιος το μεγάλο βήμα θα πρέπει να έχει πειστεί για τα οφέλη που μπορεί να έχει για τις λειτουργίες τής επιχείρησης η εξωτερική διαχείριση των εκτυπωτικών εργασιών της.

 

Ας αναφέρουμε μερικές αλήθειες για το χώρο του printing:

• Η πλειονότητα των επιχειρήσεων που αξιοποιούν ένα σύστημα MPS έχουν δει μείωση του συνολικού κόστους εκτύπωσης έως και 30%.
• Το τμήμα IT περνά το 20% του χρόνου του σε θέματα υποστήριξης του printing.
• Το 1 με 3% των εσόδων των επιχειρήσεων ξοδεύονται με τον έναν ή τον άλλον τρόπο στην εκτύπωση.
• Η διοίκηση μιας εταιρείας δεν γνωρίζει επακριβώς το πραγματικό κόστος των εκτυπωτικών εργασιών.
• Το 22% των εγγράφων που εκτυπώνονται δεν χρησιμοποιούνται ποτέ.

 

Παρόλη την εξέλιξη της τεχνολογίας και την τεράστια ανάπτυξη του mobile computing, το paperless office παρέμεινε ένας ευσεβής πόθος. Η πληροφορία είναι μεν ψηφιακή και πανταχού παρούσα, αλλά το hard copy ήταν και παραμένει απαραίτητο μέσα στη ροή εργασιών μιας εταιρείας.

Συνάμα, επειδή ακριβώς η αγορά του MPS είναι αυτή με τη μεγαλύτερη άνοδο στον χώρο του printing, όπως προκύπτει από σχετικές έρευνες, η ευκαιρία για το κανάλι συνεργατών είναι μεγάλη.

 

 

Το πρόβλημα και η λύση του

 

Πριν δούμε τον «ορισμό» του MPS, ας περιγράψουμε την εικόνα μιας σύγχρονης ελληνικής επιχείρησης και του πως αντιμετωπίζει το θέμα printing.

Συνήθως λοιπόν, τα εκτυπωτικά μηχανήματα παραγγέλνονται ανάλογα με τις ανάγκες. Για παράδειγμα, ξεκινάμε με έναν ή δύο εκτυπωτές και στο μέλλον, εάν χρειαστεί κι άλλο μηχάνημα, η διοίκηση ψάχνει την οικονομικότερη λύση.

Επίσης, υπάρχει κι ένα ή περισσότερα φαξ στο χώρο της υποδοχής και του λογιστηρίου, ένα φωτοτυπικό, ενώ ανάλογα με τις δραστηριότητες της εταιρείας, μπορεί να υπάρχουν μεγαλύτερα μηχανήματα Α3, έγχρωμα laser, plotters, scanners κ.λπ.

Δεν είναι λίγες οι περιπτώσεις όπου κάποιο εκτυπωτικό μηχάνημα είναι συνδεδεμένο σε client, κάνοντάς το απροσπέλαστο από τους υπόλοιπους χρήστες εντός του δικτύου της εταιρείας.

 

Εάν δεν πρόκειται για κάποιον μεγάλο όμιλο που έχει τον δικό του προμηθευτή, τα εκτυπωτικά και λοιπά μηχανήματα που προμηθεύεται η εταιρεία ανήκουν σε διάφορους κατασκευαστές και, ως εκ τούτου, έχουν διαφορετικές απαιτήσεις σε ό,τι αφορά τη συντήρηση και τα αναλώσιμα (τα οποία επίσης παραγγέλνονται ανεξέλεγκτα, ανάλογα τη χρήση). Όταν παραστεί η ανάγκη, παραγγέλλονται χαρτιά και μελάνια χωρίς κανέναν έλεγχο ή προηγούμενο προγραμματισμό.

 

Η εικόνα που περιγράψαμε είναι σίγουρα χαοτική και εάν η διοίκηση τολμήσει να ζητήσει κάποια αναφορά για το ετήσιο κόστος εκτύπωσης, το ΙΤ (ή όποιος είναι επιφορτισμένος με το θέμα printing μέσα στην εταιρεία) θα σηκώσει τα χέρια ψηλά. Κανείς δεν ξέρει πόσο πραγματικά κοστίζει στην επιχείρηση το θέμα εκτύπωση, για να μη μιλήσουμε για την ασφάλεια η οποία παραβλέπεται διότι «δεν γίνεται αλλιώς». Εμπιστευτικά έγγραφα παραμένουν στο tray κάποιου εκτυπωτή σε κοινή θέα, μέχρι να τα μαζέψει αυτός που τα εκτύπωσε ή στη χειρότερη περίπτωση, κάποιος… περαστικός.

 

Η λύση στα παραπάνω προβλήματα είναι οι υπηρεσίες Managed Print Services.

 

 

Τι ακριβώς είναι τα MPS;

 

Αντί να δώσουμε έναν απλό ορισμό του τι είναι το MPS, θα αναφέρουμε το τελικό αποτέλεσμα που επιτυγχάνουν: να δώσουν σε μια επιχείρηση τον απόλυτο έλεγχο των εκτυπώσεων, επιτυγχάνοντας μείωση κόστους και αύξηση παραγωγικότητας. Μια λύση MPS μπορεί να επιφέρει πολύ σημαντική μείωση στο κόστος των εκτυπωτικών εργασιών που μπορεί να φτάσει έως και το 30%.

Επιπλέον, η διαχείριση των εκτυπώσεων μέσω μιας λύσης MPS βελτιώνει και το ενεργειακό αποτύπωμα της εταιρείας, ενώ αυξάνει και την ασφάλεια των δεδομένων που διακινούνται σε έντυπη ή ψηφιακή μορφή.

Μια λύση MPS μπορεί να επιφέρει πολύ σημαντική μείωση στο κόστος των εκτυπωτικών εργασιών που μπορεί να φτάσει έως και το 30%.

Στην ουσία, αυτό που λέμε διαχείριση εκτυπωτικών εργασιών είναι η ανάθεση του τμήματος printing μιας επιχείρησης σε μια τρίτη εταιρεία. Η εταιρεία αυτή, έπειτα από προσεκτικό σχεδιασμό θα αναλάβει την υλοποίηση του MPS, η οποία περιλαμβάνει εγκατάσταση των απαραίτητων μηχανών (εκτυπωτές, πολυμηχανήματα, φωτοτυπικά και φαξ) και του λογισμικού διαχείρισης.

Ποιος όμως προσφέρει τέτοιου είδους υπηρεσίες; Κατά κύριο λόγο έχουμε τους ίδιους τους κατασκευαστές των μηχανημάτων και κατά δεύτερον τις ανεξάρτητες εταιρείες, οι οποίες προμηθεύονται το απαραίτητο hardware και το software από τους κατασκευαστές, δημιουργώντας ένα «δικό τους πακέτο» MPS.

Στο πακέτο περιλαμβάνεται επίσης συντήρηση και αναλώσιμα, ανάλογα με το εκάστοτε συμβόλαιο.

 

Μια ολοκληρωμένη λύση MPS περιλαμβάνει φυσικά και όλο εκείνο το απαραίτητο λογισμικό, το οποίο διαχειρίζεται όλες τις διαδικασίες – από την εντολή εκτύπωσης, μέχρι το output.

Το λογισμικό που συνοδεύει μια λύση MPS ασχολείται με τους εξής τομείς:

 

• Print Management: Διαχείριση του είδους και του όγκου των εκτυπώσεων.
• Device Management: Διαχείριση των συσκευών.
• Imaging: Σάρωση και διαχείριση των ηλεκτρονικών εγγράφων.

 

Επιλέγοντας το σωστό συνεργάτη

 

Ο συνεργάτης που θα αναλάβει την υλοποίηση της λύσης MPS σε μια επιχείρηση, θα πρέπει να είναι σε θέση κάνει πολύ περισσότερα από το να εγκαταστήσει τους εκτυπωτές. Μεταξύ άλλων, θα πρέπει να είναι σε θέση να κάνει και τα εξής:

Παρακολούθηση, διαχείριση και βελτιστοποίηση του συνολικού output, ανεξαρτήτως μάρκας εκτυπωτή.

Κατάστρωση αναλυτικού σχεδίου μείωσης του αριθμού των μηχανών και των αναλωσίμων που χρησιμοποιούνται, με παράλληλη ικανοποίηση των απαιτήσεων και των αναγκών της εκάστοτε επιχείρησης.

Πρόβλεψη, εντοπισμό και επίλυση πιθανών προβλημάτων και αναπλήρωση αναλωσίμων, χωρίς να επηρεαστεί η καθημερινή ροή εργασιών της επιχείρησης.

Μείωση του περιβαλλοντικού αποτυπώματος μέσω της ελάττωσης του χαρτιού, της κατανάλωσης λιγότερης ενέργειας και της παραγωγής λιγότερων αποβλήτων.

Πρόσβαση στα μηχανήματα από όλους, είτε εντός είτε εκτός των “τειχών” της εταιρείας.

Συνεχής παρακολούθηση των εκτυπωτικών εργασιών και βελτίωση με στόχο τη μείωση του χρόνου και του κόστους.

Αξιοποίηση όλων των σύγχρονων τεχνολογιών και δυνατότητα διαχείρισης μέσω δικτύου και cloud.

Εκπαίδευση των στελεχών της επιχείρησης για ομαλή μετάβαση στις νέες διαδικασίες. Ο στόχος εδώ πρέπει να είναι η ικανοποίησή και η αύξηση της παραγωγικότητάς τους.

Ψηφιοποίηση όλων των διαδικασιών που απαιτούν χαρτί και παίρνουν πολύ χρόνο, όπως για παράδειγμα τις τυχών εγκρίσεις.

 

 

Περισσότερο από μια απλή υπηρεσία

 

Οι υπηρεσία MPS είναι μια συνεχής συνεργασία του παρόχου με την επιχείρηση. Μια λύση MPS έχει σχεδιαστεί για τις προσωπικές ανάγκες τής εκάστοτε επιχείρησης. Και επειδή οι ανάγκες αυτές αλλάζουν, καθώς η επιχείρηση εξελίσσεται και μεγαλώνει, η λύση MPS θα πρέπει να είναι δυναμική. Έτσι, όταν ο πάροχος MPS καλείται να υλοποιήσει μια λύση, θα πρέπει να λάβει υπόψη του και τις μελλοντικές ανάγκες της επιχείρησης, αλλά και τους στόχους της για το επόμενο διάστημα. Συνήθως, οι στόχοι που θέτουν οι επιχειρήσεις αφορούν στην αύξηση της παραγωγικότητας, το workflow, την ασφάλεια, τον έλεγχο και τη μείωση των λειτουργικών εξόδων.

Όλες οι παραπάνω παράμετροι είναι απολύτως μετρήσιμοι και ένα σωστά υλοποιημένο MPS είναι σε θέση να καλύψει κάθε υφιστάμενη και μελλοντική ανάγκη.

 

Απόλυτος έλεγχος χρήσης

 

Χάρη στο συνοδευτικό λογισμικό που αναφέραμε σε προηγούμενη ενότητα, ο πάροχος MPS μπορεί να αναλύει τη ροή των εργασιών της επιχείρησης και να συγκρίνει την απόδοση με το χρόνο, εντοπίζοντας τα σημεία εκείνα που επιφέρουν βελτίωση, ενώ είναι σε θέση να παράσχει αναλυτικές αναφορές στη διοίκηση της εταιρείας.

 

Ιστορικό αναλωσίμων

Το αναλυτικό ιστορικό των αναλωσίμων που έχουν χρησιμοποιηθεί, είναι διαθέσιμο ανά πάσα στιγμή στη διοίκηση της εταιρείας. Με την πληροφορία αυτή, μπορεί κανείς να συγκρίνει τα κόστη σε σχέση με το χρόνο και να εντοπίσει σημεία βελτίωσης. Με ένα σωστά υλοποιημένο σύστημα MPS, στην πρώτη κιόλας αναφορά θα εμφανίζεται σημαντική μείωση του κόστους εκτύπωσης.

 

Αναφορά χρήσης

Η αναφορά χρήσης μπορεί να αφορά ανά συσκευή, χρήστη ή τμήμα μέσα στην επιχείρηση. Τα δεδομένα αυτά παρέχουν πληροφορίες χρήσης που αφορούν στον συνολικό αριθμό σελίδων (έγχρωμων ή ασπρόμαυρών) που εκτυπώθηκαν μέσα σε ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, ποιες από αυτές ήταν μονής ή διπλής σελίδας, πόσα έγγραφα σαρώθηκαν ή εστάλησαν με φάξ, τι είδους αρχεία εκτυπώθηκαν (έγγραφα, εικόνες, συνημμένα κ.λπ) και πολλά άλλα.

Οι παραπάνω αναφορές αποκαλύπτουν την υφιστάμενη απόδοση των εκτυπώσεων μέσα σε μια επιχείρηση και δίνουν την δυνατότητα να εντοπιστούν συσκευές που χρειάζονται ενδεχομένως αλλαγή, ή σημεία με μεγάλη παραγωγή. Από εκεί μπορεί η επιχείρηση να λάβει αποφάσεις, όπως την αλλαγή της θέσης ενός μηχανήματος, την ενεργοποίηση του mobile printing, τη σπατάλη χαρτιού, την εκτύπωση εγγράφων που δεν έχουν σχέση με την επιχείρηση κ.λπ.

 

Αξιοποίηση συσκευών

Η συγκεκριμένη αναφορά παρέχει αναλυτικές πληροφορίες για την αξιοποίηση όλων των μηχανημάτων που έχουν ενταχθεί μέσα στη λύση MPS. Στην αναφορά υπάρχει ο ακριβής αριθμός των σαρώσεων, αντιγραφών και εκτυπώσεων ανά μηχανή, αλλά και ο μέσος όρος. Καθώς τα συγκεκριμένα μεγέθη παρακολουθούνται με το χρόνο, μπορεί να εντοπιστούν οι συσκευές εκείνες που γίνονται λιγότερο αποδοτικές, οι οποίες μπορούν να μετακινηθούν, να αλλάξουν οι ρόλοι τους ή να αντικατασταθούν εντελώς.

Πολλές ανεξάρτητες έρευνες αποδεικνύουν το τεράστιο όφελος που μπορεί να έχει μια επιχείρηση εγκαταλείποντας μια για πάντα το παραδοσιακό μοντέλο των μη διαχειρίσιμων και ανεξέλεγκτων εκτυπώσεων και επιλέγοντας μια λύση Managed Print Services (MPS).

 

Θετικές οι προοπτικές της αγοράς MPS

 

Ο «θαυμαστός νέος κόσμος» των Managed Print Services καθορίζεται από τις μεταβαλλόμενες φιλοδοξίες των πελατών, τις νέες προτεραιότητές και τις προκλήσεις που έχουν να αντιμετωπίσουν στη σύγχρονη εποχή. Ως αποτέλεσμα, οι εταιρείες ψάχνουν για ακόμα μεγαλύτερη ευελιξία στις λύσεις MPS που επιλέγουν.

Το 2015 ήταν μια χρονιά μεγάλων ανακατατάξεων στο χώρο του printing με τις HP, Xerox και Lexmark να υφίστανται σημαντικές αλλαγές στην οργανωτική τους δομή. Αν και αυτό δεν επηρέασε τη θέση τους στην αγορά, είναι αλήθεια ότι οι πελάτες ζητούν από το συνεργάτη τους περισσότερη σταθερότητα και διάρκεια.

Αν και είναι γνωστό ότι το MPS προσφέρει εξοικονόμηση στο κόστος των εκτυπώσεων, θα πρέπει να παίξει πιο σημαντικό ρόλο βοηθώντας τις εταιρείες να πετύχουν τα στρατηγικά τους πλάνα ανάπτυξης. Έτσι, μπορεί το κόστος να παραμένει το βασικό κριτήριο επιλογής μιας λύσης MPS, οι εταιρείες όμως ψάχνουν πλέον κάτι παραπάνω.

 

Σύμφωνα με έκθεση της Quocirca, η ασφάλεια παραμένει ψηλά στην ατζέντα των εταιρειών με το 81% από αυτές (αύξηση 75% σε σχέση με το 2015) να δηλώνει ότι το συγκεκριμένο κριτήριο επηρέασε σε σημαντικό βαθμό την επιλογή τους.

Η ανάγκη για ασφαλείς λύσεις και υπηρεσίες εκτύπωσης ενισχύεται από το γεγονός ότι το 61% των εταιρειών ανέφεραν τουλάχιστον μια παραβίαση δεδομένων που να σχετιζόταν με εκτυπώσεις.

 

Η έκθεση της Quocirca αναφέρει ότι το 51% των επιχειρήσεων σε παγκόσμιο επίπεδο δρομολογεί αύξηση των επενδύσεων σε υπηρεσίες διαχείρισης εκτυπώσεων το 2016, βλέποντας στις υπηρεσίες διαχείρισης εκτυπώσεων έναν πολύτιμο οδηγό προς ένα ευέλικτο ψηφιακό μέλλον. Επίσης, το ένα τρίτο των επιχειρήσεων σκοπεύει να διατηρήσει τις επενδύσεις στο χώρο του MPS στα αντίστοιχα περσινά επίπεδα.

 

Πολύ χαμηλά τα ποσοστά ικανοποίησης

 

Αν και το 80% των επιχειρήσεων αναγνωρίζει ότι οι λύσεις MPS είναι η κινητήρια δύναμη προς τον ψηφιακό τους μετασχηματισμό, μόλις το 27% δηλώνουν ότι είναι ικανοποιημένοι με τους υφιστάμενους συνεργάτες τους σε ό,τι αφορά την ξεκάθαρη στρατηγική διαχείρισης των διαδικασιών του χαρτιού και ψηφιακής πληροφορίας μέσα στην εταιρεία.

Συνολικά το 30% των εταιρειών σκοπεύουν να αλλάξουν πάροχο MPS με τη λήξη του υφιστάμενου συμβολαίου.

Αν και οι περισσότεροι πάροχοι MPS διαθέτουν ένα εκτεταμένο πακέτο λύσεων διαχείρισης του workflow, οι απαιτήσεις σε ό,τι αφορά τον αυτοματισμό των διαδικασιών, προϋποθέτει την αλλαγή του τρόπου με τον οποίο οι πάροχοι είναι σε θέση να ανταπεξέλθουν στις πολύπλοκες ανάγκες μεγάλων οργανισμών. Έτσι, το παραδοσιακό MPS που είχε ως αποκλειστικό αντικείμενο τη διαχείριση των εκτυπώσεων και τίποτε άλλο, μετασχηματίζεται σε κάτι καινούριο, παρεισδύοντας στον παραδοσιακό χώρο του business process outsourcing (BPO).

Σε τελική ανάλυση, καθώς οι απαιτήσεις των πελατών αυξάνονται, η καρποφορία της συνεργασίας θα βασιστεί σε μεγάλο βαθμό στο πόσο μεγάλη εξειδίκευση και ευελιξία έχει ένας πάροχος.

 

Το μέλλον

 

Η έκθεση της Quocirca αναφέρει, ότι η παγκόσμια αγορά των MPS θα παραμείνει σταθερή, καθώς έχει ωριμάσει αρκετά. Χαρακτηριστικό είναι το ότι η πλειοψηφία των εταιρειών χρησιμοποιεί MPS εδώ και πάνω από τρία χρόνια, ενώ συνολικά το ένα τρίτο των εταιριών δεν πρόκειται να αυξήσουν τον προϋπολογισμό τους σε ότι αφορά το MPS, ενώ μόνο το 51% σχεδιάζει περεταίρω επενδύσεις στο χώρο.

 

---

 

Άρθρο εκ μέρους της Epson

 

---

 

Τεχνογνωσία, εμπειρία & υψηλή τεχνολογία
Το τρίπτυχο της επιτυχίας

 

---

 

Άρθρο του Θωμά Αρβανιτέλλη