H ηλεκτρονική αρχειοθέτηση και τιµολόγηση κατέχει σταθερά τα τελευταία χρόνια µια θέση στη λίστα µε τις προτεινόµενες λύσεις που βελτιώνουν τη ροή εργασιών και µειώνουν σηµαντικά τα κόστη διαχείρισης της επιχείρησης. Αν και έχουν γίνει ουσιαστικά βήµατα προς την υιοθέτηση της ηλεκτρονικής τιµολόγησης στη χώρα µας, αυτά κυρίως αφορούν µεγαλύτερους οργανισµούς και συγκεκριµένους κλάδους (λιανική, µεταφορές κ.τ.λ). H υλοποίηση τέτοιων λύσεων δεν έχει περάσει στο κανάλι των συνεργατών παρά τη σηµαντική εµπειρία που αυτό διαθέτει στην µεταπώληση και υποστήριξη λύσεων τιµολόγησης και µηχανογράφησης µε χιλιάδες επιτυχηµένες εγκαταστάσεις την τελευταία 10ετία.
Σε αυτό ακριβώς το πλαίσιο η CPI παρουσιάζει την εφαρµογή ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης και αποστολής παραστατικών @rchive&connect, µια εφαρµογή που έχει σχεδιαστεί αποκλειστικά επάνω σε 2 κύριους άξονες: τις συγκεκριµένες ανάγκες της µικρής και µεσαίας επιχείρησης καθώς και τις δυνατότητες προώθησης και υποστήριξης που διαθέτει το κανάλι των συνεργατών.
CPI-Impact: συνεργασία προστιθέµενης αξίας
Η εφαρµογή @rchive&connect που προσφέρεται από τη CPI βασίζεται στην πλατφόρµα της ελληνικής εταιρίας Impact την οποία έχουν έως σήµερα επιλέξει περίπου 5.000 εταιρίες για την αποστολή ή λήψη πάνω από 30.000.000 παραστατικών. Η 15ετής εµπειρία της Impact στις λύσεις ηλεκτρονικής διαχείρισης παραστατικών σε συνδυασµό µε τη δυναµική της CPI στην προώθηση λύσεων µέσω του καναλιού, αποτελούν τα καλύτερα εχέγγυα για την παρουσίαση µιας πραγµατικά νέας ευκαιρίας για το συνεργάτη.
@rchive&connect: ολοκληρωµένη λύση ηλεκτρονικής διαχείρισης παραστατικών
Η εφαρµογή @rchive&connect είναι η πλέον αυτοµατοποιηµένη, οργανωµένη και πρωτοποριακή λύση για την ηλεκτρονική τιµολόγηση και αρχειοθέτηση των παραστατικών και αντιγράφων τους που εκδίδει µια επιχείρηση. Απολύτως συµβατή µε την Ελληνική νοµοθεσία, η εφαρµογή αυτοµατοποιεί τις εσωτερικές διαδικασίες τιµολόγησης της επιχείρησης ανεξάρτητα από τον κλάδο που δραστηριοποιείται. Στοχεύοντας στις µικρές και µεσαίες επιχειρήσεις που αποτελούν τον κύριο όγκο της αγοράς, το @rchive&connect καλύπτει το σύνολο των αναγκών των οργανισµών αυτής της κατηγορίας, ανεξάρτητα από τον µηναίο όγκο των παραστατικών και µε µόνο περιορισµό την ύπαρξη ενός ΑΦΜ.
Επιλέγοντας την εφαρµογή @rchive&connect η επιχείρηση έχει τη δυνατότητα να διαχειριστεί πλήρως την εκτύπωση των παραστατικών της αποφασίζοντας ποια από τα παραστατικά θα εκτυπωθούν και µε ποια κριτήρια (τύπος, αντίγραφα κ.τ.λ.). Το σύνολο των παραστατικών που εκδίδει αρχειοθετούνται ηλεκτρονικά, αυτόµατα, παρέχοντας τη δυνατότητα για τη δηµιουργία αναφορών µε στόχο τη περαιτέρω χρήση των δεδοµένων σε πραγµατικό χρόνο. Πολύ σηµαντική είναι και η δυνατότητα αρχειοθέτησης των εισερχοµένων παραστατικών που παρέχεται από την εφαρµογή καθώς έτσι το σύνολο της πληροφορίας είναι άµεσα διαχειρίσιµο µε ένα πλήθος από διαθέσιµα φίλτρα (ΑΦΜ, πελάτης, ηµεροµηνία, αξία, τύπος παραστατικού κ.ά.). Τέλος, οποιοδήποτε επισυναπτόµενο έγγραφο που σχετίζεται µε τη συναλλαγή (προσφορά, αναλυτικές χρεώσεις κ.τ.λ.) µπορεί επίσης να αρχειοθετηθεί µαζί µε το παραστατικό.
Η απόφαση για την εγκατάσταση του @rchive&connect δε δεσµεύει την επιχείρηση αναφορικά µε δαπανηρές αλλαγές ή αναβαθµίσεις της υπάρχουσας υποδοµής. Έχοντας πλήρη ευελιξία, η επιχείρηση µπορεί να αξιοποιήσει τις δυνατότητες του @rchive&connect ανεξάρτητα από το ERP που διαθέτει σήµερα. Στην ίδια λογική έχει βασιστεί και ο συνδυασµός της λύσης µε τη σήµανση των παραστατικών, καθώς η επιχείρηση είναι ελεύθερη να επιλέξει ανάµεσα στη χρήση του φορολογικού µηχανισµού (υφιστάµενου ή µη) και τη χρήση της ψηφιακής υπογραφής.
@rchive&connect: παράθυρο στο µεγαλύτερο online community ηλεκτρονικής τιµολόγησης
Επιλέγοντας το @rchive&connect η επιχείρηση αποκτά πρόσβαση στην υπηρεσία Paperless Connect της Impact, µια online κοινότητα µε περίπου 5.000 εγγεγραµµένες επιχειρήσεις και 14.000 µοναδικούς χρήστες. Μέσω της υπηρεσίας και σε συνεργασία µε την εφαρµογή @rchive&connect, η επιχείρηση µπορεί να στείλει ηλεκτρονικά τα παραστατικά έχοντας πλήρη εικόνα αναφορικά µε την επιτυχία της αποστολής, το χρόνο παραλαβής καθώς και τον χρήστη που τα παρέλαβε (αποδεικτικό παραλαβής). Σε αντίθεση µε τις λύσεις αποστολής παραστατικών µέσω email, η χρήση της υπηρεσίας εξασφαλίζει την επιχείρηση καθώς παρέχει όλες τις πληροφορίες µε άµεσο και πλήρως διαφανή τρόπο. Ακόµη, µέσα από την κοινότητα του Paperless Connect που αυξάνει µε σηµαντικό ρυθµό, η επιχείρηση µπορεί να εντοπίσει υφιστάµενους πελάτες και προµηθευτές της και να ξεκινήσει µαζί τους την ηλεκτρονική ανταλλαγή παραστατικών µε 3 απλά βήµατα.
Μια πλήρης λύση µε πολλαπλά οφέλη για την επιχείρηση
Αναβαθµίζοντας τη διαδικασία της τιµολόγησης µε την εγκατάσταση του @rchive&connect, η επιχείρηση απολαµβάνει σηµαντικά οφέλη τόσο σε διαχειριστικό όσο και σε οικονοµικό επίπεδο, τα σηµαντικότερα από αυτά είναι:
- Μείωση κόστους ανά παραστατικό (µείωση κόστους εκτύπωσης, αποστολής κ.ά.)
- Μείωση χρόνου διαχείρισης-ανάκτησης των παραστατικών
- Εξοικονόµηση του φυσικού χώρου αρχειοθέτησης
- Άµεση εξαγωγή δεδοµένων προς περαιτέρω χρήση
- Κλιµακωτή χρέωση ανά παραστατικό (pay as you go)
- Ταχύτερη αποστολή των παραστατικών, αποτελεσµατικότερη επικοινωνία µε τους πελάτες
- Ταχύτερη συµφωνία υπολοίπου – βελτιωµένη χρηµατοροή
- Υιοθέτηση φιλικών προς το περιβάλλον διαδικασιών – ενίσχυση της εταιρικής κοινωνικής ευθύνης
- Ουσιαστική αναβάθµιση της τιµολόγησης χωρίς να απαιτείται επιπλέον δαπάνη (ERP κ.τ.λ.)
- Συµµετοχή στην ταχύτερα αναπτυσσόµενη κοινότητα ηλεκτρονικής τιµολόγησης – αναβάθµιση της εικόνας του οργανισµού
«Προσκλητήριο» για το κανάλι
Με την παρουσίαση της εφαρµογής @rchive&connect, το στοίχηµα είναι να δηµιουργηθούν οι κατάλληλες συνθήκες για µια σηµαντική νέα ευκαιρία αναφορικά µε τους συνεργάτες και την αγορά της τιµολόγησης. Η αγορά στην οποία στοχεύει η εφαρµογή είναι παραδοσιακά µια αγορά που εµπιστεύεται το κανάλι και βασίζεται στον συνεργάτη για την παροχή λύσεων και υπηρεσιών. Έχοντας σηµαντική τεχνογνωσία τόσο σε επίπεδο h/w (φορολογικοί µηχανισµοί, ταµειακά συστήµατα) όσο και s/w (εµπορικές εφαρµογές), αρκετοί από τους συνεργάτες είναι σήµερα σε θέση να υποστηρίξουν νέες λύσεις που βελτιώνουν σηµαντικά τη ροή εργασιών της διαδικασίας της τιµολόγησης.
Με την προώθηση της εφαρµογής @rchive&connect, ο συνεργάτης έχει τη δυνατότητα να δηµιουργήσει νέα έσοδα προσφέροντας µια ουσιαστική αναβάθµιση στον καθηµερινό τρόπο λειτουργίας της επιχείρησης. Οι ευκαιρίες προκύπτουν τόσο σε επίπεδο 
µεταπώλησης της εφαρµογής αλλά κυρίως σε επίπεδο υπηρεσιών (εγκατάσταση, παραµετροποίηση, υποστήριξη) – πεδίο δραστηριότητας που ισχυροποιεί σηµαντικά τον συνεργάτη. Παράλληλα, προσφέρεται στον συνεργάτη η δυνατότητα για σηµαντικά δευτερογενή έσοδα (προαγορά παραστατικών, ετήσιο συµβόλαιο συντήρησης) ανάλογα µε τον αριθµό των εγκαταστάσεων και τη συνολική του δραστηριότητα στην αγορά. Είναι βασικό να επισηµανθεί πως στη διάθεση του συνεργάτη που θα επιλέξει το @rchive&connect υπάρχουν συγκεκριµένα εργαλεία (partner portal), τα οποία του επιτρέπουν να διαχειριστεί αποτελεσµατικά τις εγκαταστάσεις του και να προσφέρει µια αναβαθµισµένη εµπειρία εξυπηρέτησης στον πελάτη.
Το εξαιρετικά απαιτητικό περιβάλλον στο οποίο δραστηριοποιείται το κανάλι σήµερα επιβάλει περισσότερο από ποτέ τη διαφοροποίηση και την επένδυση σε επαγγελµατικές λύσεις που κάνουν τη διαφορά. Λαµβάνοντας υπόψη τόσο τις ειδικές ανάγκες που αναµένεται να καλύψει η εφαρµογή όσο και τα απαραίτητα συστατικά για την προώθησή της, είναι ξεκάθαρο πως το @rchive&connect αποτελεί µια πρόταση «κοµµένη και ραµµένη» στα µέτρα του συνεργάτη.