Απομακρυσμενη συνεργασια. Πως θα επιτυχετε το τελειο brainstorm

hp_eliteslice

Η παροχή της κατάλληλης τεχνολογίας στους εργαζομένους σας μπορεί να προωθήσει ή να καταστρέψει ένα project. Προφανώς, δεν εννοούμε αποκλειστικά τις φυσικές συσκευές όπως τα laptops, τα κινητά, τους φορτιστές ή τα USB sticks και τα headsets. Αναφερόμαστε στα διαθέσιμα εργαλεία των conference rooms, τα οποία οι εργαζόμενοι μπορούν να χρησιμοποιήσουν επί τόπου ή ακόμα και εργαλεία όπως το Skype for Business και το Dropbox, αλλά και τη δυνατότητα διαμοιρασμού πληροφοριών εκ των προτέρων.

 

Η συνεργασία μεταξύ απομακρυσμένων ομάδων μπορεί να προκαλέσει διάφορα προβλήματα, οπότε εάν είστε σωστά προετοιμασμένοι, θα έχετε τα αποτελέσματα που επιθυμείτε. Για παράδειγμα, το brainstorming είναι ένα από τα βασικά ζητήματα για τα οποία οι managers και οι επιχειρηματίες ανησυχούν, ιδιαίτερα στις περιπτώσεις που οι συμμετέχοντες δεν βρίσκονται στον ίδιο χώρο. Πώς όμως μπορεί να επιτύχετε το ιδανικό brainstorming απομακρυσμένα;

 

  • Βεβαιωθείτε πως έχει προσκληθεί ολόκληρη η ομάδα

Ακούγεται προφανές, αλλά θα πρέπει να βεβαιωθείτε πως όλη ομάδα σας έχει προσκληθεί και έχει δει την πρόσκληση. Συμβαίνει συχνά να μην μπορείτε να παρακολουθήσετε τον αριθμό των συναντήσεων στη διάρκεια μιας ημέρας, ιδιαίτερα στις περιπτώσεις όπου οι συνεργάτες σας δεν είναι παρόντες για να φωνάξουν το όνομά σας από το meeting room, στην περίπτωση που κάτι δεν πάει καλά.

 

  • Μοιραστείτε την ατζέντα και τις σημειώσεις πριν το meeting

Θα εξοικονομήσετε πολύτιμο χρόνο, εάν είστε προετοιμασμένοι και προσφέρετε ένα σημείο εκκίνησης στους συνεργάτες σας για να αναπτύξουν τις ιδέες τους. Επιπλέον, θα μπορούν να συζητηθούν άμεσα οι στόχοι και η ημερήσια διάταξη, αντί να επιβραδύνουν τη δημιουργική διαδικασία αργότερα.

 

  • Δώστε σε όλους την ευκαιρία να μιλήσουν

Οι πλέον εξωστρεφείς εύκολα κυριαρχούν στις συζητήσεις και είναι δύσκολο να χαλιναγωγηθούν μέσω μικροφώνου από την άλλη άκρη της ηπείρου. Καθορίστε ένα χρονικό όριο ομιλίας και αντίστοιχο χρόνο για το feedback. Είναι εξίσου ουσιώδες να δώσετε και στα πιο εσωστρεφή μέλη της ομάδας σας τη δυνατότητα να συνεισφέρουν.

 

  • Μοιραστείτε τις ιδέες σας

Είναι σημαντικό να έχετε πρόσβαση σε φωτογραφίες και κείμενο εν κινήσει, κάτι που μπορεί να επιτευχθεί μέσω του εικονικού χώρου εργασίας. Το Google Docs, για παράδειγμα, προσφέρει τη δυνατότητα σε πολλά άτομα να επεξεργαστούν ταυτόχρονα το ίδιο έγγραφο, και εργαλεία σαν κι αυτό υπάρχουν πολλά για να επιλέξετε. Θυμηθείτε, τέλος, μετά το brainstorming meeting να καταγράψετε τις σημειώσεις σας και να στείλετε μια πλήρη αναφορά σε όλα τα μέλη της ομάδας σας.

Τελικά, θα ανακαλύψετε πως με την κατάλληλη τεχνολογία όλα είναι δυνατά.