Ποσο paperless ειναι το γραφειο σας;

Τελικά το paperless γραφείο υπάρχει; Αν και είναι σημαντικό για μια επιχείρηση να τυπώνει λιγότερο ώστε να μειώσει τον αντίκτυπο στο περιβάλλον και στις δαπάνες της, υπάρχουν ακόμα βάσιμοι λόγοι για τους οποίους οι εργαζόμενοι σε ένα σύγχρονο περιβάλλον εργασίας χρειάζονται τις εκτυπώσεις. Ας δούμε επομένως ποια είναι η πραγματική αξία του printing στο σύγχρονο εταιρικό περιβάλλον.

 

Απομακρυσμένη εργασία και printing

Καθώς το σύγχρονο γραφείο αλλάζει σταδιακά, συμπεριλαμβάνοντας και εργαζομένους που δουλεύουν εκτός γραφείου ή από το σπίτι, ταυτόχρονα έχει αλλάξει σημαντικά το πώς και το γιατί εκτυπώνει ο κόσμος. Για παράδειγμα, οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι βασίζονται συχνά στα μικρότερα μεγέθη οθόνης όσο βρίσκονται εν κινήσει, κάτι που σημαίνει πως η ανάγνωση και επισκόπηση των εγγράφων γίνεται εξαιρετικά δύσκολη. Η προφανής επιλογή στις περιπτώσεις αυτές είναι να εκτυπώσει κάποιος όλα όσα χρειάζεται και να τα πάρει μαζί του για να τα διαβάσει ή να τα παρουσιάσει στους πελάτες του.

 

Ψηφιοποίηση και printing

Έχει αποδειχθεί αναποτελεσματικό το να επαφίεται κάποιος στον τρόπο με τον οποίο συνήθιζε να λειτουργεί με τη χρήση χαρτιού, καθώς μπορεί να βλάψει την παραγωγικότητα και να αυξήσει το κόστος. Πάνω από το 80% των ερωτηθέντων σε έρευνα που διεξήγαγε η Quocirca απάντησαν πως ένας βασικός λόγος για την ψηφιοποίηση των διεργασιών είναι η βελτιωμένη αποτελεσματικότητα, η συμμόρφωση με τους κανόνες και η μείωση του κόστους. Οι τομείς που κυρίως επηρεάζονται είναι οι εξής:

  • Διαχείριση αρχείων (41%)
  • Επεξεργασία απαιτήσεων (32%)
  • Λογαριασμοί πληρωτέοι / εισπρακτέοι (30%)

 

 

Ευχρηστία και αξιοπιστία

Ένα είναι βέβαιο: το έντυπο είναι τελικά κάτι απτό και σαφώς πιο αξιόπιστο από το ψηφιακό αντίγραφο. Τα συμβόλαια και οι αποδείξεις μπορούν, για παράδειγμα, να υπογραφούν και αυτό είναι μόνο ένα από τα πλεονεκτήματά τους. Επιπλέον, δεν μπορούμε να αγνοήσουμε τη γεωγραφική υπεροχή όσον αφορά τη χρήση χαρτιού. Στη Γερμανία το 70% των ατόμων υποστηρίζει πως η φυσική υπογραφή είναι ιδιαίτερης σημασίας γι’ αυτούς. Στη Βρετανία, το ποσοστό υποστήριξης του εντύπου αγγίζει το 54%, ενώ στη Γαλλία το 30%.

Θα πρέπει επίσης να σημειωθεί πως το 50% του δημόσιου τομέα παρουσιάζει μια ιδιαίτερη εμμονή και αντίσταση στη χρήση λιγότερου χαρτιού, σε σύγκριση με το 30% στο χρηματοπιστωτικό τομέα.

 

Υπάρχουν συγκεκριμένα τμήματα σε όλες τις επιχειρήσεις που βασίζονται στα έντυπα για μια σειρά εργασιών. Οι περισσότεροι άνθρωποι αναμένουν την ασφάλεια και τη σιγουριά που παρέχει ένα έντυπο συμβόλαιο όταν προσλαμβάνονται, για παράδειγμα. Είναι δύσκολο να σκεφτούμε τμήματα μέσα σε μια επιχείρηση, όπως το HR, το λογιστήριο ή το νομικό τμήμα χωρίς έντυπα έγγραφα για τα επόμενα χρόνια.

 

Εκτυπώνοντας από παντού

Οι mobile συσκευές είναι πανταχού παρούσες και μαζί με αυτές έχει εμφανιστεί και η δυνατότητα εκτύπωσης με τη χρήση apps και υπηρεσιών ePrint. Εάν, για παράδειγμα, κάποιος λάβει ένα PDF ενώ βρίσκεται εν κινήσει, απλά θα πρέπει να το στείλει στον εκτυπωτή από το smartphone του και θα τον περιμένει εκτυπωμένο όταν επιστρέψει. Τελικά, η ευκολία με την οποία μπορούν να εκτυπώσουν από οπουδήποτε, κάνει τους ανθρώπους να εκτυπώνουν περισσότερο.

 

Εκτυπώνοντας καλύτερα

Οι ψηφιακά συνειδητοποιημένες επιχειρήσεις επενδύουν σε MPS: δεν πρόκειται απλά για την παροχή εκτυπωτών και διαχείριση μελανιού. Το MPS θα βοηθήσει τις επιχειρήσεις να πραγματοποιήσουν σημαντικές αλλαγές στο επιχειρείν τους.

Σύμφωνα με την Quocirca, οι κορυφαίοι MPS providers προσφέρουν πλήρη αυτοματισμό διεργασιών, αντί μιας απλής μετάβασης από το print στο digital. Οι έρευνες αποκάλυψαν πως οι λύσεις MPS της HP ξεχωρίζουν για έναν αριθμό από λόγους:

 

  • Η HP παρέχει το ιδανικό πλαίσιο ανάλυσης των αναγκών workflows, προτείνοντας στοχευμένες λύσεις. Οι Strategic Business Reviews προσφέρουν εξειδίκευση και εργαλεία που αναγνωρίζουν τις περιοχές επικέντρωσης, διαμορφώνουν τον οικονομικό αντίκτυπο των βελτιώσεων και θα δημιουργήσουν έναν οδικό χάρτη για την εφαρμογή των αλλαγών.
  • Η HP καθιστά τη διαχείριση περιεχομένου απλή, χάρη στην καινοτόμο τεχνολογία που χρησιμοποιείται για να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να αυτοματοποιήσουν τις διεργασίες, να εκτελέσουν τις αναλύσεις δεδομένων και να βοηθήσουν στη διαχείριση της επικοινωνίας με τους πελάτες.
  • Η HP προσφέρει λύσεις ECM που ενσωματώνονται στο capture hardware των εγγράφων και διαφοροποιούν τις λύσεις workflow εγγράφων σε σχέση με τις ανταγωνιστικές προτάσεις.