Η εταιρεία που νομίζει ότι έχει συμπιέσει κάθε δυνατό έξοδο, θα βρεθεί προ εκπλήξεως όταν διαπιστώσει ότι το κόστος του printing είναι σαν μια μικρή, αθέατη διαρροή, η οποία όμως προκαλεί σοβαρή οικονομική ζημία. Εκτυπωτές, scanners και φωτοτυπικά μηχανήματα, τις περισσότερες φορές περνούν κάτω από το ραντάρ του… εταιρικού προϋπολογισμού, έτσι ώστε οι οργανισμοί να μην έχουν μια σαφή εικόνα του τι ξοδεύουν κάθε χρόνο για αναλώσιμα αλλά και για εργασίες συντήρησης.
Η έλλειψη εποπτείας υφίσταται, εν μέρει, επειδή οι ανάγκες του printing εξυπηρετούνται κατά περίπτωση, και όχι με ολιστικό τρόπο. Από άλλο “πορτοφόλι” έρχονται τα χρήματα για τα αναλώσιμα, ενώ διαφορετικά μετράται το κόστος της ηλεκτρικής ενέργειας που καταναλώνουν οι εκτυπωτές, για παράδειγμα. Με άλλα λόγια, δεν υπάρχει κεντρικός έλεγχος στο κόστος των υπηρεσιών εκτύπωσης. Εδώ ακριβώς υπεισέρχεται στην εξίσωση η λογική των Managed Print Services. Οι MPS εφαρμόζουν ένα ολοκληρωμένο πλάνο διαχείρισης ολόκληρου του εκτυπωτικού στόλου μιας εταιρείας με στόχο όχι απλά τη μείωση του κόστους αλλά και την αύξηση της παραγωγικότητας.
Ας δούμε, όμως, πιο αναλυτικά μερικά από τα οφέλη των MPS:
Κόστος λειτουργίας
Το κόστος εκτύπωσης μπορεί μερικές φορές να αγνοείται, αλλά σύμφωνα με διάφορες έρευνες μπορεί να κυμανθεί από 2%-6% των συνολικών ετήσιων εσόδων μιας εταιρείας, ανάλογα με τον τομέα δραστηριότητάς της. Για παράδειγμα, οι διαφημιστικές εταιρείες έχουν σαφώς υψηλότερα κόστη εκτυπώσεων από τον μέσο όρο. Η χρήση Managed Print Services, μπορεί να εξοικονομήσει έως και 30% αυτού του κόστους.
Αύξηση της παραγωγικότητας
Πόσες φορές ένας εργαζόμενος δεν έχει χάσει χρόνο περιμένοντας στην “ουρά” για ένα σημαντικό έγγραφο που πρέπει αν εκτυπωθεί άμεσα ώστε να διεκπεραιωθεί κατά προτεραιότητα; Ακόμα χειρότερα, τι συμβαίνει όταν αυτό το έγγραφο βρεθεί στην αναμονή σ΄ έναν εκτυπωτή που έχει κολλήσει; Οι Managed Print Services διαχειρίζονται με αποτελεσματικότητα τέτοιες δύσκολες και απρόβλεπτες καταστάσεις ώστε η ροή εργασίας να συνεχίζεται απρόσκοπτα και να μην χάνονται πολύτιμες ανθρωποώρες μπροστά σ΄ έναν εκτυπωτή, περιμένοντας ένα φύλο χαρτί χαμένο στην… εκτύπωση.
Κόστος συντήρησης
Η καλή λειτουργία ενός εκτυπωτή προϋποθέτει ένα σεβαστό κόστος συντήρησης. Ακόμα και όταν όλα λειτουργούν ρολόι το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου, η εταιρεία πρέπει να
έχει ένα σταθερό απόθεμα toners ή δοχείων μελάνης, χαρτιού κ.λπ. Τα έξοδα αυτά είναι σημαντικά ανεξάρτητα από το μέγεθος μιας επιχείρησης. Με την υιοθέτηση Managed Print Services, όλα αυτά, αλλά και πολλά περισσότερα, είναι μέρος του συμβολαίου και δεν προσθέτουν επιπλέον δαπάνες στον προϋπολογισμό της εταιρείας.
Οικολογικό αποτύπωμα
Το “πράσινο” είναι στη μόδα και φυσικά δεν αναφερόμαστε στο χρώμα. Οι περισσότεροι πελάτες και καταναλωτές σχεδόν απαιτούν από τις επιχειρήσεις να μειώσουν το ενεργειακό τους αποτύπωμα. Ουσιαστικά η οικολογική «φήμη» που συνοδεύει μια εταιρεία αρκεί για να ενδυναμώσει το brand της αλλά και το αντίθετο. Η υιοθέτηση Managed Print Services μειώνει τον συνολικό περιβαλλοντικό αντίκτυπο μιας εταιρείας, καθώς η κεντρικοποιημένη διαχείριση ενός μεγάλου εκτυπωτικού στόλου επιφέρει οικονομία στην κατανάλωση χαρτιού και ενέργειας, αλλά και την ασφαλή διαχείριση των αναλώσιμων.
Από το Capex στο Opex
Ένα από τα πλέον σημαντικά πλεονεκτήματα των MPS, είναι το γεγονός ότι περιέχουν αυτό το “S” στο ακρωνύμιό τους (Services). Πρόκειται για υπηρεσία, κάτι που μπορεί κανείς να πληρώνει με τον χρόνο, και όχι για προϊόντα που έχουν ένα κόστος αρχικής αγοράς. Τα συμβόλαια MPS μπορούν λοιπόν να περιλαμβάνουν μία προκαθορισμένη πάγια μηνιαία αμοιβή, καθώς και ένα προκαθορισμένο κόστος για κάθε σελίδα εκτύπωσης, σελίδα που καταμετράται με απόλυτη ακρίβεια.
Έτσι, τα τμήματα ΙΤ γνωρίζουν ακριβώς τι ξοδεύουν και κάθε πότε, αποφεύγοντας εκπλήξεις, και μεταφέροντας το κόστος στα λειτουργικά έξοδα (Opex), και όχι στα κεφαλαιακά (Capex).
Το τελικό συμπέρασμα είναι απλό: Ανεξάρτητα από το μέγεθός τους, γραφεία, μικρές εταιρείες, επιχειρήσεις και οργανισμοί μόνο όφελος θα αποκομίσουν από τη βελτίωση στη διαδικασία παραγωγής εντύπων, την απλοποίηση των διαδικασιών συντήρησης του εκτυπωτικού στόλου και την ολοκληρωμένη υποστήριξη του.