Οι καθημερινές εκτυπωτικές ανάγκες μιας επιχείρησης είναι σχεδόν πάντα αυξημένες, είτε πρόκειται για έναν μεγάλο οργανισμό, είτε αναφερόμαστε σε μικρά εταιρικά περιβάλλοντα και ομάδες εργασίας. Σε πολλές περιπτώσεις το κόστος των εκτυπώσεων μπορεί να περνάει στα… ψιλά σε πρώτη ανάγνωση, αλλά είναι απολύτως μετρήσιμο και σημαντικό για κάθε εταιρεία ή ομάδα εργασίας. Ας δούμε, λοιπόν, μερικές απλές συμβουλές τις οποίες αν ακολουθήσουμε, μπορούμε να έχουμε ουσιαστική εξοικονόμηση από τις καθημερινές εκτυπώσεις μας.
1. Η πρώτη λύση εξοικονόμησης είναι εξαιρετικά απλή και έγκειται στην εκτύπωση περισσότερων της μιας σελίδας στο ίδιο φύλλο. Χαρακτηριστικό παράδειγμα είναι οι παρουσιάσεις PowerPoint, όπου τα bullet points συνήθως είναι εύκολα αναγνώσιμα ακόμα και σε μικρότερο μέγεθος. Μέσα από τις ιδιότητες του εκάστοτε εκτυπωτή, μπορούμε να ορίσουμε πόσες σελίδες θα εκτυπωθούν σε κάθε πλευρά του φύλλου.
2. Δεν είναι λίγες οι φορές που έχουμε εκτυπώσει μια σελίδα, μόνο και μόνο για να διαπιστώσουμε τελικά ότι το φύλλο που παίρνουμε από τον εκτυπωτή είναι στο μεγαλύτερο του ποσοστό κενό. Κάθε φορά που πατάμε το κουμπί της εκτύπωσης χωρίς να έχουμε ελέγξει τι ακριβώς θα εκτυπωθεί, καταλήγουμε σε αχρείαστη σπατάλη χαρτιού. Η λύση είναι η «Προεπισκόπηση Εκτύπωσης». Στη συνέχεια αλλάζοντας απλά και μόνο τα περιθώρια από Συνηθισμένα σε Περιορισμένα, είναι σίγουρο ότι θα γλιτώσουμε αρκετά φύλλα χαρτιού. Μάλιστα, όσο μεγαλύτερο είναι το μέγεθος του προς εκτύπωση αρχείου, τόσο περισσότερα φύλλα χαρτιού θα εξοικονομήσουμε.
3. Αντί να εκτυπώνουμε ολόκληρο το αρχείο που έχουμε μπροστά μας, μπορούμε να επιλέγουμε εκείνα ακριβώς τα σημεία ή τις πληροφορίες τα οποία μας είναι απαραίτητα. Πρόκειται για δυνατότητα που μας δίνουν τόσο εφαρμογές όπως τα Word, Excel κ.α., όσο και οι περισσότεροι browsers. Φυσικά δεν θα πρέπει να ξεχνάμε τη δυνατότητα επιλογής που έχουμε για εκτύπωση συγκεκριμένων σελίδων, μέσα από ένα πολυσέλιδο έγγραφο.
4. Όσοι διαθέτουμε inkjet εκτυπωτή, δεν έχουμε κανέναν λόγο να χρησιμοποιούμε την υψηλή, ούτε καν την μέτρια ποιότητα εκτύπωσης, όταν πρόκειται για αρχεία ή άρθρα στα οποία απλώς θα ρίξουμε μια ματιά. Όπως και στους laser εκτυπωτές, έτσι και στους inkjet μπορούμε να επιλέγουμε by default ασπρόμαυρη εκτύπωση όταν θέλουμε να εκτυπώσουμε ένα απλό κείμενο σε ποιότητα που θα εξυπηρετεί απλά τις ανάγκες ανάγνωσης του εγγράφου. Έτσι, σε βάθος χρόνου θα πετύχουμε μια σημαντικότατη εξοικονόμηση μελάνης.
5. Τέλος θα πρέπει να αναφέρουμε την επιλογή εκτύπωσης διπλής σελίδας. Σε όλα τα βιβλία, κάθε φύλλο τους διαθέτει περιεχόμενο και στις δύο πλευρές. Άραγε είναι τα δικά μας αρχεία τόσο σπουδαία ώστε να αξίζουν εκτύπωση στη μία πλευρά του φύλλου και την αντίστοιχη σπατάλη χαρτιού; Ας το σκεφτούμε λίγο καλύτερα…..