Την ανάγκη για βελτίωση της παραγωγικότητας στις επιχειρήσεις κάθε μεγέθους και κλάδου, έρχεται να καλύψει η Canon με το λογισμικό διαχείρισης Therefore, το οποίο βοήθησε την ίδια την εταιρεία να μετασχηματίσει τις δικές τις εσωτερικές λειτουργίες, επιτυγχάνοντας απλοποίηση των διαδικασιών και επιτάχυνση της επιχειρησιακής ανάπτυξης μέσω της καινοτομίας.
Ένα εσωτερικό case study
Η Canon CEE, ο οργανισμός πωλήσεων της Canon Europe για την Κεντρική και Νοτιο-ανατολική Ευρώπη, Κεντρική Ασία και Καύκασο, διαχειρίζεται 25 χώρες, κάτι που σημαίνει ότι περισσότερα από 1.300 παραστατικά και περισσότερες από 200 αιτήσεις για έγκριση διεκπεραιώνονται ετησίως. Για μακρύ χρονικό διάστημα, η χειροκίνητη διαδικασία εγκρίσεων εμπόδιζε την γρήγορη εποπτική εικόνα της επιχείρησης. Ο τεράστιος αριθμός των εγγράφων δυσχέραινε την τακτοποίηση των εργασιών και η παρακολούθηση των πληρωμένων τιμολογίων ήταν ακόμη δυσκολότερη. H ταχεία ανταλλαγή πληροφοριών ήταν κρίσιμης σημασίας στη διατήρηση υψηλού επιπέδου παραγωγικότητας και αποδοτικότητας των διοικητικών διαδικασιών. Αυτός ήταν και ο λόγος που ο Hermann Anderl, managing director, Canon CEE, επέμεινε να αναπτύξουν τη δική τους λύση αυτοματοποιημένης ψηφιακής ροής εργασιών, το Therefore.
Ταχύτερη, αποτελεσματική επεξεργασία τιμολογίων
Χάρη στο Therefore, ο όγκος των εγγράφων στα τμήματα λογιστηρίου μπορεί να μειωθεί σημαντικά, καθώς τα έγγραφα ψηφοποιούνται και είναι προσβάσιμα στα στελέχη μιας επιχείρησης, από οποιοδήποτε σημείο. Η ευελιξία του Therefore είναι χρήσιμη για πολύ συγκεκριμένες οικονομικές διαδικασίες, που μπορούν να ξεκινήσουν και να αυτοματοποιηθούν μέσα στην ίδια την εφαρμογή, όπως η κατανομή των ποσών των τιμολογίων ανά κατηγορία.
Όλα τα ψηφιακά τιμολόγια και παραστατικά διοχετεύονται σε μια κεντρική διεύθυνση e-mail, και από εκεί στο Therefore για αρχική επεξεργασία. Το σύστημα καταγράφει κάθε δραστηριότητα της δημιουργίας του εγγράφου μέχρι την τελική έγκριση με ενδεχόμενη επανέναρξη σε επόμενα στάδια.
Η ψηφιοποίηση των επαγγελματικών διεργασιών αποτελεί έναν αποτελεσματικό τρόπο μείωσης της εξάρτησης από χαρτί στην καθημερινή εργασία. Έτσι, οι εργαζόμενοι μπορούν να εξοικονομήσουν πολύ χρόνο και να αφοσιωθούν σε άλλες εργασίες, καίριας σημασίας για την επιχείρηση. Αυτό το σύστημα, το οποίο αναπτύσσεται παράλληλα με τις ανάγκες κάθε επιχείρησης, επιτρέπει παράλληλα την:
• Τυποποίηση της αυτοματοποιημένης επεξεργασίας εγγράφων σε όλη την επιχείρηση
• Αύξηση της παραγωγικότητας των εργαζομένων και μείωση του χρόνου επεξεργασίας κατά 15%
• Παρακολούθηση της κατάστασης θεώρησης ανά πάσα στιγμή
• Εύκολη πρόσβαση στην κατάσταση των πληρωμών
• Διασφάλιση ότι τα έγγραφα θεωρούνται από τους κατάλληλους ανθρώπους
• Διασφάλιση ότι παρέχονται όλες οι απαιτούμενες πληροφορίες με τη χρήση υποχρεωτικών πεδίων στις φόρμες
• Πλήρης λογιστικός έλεγχος της πορείας και της αρχειοθέτησης των εγγράφων